La gestion immobilière est la gestion et l'exploitation de biens immobiliers à louer pour le compte de propriétaires. Par exemple, elle assure la gestion quotidienne et les relations avec les locataires pour le compte des propriétaires de condominiums, d'appartements, d'immeubles, de maisons individuelles, de locaux commerciaux et d'autres biens immobiliers. L'objectif est de maintenir et d'améliorer la valeur du bien, qui constitue un actif important pour le propriétaire, et de fournir un cadre de vie sûr et confortable aux locataires.
Cet article explique en détail les tâches spécifiques d'une société de gestion immobilière dans chacun des domaines suivants : gestion des bâtiments, gestion des locataires, gestion des contrats, gestion des réparations et rapports sur les recettes et les dépenses. Nous ne nous contenterons pas d'énumérer les descriptions de poste, mais nous mettrons également l'accent sur l'importance d'une attitude sincère à l'égard du travail et de lavaleur créée par les actifs humains (ressources humaines), et nous examinerons ce qu'est le véritable apport de valeur dans le secteur de la gestion immobilière Du point de vue de Daisuke Inazawa, directeur de INA & Associates K.K., actuellement sur la base de son expérience et de sa philosophie.
Tout d'abord, passons en revue les bases de l'activité de gestion immobilière. Le rôle principal d'une société de gestion immobilière est de gérer et d'exploiter des biens immobiliers pour le compte de leurs propriétaires. Si le propriétaire est occupé par son travail ou s'il possède de nombreux biens immobiliers, il lui est difficile de gérer lui-même chacun d'entre eux. Dans la plupart des cas, il confie donc le travail à une société de gestion spécialisée.
La société de gestion s'interpose entre le propriétaire et les locataires et assure une gestion locative harmonieuse tout en préservant la valeur du bien. Plus précisément, elle est responsable d'un large éventail de tâches, depuis le recrutement des locataires jusqu'à la conclusion des contrats, l'accompagnement des locataires pendant leur séjour, l'entretien du bâtiment et des installations, et la gestion des recettes et des dépenses mensuelles. L'une des principales missions des sociétés de gestion immobilière est de créer un cadre de vie qui satisfasse à la fois les propriétaires et les locataires. Naturellement, les propriétaires souhaitent vivement augmenter la rentabilité de leurs biens. Pour répondre à leurs attentes, les sociétés de gestion immobilière doivent également s'efforcer d'accroître la rentabilité en réduisant le nombre de logements vacants et en gérant les coûts de manière appropriée.
Les principales tâches que les sociétés de gestion immobilière accomplissent au quotidien sont énumérées ci-dessous. Il existe deux aspects principaux - la gestion locative et la gestion des bâtiments - et nous allons examiner les spécificités de chacun d'entre eux.
Gestion de l'immeuble: entretien et gestion de l'immeuble lui-même et des parties communes. Elle s'occupe de tout, des petits problèmes quotidiens aux plans de rénovation à long terme, afin de prolonger la durée de vie du bâtiment et de protéger sa valeur patrimoniale. Par exemple, nous nettoyons les couloirs et les entrées communes, inspectons les ascenseurs, les pompes à eau et autres équipements, élaborons des plans de réparation des zones délabrées et, dans certains cas, faisons des propositions pour de futures reconstructions ou des réparations de grande envergure. Cette gestion des bâtiments peut protéger et améliorer la valeur physique d'un bien immobilier à long terme.
Relations avec les locataires: il s'agit de répondre aux demandes de renseignements, aux requêtes et aux plaintes des locataires. Ils traitent rapidement les problèmes qui peuvent survenir au quotidien, tels que les problèmes de bruit et les dysfonctionnements des équipements, afin de maintenir un environnement de vie sûr et sécurisé pour les locataires. En cas de problèmes d'équipement ou de bruit tard dans la nuit, nous nous rendons rapidement sur les lieux, évaluons la situation et la traitons de manière appropriée. Ils peuvent également jouer le rôle de médiateurs en cas de problèmes entre locataires. Si nécessaire, ils veillent à ce que les locataires connaissent les règles et le savoir-vivre et s'efforcent d'éviter que les problèmes ne se reproduisent. Nous nous efforçons d'améliorer la satisfaction des locataires en traitant avec eux de manière honnête et rapide.
Gestion des contrats: gère les procédures administratives liées aux contrats de location. Lors de la conclusion d'un contrat de location avec un nouveau locataire, nous effectuons des procédures de sélection, préparons et expliquons les documents contractuels et, une fois le contrat conclu, nous gérons le bien conformément aux termes du contrat. La gestion du contrat comprend également le recouvrement des loyers, la liaison avec la société de garantie, la gestion de la date de renouvellement du contrat et la fourniture d'informations sur les procédures de renouvellement. Dans le cas improbable d'arriérés de loyer, nous rappelons rapidement les locataires et effectuons les procédures de recouvrement par l'intermédiaire de la société de garantie. Lorsqu'un locataire déménage, nous nous occupons également des procédures d'annulation et du règlement des dépôts de garantie (règlement des frais de remise en état).
Recrutement des locataires (gestion des logements vacants): une autre tâche importante consiste à recruter rapidement le prochain locataire lorsqu'un logement se libère. Nous préparons des annonces qui reflètent fidèlement l'attrait du bien et nous discutons avec le propriétaire de la fixation d'un loyer approprié. Il s'agit également de recruter des locataires par l'intermédiaire de courtiers et de portails immobiliers, de répondre aux demandes de visites, d'accepter les candidatures et d'effectuer et de soutenir la sélection des locataires. En réduisant la période d'inoccupation, cela contribue à stabiliser la gestion locative du propriétaire.
Réparation: il s'agit de remédier à tout défaut ou dysfonctionnement du bâtiment ou de l'équipement des pièces. Lorsque les locataires nous informent d'une panne, nous vérifions la situation et, si nécessaire, nous faisons appel à un réparateur spécialisé. Nous rendons compte au propriétaire et le consultons sur les détails et les coûts de la réparation, et nous obtenons son autorisation avant de procéder aux travaux. Nous obtenons également des devis de plusieurs entrepreneurs et les comparons pour nous assurer que les réparations sont effectuées à un coût raisonnable. Les fuites d'eau et les coupures de courant sont traitées rapidement afin d'éviter la propagation des dégâts. Une fois les réparations terminées, nous expliquons la situation aux locataires et les informons des mesures à prendre pour éviter qu'elles ne se reproduisent, afin de les rassurer. Ces mesures de réparation appropriées contribuent à maintenir la valeur des actifs et à rassurer les locataires.
Rapports sur les revenus et les dépenses: il s'agit de rapports réguliers au propriétaire sur la situation des revenus et des dépenses du bien. Les revenus locatifs mensuels, les frais de gestion, les coûts de réparation et les autres dépenses sont résumés et soumis au propriétaire sous la forme d'un rapport sur les revenus et les dépenses. Si nécessaire, la société peut également fournir des conseils sur l'état des opérations et discuter des futures politiques de gestion locative. Parallèlement, la société de gestion remet les loyers perçus au nom du propriétaire, déduction faite des frais et des dépenses. En fournissant des rapports clairs sur les recettes et les dépenses, les propriétaires peuvent appréhender avec précision la situation de gestion de leur bien. En partageant les chiffres et en collaborant avec le propriétaire pour résoudre les problèmes, la société peut améliorer la gestion locative.
Ce qui précède est un aperçu des principales descriptions de poste. En réalité, il existe des différences détaillées en fonction du type de propriété et des politiques du propriétaire, mais on peut dire que le rôle d'une société de gestion immobilière est de fournir un soutien cohérent depuis le recrutement des locataires, la conclusion de contrats, la gestion quotidienne, la gestion des bâtiments et la gestion des recettes et des dépenses.
Une attitude sincère à l 'égard du travail est d'une importance capitale lorsqu'il s'agit de gérer des biens immobiliers. Nous pensons que la relation entre une société de gestion immobilière et le propriétaire doit être considérée comme un partenariat à long terme, plutôt que comme un simple accord d'externalisation. Comme vous nous confiez vos biens de valeur, il est essentiel d'établir une relation de confiance. Cette confiance ne se construit pas du jour au lendemain, mais s'entretient au fil des jours.
Des propriétaires qui nous ont confié la gestion de leurs biens par le passé nous ont dit qu'ils étaient inquiets à l'idée de nous confier leurs biens parce que la société de gestion précédente était lente à rendre des comptes et n'était pas sincère. Cette expérience m'a fait prendre conscience de l'importance de garder le contact et de répondre de bonne foi.
Ce dont j'ai pris conscience en dirigeant INA&Associates, c'est qu'une information transparente, une communication honnête et un comportement responsable sont les garants de la confiance. Par exemple, les informations sur l'état de la propriété, les locataires, les revenus et les dépenses sont ouvertement fournies aux propriétaires à tout moment, et tout problème est signalé et discuté rapidement et sans dissimulation. Nous répondons aussi rapidement et sincèrement aux demandes et aux questions des propriétaires, et nous essayons toujours de leur montrer qu'ils peuvent confier leur bien à cette société de gestion en toute sécurité.
La même sincérité s'applique à nos locataires. Si nous parvenons à gagner la confiance des locataires dans notre gestion, le taux d'expulsion diminuera et la réputation de l'immeuble s'améliorera, ce qui se traduira par des bénéfices à long terme (gestion stable) pour le propriétaire. Nous devons traiter les différents problèmes qui se posent sur le terrain chaque jour, un par un, avec sincérité. L'accumulation de ces efforts permet de construire une relation de confiance forte avec nos clients (propriétaires et locataires) et constitue une base solide pour notre activité de gestion immobilière.
Je suis fermement convaincu que la plus grande source de valeur dans le secteur de la gestion immobilière est le capital humain. Nous considérons nos employés et nos collaborateurs comme des "actifs humains" plutôt que comme des " ressources humaines ". En effet, nous considérons les personnes comme des actifs irremplaçables pour l'entreprise, plutôt que comme de simples travailleurs. Nous pensons que la création d'un environnement dans lequel les personnes qui travaillent dur sur le terrain sont appréciées à leur juste valeur et peuvent réaliser leur plein potentiel est la clé de la fourniture de services de haute qualité.
En fait, des personnes aux compétences et à l'expérience très variées travaillent dans la gestion immobilière. Par exemple, le personnel ayant des qualifications et de l'expérience en tant qu'architectes et directeurs de la construction peut mettre à profit ses connaissances spécialisées des bâtiments pour proposer une gestion de l'entretien et des travaux de construction appropriés. Le personnel parlant couramment l'anglais et d'autres langues étrangères peut faciliter la communication avec les locataires étrangers. En utilisant les forces de chacune de nos ressources humaines dans notre travail, nous pouvons fournir des services et des solutions de meilleure qualité aux propriétaires et aux locataires.
Ma conviction profonde de l'importance du capital humain est également à l'origine de la création d'INA & Associates Ltd en 2020. Le secteur de la gestion immobilière est depuis longtemps structuré autour de multiples sous-traitants, et il est difficile de récompenser ceux qui travaillent dur sur le terrain. C'est pourquoi nous avons voulu créer un système dans lequel ceux qui travaillent dur sont dûment reconnus et récompensés, et nous avons introduit un modèle commercial unique. Par exemple, dans le passé, des frais de gestion de 3 à 5 % du loyer étaient courants, mais en améliorant l'efficacité opérationnelle et en utilisant les technologies de l'information, nous sommes parvenus à un système de frais forfaitaires très transparent de 1 100 ¥ par chambre et par mois (taxes incluses). De cette manière, en tant qu'entreprise, nous pouvons évaluer équitablement la valeur des personnes et des services et fournir une rémunération et un environnement appropriés, de sorte que le personnel de première ligne puisse travailler avec plus de motivation et de fierté.
Nous vivons à une époque de progrès technologiques, mais ce sont les personnes qui, en fin de compte, utilisent leur ingéniosité et leur génie pour résoudre les problèmes. C'est pourquoi une gestion qui tire parti de la vitalité du capital humain est si importante. C'est pourquoi nous pensons pouvoir améliorer considérablement la valeur que nous offrons à nos clients.
Cultiver et utiliser le capital humain avec soin est directement lié à la croissance de la société de gestion elle-même. La croissance de chaque employé n'est rien d'autre que la croissance de l'entreprise. Nous pensons qu'une entreprise dans laquelle le personnel éprouve de la satisfaction et de la fierté dans son travail, et travaille avec sourire et enthousiasme, sera certainement en mesure de fournir un bon service à ses clients. Les ressources humaines étant notre principal atout, il est important de maximiser leur force en investissant dans l'éducation et la formation, en créant un environnement de travail agréable et en mettant en place un système d'évaluation équitable des performances. La force du site et de l'organisation ainsi constituée nous permettra de continuer à fournir des services stables et de haute qualité aux propriétaires et aux locataires.
La gestion immobilière est un métier qui traite des "biens" de la propriété, mais c'est aussi un métier qui tisse des liens de confiance entre les personnes. Les tâches spécifiques d'une société de gestion comprennent la gestion des bâtiments, les relations avec les locataires, la gestion des contrats, les travaux de réparation, les rapports sur les recettes et les dépenses et un large éventail d'autres tâches, mais au cœur de tout cela, il y a la sécurité et la satisfaction des propriétaires et des locataires.
Dans l'accomplissement de ces tâches, il est essentiel d'être sincère et de construire des relations de confiance, et la force des ressources humaines travaillant sur place est la source de la création de valeur. En tant que manager, je réalise chaque jour que seules uneattitude de travail sincère et transparente et uneculture d'entreprise qui valorise les personnes peuvent en fin de compte apporter une valeur significative aux propriétaires et aux locataires.
Chez INA & Associates Ltd, ces principes sont au cœur de notre activité de gestion immobilière. Qu'est-ce que la gestion immobilière ? Nous espérons que cet article aidera les propriétaires qui se demandent ce qu'est la gestion immobilière à comprendre la nature de notre travail et à choisir le bon partenaire. Nous sommes fiers du travail que nous accomplissons pour protéger et entretenir vos biens de valeur, et nous continuerons à contribuer à la gestion de vos biens en apportant de la valeur avec intégrité. Nous continuerons à étudier et à travailler dur pour maximiser la valeur des actifs et contribuer à une gestion stable, en tant que partenaire à la hauteur de votre confiance.