Ces dernières années, le secteur de l'immobilier a connu une vague de numérisation dans le cadre de la campagne nationale de transformation numérique (DX). Les opérations de gestion immobilière, qui nécessitaient autrefois beaucoup de papier et d'Excel, subissent une transformation majeure grâce à l'utilisation de systèmes de gestion immobilière basés sur l'informatique en nuage. Les informations sur les biens immobiliers, les données sur les locataires, les informations sur les contrats et les revenus et dépenses des loyers peuvent être gérées de manière centralisée dans le nuage, et de nombreuses tâches compliquées peuvent être automatisées, ce qui devrait améliorer l'efficacité et la précision des opérations. Cet article fournit une explication facile à comprendre des avantages des systèmes de gestion basés sur le cloud pour les propriétaires immobiliers, du point de vue de l'automatisation de la gestion des loyers et des rapports sur les revenus et les dépenses, de la visualisation des informations et de l'accélération de la communication. En outre, des études de cas réels et les principaux systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud disponibles au Japon seront également présentés.
En matière de gestion locative, la facturation mensuelle des loyers, la gestion des paiements et les rapports sur les recettes et les dépenses sont des tâches fastidieuses et chronophages pour le propriétaire. En introduisant un système de gestion immobilière basé sur le cloud, ces tâches de gestion locative peuvent être considérablement rationalisées et automatisées. Par exemple, une fois que les données relatives à la propriété et à l'entrepreneur sont enregistrées, elles sont automatiquement prises en compte lors de la préparation de divers documents tels que les factures et les relevés de versement, ce qui élimine la nécessité d'une double saisie. Certains systèmes sont également équipés d'une fonction de notification automatique des arriérés de loyer, qui envoie automatiquement des rappels en cas de retard de paiement, ce qui évite au propriétaire d'avoir à contacter lui-même l'entreprise pour des rappels. En fait, une société de gestion de petite ou moyenne taille a réussi à automatiser la confirmation du paiement des loyers et la gestion des arriérés grâce au système, ce qui a permis de réduire le temps de travail correspondant d'environ 40 %. Cela se traduit par un gain de temps considérable pour le propriétaire.
Le système rationalise également les rapports sur les revenus et les dépenses grâce à des rapports basés sur le cloud. Auparavant, les propriétaires devaient attendre que les rapports mensuels sur les recettes et les dépenses soient envoyés par la poste par la société de gestion ou calculer eux-mêmes les recettes et les dépenses dans Excel. Le système présente l'état des recettes et des dépenses de manière visuelle et claire sous forme de graphiques, de sorte que les propriétaires peuvent saisir les détails d'un seul coup d'œil. L'affranchissement sur papier n'étant plus nécessaire, la paperasserie et les coûts liés à la préparation et à l'envoi du rapport par la poste peuvent être éliminés. L'automatisation permet également de réduire les erreurs humaines et d' éviter les erreurs de saisie. Le nombre d'erreurs de saisie causées par le travail manuel est réduit et la cohérence des grands livres est maintenue, ce qui améliore la précision des chiffres de gestion. Les propriétaires peuvent ainsi consacrer le temps qu'ils consacraient à la comptabilité à d'autres tâches importantes et à la planification stratégique.
Les systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud gèrent de manière centralisée toutes les informations pertinentes, qu'il s'agisse des informations sur le bien, des détails du contrat, de l'historique des dépôts et retraits de loyers ou de l'historique des réparations. Cela permet aux propriétaires de connaître l'état de leur portefeuille immobilier en temps réel et de "visualiser" leur situation de gestion. Par exemple, des informations telles que les biens qui n'ont pas reçu de loyer ce mois-ci, la tendance annuelle des recettes et des dépenses, les biens vacants et le nombre d'unités vacantes, etc. peuvent être vérifiées instantanément sur le tableau de bord. La visualisation rapide des informations accroît la transparence de la gestion immobilière et apporte la tranquillité d'esprit aux propriétaires. En fait, certaines entreprises ont pu améliorer leur capacité à réagir rapidement en permettant le partage d'informations en temps réel entre plusieurs points de vente par l'intermédiaire du cloud.
Le système de gestion en nuage pour les propriétaires fournit une représentation graphique d'indicateurs clés tels que les revenus locatifs, la ventilation des dépenses et les taux d'inoccupation, qui peuvent être vérifiés à tout moment et en tout lieu. Par exemple, un propriétaire a pu analyser en détail les revenus et les dépenses de chaque propriété sur le système et, par conséquent, a pu améliorer sa rentabilité en identifiant les problèmes de gestion et en prenant des contre-mesures. Cette accumulation et cette visualisation des données permettent de prendre des décisions basées sur des chiffres objectifs. En outre, ces dernières années, des fonctions d'analyse de l'IA ont été intégrées dans les systèmes et sont utilisées pour soutenir la prise de décision. Par exemple, les services dotés d'une fonction d'évaluation des loyers basée sur l'IA permettent aux utilisateurs de recevoir des propositions de loyers appropriés sur la base des derniers taux du marché et des données tendancielles.
La communication entre les propriétaires et les sociétés de gestion immobilière, ou entre les propriétaires et les locataires, est également considérablement facilitée par DX. Les systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud disposent souvent de fonctions intégrées de chat et de notification, de sorte que les communications qui étaient auparavant traitées par téléphone ou par courrier peuvent être échangées rapidement en ligne. Par exemple, les questions communiquées par la société de gestion au propriétaire (confirmation du renouvellement du bail ou demande d'accord pour des réparations) sont immédiatement notifiées via le système, et le propriétaire peut accepter ou répondre d'un simple clic sur son smartphone ou son PC. Le propriétaire peut accepter ou répondre d'un simple clic sur son smartphone ou son PC. Cela élimine les tracas liés à l'envoi et à la réception de documents par la poste et réduit la charge de travail liée à la réponse à chaque cas. En fait, grâce au partage des rapports en ligne sur le système en nuage et à la possibilité de communiquer par chat, les propriétaires peuvent vérifier les informations et y répondre au moment qui leur convient, et les sociétés de gestion ont pu réduire le gaspillage lié aux appels téléphoniques manqués et à l'attente d'un retour d'appel. Comme tous les enregistrements des communications sont conservés dans le nuage, cela permet également d'éviter les malentendus tels que "je ne t'ai pas entendu" ou "j'ai dit ou je n'ai pas dit", ce qui améliore la confiance entre les deux parties.
Le DXing accélère également le processus de traitement des locataires. Les résidents peuvent facilement signaler des problèmes ou poser des questions sur les installations par le biais d'une application dédiée aux résidents ou d'un portail web, et la direction peut immédiatement fournir un retour d'information sur l'état de la réponse. Certaines sociétés de gestion ont introduit des chatbots et des systèmes de réponse automatisés qui permettent une première réponse même en dehors des heures de bureau, ce qui leur permet de répondre immédiatement aux demandes des locataires la nuit et le week-end. Un tel système de communication rapide conduit à une plus grande satisfaction des locataires, ce qui contribue à son tour à l'exploitation stable à long terme du bien immobilier du propriétaire (fidélisation des locataires et réduction du nombre de logements vacants).
Comme nous l'avons vu ci-dessus, le DXing par l'introduction d'un système moderne de gestion immobilière apporte de nombreux avantages aux propriétaires. Les principaux avantages sont à nouveau résumés ici.
Réduction significative du temps de travail et augmentation de la productivité : le temps passé par les propriétaires eux-mêmes est considérablement réduit grâce à l'automatisation des tâches administratives telles que la gestion des loyers et la comptabilité. Même si la société de gestion est DXed, cela peut conduire à une réduction des heures supplémentaires et des pénuries de main-d'œuvre pour le personnel en charge, ce qui améliore à son tour la qualité du service fourni aux propriétaires.
Transparence accrue et renforcement des relations de confiance : les données sont partagées dans le nuage en temps réel, ce qui permet aux propriétaires de suivre leurs biens à tout moment. La transparence des informations sur les revenus, les dépenses et les contrats élimine les craintes de ne pas savoir ce qui se passe et renforce la relation de confiance avec la société de gestion. Comme les données sont stockées dans le nuage et qu'un historique est conservé, les omissions et les pertes d'informations sont également évitées. En fait, certains de nos clients ont déclaré que la gestion centralisée des données a amélioré la transparence de la gestion, et DXing apporte la tranquillité d'esprit aux propriétaires et aux sociétés de gestion.
Aide à la prise de décisions précises en matière de gestion : les données et les rapports stockés dans le système, ainsi que les résultats de l'analyse de l'IA, constituent une aide précieuse pour les propriétaires dans leur prise de décision. Ils peuvent comparer la rentabilité de différents biens immobiliers et prendre des décisions fondées sur des données concernant la révision des niveaux de loyer, tout en examinant les données de performance en temps réel. Par exemple, la fonction d'évaluation de l'IA peut être en mesure de calculer le loyer approprié pour un bien qui reste vacant et de prendre une décision sur la façon de tirer parti du bien à un stade précoce. Le système DX est également utile pour la planification de la gestion des actifs à long terme, car il facilite la prévision des revenus et des dépenses futurs sur la base des données accumulées, ce qui constitue un avantage majeur pour passer d'une gestion reposant sur "l'intuition et l'expérience" à une gestion locative stratégique basée sur les données.
Réduction des coûts et amélioration de la conformité : la dématérialisation grâce à l'utilisation du cloud permet de réduire les coûts tels que les frais d'affranchissement et d'impression. En outre, si le système est constamment mis à jour avec les dernières lois et réglementations, il est plus facile de répondre aux changements législatifs, tels que la révision des formulaires de contrat et la numérisation des explications sur les questions importantes. Combiné à une réduction des erreurs humaines, cela permet également de prévenir les problèmes et de renforcer la conformité. En cas de panne ou de catastrophe, le système basé sur l'informatique dématérialisée présente l'avantage de sauvegarder les données en toute sécurité et d'assurer la continuité des activités (le risque d'une panne prolongée est considéré comme plus faible qu'avec les systèmes sur site).
Enfin, nous présentons ci-dessous quelques-uns des principaux systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud disponibles au Japon. Tous sont conçus pour améliorer l'efficacité des opérations de gestion immobilière. Veuillez les utiliser comme référence lorsque vous envisagez d'introduire votre propre système ou d'en proposer un à votre société de gestion.
Ierabu CLOUD (Ierabu GROUP Inc.) - Il s'agit d'un système en nuage tout-en-un qui couvre tous les aspects des opérations immobilières, du courtage en location et en vente à la gestion des biens. Il a été adopté par plus de 12 000 entreprises et est doté d'une grande variété de fonctions. Le système est également entièrement équipé de fonctions telles que la création de sites web, la liaison avec des sites portails, la gestion des clients et les contrats électroniques, et contribue à la fois à accroître l'efficacité opérationnelle et à renforcer l'attrait pour les clients.
Ii Seikatsu Rental Management Cloud (Ii Seikatsu Co., Ltd.) - L'un des principaux services en nuage pour l'industrie immobilière, ce système fournit un soutien complet allant de la gestion des propriétés aux contrats de location et à la gestion des dépôts/retraits. Le système a été introduit dans plus de 1 500 entreprises et est très apprécié pour sa facilité d'utilisation et sa polyvalence. Il dispose également d'un système d'assistance, notamment pour les mises à jour liées aux modifications légales, et peut être utilisé en toute tranquillité d'esprit.
Rental Revolution 10 (Japan Information Create Co., Ltd.) - Ce système de gestion locative très populaire a été introduit par environ 5 000 (4 941) entreprises dans tout le pays. Il peut tout gérer, du travail de l'agence de location au travail de gestion, et gère de manière centralisée les informations sur les propriétés, les détails des contrats et les données sur les loyers afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle. L'interface facile à utiliser et l'excellente assistance sont attrayantes pour tout le monde, et le système est très apprécié par les petites et moyennes entreprises immobilières.
Il est conseillé de choisir le système le plus approprié en fonction de la taille et des besoins de votre entreprise. Lors de l'introduction d'un système, il est bien sûr important qu'il soit rentable, mais aussi qu'il soit facile à utiliser, qu'il dispose d'un système d'assistance et qu'il s'intègre dans le flux de travail de votre entreprise. Dans certains cas, il est recommandé d'introduire le système par étapes et d'assurer la formation des employés, tout en procédant à la DX sans effort excessif.
Nous avons expliqué la DX (transformation numérique) des opérations de gestion immobilière à l'aide de systèmes de gestion immobilière basés sur le cloud, en nous concentrant sur les effets de l'augmentation de l'efficacité et de l'automatisation et sur les avantages pour les propriétaires. Les avantages de la DX sont très variés : gain de temps grâce à l'automatisation de la gestion des loyers et des rapports sur les recettes et les dépenses, amélioration de la transparence et de l'aide à la décision grâce à la visualisation des données, et renforcement des relations de confiance grâce à une communication plus rapide. Des études de cas réelles ont également fait état de résultats tels que des réductions significatives des heures de travail et une amélioration de la rentabilité, ce qui est un point que les propriétaires ne peuvent pas se permettre de manquer.
Avec le développement de la technologie immobilière, la gestion immobilière, qui dépendait auparavant du temps et de l'expérience, est devenue un service en nuage facile à utiliser que tout le monde peut gérer, et le temps et la mentalité libérés par le DXing peuvent être utilisés pour se concentrer sur les tâches stratégiques et les mesures d'amélioration de la valeur de la propriété sur lesquelles les propriétaires devraient se concentrer. En d'autres termes, les systèmes de gestion immobilière les plus récents deviennent plus qu'un simple outil d'efficacité opérationnelle - ils deviennent un partenaire de gestion pour les propriétaires, les aidant à prendre des décisions.
Les propriétaires qui souhaitent aller de l'avant avec la gestion immobilière DX à l'avenir sont encouragés à faire les premiers pas vers la numérisation à partir d'un endroit familier, en utilisant les avantages et les études de cas présentés dans cet article comme référence. Même s'il s'agit d'un petit pas au début, la promotion continue de la DX portera ses fruits à l'avenir avec des résultats significatifs (gain de temps, augmentation des bénéfices, réduction des risques, etc.) Envisagez de mettre en œuvre un système de gestion approprié basé sur le cloud pour faciliter votre travail quotidien et rendre votre gestion immobilière plus sûre et plus transparente. Vous en ressentirez certainement les bénéfices.