Estimado propietario, ¿le ha ocurrido alguna de las siguientes situaciones? Recibimos una inquietante llamada telefónica de un inquilino a altas horas de la noche diciendo que había un extraño merodeando por la propiedad", "Recibimos un informe de alguien que actuaba de forma sospechosa en el aparcamiento, pero no supimos cómo responder", "El buzón de una propiedad gestionada fue objeto de vandalismo y el inquilino nos pidió que tomáramos medidas".
Para los propietarios de pisos y comunidades de propietarios autogestionados, la intrusión de personas sospechosas en los locales es uno de los problemas más difíciles de tratar. Según las estadísticas de la Agencia Nacional de Policía, la mayoría de los delitos que se producen en las viviendas alquiladas tienen su origen en robos, y muchos casos derivan en situaciones graves.
Este artículo explica los retos a los que se enfrentan los propietarios autogestionados y los beneficios de las medidas de seguridad que pueden obtenerse subcontratando a una empresa de gestión, centrándose en los casos de intrusos que entraron en las instalaciones de condominios y apartamentos, que fueron denunciados a INA & Associates. La presentación ofrecerá consejos sobre cómo lograr una gestión segura de los alquileres y, al mismo tiempo, cumplir con su responsabilidad de mantener a salvo a los inquilinos.
Caso práctico del Sr. Sato (empleado de empresa de unos 50 años), que gestiona de forma autónoma un piso (12 habitaciones en total) en Tokio
Una noche de verano, a las 23.30 horas, sonó el teléfono móvil del Sr. Sato. Era una llamada de emergencia de una residente, que decía que había un hombre extraño en el aparcamiento, espiando por las ventanas de cada habitación. Aunque quería ir inmediatamente a la zona, desde su casa hasta la propiedad hay 40 minutos en coche.
El Sr. Sato recomendó llamar a la policía y acudió él mismo al inmueble, pero cuando llegó, no había ninguna persona sospechosa a la vista, y varios inquilinos ya habían salido angustiados. La policía también estaba presente, pero no pudo identificar a la persona por falta de pruebas y testigos.
Después de esa noche, varios inquilinos pidieron que se tomaran medidas de seguridad por la noche y que se instalaran cámaras de seguridad. Pedimos urgentemente presupuestos para las cámaras de seguridad, pero tuvimos problemas para determinar la ubicación adecuada y el número de cámaras a instalar, y al final, debido al retraso en la respuesta, dos inquilinos se mudaron en tres meses, alegando "problemas de seguridad".
Caso práctico de la Sra. Tanaka (60 años, autónoma), propietaria de un edificio de viviendas de segunda mano (20 unidades) en la prefectura de Kanagawa.
En el condominio gestionado por el Sr. Tanaka, apareció una persona sospechosa visitando cada habitación, diciendo ser de la empresa de gestión. En realidad, el Sr. Tanaka gestionaba él mismo la propiedad y no contaba con una empresa de gestión. Esto se descubrió cuando un inquilino sospechoso se puso en contacto con el Sr. Tanaka para confirmar la situación, pero ya se había dejado pasar a varios inquilinos a sus habitaciones porque se les había dicho que estaban allí para una comprobación de las instalaciones.
Afortunadamente, no se produjeron daños penales, pero los inquilinos hicieron una serie de duros comentarios, preguntando por qué no podían impedir la intrusión de personas sospechosas y por qué no había cerraduras automáticas. La Sra. Tanaka se apresuró a distribuir una advertencia por escrito a todos los inquilinos y compartió información sobre personas sospechosas, pero la relación con varios inquilinos se deterioró debido a la "desconfianza en el sistema de gestión", y en algunos casos esto dio lugar al desalojo de los inquilinos.
En el proceso de hacer frente a la situación, la Sra. Tanaka se sintió angustiada sobre si estaba cumpliendo con su deber de velar por la seguridad como propietaria, especialmente en una propiedad con muchas mujeres solteras, lo que también supuso una pesada carga psicológica para ella.
Estudio de caso de la Sra. Yamamoto (55 años, funcionaria de empresa), propietaria de dos pisos de 15 años de antigüedad (16 habitaciones en total) en la prefectura de Osaka.
Durante el periodo en que se estaban montando andamios para unas obras de reparación a gran escala, un ladrón utilizó los andamios para acceder a los pisos de la Sra. Yamamoto. No se pudo identificar a los autores, en parte porque las cámaras de seguridad fueron retiradas temporalmente durante el periodo de obras.
Los inquilinos que sufrieron daños protestaron enérgicamente por la insuficiencia de las medidas de seguridad tomadas durante las obras, y exigieron además una reducción del alquiler por "incumplimiento del deber de proporcionar un entorno vital seguro".
Este caso pone de manifiesto la falta de contramedidas contra los fallos temporales de seguridad durante la construcción y la dificultad de gestionar los riesgos en caso de imprevistos.
La autogestión presenta los siguientes riesgos y limitaciones a la hora de abordar cuestiones de seguridad como la intrusión de personas sospechosas
El propietario de un inmueble en alquiler tiene el "deber de velar por la seguridad" y es responsable de proporcionar un entorno seguro a los inquilinos. Sin embargo, hay muchas situaciones en las que es difícil juzgar hasta qué punto el propietario es responsable de responder a la irrupción de una persona sospechosa.
Por ejemplo, en algunos casos, el propietario puede ser considerado legalmente responsable si se juzga que tenía conocimiento de información sobre una persona sospechosa pero no tomó las medidas adecuadas. Además, el tratamiento inadecuado de una persona sospechosa (por ejemplo, tratar con una persona inocente debido a una identificación errónea) puede acarrear otros problemas.
Es extremadamente difícil para los propietarios autogestionados tomar estas decisiones legales de forma adecuada.
Las intrusiones de personas sospechosas suelen producirse en momentos inesperados, como a altas horas de la noche o de madrugada. En el caso de la autogestión, el propietario debe recibir y responder él mismo a todas esas llamadas de emergencia.
| Zona horaria | Respuesta en autogestión | Respuesta en gestión externalizada |
|---|---|---|
| Diurno (días laborables) | Respuesta necesaria incluso cuando el propietario está trabajando | El personal de la empresa de gestión responde inmediatamente |
| De noche y a altas horas de la madrugada | Los propios propietarios comprueban el lugar o colaboran con la policía | Responde el sistema de seguridad 24 horas o una empresa de seguridad asociada. |
| Durante las vacaciones y los puentes | Se requiere una respuesta de emergencia incluso durante las vacaciones | La empresa de gestión está de guardia los días festivos. |
La carga mental que supone esta "respuesta de emergencia sin saber cuándo" es incalculable y provoca una reducción significativa de la calidad de vida del propietario.
Para que las medidas de seguridad sean eficaces, se requieren conocimientos especializados en psicología criminal y la tecnología de seguridad más avanzada. Sin embargo, para muchos propietarios autogestionados no es fácil adquirir esos conocimientos especializados y mantenerse al día de la información más reciente.
Por ejemplo, es difícil para cualquiera que no sea un experto determinar dónde, qué rendimiento y cuántas cámaras de seguridad son las más adecuadas para una misma instalación. Tampoco es fácil hacer la elección más rentable para los sistemas de cierre automático y los sistemas de alarma.
A la hora de compartir información sobre personas sospechosas con los inquilinos, también es importante juzgar cuánta información compartir y cuándo hacerlo. Debe evitarse la información excesivamente alarmante, pero si no se comunica adecuadamente la información necesaria, no cabe esperar que la prevención de la delincuencia sea eficaz.
Además, si una persona sospechosa causa realmente daños, se requiere una respuesta muy delicada, como tratar con la víctima, compartir información con otros inquilinos y explicar las medidas para evitar que se repitan. Este tipo de comunicación de gestión de crisis es difícil de llevar a cabo correctamente sin experiencia y conocimientos.
La externalización a una empresa de gestión ofrece las siguientes ventajas específicas cuando se trata de cuestiones de seguridad como la intrusión de personas sospechosas
Una de las mayores ventajas de una empresa de gestión es su sistema de respuesta 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Pueden responder rápidamente, de día o de noche, a la información sobre personas sospechosas o a las llamadas de emergencia de los inquilinos.
Muchas empresas de gestión disponen de los siguientes sistemas
Por ejemplo, si se recibe información sobre una persona sospechosa a altas horas de la noche, el centro de llamadas de la empresa de gestión proporcionará la respuesta primaria y, dependiendo de la situación, el personal de la empresa de seguridad asociada realizará comprobaciones in situ. Si es necesario, también informarán del incidente a la policía en nombre del propietario, para que éste no tenga que apresurarse a responder en mitad de la noche.
La empresa gestora dispone de personal con conocimientos especializados en prevención de delitos y seguridad, y propondrá y aplicará las medidas de seguridad más adecuadas en función de las características del inmueble y del entorno que lo rodea.
En concreto, cabe esperar el siguiente apoyo
En particular, la instalación de cámaras de seguridad requiere un juicio experto sobre el equilibrio entre las consideraciones de privacidad y la eficacia de la prevención de la delincuencia, así como la rentabilidad. Las empresas de gestión pueden hacer propuestas adecuadas basadas en su experiencia en muchas propiedades.
La recogida, el análisis y el intercambio de información sobre personas sospechosas es la piedra angular de las medidas de prevención de la delincuencia. Las empresas de gestión gestionan la información de las siguientes maneras
El personal experimentado de la empresa de gestión también se encarga de tratar con los inquilinos en caso de avistamiento de una persona sospechosa. Recopilando la información necesaria y adoptando las medidas de respuesta adecuadas, al tiempo que se evita que cunda el pánico, los inquilinos pueden sentirse más seguros.
En caso de daños causados por un intruso sospechoso, deben tomarse decisiones claras sobre cómo responder y dónde recae la responsabilidad. En el caso de las empresas de gestión externalizada, existen los siguientes sistemas de gestión de riesgos
Reviste especial importancia la capacidad de demostrar que el propietario ha respondido adecuadamente en el ámbito de su "deber de diligencia en materia de seguridad". La empresa de gestión mantiene registros de las respuestas adecuadas y dispone de un sistema para responder adecuadamente en caso de problemas legales.
Unas medidas de seguridad adecuadas son un factor importante para aumentar la satisfacción de los inquilinos y mejorar la competitividad de un inmueble. ¿Cuáles son las ventajas de subcontratar a una empresa de gestión?
De hecho, los datos muestran que las propiedades con instalaciones de seguridad como cámaras de seguridad y cierres automáticos pueden fijar alquileres entre un 5 y un 10% más altos que las propiedades con las mismas condiciones.
Si da importancia a la respuesta ante personas sospechosas y a las medidas de seguridad, es importante seleccionar una empresa de gestión teniendo en cuenta los siguientes puntos.
Los puntos clave para identificar la capacidad de respuesta de seguridad de la empresa de gestión son:
Es especialmente importante el sistema de respuesta para noches y festivos. No se limite a decir que la empresa está "disponible las 24 horas del día", sino que compruebe la estructura específica del personal y cómo responde.
Esta es la clave para determinar si el equipo de seguridad propuesto por la empresa de gestión es adecuado:
Cuando obtenga presupuestos, compare no sólo los precios sino también la calidad y especificidad de las propuestas. Es importante elegir una empresa de gestión que pueda explicar claramente por qué es necesario el equipo y qué beneficios cabe esperar.
Las cuestiones de seguridad afectan directamente a las preocupaciones de los inquilinos. La clave está en identificar la capacidad de la empresa para comunicarse con los inquilinos:
La satisfacción de los inquilinos y el boca a boca de las propiedades gestionadas también son útiles. Es probable que las empresas de gestión mejor valoradas por su respuesta en materia de seguridad hayan establecido una relación de confianza con los inquilinos Gestión de la propiedad Respuesta a las notificaciones de personas sospechosas.
Puntos clave a la hora de comprobar la estructura de costes de la empresa de gestión:
| Elementos de coste | Puntos a comprobar |
|---|---|
| Honorarios básicos de gestión | ¿Está incluida la respuesta de seguridad? |
| Tasa de respuesta en caso de emergencia | ¿Hay costes adicionales por asistencia fuera del horario laboral? |
| Cuota de instalación de equipos | Porcentaje del coste de instalación del equipo de seguridad |
| Costes de mantenimiento | Aclaración de las inspecciones periódicas y los costes de mantenimiento. |
Lo importante es la existencia y el alcance de los "costes adicionales". Los costes de las cámaras de seguridad de los pisos de alquiler pueden ser bajos para la cuota básica, pero si se incurre en costes adicionales por cada respuesta de emergencia, habrá que comparar el coste total.
El problema de seguridad que supone la entrada de intrusos sospechosos en los locales de una propiedad de alquiler es una carga importante para los propietarios autogestionados, que tienen que enfrentarse a una serie de retos, como la dificultad de dar respuesta las 24 horas del día, la falta de experiencia y la complejidad de tratar con los inquilinos.
La externalización a una empresa de gestión es una opción eficaz para hacer frente a estos retos. Se puede establecer un sistema de seguridad completo, que incluya la respuesta las 24 horas del día por parte de personal con conocimientos especializados y experiencia, propuestas e instalación de equipos de seguridad adecuados, comunicación con los inquilinos y gestión de riesgos.
Aunque la autogestión pueda parecer ventajosa si sólo se tienen en cuenta los costes, la responsabilidad de proteger la seguridad de los inquilinos y el aumento del valor de la propiedad que ello conlleva hacen que la gestión profesional por parte de una empresa de gestión externalizada merezca la pena.
En los últimos años, los inquilinos son cada vez más conscientes de la importancia de la seguridad, y contar con buenas medidas de seguridad es un factor importante para atraer inquilinos y renovar contratos. Si quiere mantener y mejorar la estabilidad de su negocio de alquiler y el valor de sus activos a largo plazo, es esencial contar con un sistema de gestión integral que incluya medidas de seguridad.
R: Los propietarios tienen el "deber de velar por la seguridad" y son responsables de proporcionar un entorno seguro a sus inquilinos. Una intrusión sospechosa en sí misma no conlleva inmediatamente responsabilidad legal, pero usted puede ser considerado responsable en los siguientes casos
Si la propiedad se subcontrata a una empresa de gestión, se llevarán registros de la propuesta y aplicación de medidas de seguridad adecuadas y de la respuesta apropiada a los accidentes, lo que puede ayudar a demostrar que el propietario cumple con su deber de velar por la seguridad.
R: Las instalaciones de cámaras de seguridad requieren, sin duda, tener en cuenta la privacidad. Los siguientes puntos pueden minimizar los problemas de privacidad al tiempo que maximizan la eficacia de la seguridad:
Las empresas de gestión tienen experiencia en la instalación de estas cámaras en muchos inmuebles y pueden hacer propuestas adecuadas que tengan en cuenta el equilibrio entre privacidad y prevención de la delincuencia.
R: Independientemente del tamaño del inmueble , surgirán problemas de seguridad. La importancia de la seguridad las 24 horas aumenta incluso en las propiedades pequeñas, especialmente en las siguientes situaciones
Para las propiedades más pequeñas, también hay servicios de asistencia 24 horas que pueden introducirse a bajo coste. La cooperación con empresas de seguridad y la gestión colectiva de varios inmuebles permiten adoptar medidas de seguridad rentables.
R: Durante las reparaciones importantes , los riesgos de seguridad son mayores de lo normal debido a los andamios. Las siguientes medidas son eficaces
R: El coste de las medidas de seguridad depende del tamaño y la ubicación de la propiedad, pero las directrices generales son las siguientes
Cuando se subcontrata a una empresa de gestión, algunos servicios de seguridad están incluidos en la tarifa básica de gestión, por lo que es aconsejable juzgar el rendimiento global de los costes. También es importante tener en cuenta la perspectiva del rendimiento de la inversión, ya que las medidas de seguridad pueden dar lugar a alquileres más altos y tasas de desocupación más bajas.
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