Certains propriétaires peuvent se demander : "Que fait habituellement une société de gestion ?" se demandent beaucoup d'entre eux. Il est naturel de penser que, bien que la propriété leur soit confiée, il est difficile de voir les détails spécifiques de leur travail. En réalité, les sociétés de gestion effectuent un large éventail de tâches pour le compte des propriétaires afin de faciliter la gestion locative au quotidien. Cet article explique de manière simple le rôle de base des sociétés de gestion immobilière, leurs tâches quotidiennes et mensuelles spécifiques, ainsi que l'importance de l'organisation des réparations et de la gestion des risques. Pour faciliter la compréhension des débutants, nous expliquerons les choses en détail, en évitant autant que possible le jargon. Jetons un coup d'œil sur le travail concret d'une société de gestion.
Le rôle fondamental d'une société de gestion immobilière est de prendre en charge la gestion et l'exploitation globales des biens immobiliers locatifs pour le compte des propriétaires. Plus précisément, la société se charge d'un certain nombre de tâches, comme le recrutement de locataires en cas de vacance (service à la clientèle), les procédures contractuelles, les relations avec les locataires, l'entretien et la gestion des bâtiments, ainsi que l'établissement de rapports à l'intention du propriétaire et la gestion des recettes et des dépenses. La société de gestion sert de pont entre le propriétaire et les locataires et est un partenaire qui contribue à la bonne gestion des loyers.
Pour remplir ce rôle, il est particulièrement important d'établir des relations de confiance. Une relation de confiance entre le propriétaire, les locataires et la société de gestion est le fondement d'une gestion locative stable. Les sociétés de gestion qui ont fait leurs preuves ont gagné cette confiance grâce à une communication honnête et à des informations transparentes, ce qui se traduit par une augmentation de la valeur des biens à long terme. L'INA, par exemple, est l'une de ces sociétés qui utilise la technologie pour assurer une gestion transparente. En divulguant des informations complètes, par exemple en partageant des photos de nettoyage et des rapports d'inspection avec les propriétaires via un système en ligne, l'INA rend visible la "gestion invisible", augmentant ainsi la tranquillité d'esprit et la confiance. De cette manière, la société de gestion n'est pas seulement un agent commercial, mais aussi un bon compagnon qui protège et entretient les biens précieux du propriétaire.
Les principales tâches quotidiennes (opérations quotidiennes) effectuées par la société de gestion sont les suivantes
Confirmation des paiements (contrôle des loyers): vérification de l'état des loyers et des frais de parties communes reçus des locataires. Elle vérifie que les paiements sont effectués correctement à la date fixée chaque mois et répond rapidement aux rappels si des arriérés sont constatés. Il n'est pas rare que le paiement du loyer soit retardé en raison d'un oubli ou d'un solde insuffisant, auquel cas la société de gestion contactera le locataire au nom du propriétaire pour l'encourager à payer rapidement. Cette gestion des paiements garantit un revenu stable au propriétaire.
Traitement des demandes et des plaintes: en tant que point de contact pour les locataires et les voisins, la société traite quotidiennement un grand nombre de demandes et de plaintes. Parmi les exemples typiques, citons le bruit provenant des pièces voisines, les pannes d'équipement et les demandes de conseils sur la manière de jeter les ordures. Dans certains cas, la société de gestion dispose d'un numéro d'urgence accessible 24 heures sur 24 et réagit rapidement en cas de problèmes soudains liés à l'équipement ou au bruit. Une réponse tardive peut entraîner le mécontentement des locataires et un risque d'expulsion, mais une action polie et rapide permet aux locataires de se sentir en sécurité et contribue à préserver la réputation de l'immeuble.
Patrouilles et inspections sur place: nous effectuons régulièrement des patrouilles dans les immeubles gérés pour vérifier l'état des bâtiments et des parties communes. Elles vérifient la propreté des zones d'élimination des déchets, des couloirs et des entrées, l'absence de problèmes d'éclairage ou d'équipement, ainsi que l'absence d'anomalies. Ces patrouilles et inspections quotidiennes sont importantes pour détecter les petits défauts à un stade précoce et les traiter avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs. Les inspections légales des équipements de sécurité et de lutte contre l'incendie attachés aux bâtiments sont également effectuées de manière appropriée pour maintenir la sécurité. L'accumulation de réponses détaillées, par exemple le remplacement rapide d'une ampoule cassée dans une partie commune lorsqu'elle est découverte, contribue au confort de vie des locataires.
Ces tâches quotidiennes peuvent sembler ingrates à première vue, mais elles sont essentielles au maintien d'un bon environnement dans les logements locatifs. C'est précisément parce que les sociétés de gestion travaillent soigneusement dans l'ombre que les locataires peuvent vivre confortablement et que les propriétaires peuvent laisser leurs biens entre de bonnes mains.
Outre les tâches de gestion quotidienne, il existe également des tâches régulières qui sont effectuées sur une base mensuelle (tâches mensuelles). Les principales tâches mensuelles de la société de gestion sont les suivantes
Versement des loyers: en tant qu'agent de recouvrement, la société de gestion regroupe les loyers reçus des locataires et les verse sur le compte du propriétaire à une date spécifiée dans le contrat (par exemple, le Xe jour de chaque mois). Cela évite au propriétaire d'avoir à collecter lui-même le loyer auprès de chaque locataire et lui permet de percevoir ses revenus. Traditionnellement, la plupart des sociétés de gestion versent le loyer au propriétaire le mois suivant la collecte auprès des locataires. Récemment, cependant, des tentatives ont été faites pour éliminer le décalage dans les versements. Par exemple, l'INA a introduit un système dans lequel le loyer est transféré directement du locataire (ou de la société de garantie des loyers) sur le compte du propriétaire, de sorte que ce dernier puisse percevoir les revenus locatifs dès que possible. Ce système réduit l'anxiété du propriétaire quant à la régularité du transfert des loyers et crée un sentiment de confiance.
Préparation des rapports aux propriétaires (rapports mensuels): une autre tâche importante consiste à préparer et à envoyer aux propriétaires des rapports résumant les recettes et les dépenses mensuelles. Le rapport indiquera clairement le loyer reçu et perçu pour chaque chambre, les frais de gestion et les dépenses telles que les frais de réparation encourus au cours du mois, s'il y a des logements vacants ou des arriérés, et le calendrier de renouvellement du contrat pour le mois suivant. Une société de gestion fiable préparera ces rapports mensuels afin que le propriétaire ait une vision claire de la situation de gestion de son bien immobilier. La transparence de la ventilation des recettes et des dépenses élimine l'angoisse de ne pas savoir ce qui se passe parce que vous avez laissé faire.
Gestion des recettes et des dépenses et soutien à la gestion des actifs: la société de gestion gère les recettes et les dépenses mensuelles et fournit également des conseils sur la planification des recettes et des dépenses tout au long de l'année. Par exemple, elle peut donner des conseils sur la planification financière, comme le montant à mettre de côté chaque mois pour les grosses réparations à venir, ou la manière d'obtenir des fonds pour des paiements tels que l'impôt foncier. Dans certains cas, elles jouent également un rôle de conseil dans le maintien et l'amélioration de la valeur des actifs, par exemple en proposant des révisions de loyer si nécessaire, sur la base des taux de loyer locaux et des tendances du marché. Les sociétés de gestion ne se contentent pas de gérer la comptabilité en votre nom, elles vous soutiennent également en termes de recettes et de dépenses en tant que partenaire pour assurer le succès à long terme de votre investissement immobilier.
Avec une société de gestion qui effectue correctement le travail mensuel, les propriétaires peuvent être assurés de recevoir un rapport mensuel fixe et de pouvoir suivre l'état de leur bien. Même ceux qui ne sont pas doués pour la gestion des chiffres seront en mesure de maintenir une bonne gestion locative avec l'aide d'un professionnel.
La gestion immobilière implique des problèmes inattendus et des défis à long terme. L'organisation des réparations et la gestion des risques sont des points particulièrement importants lors de l'embauche d'une société de gestion.
Le premier point est l'organisation des réparations. Les bâtiments et les installations deviennent progressivement défectueux au fur et à mesure qu'ils se détériorent avec le temps et l'utilisation quotidienne. Par exemple, si un chauffe-eau ou un climatiseur tombe en panne, si des fuites d'eau ou des fissures apparaissent à l'extérieur du bâtiment, la société de gestion sert de point de contact et fait appel à un entrepreneur approprié. La société de gestion s'occupe de l'ensemble du processus au nom du propriétaire, depuis la confirmation des détails de la réparation, l'obtention d'un devis, le rapport et l'approbation du propriétaire, l'ajustement de la date des travaux et la vérification des travaux après leur achèvement, évitant ainsi au propriétaire d'avoir à s'occuper lui-même du problème. En particulier, les problèmes d'équipement affectent directement la vie des locataires, d'où la nécessité d'une intervention rapide. La société de gestion dispose d'un réseau d'entreprises partenaires et est prête à intervenir rapidement en cas d'urgence. De plus, lorsque de petits défauts sont découverts lors des patrouilles quotidiennes, ils sont réparés ou remplacés dès que possible afin d'éviter que le problème ne s'étende. En outre, dans une perspective à long terme, les inspections régulières des biens immobiliers et l'entretien planifié (planification et mise en œuvre de plans de réparation à long terme) sont également des tâches importantes pour la société de gestion. Elle effectue des contrôles réguliers de l'état des bâtiments et planifie le calendrier des travaux de réparation majeurs (par exemple, la peinture des murs extérieurs et l'imperméabilisation des toits) si nécessaire. En ne négligeant pas ces mesures de réparation, la valeur de l'actif du bâtiment peut être maintenue et améliorée, et les plaintes des locataires peuvent être réduites.
L'étape suivante consiste à répondre aux risques. Il existe différents facteurs de risque dans la gestion locative, et une société de gestion peut être une présence rassurante en cas d'"urgence". Par exemple, elle peut intervenir en cas de catastrophe ou d'accident. En cas d'événements imprévus tels que des dégâts causés aux bâtiments par des typhons, des inondations dues à de fortes pluies, des incendies ou des tremblements de terre, la société de gestion recevra un appel d'urgence et agira rapidement. La société prend rapidement les mesures nécessaires, comme vérifier les dégâts et organiser les premiers secours, assurer la sécurité des locataires, contacter les compagnies d'assurance et soutenir la notification aux autorités gouvernementales, et rendre compte de la situation au propriétaire. Certaines sociétés de gestion fiables disposent de centres d'appel disponibles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an, et peuvent être jointes par téléphone la nuit ou les jours fériés ; l'INA gère également un centre d'appel 24 heures sur 24 réservé aux locataires, qui peut répondre rapidement à des urgences telles que des fuites d'eau ou des coupures d'électricité tard dans la nuit. Nous avons mis en place un système pour faire face aux urgences telles que les fuites d'eau et les pannes d'électricité tard dans la nuit. Cette capacité de réaction rapide (c'est-à-dire un niveau élevé de réactivité) permet aux locataires d'avoir l'esprit tranquille et aux propriétaires de nous confier leurs biens, ce qui les rassure grandement.
Un autre rôle important de la société de gestion est de gérer le risque d'inoccupation. Les vacances prolongées ont un impact direct sur les revenus du propriétaire, c'est pourquoi la société de gestion fera tout son possible pour trouver le prochain locataire dès que possible lorsqu'une vacance se produit. Plus précisément, la société de gestion révisera la fixation du loyer, renforcera la publicité et encouragera les courtiers à signer des contrats dès que possible. En fonction du marché immobilier, la recherche de locataires peut prendre un certain temps, mais vous pouvez être assuré que la société de gestion vous fournira des rapports réguliers sur la situation du recrutement et, si nécessaire, proposera des modifications. En outre, l'assistance renforcée aux locataires mentionnée ci-dessus est également une mesure contre le risque d'inoccupation à long terme. En effet, si vous pouvez réduire le taux d'inoccupation en augmentant la satisfaction des locataires au quotidien, vous pouvez réduire la fréquence des inoccupations elles-mêmes. De cette manière, la société de gestion traite le risque d'inoccupation sous les deux aspects de la "capacité à recruter des locataires" et de "l'ingéniosité à faire en sorte que les locataires vivent longtemps dans le bien".
Enfin, il convient de mentionner d'autres risques tels que les changements juridiques et les litiges contractuels. Il existe de nombreuses situations dans la gestion locative qui nécessitent des connaissances spécialisées, telles que la gestion des changements de lois et de règlements concernant les contrats de location (par exemple, la révision des contrats et l'organisation de travaux correctifs), le soutien aux procédures juridiques lorsque les locataires n'ont pas de contrat avec une société de garantie des loyers et en cas d'arriérés, la gestion des problèmes de voisinage et la coordination du règlement des litiges concernant les dépôts de garantie lorsque les locataires déménagent. En matière de gestion locative, les situations nécessitant des connaissances spécialisées ne sont pas rares. Une bonne société de gestion soutiendra le propriétaire dans ces situations en utilisant son expérience et ses connaissances pour traiter la situation de manière appropriée. Dans le cas improbable où une action en justice serait nécessaire, elle travaillera avec des avocats et d'autres professionnels pour résoudre le problème, et sera à vos côtés d'un point de vue professionnel pour faire face à des risques que le propriétaire aurait du mal à gérer seul.
Comme nous l'avons vu, les sociétés de gestion immobilière effectuent un travail quotidien détaillé dans les coulisses de la gestion immobilière et sont entièrement responsables de la gestion régulière des recettes et des dépenses ainsi que de la gestion des risques dans une perspective d'avenir. Si ces tâches, qui demandent beaucoup de temps et d'efforts aux propriétaires, sont confiées à des professionnels, les propriétaires sont libérés des tâches compliquées et peuvent se concentrer sur la garantie d'un revenu stable en toute sérénité. Confier ces tâches à une société de gestion qui a fait ses preuves et qui est digne de confiance est un facteur important pour la réussite d'un investissement immobilier.
Il existe de nombreuses sociétés de gestion réputées pour leur fiabilité et leur réactivité, dont l'INA. Elles pourront vous fournir une gestion locative que vous serez heureux de leur confier, grâce à la précision de leur gestion, à leur expérience et à l'attention qu'elles portent aux propriétaires et aux locataires. Si vous avez des doutes sur le choix d'une société de gestion, trouvez-en une en qui vous pouvez avoir confiance en tant que partenaire en prêtant attention au contenu de son travail, à ses antécédents et à l'attention qu'elle porte à ses clients. Elle vous aidera sûrement en tant qu'alliée rassurante pour protéger et entretenir votre précieux bien.