임대 부동산 소유주에게 관리회사와의 부동산 관리 위탁 계약서는 중요한 서류다. 계약 내용을 정확히 이해하고 불리한 조건이 없는지 확인해야 나중에 발생할 수 있는 문제를 예방할 수 있다. 특히 2021년 시행되는 임대주택관리업법 (정식명칭: '임대주택의 관리업무 등의 적정화에 관한 법률'에 따라 관리계약서의 기재사항이 법령으로 규정되어 있어, 그 최신 요건을 반영한 계약서 정비가 요구되고 있다. 본 기사에서는 일반 소유주들이 자주 묻는 질문에 대한 답변 형식으로 관리계약서에서 체크해야 할 중요 사항을 설명한다.
임대주택관리업법에 따라 관리회사가 소유자와 관리위탁계약을 체결할 때 사전 중요사항 설명과 계약서 교부가 의무화되어 있다. 계약서에는 법에서 정한 필수 항목이 빠짐없이 기재되어 있어야 합니다. 이는 국토교통부의 표준계약서 양식에도 반영되어 있으며, 계약 내용의 투명성과 공정성을 확보하려는 목적이 있습니다. 소유자는 계약서에 다음 사항이 제대로 포함되어 있는지 확인해야 한다(2025년 기준 최신 요구사항).
관리업체 정보: 계약을 체결하는 관리업체(임대주택 관리업체)의 상호, 명칭(회사명) 및 대표자, 그리고 법률에 따른 등록일자 및 등록번호입니다. 관리세대수 200세대 이상을 관리하는 업체는 국토교통부 장관에 등록이 필수이며, 계약서에 등록번호를 명시해야 합니다. 소유자는 등록번호의 기재여부를 확인하고, 필요에 따라 국토교통부 등록업체 검색을 통해 신뢰할 수 있는 업체인지 확인해야 한다.
물건의 표시(관리대상물건): 관리대상 임대주택의 명칭, 위치, 규모 등 물건을 특정하는 정보입니다. 계약서 첫머리에 '○○(물건명) ○소재지: 주소...'라고 명시되어 있습니다.
관리업무 내용: 관리회사가 수행하는 구체적인 업무 내용입니다. 예를 들어 '임대료 등의 징수 대행', '계약 갱신 및 해지 절차', '클레임 대응', '건물 설비의 유지 관리(정기 순회, 청소, 점검)' 등이 있습니다. 무엇을 어디까지 맡길 것인지 명확히 하고, 포함되지 않는 업무는 누가 할 것인지도 확인해야 합니다. 특히 임대료 체납 시 독촉 대응을 관리회사가 할 것인지 여부가 중요합니다. 계약서에서 업무 범위가 모호하면 건물주와 관리회사가 '어느 쪽이 체납 독촉을 할 책임이 있는지'에 대한 인식 차이가 발생할 수 있습니다. 분쟁을 예방하기 위해서라도 업무 범위는 상세하게 파악해야 합니다.
관리업무의 실시 방법: 상기 업무를 어떻게 실시할 것인지, 그 방법이나 빈도입니다. 예를 들어 '정기 순찰은 월 1회', '비상시 24시간 대응 가능' 등 구체적인 약정이 적혀 있습니다. 업무 시간대, 연락 수단, 보고 방법 등도 명시되어 있으므로 자신의 희망사항과 일치하는지 확인한다.
재위탁에 관한 사항: 관리회사가 관리업무의 일부를 다른 업체에 재위탁(외주화)하는 경우 그 취지와 내용입니다. 일반적인 관리에서는 금지되어 있지만, 특수한 업무로 외부 업체를 이용하는 경우 계약서에 명시되어 있습니다. 소유주 입장에서는 재위탁의 범위와 책임관계를 파악해 두어야 합니다.
책임 및 면책사항: 관리업체의 책임 범위와 특정 경우에 관리업체의 책임을 면제하는 규정이 있는 경우 그 내용입니다. 예를 들어 '천재지변 등 불가항력으로 인한 손해에 대해 관리회사는 책임을 지지 않는다' 등의 조항이 이에 해당합니다. 면책 조항이 너무 광범위하지 않은지, 소유주에게 너무 불리하지 않은지 주의 깊게 살펴야 한다.
소유자 보고에 관한 사항: 관리회사가 소유자에게 정기적인 보고를 하는 빈도 및 내용입니다. 임대주택관리업법에서는 최소 연 1회 이상 관리 상황 등을 보고하도록 의무화했다. 계약서에는 '●●보고서를 ○년 ○회 제출', '매년 ○월에 정기보고' 등으로 규정되어 있습니다. 보고 내용에는 임대료 징수 상황, 건물 유지관리 상황, 입주자 민원 대응 상황 등이 포함된다. 건물주는 이 보고를 받을 권리가 있으므로 계약 후에도 제대로 이행되고 있는지 확인해야 한다.
계약기간: 관리계약의 유효기간과 기산일 및 만료일입니다. 일반적으로 2년 또는 3년으로 설정되어 있으며, 자동 갱신 규정이 있는 경우도 많다. 계약기간 중에도 중도해지(중도해지)가 가능하지만, 계약에 따라 '기간 내 해지는 갱신 시 ◯개월 전까지 통보'와 같이 제한을 두거나 위약금(손해배상금)을 청구하는 내용을 규정하는 경우도 있습니다. 계약 기간 및 갱신-해지 조건은 중요한 사항이므로 계약서에 명시되어 있는지 반드시 확인하시기 바랍니다.
보수 금액, 지급 시기 및 방법: 이른바 관리 위탁료(관리 수수료)의 금액과 소유자가 관리회사에 지불하는 방법 및 시기입니다. 보통 월세 등의 0%(예: 5~10% 정도)를 수수료로 지불하고, 관리회사가 월세를 수령한 후 소유주에게 송금할 때 공제하는 형태가 많습니다. 계약서에는 '관리보수: 월 임대료 등의 ○%(세금 포함 ○엔), 매월 ○일에 계좌이체' 등으로 구체적으로 기재되어 있습니다. 산정 기준에 대해서도 확인이 필요합니다. 예를 들어 공익비를 포함하는지, 연체 중인 미수금에 대해서도 수수료가 발생하는지, 공실 기간 동안의 취급 등입니다. 후술하겠지만, 만실 시 예상 임대료 총액으로 수수료가 고정되는 계약도 있을 수 있으므로 계약 전에 확인해야 할 사항이 있는지 확인해야 합니다.
입주자 고지사항: 관리업무의 내용이나 실시방법에 관해 입주자(임차인)에게 알려야 할 사항이 있다면 그 방법이다. 예를 들어, 관리회사가 부동산 관리자로서 입주자 대응을 한다는 사실을 입주자에게 통지하거나 비상연락처를 알려주는 것 등이 있습니다. 계약서에는 '입주자에 대한 고지 방법(게시 또는 서면 통지)' 등이 규정되어 있습니다.
관리 보수에 포함되지 않는 비용: 관리 수수료와 별도로 소유자가 부담해야 하는 비용이 있다면 그 내용입니다. 예를 들어 '입주자 모집에 드는 광고비', '퇴거 시 원상복구 비용', '시설 점검 실비', '대규모 수선 비용' 등 통상적인 월 관리비에 포함되지 않는 것을 말한다. 어디까지가 수수료에 포함되고 어디부터가 실비 정산(소유자 부담)이 되는지는 계약서 기재로 확인할 수 있다. 기재가 모호한 경우, 나중에 고액의 비용을 청구받아 문제가 될 수 있습니다. 불명확한 부분은 관리회사에 문의하여 필요한 경우 계약서에 명시해달라고 요청하는 것이 좋다.
계약 갱신 및 해지 관련 사항: 계약 갱신 여부 및 절차, 중도해지(해지) 조건 등에 관한 사항입니다. 자동으로 갱신되는 경우, 그 주기(예: 1년마다 자동 갱신)와 갱신료의 유무 등을 확인합니다. 해지 조건도 매우 중요하므로 다음 장에서 자세히 설명하겠지만, 계약서에는 '해지 신청은 ○개월 전까지 서면으로 할 것', '위약금이 발생하는 경우 그 금액(예: 관리보수 ○개월분)' 등이 기재되어 있어야 합니다. 이러한 내용이 명시되어 있지 않다면 특별한 약정이 없다는 의미(=법정 원칙에 따른다)이지만, 반대로 말하면 구두 설명만으로는 효력이 없으므로 반드시 서면으로 확인해야 합니다.
이상은 계약서에 반드시 포함되어야 할 필수 사항입니다. 만약 계약서에 이러한 중요 항목의 기재가 누락되거나 불충분한 경우, 법 위반이 될 수 있을 뿐만 아니라 소유주에게 불리한 상황을 초래할 수 있습니다. 예를 들어 관리회사 등록번호가 기재되어 있지 않거나, 계약해지 조건이 기재되어 있지 않은 경우 등은 주의해야 합니다. 계약 체결 전 중요사항 설명서를 교부받고 설명을 듣는 단계에서 위의 내용을 하나하나 확인하고, 모르는 사항은 주저하지 말고 질문하시기 바랍니다. 제대로 작성된 계약서와 중요사항 설명서는 소유자와 관리회사 양측의 권리 의무를 명확히 하여 신뢰관계에 기반한 안정적인 임대경영의 기반이 됩니다.
관리 계약서를 확인할 때 특히 '계약 해지 조건(해지 조항)과 '관리 보수 규정'에 세심한 주의를 기울여야 한다. 이는 오너의 손익 및 리스크와 직결되는 사항이므로 계약 전에 잘 이해하고 필요에 따라 협상하는 것도 중요하다. 아래에서는 구체적인 확인 포인트와 오너 측의 대응책을 설명합니다.
임대관리계약은 기본적으로 위임계약의 성격을 가지며, 법적으로는 위임자(소유자)가 언제든지 해지할 수 있다는 원칙이 있다. 그러나 실무상으로는 계약서에 따른 절차를 밟지 않으면 원활한 해지가 불가능합니다. 계약서의 해지 조항을 확인하고 다음 사항에 유의해야 합니다.
계약기간 중 중도해지(중도해지) 가능 여부: 계약기간 중 소유자가 중도에 해지할 수 있는 조건이 명시되어 있는지 확인한다. '○개월 전에 해지 신청을 하면 언제든지 해지 가능', '갱신 시점이 아니면 해지 불가' 등 계약에 따라 다양합니다. 대부분의 경우 '◯개월 전 예고로 해약 가능'이라고 명시되어 있습니다. 예를 들어 국토교통성의 표준계약서에는 '최소 3개월 전에 서면으로 해약 통지를 하면 계약을 해지할 수 있다'고 규정되어 있습니다.
해지의 통지 방법과 기간: 위와 같이 표준계약서에서는 3개월 전 통지이지만, 계약에 따라서는 6개월 전 등 더 긴 통지 기간을 요구하는 경우도 있습니다. 또한 '서면(내용증명 우편 등)으로 통지할 것' 등 형식에 대해 규정한 계약도 있습니다. 오너로서 현실적으로 대응 가능한 기간인지 검토해 봅시다. 너무 긴 예고기간은 오너에게 불리하므로 협상을 통해 단축할 수 있는지 상담해 보는 것도 좋습니다. 일반적인 관행인 3개월 전 통보 정도에 그치는 것이 바람직합니다.
위약금 및 조기 해지 수수료 유무: 계약서에 '중도 해지 시 위약금으로 관리비 ○개월분을 지급한다' 등의 조항이 있는지 확인한다. 본래 관리계약은 특별한 제약 없이 자유롭게 해지할 수 있는 것이 장점이지만, 일부 계약에서는 즉시 해지의 대가로 몇 개월분의 수수료 지급을 요구하는 경우가 있습니다. 예를 들어 '3개월분의 관리위탁료를 일시불로 지불하면 즉시 해지 가능'과 같은 경우입니다. 국토교통성 표준계약서에도 '3개월 전 통지'뿐만 아니라 '3개월분의 관리비 지불로 기다리지 않고 해지할 수 있다'는 내용이 포함되어 있어, 이 3개월분이 하나의 기준이 되고 있습니다. 계약서에 위약금 조항이 있는 경우, 서명한 이상 어쩔 수 없이 따를 수밖에 없으므로 사전에 내용을 파악하여 납득할 수 없는 경우 삭제 또는 조건 완화를 협상해 보자. 위약금 없이 해지할 수 있는 계약이 오너에게 유리한 것은 말할 필요도 없다.
관리회사에서 해지할 경우의 조건: 해지 조항은 양측에 모두 적용된다. 관리회사 측에서 계약을 해지할 경우의 조건도 확인한다. 일반적으로 오너 측의 채무불이행(보수 미지급 등)이나 부동산 매각 등 특정 경우를 제외하고는 관리회사로부터 일방적으로 중도해지 당할 위험은 낮지만, 계약서에 '관리회사는 ◯개월 전 통보로 해지 가능'이라고 명시되어 있는 경우, 그 기간 내에 다른 관리회사를 찾아야 하므로 주의가 필요합니다.
부동산 매각 시 처리: 오너가 부동산을 제3자에게 매각한 경우, 관리위탁계약은 어떻게 되는지도 확인해야 할 사항이다. 많은 계약서에는 '소유주가 변경된 시점에서 본 계약은 종료된다(새로운 소유주와 새로운 계약을 체결한다)'는 내용이 명시되어 있다. 매각을 검토할 때는 사전에 현재 관리회사에 해지 통보를 해야 합니다. 계약서에 특별한 규정이 없는 경우에도 부동산 매각=위임자의 지위 이전이 되어 계약 승계가 어렵기 때문에 실무상으로는 현 소유자 단계에서 해지하고 새로운 소유자가 다시 계약하는 것이 일반적입니다. 매각 예정이 있는 경우 관리회사와 해지 조건과 시기를 조율하는 것이 좋다.
협상 및 대응 조언: 해지 조건 중 소유주에게 불리한 조항(극단적으로 긴 구속 기간이나 고액의 위약금 등)이 있는 경우, 계약 전에 관리회사와 협의하여 표준적인 조건으로 수정해 줄 수 있는지 협상해 볼 가치가 있다. 좋은 관리회사라면 소유주의 불안한 마음을 헤아려 성실하게 대응해 줄 것이다. 또한 향후 계약을 해지하고 싶을 때는 계약서에서 정한 방법 및 기한에 따라 절차를 밟는 것이 중요하다. 구두 통보만으로는 해지의 효력이 인정되지 않으므로 '서면 해지 통지' 등 계약서에서 정한 절차를 반드시 밟아야 합니다. 원만하게 계약을 종료할 수 있다면 새로운 관리회사로의 전환도 순조롭게 진행될 수 있습니다.
다음은 관리 보수(수수료)와 비용 부담에 관한 사항입니다. 관리 위탁료의 수준과 산출 방법은 계약 내용에 따라 다르며, 오너의 수익과 직결됩니다. 적정한 비용인지 확인하고, 불명확한 비용 항목이 있다면 사전에 확인 및 협상을 해야 합니다.
관리 위탁료의 요율과 산출 기준: 관리비는 일반적으로 '임대료 등의 ○%'로 정해져 있습니다. 시세는 임대료 수입의 5% 내외가 많지만, 물건의 규모나 서비스 범위에 따라 증감합니다. 계약서에 기재된 요율뿐만 아니라 산출 기준을 확인해야 합니다. 예를 들어 '공용비를 포함한 총액 대비 ○%인지', '연체 발생 시 미수금도 수수료 대상인지', '공실 시에는 어떻게 처리할 것인지' 등입니다. 일부 계약에서는 만실 예상 임대료에 일정 비율을 곱한 최저 보증금을 설정하는 경우도 있습니다. 자율관리에서 전환하는 경우 등은 예상 관리비가 월 얼마가 될지 시뮬레이션을 해두면 안심할 수 있다. 여러 관리회사로부터 견적을 받아 비교하는 것도 효과적일 것이다.
수수료에 포함된 업무 범위: 관리비의 대가로 포함되는 서비스 내용을 파악합니다. 보통 임대료 징수, 계약 갱신 절차, 클레임 대응, 건물 순찰 등은 기본 업무에 포함된다. 다만, 회사마다 대응 범위나 수준은 다를 수 있으므로 주의가 필요하다. 예를 들어 '임차인의 야간 긴급 연락 대응'이 표준 서비스인지 옵션인지, '체납 독촉'이 포함되는지 등 세세한 부분까지 살펴볼 필요가 있다. 계약서의 업무란이나 중요사항 설명서를 통해 확인하고, 포함되지 않은 업무 중 필요한 업무가 있다면 추가 위탁이나 별도 비용에 대해 논의해 둔다. 관리회사 중에는 건물 관리만 전문으로 하고 입주자 모집은 하지 않는 회사도 있고, 그 반대의 경우도 있기 때문에 자사의 업무 범위를 명확히 제시한다. 필요한 업무를 모두 아우를 수 있는 관리회사인지 계약 전에 파악하는 것도 중요하다.
입주자 모집 관련 비용: 공실 발생 시 신규 입주자 모집(리싱)에 대한 비용 부담도 확인해야 할 사항이다. 대부분의 경우, 입주자 모집은 관리회사 자체 또는 제휴 부동산 중개회사가 담당하며, 광고료(AD) 로 임대료의 1개월분 정도를 오너가 부담하는 관행이 있습니다. 계약서에 '입주자 모집 비용 0개월분(신규 계약 체결 시 지불)' 등의 규정이 있는지 확인합시다. 중개 수수료를 임차인에게 받을지, 오너가 부담할지, 부담 비율도 회사마다 다릅니다. 모집력이 높은 관리회사라면 조기 만실을 기대할 수 있지만, 그만큼 광고료가 높게 책정되는 경향도 있습니다.
계약 갱신 시 수수료: 임차인이 임대차 계약을 갱신할 때 갱신 사무 수수료와 갱신료 분배에 대해서도 확인해야 한다. 갱신 절차 대행은 보통 기본 업무에 포함되지만, 갱신료 (임차인으로부터 징수하는 갱신 계약금)가 발생하는 경우 그 취급을 사전에 협의하는 경우가 있습니다. 관리회사가 갱신료의 일부를 보수로 받는 계약도 있으므로 '갱신료 ○개월분 중 ×%를 관리회사 취급 수수료로 한다' 등의 조항이 있는지 확인합니다.
별도로 청구될 수 있는 비용: 관리비에 포함되지 않는 작업에 대해서는 별도 요금이 부과됩니다. 대표적인 예는 퇴거 시 원상복구 공사의 수배나리폼 공사의 관리입니다. 입주자 퇴거 시 관리회사에 원상복구나 리폼을 맡기면 그 비용은 소유자가 부담하게 됩니다. 문제는 그 비용이 적정한지 여부입니다. 일부에서는 필요 이상으로 고가의 수리를 제안하여 소유자가 놀라는 경우도 있습니다. 이에 대한 대책으로 계약 단계에서 '일정 금액 이상의 수리는 사전에 오너의 동의를 얻는다'는 내용을 계약서에 포함시키거나 구두로 합의하는 것이 바람직하다. 또한 시세를 파악하기 위해 수선 비용의 대략적인 견적을 미리 확인하거나, 경우에 따라서는 오너가 직접 업체에 발주할 수 있는 여지를 남겨두면 안심할 수 있을 것입니다. 신뢰할 수 있는 관리회사라면 불필요한 공사를 강요하지 않고, 오너와 협의하여 공사를 진행시켜 줄 것입니다.
공실 시 비용 부담: 부동산이 공실이 되면 임대료 수입이 끊기는 것은 물론, 계약 내용에 따라 공실 관리비가 발생하는 경우가 있다. 예를 들어 '공실 1가구당 월 ○○엔을 순회 관리비로 지불한다' 등의 조항이 있습니다. 소유주에게 공실은 골치 아픈 일이지만, 그 사이에도 최소한의 순찰과 관리는 필요합니다. 그 비용을 어떻게 처리할 것인지 계약서를 확인해 봅시다. 국토교통부 표준계약서에는 특별히 공실 시 수수료 규정이 없지만, 관리회사에 따라서는 자체적으로 규정하는 경우가 있습니다. 만약 공실 기간에도 관리비를 청구한다는 내용이 있다면 관리회사와 부담감에 대해 논의해 볼 수도 있습니다. 경우에 따라서는 '공실 ◯개월까지는 무료, 그 이상은 ○엔'과 같은 완화 조치를 제안해 주는 경우도 있습니다. 어느 쪽이든, 계약 시 내용을 파악해두면 예상치 못한 지출에 놀라지 않을 수 있을 것이다.
💡협상・대응 조언: 관리 보수에 대해 오너 측에서 협상의 여지가 있는 대표적인 예는 요율(%)입니다. 여러 채를 한꺼번에 위탁하는 경우나 장기적인 신뢰관계가 있는 경우, 약간의 가격 인하를 받아낼 수도 있다. 단, 과도한 관리비 인하 요구는 서비스 품질 저하로 이어질 수 있으므로 적정 수준 내에서 협상을 하는 것이 좋습니다. 또한, 비용 항목에 대해 불분명한 점은 서면으로 명시하는 것이 철칙이다. "이 비용은 관리비에 포함되어 있나요? 추가 청구인가요? '와 같은 의문은 관리회사에 직접 물어보고 계약서나 중요사항 설명서에 기재해 주면 안심할 수 있습니다. 신뢰할 수 있는 관리회사라면 오너의 요청에 따라 계약 조항을 조정하여 추후 오해나 분쟁을 예방하기 위해 노력해 줄 것이다.
최근 부동산 분야에서도 계약서류의 전자화(페이퍼리스화)가 빠르게 진행되고 있다. 국토교통성의 법 개정으로 2022년 5월부터 주택건설업법상 중요사항설명서 및 계약서의 전자교부가 금지되어 임대차계약이나 관리위탁계약에서도 전자계약을 이용할 수 있게 되었다. 여기서는 관리계약에 대한 전자계약 도입에 대한 기본적인 절차와장점, 그리고 소유자가 알아야 할 주의점에 대해 설명합니다.
기존에는 계약서를 종이로 2부를 작성하고 도장을 찍어 우편으로 발송하는 것이 일반적이었으나, 전자계약은 온라인으로 계약 절차를 완료할 수 있습니다. 임대관리계약의 경우, 일반적인 흐름은 다음과 같습니다.
계약서류 준비 및 동의 획득: 관리회사가 관리계약서(및 중요사항설명서)를 전자계약시스템에 업로드한다. 사전에 소유주에게 전자계약 의사가 있는지 확인하고, 전자적 교부에 대한 동의(승낙)를 얻는다. 이 동의가 없는 경우 종이로 교부되므로 주의하시기 바랍니다.
중요사항 설명(IT중설): 계약 전 중요사항 설명도 온라인으로 실시할 수 있습니다. 화상회의 툴 등을 이용하여 관리회사에서 소유자에게 중요사항 설명서의 내용을 설명합니다(국토교통부도 IT중설의 활용을 인정하고 있습니다). 설명자에게 건축사 등의 자격은 필요하지 않지만, 전문지식을 가진 담당자가 하는 것이 바람직하다고 합니다. 온라인 실시의 경우에도 대면과 동등하게 질의응답할 수 있는 환경을 마련합니다.
전자서명(서명)에 의한 계약 체결: 관리회사가 계약서에 전자서명을 하고, 소유자에게 온라인으로 계약서를 공유한다. 소유자는 내용을 확인하고 문제가 없으면 전자서명(전자서명)을 합니다. 전자서명이란 계약자 본인이 전자 데이터 상에서 서명-날인을 대신하는 절차를 밟음으로써 제3자에 의한 위변조를 방지하고 당사자 간 합의를 증명하는 방식이다. 구체적으로는 계약 시스템 상에서 '서명 버튼'을 클릭해 인증 절차를 거치거나, 등록한 전자증명서로 서명 처리를 하는 등의 방법이 있다. 양측이 서명을 완료하면 계약이 성립된다.
계약서 데이터 보관 및 공유: 체결 후 전자계약 시스템 상에 계약서 원본 데이터가 저장된다. 소유자와 관리회사 각각이 다운로드하여 보관할 수도 있다. 종이 계약서와 달리 복제가 용이하고 분실 위험이 적어 필요할 때 언제든지 열람할 수 있다. 또한 전자계약 서비스 상에서 과거 계약서를 검색할 수 있어 계약서 관리의 효율화에도 기여한다.
이상은 전자계약 도입 시 대략적인 흐름이다. 요약하면 사전 동의 획득 → 온라인 설명 → 전자서명 → 데이터 보관이다. 기존에 필요했던 종이 인쇄, 날인, 우편 발송 등의 과정을 생략할 수 있어 시간이 크게 단축되고 간소화됩니다.
전자계약을 도입함으로써 소유자, 관리회사 모두에게 다양한 이점이 있습니다. 주요 장점은 다음과 같다.
절차의 신속화 및 간소화: 온라인상에서 계약 절차가 완료되기 때문에 우편이나 대면 도장을 찍는 번거로움을 줄일 수 있다. 멀리 떨어진 곳에 거주하는 소유자도 자택에서 계약을 체결할 수 있고, 관리회사 영업시간 외에도 유연하게 대응할 수 있다. 일정 조정이 쉬워져 계약까지의 리드 타임이 단축됩니다.
비용 절감: 종이 계약서에 따른 인쇄 비용, 인지세, 우송 비용이 필요 없다. 특히 수입인지세는 종이 계약서에는 과세 대상이지만, 전자 계약서는 과세 문서에 해당하지 않기 때문에 인지세가 부과되지 않습니다. 예를 들어 관리위탁계약서(과세문서)에 원래 붙이는 200엔이나 400엔의 인지세도 전자화하면 비과세입니다. 또한 계약서 전달을 위한 우편요금이나 오너가 직접 방문하는 교통비도 절약할 수 있습니다. 적은 금액으로 보일 수 있지만, 계약 관련 비용이 전혀 발생하지 않는 것은 큰 장점이다.
페이퍼리스로 인한 관리 효율화: 계약 서류를 전자 데이터로 보관하기 때문에 물리적인 파일 관리가 불필요하다. 책장을 압박하는 계약서 폴더가 줄어들고, 필요할 때 PC나 스마트폰으로 검색 및 열람할 수 있는 편리함이 있다. 종이 분실 및 훼손의 위험도 없고, 백업해두면 재난 시에도 계약 정보를 보호할 수 있다. 여러 채의 부동산을 소유한 소유주에게 계약 서류의 일원화된 관리가 용이해진다.
비대면으로 절차 완료(편의성 향상): 전자계약은 도장을 찍기 위해 관리회사에 방문할 필요 없이 원격지에서도 계약이 가능하다. 바쁜 소유자나 지방에 거주하는 소유자도 집에서 계약 체결 및 중개를 받을 수 있다. 요즘과 같은 감염병 대책의 관점에서도 사람을 만나지 않고 계약할 수 있다는 것은 안심할 수 있는 요소다. 부동산 구입 직후 관리 계약 등 시간이 없는 경우에도 신속하게 계약을 체결할 수 있는 것도 장점이다.
실시간 계약서 내용 확인 및 이력 관리: 전자계약 시스템에서는 계약서 접속 이력 및 서명 완료 일시가 기록된다. 서로의 서명 상황도 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 '서류를 발송했는데 상대방이 언제 서명했는지 모르겠다'는 불안감이 없다. 수정사항이 발생해도 온라인에서 교체 및 재서명을 할 수 있어 항상 최신 버전의 계약서를 공유할 수 있다. 계약 체결 후 발견한 오기 등도 즉시 수정 합의서를 전자적으로 체결하여 대응할 수 있다.
이처럼 전자계약은 시간, 비용, 번거로움의 절감과편의성, 안전성의 향상이라는 두 가지 장점을 가지고 있다. 특히 임대관리의 경우, 매물 수와 계약 갱신 건수도 많은 편인데, 전자화를 통해 업무 부담을 크게 줄일 수 있을 것입니다.
편리한 전자계약이지만, 도입 및 이용에 있어서 건물주가 주의해야 할 사항도 있습니다. 주요 유의사항은 다음과 같습니다.
사전 동의 필요: 법적으로 전자적 서면 교부에는 상대방의 동의가 조건으로 되어 있습니다. 관리회사에서 전자계약을 제안하는 경우, 소유자가 먼저 동의한다는 의사표시를 해야 합니다. 동의하지 않고 종이 계약서를 원할 수도 있습니다. 이 경우에도 소유자 측에 불이익이 발생하지 않으므로, 전자계약에 대한 불안감이 있다면 주저하지 말고 이야기하자. 단, 일단 종이로 계약하면 우편 발송 등에 시간이 소요되는 것은 피할 수 없으므로 장단점을 고려하여 판단해야 한다.
전자서명의 법적 효력 이해: 종이 계약서에서는 실물 도장 및 서명으로 본인의 의사를 증명했지만, 전자계약에서는 전자서명이 동등한 효력을 가진다. 일본에서는 전자서명법에 따라 본인이 작성한 전자서명이 있는 전자문서는 원본으로 인정된다. 실무적으로도 주요 전자계약 서비스(클라우드사인, DocuSign 등)는 법적인 요건을 충족하는 구조를 갖추고 있으며, 그 계약은 재판에서도 유력한 증거로 작용한다. 하지만 전자계약을 처음 접하는 소유주 입장에서는 "정말 괜찮을까?"라는 의문이 들 수 있다. '라는 불안감이 들 수 있습니다. 이럴 때는 관리회사로부터 전자계약 서비스에 대한 설명을 듣거나 서비스 제공업체 사이트에서 신뢰성(인증제도나 보안)을 확인하면 안심할 수 있다.
이용 기기 및 조작 방법: 전자계약을 하기 위해서는 인터넷에 접속할 수 있는 PC나 스마트폰, 태블릿 등이 필요하다. 계약서 전자서명 자체는 몇 번의 클릭만으로 완료되는 간단한 것이지만, 이메일 수신과계약 사이트 접속이 가능한 환경을 준비해 두어야 한다. 특히 고령의 소유주가 IT 조작에 익숙하지 않은 경우, 가족이나 담당자의 도움을 받으면 더욱 수월하게 진행할 수 있다. 또한 서명 시 일회용 비밀번호 SMS 수신 등이 있을 경우, 휴대폰을 소지하고 있어야 한다. 기본적인 주의 사항이지만, 계약용 메일을 실수로 삭제하지 않도록 유의해야 한다(만약 삭제하더라도 재전송 요청은 가능하다).
전자 데이터의 보관 의무와 보안: 전자계약서도 법적으로 서면과 마찬가지로 일정 기간 보존해야 한다. 관리회사 측은 전자장부보존법 등에 따라 시스템에서 보관하지만, 소유자 본인도 계약서 데이터를 다운로드하여 안전하게 보관해야 한다. PC 내에 저장할 경우 백업을 하거나 비밀번호가 설정된 클라우드 스토리지에 보관하는 등 분실 및 유출에 대비한다. 또한, 계약 관련 이메일이나 URL은 신뢰할 수 있는 공식적인 이메일인지 확인하는 습관을 들이는 것이 좋다. 요즘은 피싱 사기도 많기 때문에 '계약서를 확인해 주세요'라는 메일이 오면 발신자 도메인이나 담당자 이름을 확인하고, 의심스러운 점이 있으면 관리업체에 직접 문의하는 것이 안전하다.
종이 대비 심리적 케어: 전자계약은 편리하지만, 사람에 따라서는 '화면 너머로는 실감이 나지 않는다', '정말 계약한 건지 불안하다'고 느끼는 경우도 있다. 중요사항 설명의 온라인화 등 대면하지 않는 만큼 소통이 부족하지 않도록 계약 전후에 전화로 궁금한 점을 확인하는 등 보완하는 것이 좋다. 관리회사 측에서도 꼼꼼하게 후속 조치를 취해줄 것이다. 전자계약에 대한 불안감이 남는다면 무리하지 말고 종이계약서로 전환하는 용기도 필요하다(법적으로도 전자교부를 거부할 권리는 소유자 측에 있다). 중요한 것은 계약 내용을 정확히 이해하고 양측이 합의한 사실을 남기는 것이다. 그 수단으로 전자계약은 매우 유용하지만, 무리하지 말고 활용해야 합니다.
이상으로 부동산관리계약서에서 확인해야 할 중요사항에 대해 법에서 정한 필수조항부터 실무상 유의사항, 그리고 전자계약의 활용까지 폭넓게 설명해드렸습니다.
계약서 필수 기재사항으로는 임대주택관리업법에 따라 관리업자의 정보, 관리업체 정보, 물건의 특정, 관리업무의 내용 및 방법, 재위탁 여부, 책임 구분, 보고의무, 계약기간, 보수액 및 지급방법, 입주자 고지사항, 포함되지 않는 비용, 갱신 및 해지 조건 등의 항목을 포괄적으로 체크해야 함을 확인했습니다. 확인하였습니다. 법의 취지는 소유자와 관리회사의 인식 차이를 없애고 공정한 계약 관계를 구축하는 데 있다. 이러한 항목이 잘 명시된 계약서라면 기본적인 안심을 할 수 있을 것입니다.
해지조건과 보수규정에 대해서는 소유자 입장에서 특히 주의해야 할 사항을 정리해 보았습니다. 해지 조항에서는 해지의 예고 기간(표준은 3개월)과 위약금 여부를 확인하고, 필요하다면 협상을 통해 리스크를 줄이는 것이 중요합니다. 또한 보수 측면에서는 관리비 비율뿐만 아니라 산정 기준과 포함되는 서비스 범위를 파악하고, 추가 비용(광고비, 수선비 등)의 조건도 계약 전에 협의해야 한다고 언급했다. 계약서 문구가 난해한 경우에도 주저하지 말고 관리회사에 설명을 요청하고, 이해와 납득을 한 후 서명하는 것이 중요하다.
전자계약 도입과 관련해서는 그 절차와 장점을 소개하고, 동의 획득과 보안 등 유의사항을 설명했다. 전자계약을 활용하면 계약 체결이 신속하고 효율적으로 이루어질 수 있는 반면, 기존과 다른 부분에 대한 고려도 필요하다. 법제도도 정비된 지금, 전자계약은 안심하고 이용할 수 있는 수단이 되었습니다. 소유주로서 혜택을 누리면서 기본적인 확인 사항(동의 여부, 데이터 저장 등)만 잘 챙기면 문제없을 것이다.
마지막으로, 임대 부동산 관리 계약은 소유자의 소중한 자산 운용을 맡기는 계약입니다. 이 글에서 언급한 내용을 바탕으로 계약서를 꼼꼼히 살펴본다면 '어떤 항목에 주의해야 하는지'가 명확해질 것이다. 공공기관에서 공개하는 가이드라인이나 신뢰할 수 있는 전문가의 해설도 참고하여 계약 전에 궁금한 점을 해소하는 것이 좋다. 계약서 내용을 충분히 이해하고 납득하는 것이 안심하고 관리업무를 위탁하는 첫걸음이다. 관리회사와는 대등한 파트너십의 정신으로 임하고, 필요하다면 협상을 통해 양측 모두에게 공평하고 명확한 계약을 체결해야 한다. 그렇게 함으로써 장기적으로 안정적인 임대 경영과 좋은 신뢰 관계를 구축할 수 있을 것입니다.