Le succès ou l'échec de la gestion immobilière dépend de la manière dont les opérations de gestion immobilière sont systématiquement comprises et correctement externalisées. Ce rapport organise la gestion quotidienne, les pratiques juridiques et comptables et couvre les points clés requis par la loi sur la gestion des logements locatifs et les dernières affaires DX. Il visualise "ce qui doit être confié à une société de gestion" et fournit aux propriétaires des lignes directrices qui leur permettent de se concentrer sur la gestion de leur patrimoine en toute sérénité. Pour plus d'informations sur des plans de gestion et des systèmes de gestion plus spécifiques, n'hésitez pas à contacter INA&Associates Ltd.
La gestion immobilière est une activité mandatée par le propriétaire (bailleur) d'un bien locatif pour entretenir et gérer ce bien, ainsi que pour gérer le loyer et d'autres finances. Elle est légalement définie comme une "entreprise de gestion de logements locatifs" et est considérée comme une entreprise qui assure l'entretien et la préservation des bâtiments et lagestion financière des loyers, des dépôts de garantie, des charges des parties communes, etc. pour le compte des propriétaires. Toutefois, les entreprises qui "se contentent" de gérer les loyers et autres finances ne sont pas incluses dans les "entreprises de gestion de logements locatifs" au sens de cette loi. En résumé, une société spécialisée se charge des différentes tâches liées à la gestion locative (telles que les relations avec les locataires, la gestion des installations, la perception des loyers, etc.
Ces sociétés de gestion immobilière sont indispensables pour les propriétaires qui habitent loin ou qui possèdent un grand nombre de biens immobiliers. En fait, un grand nombre de sociétés de gestion sont actives dans tout le Japon, avec environ 8 943 sociétés de gestion de logements locatifs enregistrées auprès du ministre du territoire, de l'infrastructure et des transports en 2023, gérant environ 7,9 millions d'unités. L'introduction récente de la loi sur la gestion des logements locatifs a permis de clarifier le champ d'action et les obligations des sociétés de gestion, créant ainsi un environnement sûr pour les propriétaires et les locataires.
Les sociétés de gestion immobilière sont responsables d'un large éventail de tâches, que l'on peut classer dans les domaines de la gestion quotidienne, de la gestion juridique (contractuelle) et de la gestion comptable et financière. Voici un aperçu des spécificités de chacun de ces domaines.
Il s'agit de la gestion quotidienne du bien et des locataires pour le compte du propriétaire. L'accent est mis sur les questions qui se posent au quotidien, telles que les réponses aux communications des locataires et l'entretien du bien.
Relations avec les locataires : il s'agit de répondre aux demandes et aux plaintes des locataires et de traiter les plaintes relatives aux problèmes de voisinage et aux installations défectueuses. Les plaintes concernant le bruit, les fuites, les odeurs, les animaux domestiques, etc. sont traitées rapidement afin d'assurer le confort des locataires et la préservation du patrimoine des propriétaires. La charge mentale du propriétaire est considérablement réduite lorsqu'il confie le travail à une société de gestion expérimentée.
Procédures de recrutement des locataires et de passation de contrats : en cas de vacance, la société recrute de nouveaux locataires pour le compte du propriétaire. Nous fixons des loyers appropriés, sélectionnons les supports publicitaires, effectuons des visites d'inspection, sélectionnons les locataires potentiels (en vérifiant leurs revenus et leurs antécédents de crédit) et, une fois le locataire trouvé, nous procédons à la conclusion d'un contrat de bail. Il s'agit notamment de préparer les documents contractuels, d'expliquer les points importants, de remettre les clés et de fournir des explications lorsque le locataire emménage.
Gestion pendant le contrat : pendant la durée de la location, l'entreprise s'occupe des pannes d'équipement, organise les réparations et effectue des inspections et des nettoyages réguliers du bâtiment et des installations. Nous maintenons l'esthétique du bien par une gestion quotidienne, comme le nettoyage des parties communes (par exemple, les couloirs, les entrées et les zones d'élimination des déchets) et la gestion des plantations, afin de maintenir un cadre de vie confortable pour les locataires. Les installations qui nécessitent des inspections réglementaires, telles que l'approvisionnement en eau, le drainage et l'équipement de lutte contre l'incendie, sont confiées à des entrepreneurs spécialisés qui en assurent l'entretien et la gestion.
Collecte des loyers et rappel des arriérés : collecte les loyers mensuels des locataires et gère le versement au propriétaire. Dans de nombreux cas, les locataires sont tenus d'adhérer à une société de garantie des loyers, afin de pouvoir recevoir des paiements de remplacement de la part de la société de garantie en cas d'arriérés. Toutefois, la société de gestion se charge de la réponse initiale (contacter le locataire pour lui rappeler et gérer la situation des arriérés) jusqu'à ce que la société de garantie adresse une demande au locataire.
Lorsqu' un locataire quitte le logement, la société de gestion assiste à son départ et vérifie que la chambre n'a pas été endommagée. La société réglera le dépôt de garantie au nom du locataire conformément aux directives du ministère de l'aménagement du territoire, de l'infrastructure, des transports et du tourisme relatives à la remise en état d'origine, et réglera correctement les frais de réparation. Après le départ des locataires, nous organisons les travaux de nettoyage et de rénovation nécessaires pour remettre le bien dans l'état où il se trouvait avant la location et préparer la prochaine vague de recrutement.
Comme décrit ci-dessus, nous fournissons une assistance complète pour un large éventail de tâches de gestion quotidienne, depuis les relations avec les locataires jusqu'à la gestion des installations du bâtiment, des questions qui nécessiteraient du temps et de l'expertise de la part des propriétaires pour s'en occuper eux-mêmes.
La société de gestion agit en tant qu'agent et fournit une assistance pour les procédures contractuelles et juridiques liées à la gestion locative. Il s'agit d'un domaine qui requiert des connaissances spécialisées dans des domaines tels que la rédaction de contrats, le respect des lois et des règlements et les réponses juridiques aux problèmes qui peuvent se poser.
Préparation et gestion des documents contractuels : la société de gestion prépare les documents contractuels pour les nouveaux contrats de location et les renouvellements, et prépare la déclaration de questions importantes. En tant qu'expert immobilier, la société de gestion vérifie que le contrat est conforme à la législation la plus récente et s'assure que tous les détails nécessaires sont inclus dans le contrat. Depuis quelques années, les contrats de location peuvent être conclus par voie électronique, de sorte que le contrat peut être rempli aussi bien en ligne qu'en personne.
Explication des points importants : lors de la signature d'un contrat avec un locataire, une explication des points importants (explication détaillée du bien et du contrat) est fournie conformément à la loi sur les lots de construction et les transactions immobilières. La loi stipule également que lors de la conclusion d'un contrat de gestion avec un propriétaire, la société de gestion est tenue de fournir à l 'avance une explication écrite des questions importantes concernant les détails de la gestion et la structure de la rémunération. Il s'agit d'une mesure visant à garantir que le propriétaire comprend correctement le contenu du contrat de gestion et qu'il peut laisser son bien entre de bonnes mains.
Procédures de renouvellement et de résiliation du contrat : la société de gestion effectuera les procédures de renouvellement à l'expiration du contrat de location ou, si le contrat de location n'est pas renouvelé, procédera aux procédures de résiliation et de remise. Nous facilitons les procédures administratives en votre nom, telles que la rédaction du contrat de renouvellement, l'encaissement de la taxe de renouvellement et l'envoi de la notification de résiliation. Si nécessaire, nous négocions également la résiliation et l'abandon des contrats avec les locataires qui ne respectent pas le contrat ou qui ont des arriérés de paiement, et nous fournissons des conseils juridiques et assurons la liaison avec des spécialistes (avocats).
Respect des lois et règlements et gestion des risques : la société assure une gestion appropriée conformément aux lois et règlements relatifs à la gestion locative (par exemple, la loi sur les baux fonciers et immobiliers, la loi sur les contrats de consommation, la loi sur les services de lutte contre l'incendie, etc.) Par exemple, nous suivons les directives du ministère de l'aménagement du territoire, des infrastructures, des transports et du tourisme sur la restauration des propriétés dans leur état d'origine afin de prévenir les problèmes, nous vérifions les annonces lors du recrutement des locataires pour nous assurer qu'il n'y a pas d'infractions, et nous empêchons les forces antisociales de s'installer conformément à l'ordonnance sur l'exclusion des gangs. Dans le cas peu probable de litiges ou de conflits avec les voisins, la société de gestion sert de point de contact pour régler la situation et, si nécessaire, la traite en coopération avec des avocats spécialisés.
Ce travail implique une bonne gestion des flux financiers dans le cadre de la gestion locative, des versements et des rapports au propriétaire, ainsi qu'une aide fiscale. Il s'agit d'un rôle important dans la gestion des revenus et des dépenses du propriétaire en son nom.
Gestion des revenus et des dépenses locatives : gestion de la collecte des loyers mensuels, des charges des parties communes, des frais de stationnement, etc. et versement (règlement) de ces sommes au propriétaire. En tant qu'agence de recouvrement, la société de gestion reçoit le loyer une fois et le remet au propriétaire après avoir déduit les frais de gestion prescrits. En cas de retard de paiement de la part du locataire, un rappel est envoyé et si l'arriéré se prolonge, la société procède également à la procédure de facturation à la société de garantie. Les données relatives à la gestion des loyers sont rigoureusement enregistrées à l'aide d'un logiciel comptable, etc., de sorte que l'on puisse immédiatement identifier le bien ou le contrat pour lequel le loyer a été payé.
Gestion du dépôt de garantie/de l'argent de règlement : la société gère également le dépôt de garantie reçu au moment de l'emménagement et l'argent de règlement dû au moment du départ. Le dépôt de garantie est légalement la propriété du propriétaire, mais la société de gestion le garde sur un compte et le règle avec les frais de remise en état au moment du départ du locataire. Si le dépôt de garantie ne couvre pas le coût des réparations, la société s'occupe également des réclamations supplémentaires et de la restitution des dépôts de garantie excédentaires. La loi exige que ces dépôts soient placés sur un compte spécifique, distinct du compte de la société de gestion, afin d'éviter tout détournement des actifs des propriétaires.
Gestion des dépenses : nous agissons également en tant qu'agent pour le paiement des dépenses nécessaires à l'entretien et à la gestion du bien. Par exemple, les factures d'électricité et d'eau pour les parties communes, les frais de nettoyage réguliers et les coûts de réparation peuvent être avancés temporairement par la société de gestion et déduits des revenus locatifs mensuels. Les dépenses régulières, mais aussi les réparations occasionnelles, sont effectuées après consultation du propriétaire et sont enregistrées dans les comptes. Les chiffres des recettes et des dépenses spécifiques à l'immeuble sont communiqués régulièrement et, comme indiqué ci-dessous, vous êtes tenu de rendre compte au propriétaire, au moins une fois par an, de l'état de la gestion (recettes, dépenses et traitement des plaintes).
Rapports et assistance fiscale : des rapports mensuels ou trimestriels sur les recettes et les dépenses sont préparés, indiquant au propriétaire les loyers perçus, le détail des dépenses et les commissions déduites. Sur une base annuelle, nous fournissons un résumé des revenus locatifs et des dépenses pour l'année et émettons un rapport annuel sur les revenus et les dépenses qui servira de référence pour les déclarations d'impôts. Si nécessaire, nous travaillons également avec un comptable fiscal pour apporter notre soutien à la déclaration des revenus locatifs, y compris l'enregistrement de l'amortissement et des dépenses nécessaires. Dans le cas de propriétaires résidant à l'étranger, la société agit également en tant que mandataire pour le paiement de l'impôt à la source et en tant qu'agent fiscal. Ces services de comptabilité ont l'avantage de libérer les propriétaires d'une gestion financière compliquée et de leur permettre de se concentrer sur leur activité principale ou sur d'autres investissements.
La loi sur la bonne gestion des logements locatifs (Rental Housing Management Business Law), entrée en vigueur en juin 2021, impose de nouvelles obligations et de nouveaux systèmes aux sociétés de gestion. Les principaux points que les propriétaires doivent connaître sont résumés ci-dessous.
Introduction d'un système d'enregistrement : les sociétés de gestion de biens locatifs qui gèrent 200 unités ou plus sont désormais tenues de s'enregistrer auprès du ministre de la Terre, des Infrastructures et des Transports (l'enregistrement est facultatif pour les sociétés gérant moins de 200 unités). Les opérateurs enregistrés sont soumis à diverses obligations et sont passibles de sanctions s'ils continuent d'exercer leur activité sans être enregistrés.
Obligation d'avoir un gestionnaire d'entreprise : toutes les sociétés de gestion locative enregistrées doivent avoir au moins un gestionnaire d'entreprise ayant des connaissances et une expérience spécialisées dans la "gestion de logements locatifs" dans chaque bureau. Pour devenir administrateur d'entreprise, le gestionnaire de biens enregistré doit satisfaire à certaines qualifications et exigences pratiques, comme être un "gestionnaire d'entreprise de biens locatifs" qualifié au niveau national ou un négociant certifié en lots de construction et en bâtiments, et sera soumis à des amendes s'il opère sans ces qualifications. Cette mesure vise à renforcer le professionnalisme de chaque société de gestion et à améliorer le système de conformité légale.
Obligation d'expliquer les questions importantes avant la signature d'un contrat de gestion : lorsqu'une société de gestion signe un nouveau contrat de gestion avec un propriétaire, elle est tenue d'expliquer les questions importantes avant la conclusion du contrat en délivrant un document indiquant la rémunération, les tâches spécifiques et les méthodes de mise en œuvre, etc. Il est possible de fournir des explications sur des questions importantes non seulement en personne, mais aussi en ligne (IT Jusetsu) et d'envoyer des documents électroniques, afin que le propriétaire puisse conclure le contrat en comprenant à l'avance l'ensemble de la mission de gestion. Cela permet d'éviter les problèmes dus à des sollicitations malveillantes ou à des explications insuffisantes.
Obligation de gérer les biens séparément : la loi stipule que les biens du propriétaire, tels que les loyers et les dépôts de garantie, confiés à la société de gestion dans le cadre de ses activités, doivent être clairement séparés des fonds propres de la société. Concrètement, un compte spécifique est créé pour contenir l'argent reçu des propriétaires et est géré séparément du compte d'exploitation de la société. Cela permet de préserver plus facilement les fonds des propriétaires en cas de mauvaise gestion de la société de gestion et d'accroître la transparence, puisque les flux d'argent peuvent être immédiatement identifiés dans les livres.
Obligation de rendre compte régulièrement au propriétaire : il est désormais obligatoire de rendre compte au propriétaire, au moins une fois par an, de l'état des opérations de gestion pour chaque bien immobilier géré. Les rapports portent principalement sur les "recettes et dépenses telles que la perception des loyers", "l'entretien et la gestion des bâtiments" et "l'existence ou non de plaintes de la part des locataires et la manière dont elles ont été traitées". Cela permet aux propriétaires de contrôler régulièrement le fonctionnement de leurs biens et facilite la communication avec la société de gestion. De nombreuses sociétés de gestion fournissent des rapports détaillés non seulement une fois par an, comme l'exige la loi, mais aussi tous les mois ou tous les trimestres.
Comme décrit ci-dessus, la loi sur les entreprises de gestion de logements locatifs augmente le niveau de qualité des services et la fiabilité des sociétés de gestion. Pour les propriétaires, l'externalisation auprès d'une société agréée offre une certaine tranquillité d'esprit.
Ces dernières années, la vague de transformation numérique (DX) s'est étendue à la gestion immobilière, l'utilisation de la technologie informatique améliorant l'efficacité opérationnelle et les services. Nous présentons ici quelques-unes des dernières études de cas de DX au Japon.
Gestion immobilière en nuage : Traditionnellement, la gestion des informations immobilières et des documents contractuels avait tendance à être compliquée avec du papier et Excel, mais un nombre croissant d'entreprises introduisent des systèmes de gestion locative basés sur le nuage. Par exemple, lorsqu'une grande société immobilière a introduit **Canary Cloud**, elle a indiqué qu'environ la moitié du travail de contact avec les locataires et de suivi des clients était automatisé, ce qui a considérablement réduit la charge de travail du personnel en charge. La centralisation des contrats et des informations sur les clients a également facilité la recherche d'informations, permettant à un petit nombre de personnes de gérer un grand nombre de propriétés sans erreur, et a eu pour effet d'améliorer la productivité.
Contrats en ligne et explication en ligne des questions importantes : la numérisation des contrats de location et de gestion progresse également rapidement : depuis la levée de l'interdiction des contrats électroniques en 2022, les contrats signés à l'aide de services de signature électronique et l'explication en ligne des questions importantes (explication en ligne des questions importantes) à l'aide de systèmes de vidéoconférence sont devenus courants dans le secteur de l'immobilier. Selon une enquête du groupe Ierabu, d'ici 2023, le taux d'utilisation des contrats électroniques par les utilisateurs finaux** aura doublé d'une année sur l'autre (passant de 9,1 % à 18,0 %)**, et les contrats sans papier se généralisent, en particulier dans le secteur de la location. Les contrats en ligne permettent d'accomplir les procédures sans avoir à se rendre dans un magasin, ce qui permet de répondre en douceur aux besoins des propriétaires/locataires éloignés et des ménages à double revenu très occupés.
Réponse aux locataires assistée par l'IA : De plus en plus, la technologie de l'intelligence artificielle (IA) est utilisée pour automatiser et améliorer le traitement des demandes des locataires et des candidats locataires.
Serrures intelligentes : la technologie DX s'étend également à la gestion des clés physiques. Un nombre croissant de sociétés de gestion installent des serrures intelligentes dans leurs immeubles locatifs, qui peuvent être déverrouillées à l'aide de smartphones ou de cartes à puce, afin de réduire les problèmes de remise et de perte de clés.
Outre ces exemples, diverses autres initiatives DX sont en cours, telles que la surveillance à distance des installations des bâtiments à l'aide de capteurs IoT et l'automatisation du travail de bureau de routine à l'aide de RPA (robots logiciels). L'introduction de la DX a permis aux sociétés de gestion d'allouer le temps et les efforts économisés en main-d'œuvre à des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que la formulation de propositions aux propriétaires et la planification de mesures visant à accroître la valeur des propriétés. Les propriétaires peuvent également bénéficier de nouveaux avantages, tels que la mise à disposition d'un service web dédié aux propriétaires qui leur permet de consulter en ligne les rapports sur l'état des biens.
Les sociétés de gestion immobilière sont responsables d'un large éventail de tâches, de la gestion quotidienne des biens immobiliers aux questions contractuelles, juridiques et comptables. La loi a clarifié l'étendue et les responsabilités de leur travail, et l'affectation de personnel professionnellement qualifié a créé un environnement dans lequel les propriétaires peuvent se sentir en sécurité en leur confiant leurs biens de valeur. En confiant leur gestion à une société de gestion, ils sont libérés du stress lié aux locataires et à la résolution des problèmes, et peuvent se concentrer sur la sécurisation des revenus grâce à une gestion locative stable. En outre, les progrès de la technologie DX ont rendu les services plus rapides et plus transparents, et la gestion immobilière est devenue plus précise. Nous espérons que le contenu de cette rubrique aidera les propriétaires à comprendre systématiquement "ce qui est confié à la société de gestion" et à réaliser une meilleure gestion locative en coopération avec un partenaire fiable.