A las dos de la madrugada me despertó una llamada repentina. Propietario, hay una fuga de agua en el piso de arriba y está cayendo del techo como si lloviera".
A partir de ese momento, comienza la larga pesadilla para los propietarios que autogestionan sus viviendas de alquiler. Ponerse en contacto con los inquilinos del piso de arriba, comprobar el lugar en mitad de la noche, primeros auxilios, organizar la llegada de un reparador, evaluar los daños, comunicarse con la compañía de seguros, confirmar dónde recae la responsabilidad... Lo más preocupante es la realidad de que tienes que hacer frente a todo esto por tu cuenta, sin conocimientos especializados.
¿Cómo deben abordar los propietarios autogestionados estas situaciones cuando se enfrentan a ellas? ¿Y en qué se diferenciaría la misma situación si subcontrataran a una empresa de gestión?
En este número analizaremos las limitaciones de la autogestión y las ventajas de subcontratar a una empresa de gestión , utilizando el ejemplo de los problemas de fugas de agua de los pisos superiores en la gestión de alquileres.
El Sr. A era propietario de un condominio de cuatro plantas (12 unidades) desde hacía 15 años y lo gestionaba en régimen de alquiler. Siguió gestionando el inmueble por su cuenta para ahorrarse los costes de gestión, pero un invierno, a altas horas de la noche, recibió una llamada de emergencia de un inquilino del tercer piso diciendo que había una fuga de agua por el techo.
Resultado: cinco días de trabajos de restauración, con un coste aproximado de 500.000 yenes, más 200.000 yenes de indemnización a los inquilinos y, sobre todo, un precio enorme a pagar en términos de tiempo valioso y estrés emocional.
En la propiedad del Sr. B, donde se produjo una situación similar, la empresa gestora tomó las siguientes medidas
Resultado: el Sr. B sólo tuvo que observar la serie de respuestas en su mayor parte, y su carga mental se redujo al mínimo.
Como se desprende del caso de la fuga de agua, la autogestión tiene muchos riesgos y limitaciones. A continuación se resumen los principales.
| Elementos de riesgo | Ejemplos concretos | Probabilidad de ocurrencia | Grado de impacto |
|---|---|---|---|
| Errores en las decisiones jurídicas | Problemas de indemnización debidos a una estimación errónea de la responsabilidad | Alto | Grande |
| Error técnico | No adopción de contramedidas debido a un diagnóstico erróneo de la causa de la fuga | Media | Grande |
| Desconocimiento de la cobertura del seguro | Infrautilización del seguro aplicable | Alta | Medio |
| Error en la selección del método de reparación | Recurrencia debida a reparaciones inadecuadas | Media | Grande |
| Limitaciones | En caso de autogestión | En caso de externalización a una empresa de gestión |
|---|---|---|
| Tiempo de respuesta en caso de emergencia | Tiempo de desplazamiento hasta la propiedad + tiempo de respuesta | Respuesta inmediata - 30 minutos por especialistas |
| Respuesta a altas horas de la noche y en días festivos | Respuesta a expensas de la vida personal | Sistema de respuesta 24/7/365 |
| Gestión de propiedades en varias ubicaciones | Imposibilidad física de responder simultáneamente | Puede ser gestionado por el personal de gestión de cada ubicación |
| Red de contratistas | Contactos personales limitados | Amplia red de subcontratistas |
Los propietarios que siguen gestionando sus propios inmuebles tienden a pasar por alto la carga psicológica y las oportunidades perdidas: la gestión del alquiler, que requiere un tiempo de respuesta de 24 horas, afecta significativamente a la calidad de sus propias vidas, incluido el tiempo para su trabajo diario, su familia y sus aficiones. En particular, los problemas urgentes, como las fugas de agua, pueden causar mucho estrés psicológico y afectar a otros trabajos y actividades.
Si el tiempo dedicado a la autogestión puede emplearse en su actividad principal o en nuevas oportunidades de inversión, podrá obtener mayores beneficios. Teniendo en cuenta estas oportunidades perdidas, externalizar los honorarios a una empresa de gestión es una inversión que sale muy rentable.
Las empresas de gestión de alquileres son profesionales con muchos años de experiencia y conocimientos. En particular, disponen de los siguientes conocimientos en materia de fugas de agua
Una de las principales ventajas de subcontratar a una empresa de gestión no es sólo la resolución de problemas, sino también la gestión preventiva.
| Elementos de gestión preventiva | Detalles específicos | Dificultad de realizar con autogestión |
|---|---|---|
| Inspecciones periódicas de las instalaciones | Inspección periódica de las tuberías de suministro y drenaje de agua, equipos eléctricos, etc. | Difícil de realizar |
| Predicción del envejecimiento | Predicción basada en datos de la esperanza de vida de los equipos | Muy difícil |
| Planificación de reparaciones preventivas | Prevención de averías repentinas mediante reparaciones planificadas | Difícil |
| Orientación a los inquilinos sobre el uso | Orientación sobre el uso adecuado de los equipos | Moderado |
| Puesta en común de casos similares | Medidas preventivas basadas en ejemplos de otras propiedades | Imposible |
Empresa de gestión La tranquilidad que ofrece un sistema de respuesta 24 horas es una gran ventaja que no puede obtenerse con la autogestión.
La respuesta a una situación de emergencia, como una fuga de agua, puede tener un impacto significativo en la satisfacción de los inquilinos y en la reputación de la propiedad. La externalización a una empresa de gestión permite dar una respuesta profesional a los problemas, lo que previsiblemente tendrá los siguientes efectos
Elegir la empresa de gestión adecuada es crucial para maximizar los beneficios de la externalización. Los siguientes puntos le ayudarán a encontrar un socio fiable.
Puntos de control específicos para evaluar la capacidad de respuesta ante problemas.
| Puntos de comprobación | Métodos de comprobación | Ejemplos de buenas respuestas |
|---|---|---|
| Sistema de respuesta a emergencias | Preguntas sobre el flujo específico del sistema de respuesta 24 horas | 'Un responsable responde a una llamada en los 30 minutos siguientes a la recepción de la llamada por el centro de llamadas y, en función de la situación, envía personal al lugar en un plazo de 60 minutos.' |
| Red de subcontratistas | Preguntado por la disponibilidad de reparaciones de fontanería a altas horas de la noche. | Tenemos acuerdos con empresas de fontanería que pueden responder las 24 horas del día, por lo que, incluso en caso de emergencia, en principio podemos estar in situ en menos de dos horas". |
| Casos anteriores de respuesta | Pregunte por ejemplos concretos de respuesta a fugas de agua. | 'Podemos ofrecer explicaciones detalladas sobre casos concretos de problemas y el proceso para solucionarlos'. |
| Apoyo en materia de seguros | Pregunte por el apoyo a las solicitudes de seguros | Proporcionamos apoyo constante, desde la negociación con las compañías de seguros en su nombre hasta la asistencia en la preparación de los documentos necesarios y la asistencia a las evaluaciones". |
| Medidas de prevención | Preguntas sobre medidas para evitar problemas similares | Presentación de informes que analizan las causas de los problemas después de que se produzcan y aplicación de propuestas concretas de medidas preventivas". |
Los costes de externalización de la gestión deben considerarse una "inversión", no sólo un "coste". Evalúe la rentabilidad teniendo en cuenta de forma exhaustiva los siguientes factores
Ahorro de costes directos
Valor indirecto
Impacto en el valor de los activos a largo plazo
Las situaciones de emergencia, como las fugas de agua del piso de arriba, son un riesgo inevitable en la gestión de alquileres. Teniendo en cuenta la carga que supone la autogestión, la externalización a una empresa de gestión no es sólo un coste, sino una sabia inversión del tiempo del propietario, de su salud mental y del valor de los activos de la propiedad.
Las ventajas de la externalización de la gestión de propiedades en alquiler son muchas y variadas, pero las tres siguientes son especialmente importantes
La subcontratación de empresas de gestión marca la diferencia, incluso para una única fuga de agua. Los beneficios son aún mayores si se tienen en cuenta otros aspectos como la prevención de catástrofes, la prevención de delitos y el cumplimiento de los cambios legales. ¿Por qué no considerar la externalización a una empresa de gestión para estabilizar su negocio de alquiler a largo plazo?
R: Los costes típicos de la gestión externalizada de alquileres se sitúan en torno al 3-5% de los ingresos por alquileres. Varía en función del alcance del trabajo de gestión, pero en general ronda el 5% del alquiler para un plan estándar que incluya la gestión básica de los inquilinos y del edificio, y en torno al 3% si sólo se actúa como agente de cobros. Sin embargo, los servicios adicionales, como el servicio de urgencias 24 horas y las garantías de alquiler, pueden suponer costes adicionales.
R: Merece la pena externalizar la gestión incluso de las propiedades más pequeñas. De hecho, en los inmuebles más pequeños es más importante mantener la satisfacción de los inquilinos y responder rápidamente a los problemas, ya que el impacto de una sola vacante en los ingresos es significativo. Cada vez son más las empresas de gestión que ofrecen planes flexibles para las propiedades más pequeñas, por lo que es aconsejable elegir una empresa de gestión que se adapte al tamaño de su propiedad.
R: No, no tiene que hacer nada por completo. Es necesario comprobar periódicamente los informes de ingresos y gastos y participar en las decisiones importantes, como las reparaciones importantes. Sin embargo, puede dejarlo casi todo en manos de la empresa de gestión, incluida la gestión diaria de los inquilinos, la solución de problemas de emergencia y las inspecciones periódicas. Esto crea un entorno en el que usted puede concentrarse en las principales decisiones políticas, manteniendo al mismo tiempo una buena comunicación con la empresa de gestión.
R: Al cambiar, es importante transmitir con precisión la información actual sobre la propiedad y los inquilinos. En particular, hay que dar detalles sobre el historial de problemas, reparaciones y acuerdos especiales con los inquilinos. También es aconsejable obtener presupuestos de varias empresas de gestión y comparar el equilibrio entre servicios y costes. El momento ideal para cambiar es durante los periodos de baja ocupación o con carácter preventivo, antes de que surjan problemas importantes.
R: Es posible. Los contratos de gestión suelen especificar un periodo de vigencia y unas condiciones de rescisión, por lo que puede cambiar según esas condiciones. Sin embargo, es importante dejar tiempo suficiente para que se produzca el cambio a fin de evitar confusiones a los inquilinos. Si está pensando en cambiar de empresa de gestión, aclare sus insatisfacciones actuales y los aspectos susceptibles de mejora, y asegúrese de que la nueva empresa de gestión puede resolverlos en detalle.
Si es usted un propietario preocupado por la gestión de su alquiler, especialmente en situaciones en las que se requiere una respuesta de emergencia, como un problema de goteras, póngase en contacto con INA & Associates para una consulta gratuita que le ayude a realizar una transición fluida de la autogestión a la gestión externalizada y a maximizar su rentabilidad. Le propondremos el plan de gestión óptimo para maximizar el valor de su propiedad.