À 2 heures du matin, j'ai été réveillé par un appel téléphonique soudain. Propriétaire, de l'eau s'échappe de l'étage au-dessus de nous et tombe du plafond comme de la pluie".
Dès lors, le long cauchemar commence pour les propriétaires qui gèrent eux-mêmes leurs biens locatifs. Contacter les locataires de l'étage supérieur, vérifier les lieux en pleine nuit, apporter les premiers soins, faire venir un réparateur, évaluer les dégâts, communiquer avec la compagnie d'assurance, déterminer les responsabilités... Le plus troublant, c'est que vous devez faire face à tout cela par vous-même, sans connaissances spécialisées.
Comment les propriétaires autogérés doivent-ils gérer ces situations lorsqu'ils y sont confrontés ? Et en quoi la même situation serait-elle différente s'ils confiaient leur gestion à une société de gestion ?
Dans ce numéro, nous examinerons les limites de l'autogestion et les avantages de l'externalisation auprès d'une société de gestion , en prenant l'exemple des problèmes de fuites d'eau aux étages supérieurs dans le cadre de la gestion locative.
M. A est propriétaire d'une copropriété de quatre étages (12 logements), vieille de 15 ans, qu'il gère en location. Il a continué à gérer la propriété seul pour économiser sur les coûts de gestion, mais un hiver, tard dans la nuit, il a reçu un appel d'urgence d'un locataire du troisième étage disant que de l'eau s'échappait du plafond.
Résultat : cinq jours de travaux de restauration, pour un coût d'environ 500.000 JPY, plus 200.000 JPY de dédommagement aux locataires, et surtout un prix énorme à payer en termes de temps précieux et de stress émotionnel.
Dans la propriété de M. B, où une situation similaire s'est produite, la société de gestion a pris les mesures suivantes
Résultat : M. B n'a eu qu'à observer la série d'interventions pour l'essentiel, et sa charge mentale a été réduite au minimum.
Comme le montre l'exemple de la fuite d'eau, l'autogestion comporte de nombreux risques et limites. Les principaux sont résumés ci-dessous.
| Éléments de risque | Exemples concrets | Probabilité d'occurrence | Degré d'impact |
|---|---|---|---|
| Erreurs dans les décisions juridiques | Problèmes d'indemnisation dus à une mauvaise appréciation des responsabilités | Élevée | Important |
| Erreur d'appréciation technique | Absence de contre-mesures en raison d'un mauvais diagnostic de la cause de la fuite | Moyenne | Grande |
| Méconnaissance de la couverture d'assurance | Sous-utilisation de l'assurance applicable | Élevée | Moyenne |
| Erreur dans le choix de la méthode de réparation | Récidive due à des réparations inappropriées | Moyenne | Important |
| Contraintes | En cas d'autogestion | En cas d'externalisation à une société de gestion |
|---|---|---|
| Temps de réponse en cas d'urgence | Temps de déplacement jusqu'à la propriété + temps d'intervention | Intervention immédiate - 30 minutes par des spécialistes |
| Intervention tard le soir et les jours fériés | Intervention au détriment de la vie privée | Système d'intervention 24/7/365 |
| Gestion de biens immobiliers situés dans plusieurs endroits | Impossibilité physique d'intervenir simultanément | Peut être géré par le personnel de gestion de chaque site |
| Réseau d'entrepreneurs | Contacts personnels limités | Réseau étendu de sous-traitants |
Les propriétaires qui continuent à gérer leurs propres biens immobiliers ont tendance à négliger la charge psychologique et les opportunités perdues : la gestion locative, qui exige un temps de réponse de 24 heures, affecte considérablement la qualité de leur propre vie, y compris le temps consacré à leur travail quotidien, à leur famille et à leurs loisirs. En particulier, les problèmes urgents tels que les fuites d'eau peuvent causer beaucoup de stress psychologique, qui à son tour affecte d'autres emplois et activités.
Si le temps consacré à l'autogestion peut être utilisé pour votre activité principale ou pour de nouvelles opportunités d'investissement, vous pourrez peut-être obtenir de meilleurs résultats. Compte tenu de ces opportunités perdues, l'externalisation des frais auprès d'une société de gestion est un investissement qui s'avère payant.
Les sociétés de gestion locative sont des professionnels qui possèdent de nombreuses années d'expérience et d'expertise. Elles disposent notamment des compétences suivantes en matière de fuites d'eau
L'un des principaux avantages de l'externalisation auprès d'une société de gestion réside non seulement dans le dépannage, mais aussi dans la gestion préventive.
| Éléments de la gestion préventive | Détails spécifiques | Difficulté de réalisation en autogestion |
|---|---|---|
| Inspections périodiques des installations | Inspection périodique des conduites d'alimentation en eau et d'évacuation, de l'équipement électrique, etc. | Difficile à réaliser |
| Prévision du vieillissement | Prévision de la durée de vie des équipements basée sur des données | Très difficile |
| Planification des réparations préventives | Prévention des pannes soudaines par des réparations planifiées | Difficile |
| Conseils aux locataires sur l'utilisation | Conseils sur l'utilisation appropriée des équipements | Modéré |
| Partage de cas similaires | Mesures préventives basées sur des exemples d'autres propriétés | Impossible |
Société de gestion La tranquillité d'esprit offerte par un système d'intervention 24 heures sur 24 est un avantage majeur qui ne peut être obtenu par l'autogestion.
La réponse à une situation d'urgence telle qu' une fuite d'eau peut avoir un impact significatif sur la satisfaction des locataires et la réputation du bien. L'externalisation auprès d' une société de gestion permet d'apporter une réponse professionnelle aux problèmes, ce qui devrait avoir les effets suivants
Il est essentiel de choisir la bonne société de gestion pour maximiser les avantages de l'externalisation. Les points suivants vous aideront à trouver un partenaire fiable.
Points de contrôle spécifiques pour évaluer la capacité à répondre aux problèmes.
| Points de contrôle | Méthodes de contrôle | Exemples de bonnes réponses |
|---|---|---|
| Système d'intervention d'urgence | Questions sur le déroulement spécifique du système de réponse 24 heures sur 24 | Une personne responsable répond à un appel dans les 30 minutes suivant sa réception par le centre d'appel et, en fonction de la situation, envoie du personnel sur place dans les 60 minutes. |
| Réseau de sous-traitants | Interrogé sur la disponibilité des réparations de plomberie tard dans la nuit. | Nous avons des partenariats avec des entreprises de plomberie qui peuvent intervenir 24 heures sur 24, de sorte que même en cas d'urgence, nous pouvons en principe être sur place dans les deux heures. |
| Exemples d'interventions passées | Demandez des exemples précis d'interventions en cas de fuite d'eau. | Nous pouvons fournir des explications détaillées sur des cas spécifiques de problèmes et sur le processus de résolution. |
| Soutien aux assurances | Posez des questions sur l'aide apportée aux demandes d'assurance | Nous apportons un soutien constant, qu'il s'agisse de négocier en votre nom avec les compagnies d'assurance, de vous aider à préparer les documents nécessaires ou d'assister aux évaluations. |
| Mesures visant à prévenir la récurrence | Questions sur les mesures visant à éviter que des problèmes similaires ne se reproduisent | Présentation de rapports analysant les causes des problèmes après leur apparition et mise en œuvre de propositions spécifiques de mesures préventives. |
Les coûts d'externalisation de la gestion doivent être considérés comme un "investissement" et non comme un simple "coût". L'évaluation du rapport coût-efficacité doit tenir compte des facteurs suivants
Économies directes
Valeur indirecte
Impact sur la valeur des actifs à long terme
Les situations d'urgence telles que les fuites d'eau à l 'étage supérieur constituent un risque inévitable dans la gestion locative. Compte tenu de la charge que représente l'autogestion, l'externalisation auprès d'une société de gestion n'est pas seulement un coût, mais un investissement judicieux dans le temps et la santé mentale du propriétaire, ainsi que dans la valeur de l'actif immobilier.
Les avantages de la gestion locative externalisée sont nombreux et variés, mais les trois suivants sont particulièrement importants
L'externalisation d'une société de gestion fait une telle différence, même pour une simple fuite d'eau. Les avantages sont encore plus importants si l'on prend en compte d'autres aspects tels que la prévention des catastrophes, la prévention de la criminalité et le respect des modifications légales. Pourquoi ne pas envisager de faire appel à une société de gestion pour stabiliser votre activité de location à long terme ?
R: Les frais de gestion locative externalisée sont généralement de l'ordre de 3 à 5 % des revenus locatifs. Ils varient en fonction de l'étendue du travail de gestion, mais s'élèvent généralement à environ 5 % du loyer pour un plan standard comprenant la gestion de base des locataires et des bâtiments, et à environ 3 % si vous n'agissez qu'en tant qu'agent d'encaissement. Toutefois, des services supplémentaires tels qu'un service d'intervention d'urgence 24 heures sur 24 et des garanties de loyer peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
R: Il est tout à fait intéressant d'externaliser la gestion de biens immobiliers, même de petite taille. En fait, il est plus important pour les petites propriétés de maintenir la satisfaction des locataires et de répondre rapidement aux problèmes, car l'impact d'une seule vacance sur les revenus est significatif. De plus en plus de sociétés de gestion proposent des plans flexibles pour les petites propriétés, il est donc conseillé de choisir une société de gestion adaptée à la taille de votre propriété.
R: Non, vous n'avez rien à faire. Il est nécessaire de vérifier régulièrement les rapports sur les recettes et les dépenses et d'être impliqué dans les décisions importantes telles que les réparations majeures. Cependant, vous pouvez laisser la société de gestion s'occuper de presque tout, y compris de la gestion quotidienne des locataires, des dépannages d'urgence et des inspections régulières. Cela crée un environnement dans lequel vous pouvez vous concentrer sur les grandes décisions politiques tout en maintenant une bonne communication avec la société de gestion.
R: Lors de la transition, il est important de transmettre avec précision les informations actuelles sur le bien et les locataires. En particulier, il faut donner des détails sur l'historique des problèmes, l'historique des réparations et les accords spéciaux conclus avec les locataires. Il est également conseillé d'obtenir des devis de plusieurs sociétés de gestion et de comparer l'équilibre entre les services et les coûts. Le moment idéal pour changer de société de gestion est pendant les périodes de faible occupation ou à titre préventif, avant que des problèmes majeurs ne surviennent.
R: C'est possible. Les contrats de gestion précisent généralement la durée du contrat et les conditions de résiliation. Toutefois, il est important de prévoir un délai suffisant pour le changement afin d'éviter toute confusion pour les locataires. Si vous envisagez de changer de société de gestion, précisez vos insatisfactions actuelles et les points à améliorer, et assurez-vous que la nouvelle société de gestion peut les résoudre en détail.
Si vous êtes un propriétaire et que vous vous inquiétez de votre gestion locative, en particulier dans les situations où une réponse d'urgence est nécessaire, comme un problème de fuite, veuillez contacter INA & Associates pour une consultation gratuite afin de vous aider à passer en douceur de l'autogestion à la gestion externalisée et à maximiser vos revenus. Nous vous proposerons un plan de gestion optimal pour maximiser la valeur de votre bien.