Nos últimos anos, o setor imobiliário vem experimentando uma onda de digitalização em meio à iniciativa de DX (Transformação Digital) em todo o país. As operações de gerenciamento de propriedades, que costumavam ser intensivas em papel e Excel, estão passando por uma grande transformação por meio do uso de sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem. As informações da propriedade, os dados do locatário, as informações do contrato e as receitas e despesas do aluguel podem ser gerenciadas de forma centralizada na nuvem, e muitas das tarefas complicadas podem ser automatizadas, o que pode melhorar a eficiência e a precisão operacional. Este artigo fornece uma explicação fácil de entender sobre os benefícios dos sistemas de gerenciamento baseados em nuvem para proprietários de imóveis em termos de gerenciamento de aluguéis, relatórios automatizados de receitas e despesas, visualização de informações e comunicação mais rápida. Além disso, também serão apresentados estudos de casos reais e os principais sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem disponíveis no Japão.
Na gestão de aluguéis, o faturamento mensal do aluguel, a gestão de pagamentos e os relatórios de receitas e despesas são tarefas demoradas e que consomem muito tempo do proprietário. Com a introdução de um sistema de gerenciamento de propriedades baseado na nuvem, essas tarefas de gerenciamento de aluguéis podem ser significativamente simplificadas e automatizadas. Por exemplo, uma vez que os dados da propriedade e do contratante são registrados, esses dados são automaticamente refletidos na preparação de vários documentos, como faturas e declarações de remessa, eliminando a necessidade de dupla entrada. Alguns sistemas também são equipados com uma função de notificação automática de atrasos no aluguel, que envia automaticamente lembretes em caso de atraso nos pagamentos, reduzindo a necessidade de o proprietário entrar em contato com a empresa para receber lembretes. De fato, uma empresa de administração de pequeno e médio porte conseguiu automatizar a confirmação do pagamento do aluguel e o gerenciamento de atrasos com o sistema, reduzindo o tempo de trabalho relacionado em cerca de 40%. Isso resulta em uma economia de tempo significativa para o proprietário.
O sistema também agiliza os relatórios de receitas e despesas por meio de relatórios baseados na nuvem. No passado, os proprietários tinham de esperar que os relatórios mensais de receitas e despesas fossem enviados pelo correio pela empresa de administração ou calcular eles mesmos as receitas e despesas no Excel. O sistema mostra o status das receitas e despesas de forma visual e clara em gráficos, para que os proprietários possam entender os detalhes em um piscar de olhos. Como a postagem em papel não é mais necessária, a burocracia e os custos envolvidos na preparação e no envio do relatório pelo correio podem ser eliminados. Essa automação também é eficaz na redução de erros humanos e na prevenção de erros de entrada de dados. O número de erros de entrada causados pelo trabalho manual é reduzido e a consistência dos livros contábeis é mantida, o que melhora a precisão dos números gerenciais. Como resultado, os proprietários podem usar o tempo que costumavam dedicar à contabilidade para outras tarefas importantes e para o planejamento estratégico.
Os sistemas de gerenciamento de propriedades baseados na nuvem gerenciam de forma centralizada todas as informações relevantes, desde informações sobre a propriedade até detalhes do contrato, histórico de depósitos e saques de aluguéis e histórico de reparos. Isso permite que os proprietários compreendam o status de seu portfólio de propriedades em tempo real e "visualizem" sua situação de gerenciamento. Por exemplo, informações como quais propriedades não receberam aluguel este mês, a tendência anual de receitas e despesas, quais propriedades têm vagas e quantas unidades estão vagas etc. podem ser verificadas instantaneamente no painel. A visualização oportuna das informações aumenta a transparência do gerenciamento de propriedades e proporciona tranquilidade aos proprietários. Na verdade, algumas empresas conseguiram melhorar sua capacidade de resposta rápida ao permitir o compartilhamento de informações em tempo real entre vários pontos de venda por meio da nuvem.
O sistema de gerenciamento em nuvem para proprietários fornece uma representação gráfica dos principais indicadores, como receita de aluguel, detalhamento de despesas e taxas de vacância, que podem ser verificados a qualquer momento e em qualquer lugar. Por exemplo, um proprietário individual conseguiu analisar detalhadamente a receita e a despesa de cada propriedade no sistema e, como resultado, conseguiu melhorar a lucratividade identificando problemas de gerenciamento e tomando contramedidas. Esse acúmulo e a visualização de dados permitem a tomada de decisões com base em números objetivos. Além disso, nos últimos anos, as funções de análise de IA foram incorporadas aos sistemas e estão sendo usadas para apoiar a tomada de decisões. Por exemplo, os serviços com uma função de avaliação de aluguel baseada em IA permitem que os usuários recebam propostas de aluguéis apropriados com base nas taxas de mercado mais recentes e nos dados de tendências.
A comunicação entre proprietários e empresas de gerenciamento de propriedades, ou entre proprietários e inquilinos, também é consideravelmente facilitada pela DX. Os sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem geralmente têm funções integradas de bate-papo e notificação, de modo que as comunicações que antes eram feitas por telefone ou correio podem ser trocadas rapidamente on-line. Por exemplo, os assuntos comunicados pela empresa de administração ao proprietário (por exemplo, confirmação da renovação do contrato de locação ou solicitação de consentimento para reparos) são imediatamente notificados por meio do sistema, e o proprietário pode aceitar ou responder com um único clique em seu smartphone ou PC. Isso elimina o incômodo de enviar e receber documentos pelo correio e reduz o ônus de responder a cada caso. Na verdade, como resultado do compartilhamento de relatórios on-line no sistema em nuvem e da possibilidade de comunicação via chat, os proprietários podem verificar e responder às informações no momento que lhes for conveniente, e as empresas de administração conseguiram reduzir o desperdício de chamadas telefônicas perdidas e a espera pelo retorno das ligações. Como todos os registros de comunicação são mantidos na nuvem, isso também evita mal-entendidos, como "eu não ouvi" ou "eu disse ou não disse", o que aumenta a confiança entre as duas partes.
A DXing também está acelerando o processo de lidar com os inquilinos. Os residentes podem facilmente relatar problemas ou fazer perguntas sobre as instalações por meio de um aplicativo dedicado aos residentes ou de um portal da Web, e a gerência pode fornecer feedback imediato sobre o status da resposta. Algumas empresas de gestão introduziram chatbots e sistemas de resposta automatizados que possibilitam uma resposta inicial mesmo fora do horário comercial, permitindo que elas respondam imediatamente às perguntas dos locatários à noite e nos fins de semana. Esse sistema de comunicação imediata leva a uma maior satisfação do locatário, o que, por sua vez, contribui para a operação estável de longo prazo da propriedade do proprietário (retenção de locatários e redução de vagas).
Como vimos acima, a DXing, por meio da introdução de um sistema moderno de gerenciamento de propriedades, traz muitos benefícios para os proprietários de imóveis. Os principais benefícios estão resumidos aqui novamente.
Redução significativa do tempo de trabalho e aumento da produtividade: o tempo gasto pelos próprios proprietários é significativamente reduzido, pois as tarefas administrativas, como gerenciamento de aluguéis e contabilidade, são automatizadas. Mesmo que a empresa de administração seja DXed, isso pode levar a uma redução das horas extras e da escassez de mão de obra para a equipe responsável, o que, por sua vez, melhora a qualidade do serviço prestado aos proprietários.
Maior transparência e relações de confiança fortalecidas: os dados são compartilhados na nuvem em tempo real, permitindo que os proprietários acompanhem seus ativos o tempo todo. A abertura das informações sobre receitas, despesas e contratos elimina a preocupação de não saber o que está acontecendo e fortalece a relação de confiança com a empresa de gestão. Como os dados são armazenados na nuvem e um histórico é mantido, as omissões e a perda de informações também são evitadas. De fato, alguns de nossos clientes comentaram que o gerenciamento centralizado dos dados melhorou a transparência da gestão, e a DXing traz tranquilidade tanto para os proprietários quanto para as empresas de gestão.
Suporte para decisões de gerenciamento precisas: os dados e relatórios armazenados no sistema, bem como os resultados da análise de IA, fornecem um suporte poderoso para os proprietários em suas tomadas de decisão. Eles podem comparar a rentabilidade de diferentes propriedades e tomar decisões baseadas em dados sobre como revisar os níveis de aluguel, enquanto analisam os dados de desempenho em tempo real. Por exemplo, a função de avaliação de IA pode ser capaz de calcular o aluguel adequado para uma propriedade que continua vaga e tomar uma decisão sobre como alavancar a propriedade em um estágio inicial. O sistema DX também é útil para o planejamento de gerenciamento de ativos de longo prazo, pois facilita a previsão de receitas e despesas futuras com base em dados acumulados, uma grande vantagem para deixar de ser um gerenciamento que se baseia em "intuição e experiência" e passar a ser um gerenciamento de aluguéis estratégico e baseado em dados.
Custos reduzidos e conformidade aprimorada: ao deixar de usar papel por meio do uso da nuvem, custos como postagem e impressão podem ser reduzidos. Além disso, se o sistema for constantemente atualizado com as leis e os regulamentos mais recentes, será mais fácil responder às mudanças na legislação, como a revisão de formulários de contrato e a digitalização de explicações sobre assuntos importantes. Combinado com a redução de erros humanos, isso também ajuda a evitar problemas e a fortalecer a conformidade. Em caso de falha ou desastre do sistema, o sistema baseado em nuvem tem a vantagem de fazer backup dos dados com segurança e a continuidade dos negócios é alta (o risco de uma interrupção prolongada é menor do que nos sistemas locais).
Por fim, apresentamos a seguir alguns dos principais sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem disponíveis no Japão. Todos foram projetados para ajudar a melhorar a eficiência das operações de gerenciamento de propriedades. Use-os como referência ao considerar a introdução de seu próprio sistema ou ao propor um à sua empresa de gerenciamento.
Ierabu CLOUD (Ierabu GROUP Inc.) - Um sistema em nuvem completo que abrange todos os aspectos das operações imobiliárias, desde a corretagem de aluguel e vendas até a administração de propriedades. Foi introduzido por mais de 12.000 empresas e está equipado com uma ampla variedade de funções. O sistema também é totalmente equipado com funções como criação de sites, vinculação a portais, gerenciamento de clientes e contratação eletrônica, contribuindo para aumentar a eficiência operacional e a atração de clientes.
Ii Seikatsu Rental Management Cloud (Ii Seikatsu Co., Ltd.) - Um dos principais serviços em nuvem para o setor imobiliário, esse sistema oferece suporte abrangente desde a administração da propriedade até os contratos de aluguel e a administração de depósitos/retiradas. O sistema foi introduzido em mais de 1.500 empresas e é altamente considerado por sua facilidade de uso e versatilidade. O sistema também possui um sistema de suporte, incluindo suporte para atualizações de alterações legais, e pode ser usado com tranquilidade.
Rental Revolution 10 (Japan Information Create Co., Ltd.) - Esse popular sistema de gerenciamento de aluguel foi introduzido por aproximadamente 5.000 empresas (4.941 empresas) em todo o país. Ele pode lidar com tudo, desde o trabalho da agência de aluguel até o trabalho de gerenciamento, e gerencia de forma centralizada as informações da propriedade, os detalhes do contrato e os dados do aluguel para melhorar a eficiência operacional. A interface fácil de usar e o excelente suporte são atraentes para todos, e o sistema é altamente apoiado por empresas imobiliárias de pequeno e médio porte.
É aconselhável selecionar o sistema mais adequado de acordo com o tamanho e as necessidades de sua empresa. Ao introduzir um sistema, é claro que é importante que ele seja econômico, mas também é importante que seja fácil de usar, tenha um sistema de suporte e se encaixe no fluxo de trabalho da sua empresa. Em alguns casos, recomenda-se introduzir o sistema em etapas e fornecer treinamento aos funcionários, enquanto se prossegue com o DX sem esforço excessivo.
Explicamos a DX (transformação digital) das operações de gerenciamento de propriedades usando sistemas de gerenciamento de propriedades baseados em nuvem, com foco nos efeitos do aumento da eficiência e da automação e nos benefícios para os proprietários. Os benefícios da DX são amplos, incluindo economia de tempo por meio da automação da gestão de aluguéis e dos relatórios de receitas e despesas, maior transparência e apoio à tomada de decisões por meio da visualização de dados e relações de confiança mais fortes por meio de uma comunicação mais rápida. Estudos de casos reais também relataram resultados como reduções significativas nas horas de trabalho e maior lucratividade, o que é um ponto que os proprietários não podem perder.
Com o desenvolvimento da tecnologia imobiliária, o gerenciamento de propriedades, que costumava depender de tempo e experiência, evoluiu para um serviço em nuvem fácil de usar que qualquer pessoa pode manusear, e o tempo e a mentalidade liberados pelo DXing podem ser usados para se concentrar em tarefas estratégicas e medidas de aprimoramento do valor da propriedade nas quais os proprietários deveriam se concentrar. Em outras palavras, os mais recentes sistemas de gerenciamento de propriedades estão se tornando mais do que apenas uma ferramenta de eficiência operacional - eles estão se tornando um parceiro de gerenciamento para os proprietários, apoiando suas tomadas de decisão.
Os proprietários que desejam avançar com o DX de gerenciamento de propriedades no futuro são incentivados a dar os primeiros passos rumo à digitalização a partir de um local familiar, usando como referência os benefícios e os estudos de caso apresentados neste artigo. Mesmo que seja um pequeno passo no início, a promoção contínua da DX compensará no futuro com resultados significativos (economia de tempo, aumento dos lucros, redução dos riscos etc.). Considere a possibilidade de implementar um sistema de gerenciamento baseado em nuvem adequado para facilitar um pouco seu trabalho diário e tornar o gerenciamento de sua propriedade mais seguro e transparente. Você certamente sentirá os benefícios.