A escolha da empresa de administração correta é fundamental para o sucesso do investimento em propriedades. Uma empresa de administração confiável combina a experiência em lidar com propriedades de alto padrão para clientes ricos com um sistema cuidadoso de relatórios. A INA & Associates Ltd, por exemplo, tem pontos fortes no setor de propriedades de luxo e tem como objetivo ser "profissionais em quem você pode confiar", com um alto grau de proteção da privacidade e uma equipe dedicada. Este artigo explica como verificar o escopo de trabalho e o histórico da empresa de administração, o uso de TI e DX, os principais pontos a serem verificados em relação a taxas e sistemas de relatórios ao assinar um contrato e a importância de criar uma relação de confiança com a empresa de administração.
As empresas de administração oferecem uma ampla gama de serviços. Um escopo típico de trabalho inclui o seguinte
Serviços relacionados a contratos: recrutamento de locatários, orientação de locatários durante o processo de visualização, celebração e renovação de contratos de locação e rescisão de contratos de locação em nome dos locatários.
Relações com inquilinos e solução de problemas: relações gerais com inquilinos, como tratamento de reclamações e consultas com inquilinos, e atendimento aos inquilinos quando eles se mudam.
Gerenciamento de aluguéis: gerencia a cobrança e o envio de aluguéis, lembretes a inquilinos inadimplentes, etc.
Serviços de gerenciamento de edifícios e instalações: limpeza de áreas comuns, inspeções regulares de elevadores e equipamentos de combate a incêndio, manutenção de fossas sépticas, inspeções de qualidade da água e planejamento de manutenção para todo o edifício.
Outros serviços: algumas empresas oferecem serviços de valor agregado, como inspeções legais e relatórios periódicos de patrulha em nome dos proprietários, relatórios de receitas e despesas e propostas de gerenciamento de ativos (por exemplo, propostas de medidas para melhorar as taxas de ocupação e planos de renovação).
O escopo do gerenciamento varia de empresa para empresa e pode assumir a forma de "somente gerenciamento", "corretagem e gerenciamento" ou "somente corretagem". Uma empresa que também atua como intermediária é adequada se você quiser que seja confiada a você toda a administração do aluguel, enquanto uma empresa especializada em administração é adequada se você quiser se concentrar na administração do edifício. Em ambos os casos, é importante verificar com antecedência se o trabalho que você deseja solicitar está coberto e se o nível de gerenciamento é adequado.
Para escolher uma empresa de gerenciamento confiável, verifique cuidadosamente o histórico e a experiência dela. A primeira coisa a ser observada é a riqueza da experiência de gerenciamento. Quanto mais propriedades e unidades forem administradas e gerenciadas, maior será o conhecimento prático acumulado. De fato, diz-se que "quanto mais propriedades você administrou, mais know-how você deve ter acumulado". Verifique se eles têm experiência com propriedades novas e antigas, condomínios, apartamentos e edifícios semelhantes ao seu.
Também é útil verificar pessoalmente o status atual das propriedades administradas. Se houver propriedades nas proximidades em que a mesma empresa de administração foi contratada para administrar a propriedade, converse com o proprietário ou gerente e observe de fato o estado de limpeza das áreas comuns, a presença de ervas daninhas e o status operacional da iluminação e dos equipamentos. Você pode avaliar a qualidade da administração pelo fato de as áreas comuns serem mantidas limpas e bem conservadas.
Além disso, um bom conhecimento das características da área e da propriedade também é importante. Uma empresa de administração que esteja familiarizada com o clima da área em que a propriedade está localizada e com as características de seus residentes poderá responder adequadamente aos desafios específicos da área. Por exemplo, as medidas de congelamento em climas frios e as medidas de prevenção de crimes em áreas urbanas são diferentes. Também é útil verificar a experiência e as qualificações da pessoa responsável (por exemplo, comerciante do local de construção) para ver se ela é capaz de entender as necessidades do proprietário e fazer propostas flexíveis. Obtenha essas informações no site da empresa, em sessões informativas ou solicitando materiais informativos ao fazer consultas, e compare várias empresas.
Nos últimos anos, o setor de gerenciamento de propriedades tem visto uma aceleração no movimento de transformação digital (DX), e o grau de adoção das ferramentas de TI está diretamente relacionado à transparência da eficiência operacional e do sistema de relatórios da empresa de gerenciamento. Por exemplo, os "aplicativos para proprietários" fornecidos pelas empresas de TI permitem que os relatórios mensais e anuais de receitas e despesas, que antes eram enviados pelo correio, sejam disponibilizados on-line e compartilhados com os proprietários. Isso não apenas reduz o custo de envio de relatórios pelo correio, mas também torna o gerenciamento contábil mais confortável, pois tanto a empresa de administração quanto o proprietário podem pesquisar e verificar dados de receitas e despesas anteriores na Web. O aplicativo também tem várias funções, inclusive uma exibição gráfica do status de ocupação da propriedade, uma função de bate-papo, uma função de distribuição de anúncios e suporte para contratos eletrônicos, permitindo o compartilhamento de informações e a comunicação em tempo real.
O grau de utilização dessas plataformas de TI é um fator determinante na escolha de uma empresa de administração. Do lado do proprietário, verifique se a comunicação com a empresa de administração pode ser feita por meio de um smartphone ou PC e se os relatórios podem ser recebidos on-line. As empresas com mecanismos avançados, como a disponibilidade de relatórios rápidos de reparos e fluxos de trabalho de aprovação, e o suporte a procedimentos eletrônicos de recrutamento e contratação de inquilinos (visualizações na Web e contratos não pessoais), são mais eficientes e confiáveis. Em geral, as empresas que introduzem ativamente a tecnologia são superiores, em termos de transparência e confiabilidade, às empresas de administração que fornecem apenas suporte analógico.
Antes de assinar um contrato de administração, certifique-se de esclarecer a estrutura de relatórios e a estrutura de comissões. Em primeiro lugar, a taxa de administração geralmente é definida como uma porcentagem do aluguel total, sendo que a taxa de mercado é de cerca de 5% da receita do aluguel. Por exemplo, se o aluguel mensal for de 1 milhão de ienes, a taxa de administração será de cerca de 50.000 ienes. Entretanto, a porcentagem pode variar dependendo do escopo do trabalho e dos serviços incluídos pela empresa. Antes de assinar um contrato, verifique também se a taxa inclui encargos de serviços comuns e se há uma garantia por atraso no pagamento ou desocupação. Em alguns casos, o aluguel é baseado em um "aluguel presumido de ocupação total", portanto, é importante verificar os termos e condições detalhadamente.
Uma empresa de administração confiável é aquela com a qual você pode construir uma boa parceria de longo prazo. Ao selecionar uma empresa, preste atenção à personalidade da pessoa responsável, à rapidez de suas respostas e à flexibilidade de suas propostas. Mesmo que o trabalho esteja estipulado no contrato, você pode aprofundar o entendimento mútuo expressando seu agradecimento à pessoa responsável quando a decisão de mudança for tomada rapidamente ou quando os problemas forem resolvidos sem problemas. Conforme mencionado no artigo, a confiança do proprietário na empresa de administração como "parceira" e o reconhecimento do trabalho da pessoa responsável podem levar a uma maior motivação por parte da empresa de administração.
Por outro lado, um nível moderado de tensão também deve ser mantido. Uma atitude firme também é necessária, por exemplo, para considerar a rescisão do contrato se a qualidade da gestão se deteriorar. O fato de a empresa sempre informar, comunicar e consultar minuciosamente e responder com sinceridade às perguntas e solicitações é um indicador de seu nível de confiabilidade. Além disso, para determinar se a empresa é aquela com a qual você pode ter uma perspectiva de longo prazo, é uma boa ideia verificar antecipadamente se o prazo do contrato é vinculativo, as condições de cancelamento e as disposições para renovação. Em última análise, é importante que o proprietário esteja ciente da importância de "nutrir" o relacionamento com a empresa de administração, e devem ser feitos esforços para criar um sistema de confiança mútua.
O texto acima resume os principais pontos na escolha de uma empresa de administração. Entenda claramente o escopo de suas tarefas de gerenciamento e o estilo de relatório, compare várias empresas e verifique o histórico e a experiência delas; preste atenção à compatibilidade de TI/DX; as empresas com sistemas de gerenciamento atualizados e funções de relatório on-line tornarão seu trabalho diário mais eficiente. Antes de assinar um contrato, verifique detalhadamente o método de cálculo de comissão e o sistema de relatórios e não hesite em fazer perguntas se tiver alguma dúvida sobre os termos e condições. Acima de tudo, é importante identificar um "parceiro confiável" por meio de uma boa comunicação com a pessoa responsável - a INA&Associates Ltd. atinge um alto nível de satisfação do cliente graças à sua equipe de especialistas e ao sistema completo de gerenciamento de informações desenvolvido por meio de seus serviços para clientes ultra-ricos. Com base nas perspectivas mencionadas neste artigo, encontre uma empresa de administração confiável e estabeleça um sistema no qual você possa confiar a administração de sua propriedade com tranquilidade.