Existem muitos fatores que influenciam o sucesso do investimento imobiliário, mas entre eles, a escolha da empresa de gestão imobiliária é uma decisão extremamente importante. Em particular, a compatibilidade com o responsável da empresa de gestão é um ponto fundamental que está diretamente relacionado com o rendimento do investimento e a manutenção do valor do imóvel.
A gestão imobiliária é uma atividade contínua e de longo prazo, sendo necessário construir uma parceria com o responsável pela gestão que pode durar de alguns anos a várias décadas. Por isso, em vez de se basear apenas no preço dos serviços ou na dimensão da empresa, é importante dar importância à compatibilidade com o responsável pela gestão, que será o seu ponto de contacto, para garantir o sucesso do seu investimento a longo prazo.
Neste artigo, com base na nossa longa experiência no setor imobiliário como INA&Associates Co., Ltd., explicaremos detalhadamente como identificar um responsável competente, métodos concretos para verificar a compatibilidade e como lidar com problemas. Ao utilizar estes conhecimentos, poderá tornar o seu investimento imobiliário mais seguro e rentável.
O responsável da empresa de gestão imobiliária é o parceiro mais próximo e importante para o proprietário.As suas funções são variadas e a qualidade do seu trabalho tem um impacto direto no retorno do investimento.
Em primeiro lugar, no atendimento diário, eles respondem às perguntas e reclamações dos inquilinos. Podem ocorrer vários problemas em imóveis alugados, como avarias no ar condicionado, fugas de água e ruídos, e a capacidade do responsável em lidar adequadamente com essas situações iniciais é fundamental para evitar que os problemas se agravem.
Em seguida, propor soluções para maximizar os lucros também é uma função importante do responsável.Fornecemos conselhos concretos para melhorar a rentabilidade dos imóveis, tais como medidas para evitar vagas, revisão do valor do aluguel e propostas de reformas e renovações. Os responsáveis que compreendem as tendências do mercado e são capazes de fazer propostas adequadas no momento certo são extremamente valiosos para os proprietários.
Além disso, eles desempenham uma função importante como ponte entre os proprietários e os inquilinos, conciliando os interesses de ambas as partes. É necessário um equilíbrio entre manter a satisfação dos inquilinos e garantir a rentabilidade dos proprietários.
A incompatibilidade com o responsável pode causar vários problemas graves. O problema mais evidente é a perda de oportunidades devido ao atraso na resposta.
Por exemplo, quando há um imóvel vago e é necessário recrutar inquilinos, se o responsável demorar a responder, o período de vacância se prolonga e a perda de renda aumenta. Além disso, se não for possível responder rapidamente em caso de avarias ou reparos nas instalações, a insatisfação dos inquilinos aumenta, o que aumenta o risco de desocupação.
A falta de resposta adequada a problemas também é um problema grave. Quando ocorrem problemas de ruído entre inquilinos ou com vizinhos, se o responsável não responder adequadamente, o problema pode prolongar-se e, na pior das hipóteses, pode evoluir para um problema legal.
Além disso, a diminuição da satisfação dos inquilinos também afeta negativamente a reputação do imóvel e o valor do ativo. Se a resposta do responsável for inadequada e a insatisfação dos inquilinos se acumular, a avaliação em sites de comentários pode diminuir, dificultando a aquisição de novos inquilinos.
O investimento imobiliário não visa lucros de curto prazo, mas sim a formação de património a longo prazo. Por isso, é importante construir uma relação de confiança duradoura com os responsáveis da empresa de gestão.
Através da construção de uma relação de confiança, os responsáveis compreendem profundamente a política de investimento e os valores do proprietário, podendo assim oferecer propostas e apoio mais adequados. Além disso, uma relação de longo prazo permite uma resposta flexível às mudanças do mercado e à situação do imóvel.
O valor da parceria está na cooperação que vai além de uma simples relação de subcontratação. Um responsável competente considera o sucesso do proprietário como o seu próprio sucesso e pensa ativamente em propostas e medidas de melhoria para aumentar os lucros. Ao construir este tipo de relação, as probabilidades de sucesso do investimento imobiliário aumentam consideravelmente.
Para identificar um responsável competente de uma empresa de gestão imobiliária, é importante avaliá-lo com base em critérios claros.Consulte os cinco critérios de seleção abaixo para avaliar de forma abrangente a capacidade e a compatibilidade dos responsáveis.
A rapidez na resposta é um dos indicadores mais fáceis de avaliar na capacidade de um responsável. Um responsável competente responde a e-mails e telefonemas dentro de 24 horas e, em casos urgentes, dentro de algumas horas.
É especialmente importante a estrutura de resposta a emergências. É importante verificar com antecedência como o responsável irá responder em caso de problemas que exijam uma resposta rápida, como avarias nas instalações ou fugas de água. Um responsável competente fornece um contacto disponível 24 horas por dia e coordina rapidamente os serviços de parceiros, se necessário.
A qualidade da resposta também é um ponto importante a avaliar. Não basta responder rapidamente, é necessário compreender a essência do problema e apresentar soluções concretas e exequíveis.Responsáveis que dão respostas vagas ou demonstram uma atitude procrastinadora não são adequados para construir relações de longo prazo.
A gestão imobiliária requer um vasto conhecimento especializado em áreas como direito, fiscalidade, construção e marketing. É particularmente importante compreender a legislação imobiliária, por isso certifique-se de que o responsável possui conhecimentos básicos sobre a lei de arrendamento de terrenos e imóveis, a lei de transação de terrenos e imóveis e a lei de gestão de imóveis para arrendamento.
Conhecimento das tendências do mercado também é um requisito importante para um bom responsável. Um responsável que possa dar explicações concretas e baseadas em dados sobre as tendências do mercado de arrendamento na região, a situação dos imóveis concorrentes e os níveis adequados de renda é confiável.
Histórico e anos de experiência também são fatores importantes para a avaliação. No entanto, além dos anos de experiência, é importante perguntar especificamente que tipo de imóveis o responsável já administrou e quais resultados obteve. Confirme também se ele tem experiência na administração de imóveis semelhantes.
Capacidade de explicar de forma compreensível é uma competência essencial para um responsável. Certifique-se de que ele não utiliza muitos termos técnicos e que é capaz de explicar de forma adequada, de acordo com o nível de compreensão do proprietário. Além disso, um responsável que é capaz de explicar questões complexas de forma compreensível, utilizando gráficos e exemplos concretos, é considerado excelente.
Capacidade de ouvir também é um fator importante. Avalie se ele é capaz de compreender corretamente os pedidos e as preocupações do proprietário e de dar respostas e propostas adequadas. É importante que ele não fale apenas de um lado, mas que também tenha uma atitude de ouvir atentamente o proprietário.
A comunicação eficaz é fundamental para construir uma relação de confiança. É importante escolher um responsável que seja capaz de comunicar adequadamente, apresentando relatórios regulares, consultando previamente sobre assuntos importantes e contactando rapidamente em caso de problemas.
A capacidade de propor melhorias concretas é um indicador importante para avaliar a competência do responsável. Confirme se ele é capaz de propor soluções concretas e exequíveis para os problemas do imóvel, tais como medidas para reduzir o número de quartos vagos, definição do valor do aluguer e melhoria das instalações.
Os responsáveis que propõem ativamente ideias para aumentar os lucros são muito valiosos para os proprietários. Avalie se eles são capazes de fazer propostas de vários pontos de vista, como revisão do aluguel com base em análises de mercado, reformas para aumentar o valor agregado e estratégias de marketing para aumentar a taxa de ocupação.
A apresentação de medidas preventivas também é uma habilidade importante. Os responsáveis que são excelentes não apenas respondem aos problemas depois que eles ocorrem, mas também prevêem os riscos com antecedência e propõem medidas preventivas.Confirme se o responsável propõe ativamente inspeções regulares das instalações, medidas para melhorar a comunicação com os inquilinos e medidas para prevenir problemas com os vizinhos.
O cumprimento das promessas é a base de uma relação de confiança. Confirme se o responsável cumpre as promessas básicas, como respeitar os prazos e cumprir o que foi acordado. Um responsável que não cumpre nem mesmo as promessas mais simples não é confiável para tarefas importantes.
Relatórios transparentes também são um fator importante.Os responsáveis que relatam não só as informações positivas, mas também as negativas, sem esconder nada, são confiáveis. Verifique se eles explicam honestamente a causa e a solução dos problemas quando estes ocorrem.
A evitar conflitos de interesses também é um ponto importante. É importante verificar se eles consideram os interesses do proprietário como prioridade e não fazem propostas inadequadas para beneficiar a sua própria empresa. Por exemplo, observe atentamente se eles propõem obras desnecessárias ou exigem taxas de administração elevadas.
Critérios de seleção Pontos a verificar Método de avaliação
Rapidez de resposta Resposta em até 24 horas, sistema de resposta a emergências Medida com base em consultas reais
Conhecimento especializado Compreensão das leis, conhecimento das tendências do mercado, histórico Confirmado por meio de perguntas
Capacidade de comunicação Capacidade de explicação, capacidade de ouvir, sistema de relatórios Avaliado em entrevistas
Capacidade de resolução de problemas Propostas de melhorias, ideias para aumentar os lucros, medidas preventivas Avaliado com base no conteúdo da proposta
Honestidade Cumprimento de promessas, transparência, prevenção de conflitos de interesses Avaliado com base em relações de longo prazo
É importante não só avaliar a capacidade do responsável, mas também verificar se há compatibilidade com o cliente. Utilize os métodos a seguir para determinar se é possível estabelecer uma parceria de longo prazo.
A primeira entrevista é a oportunidade mais importante para verificar a compatibilidade com o responsável. Na entrevista, avalie de forma abrangente a personalidade, o estilo de comunicação e a atitude do responsável em relação ao trabalho.
Primeiro, observe como a pessoa usa o tempo. Chegar na hora marcada e usar o tempo da entrevista de forma eficaz são indicadores importantes para prever a capacidade de execução do trabalho no futuro. Além disso, verifique se a pessoa se preparou para a entrevista. É possível perceber o grau de seriedade da pessoa responsável se ela pesquisou informações sobre o seu imóvel com antecedência e preparou propostas concretas.
A qualidade das respostas às perguntas também é um ponto importante a ser avaliado. Confira se a pessoa é capaz de responder às suas perguntas de forma concreta e fácil de entender.Responsáveis com respostas vagas ou que dizem «vou verificar e entrar em contacto mais tarde» podem não ter conhecimento especializado ou preparação suficiente.
A especificidade das propostas também é importante. Avalie se são capazes de fazer propostas concretas com base nas características e localização do seu imóvel, em vez de generalidades. Pergunte sobre propostas de definição de rendas com base em análises de mercado, planos concretos para combater a vacância e ideias para aumentar os rendimentos.
Na primeira reunião, faça sempre as perguntas a seguir para verificar a capacidade e a compatibilidade do responsável.
Experiência e tempo de gestão: “Que tipo de imóveis já você já administrou?”, “Tem experiência na gestão de imóveis semelhantes?”, “Qual foi o caso de sucesso mais marcante na sua carreira?” Verifique a experiência e o histórico do responsável por meio de perguntas como essas.
Sistema de resposta a emergências: “O que você faria em caso de emergências, como falhas nas instalações ou vazamentos de água?”“É possível atender 24 horas por dia?”, “Como é o sistema de cooperação com os prestadores de serviços?” etc.
Frequência e método de relatório: “Como são feitos os relatórios periódicos?”, “Qual é o conteúdo dos relatórios?”, “Como é feito o contato em caso de emergência?” etc. Confirme e compreenda o sistema de comunicação.
Medidas concretas contra imóveis vagos: “Que medidas são tomadas quando há imóveis vagos?”, “Como é feito o recrutamento de inquilinos?”“Qual é a política de definição do valor do aluguel?” etc. para confirmar a postura da empresa em relação às medidas contra vagas.
Para avaliar objetivamente a qualidade do atendimento do responsável, utilize os métodos a seguir.
Medir o tempo de resposta é o método de avaliação mais fácil de entender. Após a primeira reunião, envie algumas perguntas por e-mail e meça o tempo de resposta. Confira se a resposta foi enviada em até 24 horas e se o conteúdo respondeu adequadamente às perguntas.
A avaliação do conteúdo da proposta também é importante. Após a reunião, solicite a elaboração de uma proposta de gestão específica. Avalie se o conteúdo da proposta é concreto e exequível, se se baseia em uma análise de mercado e se reflete adequadamente as suas necessidades.
A reputação junto a outros proprietários também é uma referência útil. Se possível, peça a opinião de outros proprietários que utilizam os serviços do mesmo responsável. No entanto, por motivos de proteção de dados pessoais, as empresas de gestão normalmente não divulgam informações sobre outros proprietários, por isso é importante recolher informações através de pessoas do setor ou conhecidos.
A avaliação contínua também é necessária. Avalie a consistência e a confiabilidade do responsável não apenas por um curto período, mas ao longo de vários meses de relacionamento. Mesmo que o responsável tenha uma boa resposta no início, alguns podem piorar com o tempo, por isso é importante avaliá-los continuamente.
Itens a verificar Exemplos de perguntas Pontos a avaliar
Histórico de gestão Experiência na gestão de imóveis semelhantes? Explicação de casos concretos
Resposta a emergências É possível responder 24 horas por dia? Especificidade do sistema de resposta
Sistema de relatórios Qual é a frequência dos relatórios regulares? Métodos de comunicação
Medidas contra vagas Métodos específicos de recrutamento? Especificidade da estratégia
Conhecimento do mercado Qual é a base para determinar o aluguel adequado? Explicação baseada em dados
Mesmo que o responsável tenha sido escolhido com cuidado, podem surgir problemas com o tempo. Quando isso acontecer, é importante tomar medidas adequadas em etapas.
Se houver algum problema com o responsável, recomendamos seguir as quatro etapas a seguir.
Etapa 1: Comunicação de pontos específicos a serem melhorados
Primeiro, comunique claramente ao responsável os pontos específicos que precisam ser melhorados. É importante explicar com calma, com base em fatos, sem se deixar levar pela emoção. Por exemplo, em vez de uma observação abstrata como «respostas demoradas», indique um fato específico, como «não recebi resposta ao e-mail enviado em dia X do mês Y».
Ao comunicar as solicitações de melhoria, é importante estabelecer um prazo. Defina expectativas claras, como «A partir de agora, pedimos que as respostas sejam enviadas em até 24 horas» ou «No próximo relatório periódico, inclua os itens XX».
Etapa 2: Solicitação de mudança de responsável
Se não houver melhorias na etapa 1 ou se o problema for grave, solicite à empresa de gestão a mudança do responsável. Nesse caso, é importante explicar especificamente o motivo da mudança e comunicar claramente o tipo de responsável que você deseja.
A solicitação de mudança de responsável deve ser feita com base em necessidades operacionais, e não em reclamações emocionais. Em vez de dizer que «não há compatibilidade», é mais eficaz explicar problemas operacionais específicos, como «a lentidão nas respostas está prejudicando o trabalho» ou «a falta de conhecimento especializado impede que recebamos propostas adequadas».
Terceira etapa: considerar a mudança de empresa de gestão
Se a mudança de responsável não resolver o problema ou se houver um problema com a estrutura geral da empresa de gestão, considere a possibilidade de mudar de empresa.No entanto, como a mudança de empresa de gestão leva tempo e custa dinheiro, é importante tomar uma decisão com cuidado.
Etapa 4: Mudança para a nova empresa de gestão
Se decidir mudar de empresa de gestão, gerencie adequadamente a transição entre a antiga e a nova empresa para garantir uma transição tranquila. É necessário realizar vários procedimentos, como notificar os inquilinos, transferir os documentos contratuais e transferir o depósito e a taxa de entrada.
Esclarecer o motivo da mudança é um ponto importante para o sucesso da mudança de responsável. Explique de forma lógica à empresa de gestão por que é necessário mudar de responsável. É importante organizar e comunicar problemas específicos relacionados ao trabalho, em vez de motivos emocionais.
Confirmar a transferência também é um elemento importante. Confirme com o novo responsável se ele recebeu todas as informações necessárias, como o histórico, as características do imóvel e as suas solicitações. Se a transferência for insuficiente, os mesmos problemas podem se repetir.
Construa um relacionamento com o novo responsável. Não espere um relacionamento perfeito desde o início, é importante construir uma relação de confiança gradualmente. Observe com atenção durante os primeiros meses para avaliar a capacidade e a compatibilidade do novo responsável.
Mudar de empresa de gestão é uma decisão importante, mas deve ser considerada seriamente nas seguintes situações.
Se não houver melhorias, é um sinal claro de que deve considerar a mudança. Se, mesmo após a mudança do responsável ou a solicitação de melhorias, não houver melhorias após um determinado período (normalmente de 3 a 6 meses), pode ser que haja um problema na estrutura geral da empresa de gestão.
A ocorrência de vários problemas também é uma situação em que deve considerar a mudança. Se problemas semelhantes ocorrerem repetidamente, pode ser que haja um problema fundamental no sistema ou na estrutura da empresa de gestão.
Se houver uma quebra total da relação de confiança, é melhor considerar a mudança, pois será difícil restaurá-la.
Por exemplo, se forem descobertos ocultamento de informações importantes, violação grave de compromissos ou conflitos de interesses, será difícil restaurar a relação de confiança.
Impacto negativo nos lucros Se o impacto negativo nos lucros continuar, deve-se considerar uma mudança. Se a resposta inadequada da empresa de gestão estiver causando impacto negativo nos lucros, como prolongamento do período de vacância, queda no aluguel ou aumento nas despesas de reparos, é necessário tomar medidas imediatas.
Fase de resposta Conteúdo da resposta Prazo estimado Critérios para decisão sobre a próxima fase
Primeira fase: Comunicação dos pontos a melhorar 1 a 2 meses Não se verificam melhorias
Segunda fase: Mudança do responsável 2 a 3 meses O problema persiste mesmo com o novo responsável
Terceira fase: Considerar a mudança da empresa de gestão 1 mês As vantagens da mudança são significativas
Quarta fase: Mudança para uma nova empresa de gestão 1 a 2 meses Mudança concluída
A comunicação regular é fundamental para construir uma boa relação.É importante estabelecer um sistema de comunicação sistemático, que inclua o compartilhamento regular de informações por meio de relatórios mensais, a confirmação detalhada da situação por meio de reuniões trimestrais e reuniões anuais para revisão da estratégia.
O compartilhamento transparente de informações também é um elemento importante. Compartilhar não apenas as informações positivas, mas também os desafios e problemas, sem esconder nada, e construir um relacionamento em que se pensa em soluções em conjunto, permite uma gestão mais eficaz dos imóveis.
A definição de objetivos comuns permite que o proprietário e o responsável trabalhem juntos na mesma direção.Compartilhar metas de ocupação, receita de aluguel e valorização do imóvel e cooperar para alcançá-las permite obter melhores resultados.
Na escolha de uma empresa de gestão imobiliária, a compatibilidade com o responsável é o fator mais importante para o sucesso do investimento. Utilize os cinco critérios de seleção explicados neste artigo (rapidez de resposta, conhecimento especializado, capacidade de comunicação, capacidade de resolução de problemas e honestidade) para encontrar o responsável ideal para si.
Um responsável competente não é apenas um simples executor de tarefas, mas um parceiro que conduzirá o seu investimento imobiliário ao sucesso. É possível construir uma relação de confiança duradoura através de uma verificação detalhada na primeira reunião, de uma avaliação contínua da relação e de uma resposta adequada em caso de problemas.
Se tiver algum problema com o seu responsável atual, tente melhorá-lo seguindo um procedimento gradual. Mudar de responsável ou de empresa de gestão também é uma opção, mas recomendamos que comece por apresentar pedidos de melhoria concretos.
Como próxima ação, se tiver um responsável atual, avalie-o de acordo com os critérios deste artigo e, se for escolher uma nova empresa de gestão, prepare as perguntas necessárias para a primeira reunião. Encontrar um responsável competente levará o seu investimento imobiliário a um novo patamar.
A INA&Associates Co., Ltd. oferece serviços de gestão imobiliária com foco em «recursos humanos» e «confiança». Apoiamos o sucesso do seu investimento imobiliário com um sistema de gestão que valoriza a compatibilidade entre o responsável e o cliente. Se tiver dúvidas sobre como escolher uma empresa de gestão, não hesite em contactar-nos.
R1: É possível mudar de responsável, mas é importante seguir os procedimentos adequados. Primeiro, organize os problemas específicos e explique claramente os motivos da mudança à empresa de gestão. A maioria das empresas de gestão atende aos pedidos dos proprietários e muda o responsável. No entanto, como o período de transição e a seleção do novo responsável podem levar algum tempo, recomendamos que você solicite a mudança com antecedência.
R2: As características típicas de um responsável com quem não se dá bem incluem respostas lentas, não cumprir promessas, explicações vagas, falta de capacidade de propor soluções e relatórios insuficientes. Além disso, responsáveis com problemas de comunicação, como não ouvir o proprietário, falar de forma unilateral e ser facilmente emocional, também costumam ser considerados incompatíveis.
R3: Para distinguir uma boa empresa de gestão, avalie de forma abrangente o número de imóveis geridos, a taxa de ocupação, a qualidade dos responsáveis, a eficácia do sistema de resposta, o conteúdo dos relatórios e a reputação junto de outros proprietários. Além disso, a qualidade da resposta na primeira reunião, a concretude das propostas e a precisão das respostas às perguntas também são fatores importantes para a sua decisão.
R4: Os custos de mudar de empresa de gestão variam de acordo com o conteúdo do contrato e as condições do imóvel. Geralmente, são cobrados uma taxa de rescisão da antiga empresa de gestão, custos iniciais da nova empresa e vários custos de procedimentos. Recomendamos que verifique os detalhes dos custos no contrato e confirme antecipadamente com a empresa de gestão antiga e a nova.
A5: Na reunião com o responsável, verifique o histórico e a experiência em gestão, o sistema de resposta a emergências, a frequência e o método de comunicação, as medidas concretas para lidar com vagas e o conhecimento do mercado. Além disso, a qualidade das respostas às suas perguntas, a especificidade das propostas e a facilidade de comunicação também são pontos importantes a serem avaliados.