El éxito o el fracaso de la gestión inmobiliaria depende de la forma sistemática en que se comprendan y se externalicen adecuadamente las operaciones de gestión inmobiliaria. Este informe organiza las prácticas cotidianas de gestión, jurídicas y contables, y cubre los puntos clave exigidos por la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas y los últimos casos DX. Visualiza "lo que debe confiarse a una empresa de gestión" y proporciona a los propietarios directrices que les permiten concentrarse en la gestión del patrimonio con tranquilidad. Para más información sobre planes de gestión y sistemas de gestión más específicos, no dude en ponerse en contacto con INA&Associates Ltd.
La administración de fincas es una empresa a la que el propietario (arrendador) de un inmueble de alquiler encarga el mantenimiento y la gestión del inmueble, así como la gestión del alquiler y otras finanzas. Se define legalmente como una "empresa de gestión de viviendas de alquiler" y se considera que es una empresa que lleva a cabo el mantenimiento y la conservación de los edificios y lagestión financiera del alquiler, los depósitos de seguridad, los gastos de las zonas comunes, etc. en nombre de los propietarios. Sin embargo, las empresas que "sólo" gestionan el alquiler y otras finanzas no están incluidas en la "actividad de gestión de viviendas de alquiler" en virtud de esta ley. En resumen, una empresa especializada realiza las diversas tareas asociadas a la gestión del alquiler (como el trato con los inquilinos, la gestión de las instalaciones, el cobro de los alquileres, etc.) en nombre del propietario.
Estas empresas de gestión inmobiliaria son indispensables para los propietarios que viven lejos o tienen un gran número de propiedades. De hecho, hay un gran número de empresas de gestión activas en todo Japón, con aproximadamente 8.943 empresas de gestión de viviendas de alquiler registradas en el Ministerio de Territorio, Infraestructura y Transporte hasta 2023, que gestionan aproximadamente 7,9 millones de unidades. Con la reciente introducción de la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler, se han aclarado el ámbito de trabajo y las obligaciones de las empresas de gestión, creando un entorno seguro tanto para los propietarios como para los inquilinos.
Las empresas de gestión inmobiliaria son responsables de una amplia gama de tareas, que pueden clasificarse a grandes rasgos en los ámbitos de la gestión cotidiana, la gestión jurídica (contractual) y la gestión contable y financiera. Veamos a continuación los aspectos específicos de cada una de estas áreas.
Se trata de la gestión diaria de la propiedad y los inquilinos en nombre del propietario. Se centra principalmente en tratar los asuntos que surgen a diario, como responder a las comunicaciones de los inquilinos y mantener la propiedad.
Relaciones con los inquilinos: responde a las consultas y quejas de los inquilinos y se ocupa de las reclamaciones por problemas vecinales e instalaciones defectuosas. Si hay quejas sobre ruidos, goteras, olores, problemas con mascotas, etc., se tratan con prontitud para garantizar una vida cómoda a los inquilinos y la conservación de los activos para los propietarios. La carga mental del propietario se reduce considerablemente al confiar el trabajo a una empresa de gestión con experiencia.
Procedimientos de captación y contratación de inquilinos: cuando se producen vacantes, la empresa capta nuevos inquilinos en nombre del propietario. Fijamos los alquileres adecuados, seleccionamos los medios publicitarios, realizamos inspecciones de inspección, seleccionamos a los posibles inquilinos (comprobando sus ingresos y su historial crediticio) y, una vez encontrado un inquilino, procedemos al proceso de firma del contrato de arrendamiento. Esto incluye preparar los documentos del contrato, explicar los asuntos importantes, entregar las llaves y dar una explicación cuando el inquilino se mude.
Gestión durante el contrato: Durante el alquiler, la empresa se ocupa de las averías de los equipos, organiza las reparaciones y realiza inspecciones y limpiezas periódicas del edificio y las instalaciones. Mantenemos la estética del inmueble mediante la gestión diaria, como la limpieza de las zonas comunes (por ejemplo, pasillos, entradas y zonas de eliminación de residuos) y la gestión de las plantaciones, para mantener un entorno de vida cómodo para los inquilinos. Las instalaciones que requieren inspecciones reglamentarias, como el suministro de agua, el drenaje y los equipos contra incendios, se subcontratan a contratistas especializados para su mantenimiento y gestión adecuados.
Cobro de alquileres y recordatorios de atrasos: recauda los alquileres mensuales de los inquilinos y gestiona su envío al propietario. En muchos casos, se exige a los inquilinos que se adhieran a una empresa de garantía de alquileres, para que puedan recibir pagos sustitutorios de la empresa de garantía en caso de impago. Sin embargo, la empresa de gestión se encarga de la respuesta inicial (ponerse en contacto con el inquilino para recordárselo y gestionar la situación de morosidad) hasta que la empresa de garantía hace un requerimiento al inquilino.
Cuando un inquilino abandona la vivienda, la empresa de gestión asiste a la salida del inquilino y comprueba que no haya desperfectos en la habitación. La empresa liquidará el depósito de garantía en nombre del inquilino de acuerdo con las Directrices para la Restauración del Estado Original del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo, y liquidará adecuadamente los costes de reparación. Una vez que los inquilinos se han marchado, organizamos los trabajos de limpieza y renovación necesarios para devolver el inmueble a su estado anterior al arrendamiento y prepararlo para la siguiente ronda de contratación.
Como se ha descrito anteriormente, proporcionamos apoyo integral para una amplia gama de tareas de gestión diaria, desde el trato con los inquilinos hasta la gestión de las instalaciones del edificio, asuntos que requerirían tiempo y experiencia para que los propietarios los gestionaran por su cuenta.
La empresa de gestión actúa como agente y presta apoyo en los trámites contractuales y jurídicos relacionados con la gestión de alquileres. Se trata de un campo que requiere conocimientos especializados en áreas como la redacción de contratos, el cumplimiento de leyes y reglamentos y las respuestas legales a los problemas que puedan surgir.
Preparación y gestión de los documentos contractuales: la empresa de gestión prepara los documentos contractuales para los nuevos contratos de alquiler y las renovaciones, y elabora la declaración de asuntos importantes. Como experto inmobiliario, la empresa de gestión comprueba que el contrato cumpla la legislación más reciente y se asegura de que se incluyan en él todos los detalles necesarios. Especialmente en los últimos años, los contratos de arrendamiento pueden celebrarse electrónicamente, por lo que el contrato puede completarse tanto en línea como en persona.
Explicación de asuntos importantes : cuando se firma un contrato con un inquilino, se proporciona una explicación de asuntos importantes (explicación detallada de la propiedad y el contrato) de acuerdo con la Ley de Lotes de Edificios y Negocios de Transacción de Edificios. La ley también estipula que, al firmar un contrato de gestión con un propietario, es obligación de la empresa gestora facilitar por adelantado una explicación por escrito de los asuntos importantes relativos a los detalles de la gestión y la estructura de remuneración. Se trata de una medida para garantizar que el propietario entiende correctamente el contenido del contrato de gestión y puede dejar la propiedad en buenas manos.
Procedimientos de renovación y rescisión del contrato: la empresa de gestión llevará a cabo los procedimientos de renovación a la expiración del contrato de arrendamiento o, si éste no se renueva, procederá a los procedimientos de rescisión y entrega. Facilitamos los trámites administrativos en su nombre, como la redacción del contrato de renovación, el cobro de la cuota de renovación y el envío de la notificación de rescisión. Si es necesario, también negociamos la rescisión y renuncia de contratos con inquilinos que hayan incumplido el contrato o estén en mora, y proporcionamos asesoramiento jurídico y actuamos de enlace con especialistas (abogados).
Cumplimiento de leyes y reglamentos y gestión de riesgos: la empresa lleva a cabo una gestión adecuada de acuerdo con las leyes y reglamentos relativos a la gestión de alquileres (por ejemplo, la Ley de Arrendamientos de Terrenos y Edificios, la Ley de Contratos de Consumo, la Ley de Servicios contra Incendios, etc.). Por ejemplo, seguimos las directrices del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo sobre la restauración de propiedades a su estado original para evitar problemas, comprobamos la publicidad a la hora de contratar inquilinos para asegurarnos de que no haya infracciones, y evitamos que se instalen fuerzas antisociales de acuerdo con la Ordenanza de Exclusión de Bandas. En el improbable caso de litigios o disputas con los vecinos, la empresa de gestión actúa como punto de contacto para resolver la situación y, si es necesario, se ocupa de la situación en colaboración con abogados especializados.
Este trabajo implica la gestión adecuada del flujo de dinero en la gestión de alquileres, las remesas y los informes al propietario, y el apoyo fiscal. Se trata de un papel importante en la gestión de los ingresos y gastos del propietario en su nombre.
Gestión de ingresos/gastos de alquiler: gestiona el cobro del alquiler mensual, los gastos de las zonas comunes, las tasas de aparcamiento, etc. y los remite (liquida) al propietario. Como servicio de agencia de cobros, la empresa de gestión recibe el alquiler una vez y lo remite al propietario tras deducir la comisión de gestión prescrita. En caso de retraso en el pago por parte del inquilino, se emite un recordatorio y, si la morosidad se prolonga, la empresa procede también al procedimiento de facturación a la sociedad de garantía. Los datos de la gestión de alquileres se registran estrictamente mediante programas informáticos de contabilidad, etc., de modo que pueda identificarse inmediatamente a qué propiedad o contrato corresponde el alquiler.
Gestión de la fianza/liquidación: la empresa también gestiona la fianza que se recibe en el momento de la mudanza y la liquidación que se debe en el momento de la salida. La fianza es legalmente propiedad del propietario, pero la empresa de gestión la guarda en una cuenta y la liquida con los gastos de restauración cuando el inquilino se muda. Si la fianza no cubre el coste de las reparaciones, la empresa también gestiona las reclamaciones adicionales y la devolución del exceso de fianza. La ley exige que estos depósitos se mantengan en una cuenta separada de la de la empresa de gestión para evitar la apropiación indebida de los activos de los propietarios.
Gestión de gastos : También actuamos como agente para el pago de los gastos necesarios para el mantenimiento y la gestión de la propiedad. Por ejemplo, las facturas de electricidad y agua de las zonas comunes, los gastos periódicos de limpieza y los costes de reparación pueden ser adelantados temporalmente por la empresa gestora y compensados con los ingresos mensuales por alquiler. No sólo los gastos regulares, sino también los costes de reparaciones ocasionales se gastan previa consulta con el propietario y se registran en los libros. Estas cifras de ingresos y gastos específicas de la propiedad se comunican periódicamente y, como se explica más adelante, usted está obligado a informar al propietario al menos una vez al año sobre el estado de la gestión (ingresos, gastos y tramitación de reclamaciones).
Informes y asistencia fiscal: se elaboran informes mensuales o trimestrales de ingresos y gastos, en los que se informa al propietario sobre los alquileres percibidos, los detalles de los gastos y las deducciones por comisiones. Anualmente, se proporciona un resumen de los ingresos y gastos de alquiler del año y se emite un informe anual de ingresos y gastos como referencia para la declaración de la renta. Si es necesario, también colaboramos con un contable fiscal para prestar apoyo en relación con la declaración de ingresos por alquiler, incluido el registro de amortizaciones y gastos necesarios. En el caso de propietarios residentes en el extranjero, la empresa también actúa como agente para el pago de retenciones fiscales y como agente fiscal. Estos servicios de contabilidad tienen la ventaja de que los propietarios se liberan de una gestión financiera complicada y pueden centrarse en su actividad principal o en otras inversiones.
La Ley de Gestión Adecuada de Viviendas de Alquiler (Ley de Negocios de Gestión de Viviendas de Alquiler), que entró en vigor en junio de 2021, impone nuevas obligaciones y sistemas a las empresas de gestión. A continuación se resumen los principales puntos que los propietarios deben conocer.
Introducción de un sistema de registro: las empresas de gestión de viviendas de alquiler que gestionen 200 o más unidades están ahora obligadas a registrarse en el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte (el registro es opcional para las empresas que gestionen menos de 200 unidades). Los operadores registrados están sujetos a diversas obligaciones y pueden ser sancionados si siguen operando sin registrarse.
Obligación de tener un administrador de empresas: todas las empresas de gestión de alquiler registradas deben tener al menos un administrador de empresas con conocimientos especializados y experiencia en "gestión de viviendas de alquiler" en cada oficina. Para ser administrador de empresas, el gestor registrado debe reunir ciertas cualificaciones y requisitos prácticos, como ser "gestor de empresas de alquiler de viviendas" con cualificación nacional o ser titulado en lote de edificios y comercio de edificios, y será objeto de multas si no está cualificado y opera sin tales cualificaciones. Con ello se pretende mejorar la profesionalidad de cada empresa de gestión y mejorar el sistema de cumplimiento legal.
Obligación de explicar los asuntos importantes antes de firmar un contrato de gestión: Cuando una empresa de gestión firma un nuevo contrato de gestión con un propietario, está obligada a proporcionar una explicación de los asuntos importantes antes de que se celebre el contrato mediante la emisión de un documento en el que se indique la remuneración, las tareas específicas y los métodos de ejecución, etc. No sólo se permiten las explicaciones presenciales, sino también en línea (IT Jusetsu), así como la entrega de documentos electrónicos, de modo que el propietario pueda celebrar el contrato con un conocimiento completo de la encomienda de gestión por adelantado. Esto tiene el efecto de evitar problemas debidos a una solicitud malintencionada o a una explicación insuficiente.
Obligación de gestionar los bienes por separado: La ley estipula que los bienes del propietario, como el alquiler y los depósitos de seguridad, que se confían a la empresa de gestión en el ejercicio de su actividad, deben estar claramente separados de los fondos propios de la empresa. En concreto, se crea una cuenta específica para guardar el dinero recibido de los propietarios y se gestiona por separado de la cuenta de explotación propia de la empresa. Esto facilita la preservación de los fondos de los propietarios en caso de que la sociedad de gestión atraviese dificultades financieras, y también aumenta la transparencia, ya que el flujo de dinero puede identificarse inmediatamente en los libros.
Obligación de informar regularmente al propietario: Ahora es obligatorio informar al propietario al menos una vez al año sobre el estado de las operaciones de gestión de cada propiedad gestionada. Los informes abarcan principalmente "ingresos y gastos como el cobro de alquileres", "mantenimiento y gestión del edificio" y "si ha habido o no quejas de los inquilinos y cómo se han resuelto". Esto permite a los propietarios supervisar regularmente el funcionamiento de sus propiedades y facilita la comunicación con la empresa de gestión. Muchas empresas de gestión facilitan informes detallados no sólo una vez al año, como exige la ley, sino también mensual o trimestralmente.
Como se ha descrito anteriormente, la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas eleva el nivel de calidad del servicio y la fiabilidad de las empresas de gestión. Para los propietarios, subcontratar a una empresa registrada proporciona un cierto nivel de tranquilidad.
En los últimos años, la ola de transformación digital (DX) se ha extendido a la gestión inmobiliaria, con el uso de la tecnología informática para mejorar la eficiencia operativa y los servicios. A continuación presentamos algunos de los últimos casos prácticos de DX en Japón.
Gestión inmobiliaria en la nube: Tradicionalmente, la gestión de la información inmobiliaria y los documentos contractuales solía complicarse con papel y Excel, pero cada vez más empresas están introduciendo sistemas de gestión de alquileres basados en la nube. Por ejemplo, cuando una importante inmobiliaria introdujo **Canary Cloud**, informó de que aproximadamente la mitad del trabajo de contactar con inquilinos y perseguir clientes se automatizó, lo que redujo significativamente la carga de trabajo del personal encargado. La centralización de los contratos y la información sobre los clientes también ha facilitado la recuperación de información, lo que permite a un pequeño número de personas gestionar un gran número de propiedades sin errores, y ha tenido el efecto de mejorar la productividad.
Contratación en línea y explicación informática de asuntos importantes: la digitalización de los contratos de alquiler y los contratos de gestión también avanza rápidamente: desde que se levantó la prohibición de la contratación electrónica en 2022, los contratos firmados mediante servicios de firma electrónica y la explicación informática de asuntos importantes mediante sistemas de videoconferencia se han convertido en algo habitual en el sector inmobiliario. Según un estudio del Grupo Ierabu, en 2023 la tasa de uso de contratos electrónicos por parte de los usuarios finales** se habrá duplicado año tras año (del 9,1% al 18,0%)**, y los contratos sin papel se están generalizando, sobre todo en el sector del alquiler. Los contratos en línea permiten realizar los trámites sin necesidad de acudir a una tienda, lo que hace posible responder sin problemas a propietarios/arrendatarios distantes y a hogares ocupados con dos ingresos.
Respuesta al inquilino asistida por IA: Cada vez se utiliza más la tecnología de inteligencia artificial (IA) para automatizar y mejorar la gestión de las consultas de inquilinos y posibles inquilinos.
Cerraduras inteligentes: DX también se está extendiendo a la gestión de llaves físicas. Cada vez son más las empresas de gestión que instalan cerraduras inteligentes en sus propiedades de alquiler, que pueden desbloquearse mediante smartphones o tarjetas IC, para reducir los problemas de entrega y pérdida de llaves.
Además de estos ejemplos, hay otras iniciativas DX en marcha, como la supervisión remota de las instalaciones de los edificios mediante sensores IoT y la automatización del trabajo rutinario de oficina mediante RPA (robots de software). La introducción de DX ha permitido a las empresas de gestión asignar el tiempo y el esfuerzo que ahorran en mano de obra a tareas de mayor valor añadido, como hacer propuestas a los propietarios y planificar medidas para aumentar el valor de las propiedades. Los propietarios también pueden disfrutar de nuevas ventajas, como la prestación de un servicio web exclusivo para ellos que les permite consultar en línea los informes sobre el estado de las propiedades.
Las empresas de administración de fincas son responsables de una amplia gama de tareas, desde la gestión cotidiana de los inmuebles hasta cuestiones contractuales, jurídicas y contables. La ley ha aclarado el alcance y las responsabilidades de su trabajo, y la asignación de personal cualificado profesionalmente ha creado un entorno en el que los propietarios pueden sentirse seguros al confiarles sus valiosos activos. Al subcontratar a una empresa de gestión, se liberan del estrés de lidiar con los inquilinos y la resolución de problemas, y pueden concentrarse en garantizar los ingresos mediante una gestión estable de los alquileres. Además, los avances en DX han hecho que los servicios sean más rápidos y transparentes, y que la gestión inmobiliaria sea más precisa. Esperamos que el contenido de esta columna ayude a los propietarios a comprender sistemáticamente "lo que se confía a la empresa de gestión" y a realizar una mejor gestión del alquiler en colaboración con un socio de confianza.