Règles de remise en état lors de la résiliation d'un bail : éviter les litiges

Les litiges liés à la remise en état des logements loués lors du départ des locataires sont légion. Selon une enquête menée par l'Agence nationale pour la consommation, le nombre de consultations relatives à la remise en état s'élève chaque année à environ 13 000 à 14 000, ce qui représente environ 40 % de l'ensemble des litiges liés à la location et constitue le domaine le plus fréquent.Parmi les cas concrets signalés, on trouve notamment « des demandes de remboursement plus élevées que prévu », « des demandes de remboursement des frais de réparation pour des salissures normales liées à l'usage courant » ou encore « des demandes de remboursement pour des dommages déjà présents avant l'emménagement ». Pour les propriétaires (bailleurs), ces litiges peuvent constituer un risque important dans la gestion locative. Cet article explique de manière systématique les règles de base en matière de remise en état dans le cadre d'un contrat de location, les points à surveiller pour les locataires et les bailleurs, ainsi que des exemples concrets de litiges typiques lors de la sortie d'un locataire et les mesures à prendre pour les éviter.Enfin, nous vous présenterons les avantages de faire appel à INA pour éviter ces démarches fastidieuses et ces risques, afin d'aider les propriétaires à gérer leurs biens locatifs en toute tranquillité.

Règles de base relatives à la remise en état dans les contrats de location

La « remise en état » désigne le fait pour le locataire (occupant) de remettre le logement loué dans l'état où il se trouvait lors de son emménagement lorsqu'il le quitte. Au Japon, il est généralement considéré que le locataire a l'obligation de remettre le logement en état, mais cela ne signifie pas pour autant qu'il doit le remettre dans l'état où il se trouvait avant son emménagement. En effet, il est impossible de remettre un logement dans un état neuf, compte tenu de la détérioration due au temps et à l'usage normal, et cela est exclu de la responsabilité du locataire par la loi et les directives.

Dans les « Lignes directrices relatives aux litiges en matière de remise en état » publiées par le ministère des Transports, le ministère du Développement territorial et le ministère de la Justice, la remise en état est définie comme « la restauration des dommages causés à la valeur du bâtiment par l'occupation et l'utilisation par le locataire, à l'exclusion des dommages causés par la faute intentionnelle ou la négligence du locataire, le non-respect de son obligation de diligence et toute utilisation dépassant le cadre d'une utilisation normale ».En d'autres termes, cela signifie que le locataire n'est pas tenu de restaurer l'état d'origine en cas de détérioration due au vieillissement ou à une utilisation normale (ce que l'on appelle l'usure normale).En effet, cette conception a été clairement énoncée dans la révision du Code civil japonais en avril 2020. Le Code civil révisé stipule clairement que « les dommages qui ne peuvent être imputés au locataire » et « l'usure et les détériorations résultant d'une utilisation normale et du vieillissement » ne sont pas inclus dans l'obligation de remise en état, et les principes énoncés dans les lignes directrices précédentes sont désormais des règles légales.Par exemple, la décoloration du papier peint ou des tatamis due à l'ensoleillement, les marques sur le sol ou la moquette causées par l'installation de meubles, ou encore les traces noires sur le mur derrière un téléviseur ou un réfrigérateur sont considérées comme une usure normale et doivent être prises en charge par le bailleur.En revanche, les salissures et les dommages causés par la négligence ou le manque d'entretien du locataire sont à la charge de ce dernier. Les taches et l'odeur de tabac, les dommages causés aux colonnes et aux sols par les animaux domestiques, la moisissure due à un manque d'entretien sont des exemples typiques qui ne relèvent pas de l'usure normale et pour lesquels des frais de réparation peuvent être réclamés.

Le traitement de la caution a également été clarifié dans la même révision du Code civil. La caution est une somme versée par le locataire au moment de la signature du contrat à titre de garantie. À la fin du contrat de location, lorsque le bien est restitué, le propriétaire est tenu de rembourser au locataire le solde de la caution, déduction faite des loyers impayés et des frais de remise en état. En d'autres termes, les frais de remise en état sont déduits de la caution et, s'il y a un déficit, le locataire doit payer la différence, et s'il y a un excédent, celui-ci est remboursé au locataire.En outre, si le contrat de location contient une clause spéciale (stipulant que les frais de remise en état dépassant le cadre normal sont à la charge du locataire), le Code civil reconnaît que les dispositions de ce contrat prévalent sur les principes légaux. Toutefois, pour que cette clause spéciale soit valable, le bailleur doit en expliquer clairement le contenu au locataire et obtenir son accord, et elle doit être raisonnable au regard des normes sociales.Il est fréquent que des clauses spéciales stipulant que les frais de nettoyage et de remplacement des clés sont à la charge du locataire soient incluses dans le contrat, mais même dans ce cas, il convient de veiller à ce que ces clauses ne soient pas abusives en imposant au locataire une charge supérieure à celle qui peut normalement être attendue de lui. Il est important que le propriétaire précise clairement dans le contrat l'étendue de la remise en état et les règles de remboursement de la caution, et qu'il vérifie que le contenu du contrat est conforme aux directives officielles et au Code civil révisé.

Points à prendre en compte par le locataire

Dans un contrat de location, le locataire est tenu de supporter les frais de remise en état causés par sa propre faute ou par une utilisation inappropriée. En tant que propriétaire, vous pouvez éviter les problèmes lors du départ du locataire en lui demandant de prêter attention aux points suivants.

• Entretien quotidien et obligation de diligence : le locataire est tenu par le contrat de « l'obligation de diligence d'un bon gestionnaire ». Il est important d'informer le locataire qu'il doit maintenir la propreté des lieux au quotidien et ne pas négliger l'entretien et l'aération des équipements. Par exemple, la moisissure et le calcaire dans les pièces humides sont dus à un nettoyage quotidien insuffisant. En encourageant un nettoyage approprié, vous pouvez éviter une salissure excessive.Les salissures dépassant le cadre normal peuvent être à la charge du locataire, il est donc préférable de le signaler lors de l'emménagement.
• Interdiction des transformations et des dommages non autorisés : Percer des trous dans les murs, déplacer des meubles qui risquent d'abîmer le sol, élever des animaux domestiques sans autorisation sont des actes qui entraînent des dommages dépassant le cadre d'une utilisation normale. Expliquez clairement au locataire les interdictions stipulées dans le contrat et indiquez-lui qu'il doit obtenir l'accord préalable du propriétaire si cela s'avère nécessaire.Par exemple, vous pouvez prévenir les dommages inutiles en indiquant des mesures telles que « utiliser des crochets adhésifs plutôt que des clous pour fixer les meubles lourds » ou « poser des tapis de protection sur le sol même si les animaux sont autorisés ».
• Vérification de l'état des lieux à l'entrée et à la sortie : il est souhaitable que le locataire photographie lui-même les dommages et les salissures de la pièce lors de son emménagement et les partage avec le propriétaire. De plus, lors du déménagement, il est préférable de vérifier l'état de la propriété en présence du locataire et de confirmer ensemble les réparations nécessaires.Pour le locataire, le fait de connaître les endroits qu'il a endommagés lui permettra d'accepter plus facilement les frais qui lui seront facturés lors de son départ. À l'inverse, si les dommages sont manifestement antérieurs à son emménagement, il pourra le signaler sur place et éviter ainsi tout malentendu. Il est important que le propriétaire informe le locataire de l'importance de consigner l'état des lieux lors de son emménagement et de son départ.
• Vérification et communication du contenu du contrat : si le locataire ne comprend pas correctement les conditions de remise en état et de remboursement de la caution lors de la signature du contrat, cela peut entraîner des litiges ultérieurs concernant des « frais non mentionnés ». Si le contrat stipule clairement que les frais de nettoyage sont à la charge du locataire, il est nécessaire de l'expliquer clairement au locataire et d'obtenir son accord.De plus, une fois le départ décidé, il est préférable d'informer le locataire de l'état dans lequel il doit laisser les lieux et de la procédure à suivre en cas de réparations nécessaires, afin de dissiper toute ambiguïté à l'avance. La communication claire et complète du contenu du contrat permet au locataire de se préparer et évite les malentendus lors du départ.

En communiquant à l'avance les points auxquels le locataire doit prêter attention, comme indiqué ci-dessus, le propriétaire et le locataire pourront plus facilement parvenir à une restitution sans heurts.En tant que propriétaire, il est souhaitable de communiquer ces points au locataire lors de l'orientation à l'entrée dans les lieux ou par le biais d'affiches.

Points à prendre en compte par le bailleur (propriétaire)

Nous allons maintenant passer en revue les points à prendre en compte par le bailleur, c'est-à-dire le propriétaire, en matière de remise en état. En prenant les mesures appropriées, vous éviterez des problèmes inutiles et des dépenses superflues, et vous pourrez ainsi gérer votre location en toute confiance.

• Clarification du contrat et adaptation aux dernières règles : les conditions de remise en état et de remboursement de la caution doivent être clairement indiquées dans le contrat de location. En vous référant au contrat type et aux lignes directrices du ministère de la Terre, de l'Infrastructure, des Transports et du Tourisme, précisez dans les clauses la distinction entre l'usure normale et les dommages à la charge du locataire. Il convient également de tenir compte des changements apportés par la révision de la loi en 2020.Les anciennes pratiques (par exemple, « la caution n'est pas remboursable ») ne sont plus valables et il est important de mettre à jour le contenu et l'application du contrat conformément à la loi. Il est recommandé de revoir régulièrement le format et les clauses du contrat et de le faire vérifier par un expert si nécessaire.
• Enregistrement et partage de l'état du bien : il est essentiel d'enregistrer en détail l'état du bien lors de la recherche de locataires et lors de la remise des clés afin d'éviter tout litige lors du départ.Au moment de l'emménagement, le propriétaire ou la société de gestion doit prendre des photos de l'intérieur et établir une liste de contrôle, puis vérifier avec le locataire l'absence de dommages ou de salissures et consigner les constatations dans un document signé par les deux parties. Cela permet de réduire considérablement les litiges au moment du départ concernant la responsabilité des dommages. De même, au moment du départ, il est souhaitable de vérifier l'état des lieux avec le locataire et de lui communiquer sur place les réparations à effectuer et leur coût approximatif. Le partage des informations et la transparence permettent de renforcer la satisfaction du locataire et de prévenir les litiges.
• Compréhension de l'usure normale et rationalisation des coûts : le propriétaire doit comprendre précisément ce qui relève de l'usure normale et ce qui est à la charge du locataire. Comme mentionné précédemment, la décoloration du papier peint due au soleil, les bosses sur le sol et les dysfonctionnements dus à l'usure normale des équipements sont à la charge du propriétaire. Si vous facturez ces frais au locataire, cela donnera lieu à des réclamations au motif que « l'usure normale due à l'usage courant est facturée ».Lors de la facturation, il convient de déterminer si les réparations ou le nettoyage nécessaires sont dus à l'usure normale ou à une faute du locataire, et de répartir les frais de manière équitable. Il est également important de tenir compte de la durée de vie des tissus d'ameublement et des équipements. Même si une partie de l'usure est imputable au locataire, il est équitable de ne pas lui faire supporter la totalité du coût de remplacement, mais de procéder à une réduction tenant compte de la valeur résiduelle. En indiquant clairement votre conception de la répartition équitable des frais, vous faciliterez la compréhension du locataire et préviendrez les litiges.
• Calcul et explication détaillés des frais de réparation : lorsque vous facturez des frais de remise en état, expliquez-en le détail et le fondement au locataire de manière aussi précise que possible. Si le montant des frais n'est pas clair, cela peut susciter la méfiance du locataire.Il est préférable de présenter chaque poste avec une justification, par exemple « Remplacement complet du papier peint : XX yen (remplacement nécessaire en raison de taches de tabac) » ou « Frais de nettoyage : XX yen (nettoyage des taches de graisse dans la cuisine et de la moisissure dans la salle de bain) ». Si possible, joignez un devis et des photos des travaux effectués pour renforcer la crédibilité de vos explications. Il est essentiel de fournir des explications claires et convaincantes au locataire afin d'éviter tout conflit émotionnel et de parvenir à un accord à l'amiable.
• Recours à des professionnels et gestion des litiges : si le propriétaire a des difficultés à gérer seul la situation, il peut faire appel à une agence immobilière ou à un expert de confiance. Le fait de demander l'avis d'un tiers objectif peut permettre d'aboutir à une conclusion acceptable pour le propriétaire et le locataire. En cas de litige, il est également recommandé de consulter rapidement un expert (avocat, organisme de médiation, etc.) afin de prendre les mesures appropriées. Il est important de résoudre le problème rapidement afin d'éviter qu'il ne s'éternise.

En tenant compte des points ci-dessus, le propriétaire pourra réduire considérablement les problèmes liés au départ des locataires et maintenir une relation de confiance entre le bailleur et le locataire en prenant l'initiative de remettre le logement dans son état d'origine de manière équitable et appropriée.

Exemples concrets de problèmes fréquents lors du départ des locataires et mesures préventives

Enfin, nous présentons quelques exemples de problèmes fréquents lors du départ des locataires d'un logement loué, ainsi que leurs causes et les mesures préventives à prendre. En anticipant les problèmes susceptibles de se poser, le propriétaire pourra mieux se préparer et prendre les mesures appropriées.

Cas n° 1 : litige concernant la prise en charge des frais liés à l'usure normale

Exemple : lors de son déménagement, un locataire s'est vu demander de payer les frais de remplacement du papier peint dans toute la pièce. Le locataire s'est plaint que ces frais étaient injustifiés, arguant qu'il s'agissait de salissures inévitables liées à l'usage normal, et s'est opposé au propriétaire au sujet du montant de la restitution de la caution. Le papier peint présentait quelques traces de noircissement et de décoloration dues à la présence de meubles, mais le propriétaire a également constaté des traces de nicotine provenant de la cigarette pendant la période d'occupation, et a donc décidé de remplacer tout le papier peint.

Analyse des causes : dans ce cas, il y avait à la fois une usure normale (taches dues au mobilier et au soleil) et des dommages causés par la faute du locataire (taches de tabac). À l'origine, les frais de remplacement du papier peint usé normalement devaient être pris en charge par le propriétaire, et seuls les frais de nettoyage et de remplacement des parties tachées par le tabac devaient être à la charge du locataire. Le problème est venu du fait que ces deux types de dommages n'ont pas été clairement distingués et ont été facturés ensemble.

Mesures préventives : lors de la facturation des frais de remise en état, il est essentiel de distinguer clairement l'usure normale de l'usure anormale. Si la salissure ne concerne qu'une partie du revêtement mural, il convient de remplacer uniquement cette partie et de répartir les frais de manière équitable. De plus, en précisant à l'avance dans le contrat que le tabagisme est interdit ou que les salissures causées par le tabagisme sont à la charge du locataire, le locataire comprendra clairement l'étendue de sa responsabilité.Même s'il est inévitable de remplacer l'ensemble du revêtement en raison de taches de tabac, il est préférable d'expliquer la situation au locataire en consultant un professionnel et de déduire les frais correspondant à l'usure normale du calcul des frais. En résumé, le fait que les deux parties s'accordent sur ce qui est à la charge du locataire et ce qui ne l'est pas est essentiel pour éviter tout litige concernant la répartition des frais.

Cas n° 2 : litige dû à un manque d'explications sur les clauses spéciales du contrat

Exemple : lors de son déménagement, le locataire s'est vu réclamer plusieurs dizaines de milliers de yens pour le nettoyage de l'appartement, ce qui a donné lieu à un litige, le locataire affirmant qu'il n'avait pas été informé de ces frais. Le bailleur avait stipulé dans les clauses spéciales du contrat que « les frais de nettoyage lors du déménagement s'élèvent à X yens et sont à la charge du locataire », mais le locataire n'en avait pas pris conscience et a affirmé qu'il n'avait pris connaissance de cette clause qu'au moment de son déménagement.Finalement, le locataire a payé car le contrat était signé et tamponné, mais la relation de confiance entre le propriétaire et le locataire a été compromise.

Analyse des causes : le manque d'explications préalables sur les clauses spéciales est en cause. Même si les clauses spéciales sont valables, si le locataire ne comprend pas bien leur contenu, il restera insatisfait. Dans ce cas, les frais de nettoyage n'avaient pas été suffisamment expliqués oralement lors de la signature du contrat, ce qui a entraîné un décalage entre les prévisions du locataire et la réalité.

Mesures préventives : il est important d'expliquer clairement le contenu et le montant des clauses spéciales lors de la conclusion du contrat et d'obtenir l'accord explicite du locataire. Il est souhaitable non seulement de faire signer le document d'explication des points importants et le contrat, mais aussi de préciser par écrit « Acceptez-vous de prendre en charge les frais de nettoyage à la fin du contrat ? ». Il convient également de vérifier que le contenu des clauses spéciales est conforme aux usages du secteur.De nos jours, il arrive que les frais de nettoyage soient payés d'avance (amortis) lors de la conclusion du contrat, mais même dans ce cas, il est préférable de présenter les conditions contractuelles de manière prévisible pour le locataire. Une explication suffisante et un accord lors de la conclusion du contrat permettent d'éviter les plaintes du type « je n'étais pas au courant » et de garantir un processus de déménagement sans heurts.

Cas n° 3 : problème lié à un état des lieux insuffisant lors de l'emménagement

Exemple : après le départ du locataire, le propriétaire a découvert d'importantes rayures sur le sol et a demandé des frais de réparation. Cependant, le locataire a affirmé que ces rayures étaient déjà présentes avant son emménagement et a refusé de payer. Lors de la remise des clés, aucune vérification minutieuse ni aucun relevé des rayures n'avaient été effectués, et les souvenirs des deux parties étaient flous. Finalement, le litige a nécessité beaucoup de temps et d'efforts pour être résolu.

Analyse des causes : le manque de communication sur l'état du bien au moment de l'emménagement est en cause. Le propriétaire n'ayant pas préparé de photos ni de rapport sur l'état initial du bien, il n'a pas pu réfuter complètement les arguments du locataire, et les négociations sur la prise en charge des frais ont été difficiles.

Mesures préventives : la meilleure mesure préventive consiste à consigner l'état du bien au moment de l'emménagement et à obtenir l'accord des parties. Le propriétaire ou le gestionnaire doit vérifier l'intérieur du bien en présence du locataire, dresser une liste des dommages et salissures existants, et demander au locataire de la vérifier et de la signer.En conservant une copie de ce document, il sera possible de clarifier tout désaccord concernant l'existence ou non de dommages à l'emménagement lors du départ. De plus, si des dommages non répertoriés sont constatés lors du départ, il sera possible de démontrer objectivement qu'ils sont apparus après l'emménagement, ce qui rendra le locataire incontournable. Même si cela peut sembler fastidieux, il est important de vérifier minutieusement l'état des lieux lors de l'emménagement afin d'éviter des problèmes majeurs à l'avenir.

Nous avons examiné ci-dessus les exemples de problèmes courants et les mesures à prendre pour les éviter. Les mesures préventives communes sont « le partage préalable des informations et la consignation rigoureuse des informations » et « la clarification du contenu du contrat et des règles ». En tant que propriétaire, vous pouvez éviter la plupart des problèmes en vous préparant bien et en communiquant étroitement avec le locataire.

Conclusion

La remise en état d'un logement loué lors du départ du locataire est une tâche complexe qui nécessite une compréhension approfondie de la législation et des directives en vigueur, ainsi qu'une communication attentive avec le locataire. En tenant compte des points évoqués ci-dessus, les propriétaires pourront éviter de nombreux problèmes. Cependant, dans la pratique, la gestion d'un logement, de l'emménagement au départ du locataire, demande beaucoup de temps et d'efforts. De plus, il est difficile pour un particulier de faire face seul aux modifications législatives et aux litiges, qui nécessitent des connaissances spécialisées.

Pour éviter ces tâches fastidieuses et ces risques, et pour gérer votre bien immobilier en toute tranquillité, vous pouvez faire appel à une société de gestion immobilière professionnelle telle que INA. Cette société possède une vaste expérience dans le domaine de la gestion immobilière et dispose d'un personnel spécialisé qui connaît parfaitement les dernières lois et directives. Elle est donc en mesure de prendre des décisions justes et équitables en matière de remise en état et de négociation avec les locataires.De plus, INA dispose d'un service d'assistance 24 heures sur 24, 365 jours par an, et est en mesure de réagir rapidement et de manière appropriée aux problèmes signalés par les locataires. Elle se charge de toutes les démarches administratives, telles que la gestion des locataires, la coordination des prestataires et le règlement des cautions, à la place du propriétaire, qui peut ainsi se concentrer sur la gestion locative en toute tranquillité.De plus, INA met à profit son savoir-faire acquis au fil de nombreuses années et les dernières technologies pour contribuer au maintien et à l'amélioration de la valeur des biens immobiliers.

La plupart des problèmes liés à la remise en état des lieux peuvent être évités en faisant appel à des experts. Afin que les propriétaires puissent gérer leurs biens en toute tranquillité, nous vous invitons à confier la gestion de vos biens à INA, un partenaire de confiance. En confiant cette tâche à des professionnels expérimentés et réactifs, vous serez libéré des tracas liés à la gestion locative et bénéficierez d'une tranquillité d'esprit et d'une gestion locative stable.