Les frais de gestion (parfois appelés frais d'entretien des parties communes) dans les appartements locatifs et les copropriétés sont des frais mensuels perçus auprès des locataires pour l'entretien et la gestion de l'immeuble et des parties communes. Ils comprennent notamment les frais de nettoyage des parties communes par les concierges et les nettoyeurs, les frais d'électricité pour les parties communes telles que les entrées et les ascenseurs, les frais d'entretien et d'inspection des antennes communes et les frais d'entretien des parterres de fleurs et des plantations. Selon la définition de la Federation of Real Estate Fair Trade Councils, il s'agit des "coûts nécessaires à la gestion des affaires du condominium et à l'entretien et à la gestion des installations et autres parties communes" et "comprennent les impôts et les taxes publiques pour les parties communes et n'incluent pas le fonds de réserve pour les réparations".
La loi ne définit pas clairement le montant et la méthode de collecte des frais de gestion. Par conséquent, les frais de gestion des immeubles locatifs sont généralement déterminés à la discrétion du propriétaire. Bien qu'ils soient souvent fixés séparément du loyer dans le contrat de location, ils peuvent en réalité être considérés comme faisant partie du loyer. Par exemple, le contrat type pour les logements locatifs du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures et des transports stipule que les frais de service commun (frais de gestion) doivent être payés par le locataire pour couvrir "les coûts réels nécessaires à l'entretien et à la gestion des parties communes", mais il précise également qu'ils peuvent être révisés après consultation s'ils deviennent déraisonnables en raison d'augmentations ou de diminutions. En d'autres termes, les frais de gestion sont juridiquement traités de la même manière que le loyer, mais on peut dire qu'il s'agit d'une dépense qui a pour but de recouvrer des coûts nécessaires en tant que dépenses d'entretien des parties communes.
Quels sont les coûts couverts par les frais de gestion ? Les principaux postes, lorsqu'ils sont organisés, couvrent tous les coûts liés à l'entretien des parties communes de l'immeuble. Une ventilation typique est donnée ci-dessous.
Frais d'eau et d'électricité pour les parties communes : il s'agit des frais d'électricité et d'eau utilisés dans les parties communes telles que les couloirs, les escaliers, les ascenseurs et l'éclairage de l'entrée. Cela comprend, par exemple, le coût du remplacement des ampoules pour l'éclairage nocturne et les lampes de sécurité, ainsi que l'électricité pour les ascenseurs.
Frais de nettoyage: il s'agit des frais de nettoyage quotidien et régulier des parties communes de l'immeuble. Cela comprend le coût de l'organisation des nettoyeurs, de l'équipement de nettoyage et des détergents pour garder les zones de déchets, les entrées, les escaliers, etc. propres. Ceci est essentiel pour maintenir l'esthétique et l'hygiène.
Frais d'entretien et d'inspection des équipements: il s'agit des frais d'inspection et d'entretien réguliers des équipements du bâtiment tels que les ascenseurs, les équipements de lutte contre l'incendie, les pompes d'alimentation en eau et d'évacuation et les antennes communes. Les inspections légales effectuées par des entrepreneurs spécialisés et les réparations en cas de panne sont également prises en charge. Il s'agit de frais d'entretien préventif destinés à assurer la sécurité de fonctionnement des installations.
Frais de personnel pour les concierges et les agents de sécurité: salaires lorsque des concierges sont affectés et frais de sous-traitance à des sociétés de sécurité. Les frais de personnel sont inclus dans les frais de gestion pour les immeubles où les services sont assurés par des personnes, comme les concierges résidents pendant la journée et les patrouilles pendant la nuit. Ce poste représente une part importante du coût des immeubles haut de gamme offrant des services étendus, tels que les services de conciergerie.
Frais de plantation et d'entretien extérieur: il s'agit des frais d'embellissement de l'environnement, y compris la taille des plantes et des arbres sur la propriété, le désherbage, la lutte contre les parasites et l'entretien des bandes de plantation. La gestion régulière des plantations est importante pour le maintien d'un bon cadre de vie, car négliger la gestion des espaces verts peut entraîner une détérioration du paysage et une infestation de parasites.
Primes d'assurance: dans certains cas, les primes d'assurance des biens, telles que l'assurance incendie et l'assurance responsabilité civile pour l'ensemble du bâtiment, sont également payées à partir des frais de gestion. Si une police d'assurance est en place pour couvrir les accidents et les catastrophes dans les parties communes, le coût des primes d'assurance peut être couvert par les revenus des frais de gestion.
Dépenses de consommables pour les installations: il s'agit du coût des consommables qui doivent être remplacés régulièrement, tels que les ampoules et les tubes fluorescents dans les parties communes, les produits chimiques de recharge pour les extincteurs, les filtres pour les machines à thé et les purificateurs d'eau, etc. Il s'agit d'éléments mineurs, mais de dépenses nécessaires pour maintenir un environnement confortable pour l'utilisation des installations communes.
Comme décrit ci-dessus, les frais de gestion sont principalement utilisés pour couvrir les coûts qui contribuent aux intérêts communs de tous les résidents. Ils couvrent les coûts réels d'entretien et de gestion des parties communes et n'incluent généralement pas le fonds de réserve pour les réparations (un fonds pour les futures grosses réparations) ou les coûts de réparation des équipements dans les parties privées. Il convient également de noter que dans les immeubles locatifs, il n'y a pas de différence claire entre les frais de gestion et les frais d'entretien des parties communes, et qu'ils sont souvent utilisés comme synonymes.
La fixation du montant des frais de gestion est un casse-tête pour les propriétaires. Le montant n'étant pas fixé par la loi, il est nécessaire de calculer un niveau raisonnable en fonction des prix du marché local, de la taille et des caractéristiques du bien immobilier. Dans la plupart des cas, les frais de gestion d'un bien locatif typique s'élèvent à 5-10% du loyer. Par exemple, si le loyer est de 80 000 yens, les frais de gestion devraient être d'environ 4 000 yens, et si le loyer est de 50 000 yens, de 2 000 à 3 000 yens. Ce ratio augmente ou diminue en fonction de la catégorie de l'appartement et de la qualité des installations, et tend à être plus élevé (parfois plus de 10 000 ¥) pour les biens immobiliers dotés d'installations d'entretien coûteuses telles que les ascenseurs et les serrures automatiques.
Pour fixer une commission de gestion appropriée, il est essentiel d'identifier d'abord combien est réellement dépensé pour l'entretien du bien. La méthode de base consiste à estimer les coûts annuels tels que les charges des parties communes, les coûts du contrat de nettoyage et les coûts de l'inspection légale, puis à les diviser proportionnellement au nombre d'unités. Comparez les chiffres obtenus avec les frais de gestion de biens immobiliers similaires situés à proximité et vérifiez s'il existe des écarts importants. Si les frais de gestion sont trop élevés et trop éloignés du marché environnant, ils auront un impact négatif sur le recrutement des locataires, tandis que s'ils sont trop bas, ils risquent d'augmenter les dépenses du propriétaire. La qualité des équipements du bien doit également être prise en compte. Si un bien immobilier dispose de nombreux équipements supplémentaires, tels que des caméras de sécurité et des boîtes de livraison, les coûts de fonctionnement augmenteront également, de sorte que les frais de gestion doivent être fixés en conséquence, faute de quoi le bien immobilier pourrait se retrouver dans le rouge à l'avenir.
Pensez également à l'équilibre avec le loyer. Les locataires comparent les biens immobiliers en fonction du montant total du loyer et des frais de gestion ; il est donc important de maintenir le total à un niveau qui ne donne pas l'impression que le bien est trop cher. Ces dernières années, des propriétés sans frais de gestion (inclus) ont également été annoncées, mais dans de nombreux cas, ces frais sont simplement ajoutés au loyer et la charge réelle reste la même. Dans certaines circonstances, les locataires qui bénéficient d'aides au loyer peuvent trouver plus avantageux que les frais de gestion soient inclus, mais en général, il est important que le montant total soit approprié, même si les détails sont divisés.
A titre d'exemple de calcul, si le total des coûts annuels d'entretien des parties communes s'élève à 1,2 million JPY et que le nombre total d'unités dans le bien est de 10, alors les frais de gestion requis sont de 120.000 JPY par unité et par an, soit 10.000 JPY par mois. Une méthode consiste à utiliser cette estimation comme base pour la commission de gestion finale, qui peut être légèrement augmentée ou diminuée en fonction des biens concurrents et des tendances du marché. Pour déterminer le montant approprié, il peut être utile de demander l 'avis de la société de gestion ou d'un expert immobilier. Les frais de gestion doivent être fixés avec soin en fonction des coûts réels et des taux du marché, car un montant trop élevé ou trop bas peut créer des problèmes.
Les frais de gestion perçus sont des fonds permettant au propriétaire d 'entretenir les parties communes qui lui sont confiées. Idéalement, les frais de gestion perçus devraient être gérés de manière à ce que l'on sache clairement quel montant a été dépensé pour quel poste et que l'équilibre entre les recettes et les dépenses soit maintenu. S'il y a un excédent par rapport aux coûts réels d'entretien des parties communes, le propriétaire en bénéficiera, mais les frais de gestion sont à l'origine destinés à couvrir les "coûts réels d'entretien" et ne doivent pas être utilisés dans le but de réaliser un profit injustifié. Dans la pratique, le propriétaire est tenu de continuer à payer les frais de service et de nettoyage des parties communes, qu'il y ait ou non des frais de gestion. En d'autres termes, que des frais de gestion distincts soient perçus ou non, il s'agit d'un coût qui sera toujours supporté par le propriétaire, et si des frais de gestion sont fixés, ils sont considérés comme faisant partie des coûts supportés par les locataires. Dans les cas extrêmes, la séparation du loyer et des frais de gestion n'est qu'une question de présentation et de calcul, et fait en fait partie du revenu locatif.
Néanmoins, la manière dont les frais de gestion sont gérés par le propriétaire peut avoir une incidence sur l'instauration d'un climat de confiance. Si les revenus mensuels des frais de gestion dépassent largement le coût de l'entretien des parties communes, les locataires peuvent demander "à quoi sert l'excédent". ce qui peut susciter la méfiance. Inversement, une situation où les revenus de la commission de gestion ne suffisent pas et où le propriétaire supporte le déficit est également un signe que la commission de gestion devrait normalement être réévaluée. Dans le cadre d'une bonne gestion locative, il est important de tenir une comptabilité appropriée des revenus de la commission de gestion et des dépenses réelles, et de contrôler les revenus et les dépenses de manière à ce qu'ils ne divergent pas de manière significative. Si possible, dressez un état annuel des recettes et des dépenses afin de comprendre quels postes et quel montant ont été dépensés, et tenez-en compte dans le plan de gestion de l'année suivante. Ce cycle PDCA des coûts de gestion vous permettra de contrôler les dépenses inutiles et d'ajuster l'équilibre entre le profit du propriétaire et la charge du locataire.
En réalité, la divulgation et le règlement détaillés des frais de gestion sont rarement effectués dans le cadre de la gestion locative. C'est pourquoi, dans de nombreux cas, les locataires paient les frais de gestion dans le cadre du loyer, mais les propriétaires doivent garder à l'esprit que s'ils ne précisent pas ces frais, ils peuvent devenir une source de problèmes. En cas de plaintes ou de litiges concernant les frais de gestion et de parties communes, tels que "Je pense que je paie plus que le coût réel" ou "S'il y a un excédent, je veux être remboursé", il faudra beaucoup de temps et d'argent inutiles pour régler la situation. Afin d'éviter une telle situation, il est dans l'intérêt à long terme des propriétaires d'observer le principe de ne percevoir que le montant nécessaire des frais de gestion et de les dépenser de manière appropriée.
Le montant des frais de gestion ne s'arrête pas une fois qu'il a été fixé, et des révisions périodiques doivent également être envisagées. La structure des coûts d'entretien des parties communes peut changer avec le temps et l'évolution des conditions sociales. Par exemple, en raison des récentes hausses de prix et de la flambée des prix de l'énergie, il est arrivé que les frais de nettoyage et d'électricité augmentent depuis la signature du contrat. Si ces changements de prix entraî nent des "coûts d'entretien des parties communes disproportionnés en raison de l'augmentation ou de la diminution des coûts d'entretien", les frais de gestion peuvent également être révisés dans le contrat de location après consultation. En tant que propriétaire, vous êtes tenu de vérifier vos recettes et vos dépenses tous les deux ans et de revoir le montant des frais de gestion si nécessaire.
Le moment le plus propice à cette révision est le renouvellement du contrat. Tout comme les augmentations ou les diminutions de loyer sont négociées au moment du renouvellement, les frais de gestion peuvent également être proposés pour être révisés en fonction de la situation réelle. Toutefois, comme les locataires sont moins conscients des frais de gestion que des loyers, il est essentiel de bien les expliquer lorsqu'on les augmente (voir à ce sujet la section "responsabilité" ci-dessous). D'autre part, si les coûts réels ont baissé ou si vous souhaitez différencier votre bien des biens concurrents, vous pouvez envisager de baisser le prix ou de le rendre gratuit. Une stratégie pourrait être adoptée pour réduire le coût total du bien en diminuant les coûts de gestion, ce qui augmenterait la satisfaction des locataires et encouragerait l'occupation à long terme.
Le renouvellement des équipements ou l' évolution des méthodes d'exploitation peuvent également être l'occasion d'un réexamen. Par exemple, si les coûts d'entretien ont été réduits grâce à des travaux de renouvellement des ascenseurs, ou si un nouveau système de production d'énergie solaire a été installé pour fournir une partie de l'électricité aux parties communes, on peut s'attendre à des réductions futures des coûts d'entretien. A l'inverse, si l'ajout de caméras de sécurité ou l'installation de serrures automatiques performantes entraînent de nouveaux frais d'entretien, il peut être nécessaire d'augmenter les frais de gestion. Par ailleurs, avec le temps, les équipements plus anciens ont tendance à subir davantage de pannes et les coûts de maintenance augmentent. Dans ce cas également, il est important d'ajuster les coûts de gestion en fonction des plans de réparation à long terme et des plans de renouvellement des équipements, et de prendre des mesures préventives pour s'assurer que la charge des propriétaires ne devient pas excessive.
L'équilibre avec la satisfaction des locataires ne doit pas non plus être oublié. L'examen des frais de gestion n'est pas seulement une question de commodité pour le propriétaire, mais aussi un exercice d'équilibre entre la charge des coûts et les normes de service perçues par les locataires. Par exemple, même si les frais de gestion augmentent lorsque des installations vétustes sont rénovées, les locataires peuvent se montrer plus compréhensifs si cela se traduit par une amélioration du confort. Inversement, si les coûts de gestion sont réduits en raison d'une diminution du service (par exemple, en supprimant les gardiens résidents et en passant à une gestion par patrouille), les avantages et les inconvénients pour les locataires doivent être soigneusement évalués. Comprendre les opinions des locataires par le biais de questionnaires réguliers et en répondant aux demandes, et maintenir un équilibre entre les services de gestion appropriés et la charge des coûts contribuera à la stabilité à long terme de la gestion locative.
Nous avons fourni une explication détaillée des frais de gestion perçus auprès des locataires, depuis les définitions de base, les ventilations, les méthodes de fixation, les considérations opérationnelles et les dernières tendances. Pour les propriétaires de logements locatifs, les frais de gestion ne sont pas seulement un élément de revenu, mais une ressource pour maintenir la valeur du bien et la satisfaction des locataires.
Dans la pratique, les frais de gestion sont souvent perçus et traités comme "frais de gestion = partie du loyer", mais il est important que les propriétaires fassent un pas de plus et reconnaissent à nouveau le rôle original des frais de gestion. Il s'agit d'une somme d'argent importante confiée par les locataires et qui doit être restituée pour créer un cadre de vie confortable. Si les frais de gestion sont utilisés de manière appropriée pour maintenir l'attractivité de l'immeuble, le propriétaire en bénéficiera en fin de compte sous la forme d'une baisse des taux d'inoccupation et d'une augmentation de la valeur des biens immobiliers. À l'inverse, négliger la gestion des frais de gestion peut conduire à la détérioration du bâtiment et au départ des locataires, ce qui, à long terme, peut entraîner une détérioration de l'activité.
Nous vous invitons à revoir la fixation et le fonctionnement des frais de gestion dans votre propre immeuble en vous référant aux points et aux exemples spécifiques présentés dans cet article. Des frais de gestion appropriés garantiront la tranquillité d'esprit et la satisfaction des locataires, qui à leur tour reviendront au propriétaire sous la forme d'une gestion locative stable. Pratiquons une gestion locative qui utilise judicieusement les frais de gestion tout en intégrant de manière équilibrée les points de vue des professionnels et des locataires.