La administración de fincas es la gestión y explotación de propiedades inmobiliarias en alquiler por cuenta de los propietarios. Por ejemplo, lleva a cabo la gestión diaria y las relaciones con los inquilinos en nombre de los propietarios de condominios, pisos, edificios, viviendas unifamiliares, locales comerciales y otras propiedades. El objetivo es mantener y mejorar el valor de la propiedad, que es un activo importante para el propietario, y proporcionar un entorno de vida seguro y cómodo a los inquilinos.
Este artículo ofrece una explicación detallada de las tareas específicas de una empresa de gestión inmobiliaria en cada una de las siguientes áreas: gestión de edificios, gestión de inquilinos, gestión de contratos, gestión de reparaciones e informes de ingresos y gastos. No nos limitaremos a enumerar las descripciones de los puestos de trabajo, sino que también nos centraremos en la importancia de una actitud sincera hacia el trabajo yel valor creado por los activos humanos (recursos humanos), y consideraremos en qué consiste la verdadera aportación de valor en el sector de la gestión inmobiliaria Desde la perspectiva de Daisuke Inazawa, gerente de INA & Associates K.K., actual basado en su experiencia y filosofía.
En primer lugar, repasemos los fundamentos del negocio de la gestión inmobiliaria. La función principal de una empresa de gestión inmobiliaria es administrar y gestionar propiedades en nombre de sus propietarios. Si el propietario está ocupado con su trabajo diario o posee muchas propiedades, es difícil gestionar cada propiedad por sí mismo. Por eso, en la mayoría de los casos, subcontrata el trabajo a una empresa de gestión especializada.
La empresa de gestión se interpone entre el propietario y los inquilinos y contribuye a una gestión fluida del alquiler, al tiempo que mantiene el valor de la propiedad. En concreto, se encargan de una amplia gama de tareas, desde la captación de inquilinos hasta la contratación, el apoyo a los inquilinos durante su estancia, el mantenimiento del edificio y las instalaciones, y la gestión de los ingresos y gastos mensuales. Una misión importante de las empresas de gestión inmobiliaria es crear un entorno vital que satisfaga tanto a los propietarios como a los inquilinos. Naturalmente, los propietarios tienen un fuerte deseo de aumentar la rentabilidad de sus propiedades. Para satisfacer esta expectativa, la empresa de gestión también debe esforzarse por aumentar la rentabilidad reduciendo las vacantes y gestionando los costes adecuadamente.
A continuación se enumeran las principales tareas que realizan a diario las empresas de gestión inmobiliaria. Hay dos aspectos principales -gestión de alquileres y gestión de edificios- y veamos los detalles específicos de cada uno.
Gestión de edificios: mantenimiento y gestión del propio edificio y de las zonas comunes. Se ocupa de todo, desde los pequeños problemas cotidianos hasta los planes de renovación a largo plazo para prolongar la vida del edificio y proteger su valor patrimonial. Por ejemplo, limpiamos pasillos y entradas comunes, inspeccionamos ascensores, bombas de agua y otras instalaciones, elaboramos planes para reparar zonas deterioradas y, en algunos casos, hacemos propuestas para futuras reconstrucciones o reparaciones a gran escala. Esta gestión del edificio contribuye a proteger y aumentar el valor físico del inmueble a largo plazo.
Relaciones con los inquilinos: se trata de responder a las consultas, peticiones y quejas de los inquilinos. Se ocupan con prontitud de los problemas que puedan surgir a diario, como problemas de ruido y mal funcionamiento de los equipos, para mantener un entorno de vida seguro y protegido para los inquilinos. En caso de problemas de equipamiento o problemas de ruido a altas horas de la noche, acuden rápidamente al lugar de los hechos, evalúan la situación y la resuelven adecuadamente. También pueden actuar como mediadores en problemas entre inquilinos. Si es necesario, se aseguran de que los inquilinos conozcan las normas y los modales, y trabajan para evitar que se repitan los problemas. Nos esforzamos por mejorar la satisfacción de los inquilinos tratando con ellos de forma honesta y rápida.
Gestión de contratos: gestiona los trámites administrativos relacionados con los contratos de alquiler. Cuando celebramos un contrato de alquiler con un nuevo inquilino, llevamos a cabo procedimientos de selección, preparamos y explicamos los documentos contractuales y, una vez celebrado el contrato, gestionamos la propiedad de acuerdo con el contrato. La gestión del contrato también incluye el cobro del alquiler, el enlace con la empresa de garantía, la gestión del vencimiento del contrato y la información sobre los procedimientos de renovación. En el improbable caso de que se produzcan retrasos en el pago del alquiler, se lo recordamos rápidamente a los inquilinos y llevamos a cabo los procedimientos de cobro a través de la empresa de garantía. Cuando un inquilino se muda, también gestionamos los procedimientos de cancelación y liquidación de los depósitos de seguridad (liquidación de los costes de restauración).
Captación de inquilinos (gestión de vacantes): otra tarea importante es captar rápidamente al siguiente inquilino cuando se produce una vacante. Preparamos anuncios que transmitan con precisión el atractivo del inmueble y debatimos con el propietario la fijación de un alquiler adecuado. Esto también incluye reclutar inquilinos de forma exhaustiva a través de intermediarios y portales inmobiliarios, responder a los solicitantes de visitas, aceptar solicitudes y realizar y apoyar la selección de inquilinos. Al minimizar el periodo de desocupación, se contribuye a estabilizar la gestión de alquileres del propietario.
Reparación: se trata de solucionar cualquier defecto o avería en el edificio o en el equipamiento de las habitaciones. Cuando los inquilinos nos informan de una avería, comprobamos la situación y, si es necesario, concertamos una cita con un reparador especializado. Informamos al propietario y consultamos con él los detalles y costes de la reparación, y obtenemos su permiso antes de proceder a los trabajos. También obtendremos presupuestos de varios contratistas y los compararemos para asegurarnos de que las reparaciones se realizan a un coste razonable. Las fugas de agua y los cortes de electricidad de emergencia se tratan con prontitud para evitar la propagación de los daños. Una vez terminadas las reparaciones, explicamos la situación a los inquilinos y les informamos de las medidas para evitar que se repitan, con el fin de tranquilizarlos. Estas medidas de reparación adecuadas contribuyen a mantener el valor de los activos y a tranquilizar a los inquilinos.
Informes de ingresos y gastos: se trata de informes periódicos al propietario sobre la situación de ingresos y gastos del inmueble. Los ingresos mensuales por alquiler, los gastos de gestión, los costes de reparación y otros gastos se resumen y se presentan al propietario en forma de informe de ingresos y gastos. Si es necesario, la empresa también puede asesorar sobre el estado de las operaciones y discutir futuras políticas de gestión de alquileres. Al mismo tiempo, la empresa de gestión remite el alquiler cobrado en nombre del propietario, menos los honorarios y gastos. Al proporcionar informes claros de ingresos y gastos, los propietarios pueden comprender con precisión la situación de la gestión de su propiedad. Al compartir las cifras y colaborar con el propietario para resolver los problemas, la empresa puede mejorar la gestión del alquiler.
Lo anterior es una descripción general de las principales funciones. En realidad, existen diferencias detalladas en función del tipo de propiedad y de las políticas del propietario, pero puede decirse que el papel de una empresa de gestión inmobiliaria consiste en proporcionar un apoyo coherente desde la captación de inquilinos, la contratación, la gestión diaria, la gestión del edificio y la gestión de ingresos y gastos.
Una actitud sincera hacia el trabajo es de suma importancia a la hora de realizar labores de gestión inmobiliaria. Creemos que la relación entre una empresa de gestión inmobiliaria y el propietario debe considerarse como una asociación a largo plazo, y no como un mero acuerdo de externalización. Al confiarnos sus valiosos activos, es esencial construir una relación de confianza. Esta confianza no puede construirse de la noche a la mañana, sino que se alimenta a través de la acumulación diaria.
Algunos propietarios que nos han cambiado la gestión en el pasado nos han dicho que les preocupaba confiarnos sus propiedades porque la anterior empresa de gestión era lenta a la hora de informar y poco sincera. Esta experiencia me hizo darme cuenta de lo importante que es mantenerse en contacto y responder de buena fe.
De lo que yo mismo me he dado cuenta al dirigir INA&Associates es de que ofrecer información transparente, una comunicación honesta y actuar con responsabilidad a fondo generará confianza. Por ejemplo, la información sobre el estado de la propiedad, los inquilinos y los ingresos y gastos se facilita abiertamente a los propietarios en cualquier momento, y cualquier problema se comunica y discute con prontitud y sin tapujos. También respondemos con prontitud y sinceridad a las peticiones y preguntas de los propietarios, y siempre intentamos demostrarles que pueden sentirse seguros confiando su propiedad a esta empresa de gestión.
La misma sinceridad se aplica a nuestros inquilinos. Si somos capaces de ganarnos la confianza de los inquilinos en nuestra gestión, esto se traducirá en última instancia en un menor índice de desahucios y en una mejora de la reputación de la propiedad, lo que a su vez redundará en beneficios a largo plazo (gestión estable) para el propietario. Debemos tratar los diversos problemas que surgen en el lugar cada día, uno a uno, con sinceridad. La acumulación de estos esfuerzos construye una sólida relación de confianza con nuestros clientes (propietarios e inquilinos ) y constituye la base sólida de nuestro negocio de gestión inmobiliaria.
Creo firmemente que la mayor fuente de valor en el negocio de la gestión inmobiliaria son las personas. Consideramos a nuestros empleados y cooperantes "activos humanos" en lugar de " recursos humanos". Esto se debe a que consideramos a las personas como activos insustituibles para la empresa, y no como mera mano de obra. Creemos que crear un entorno en el que las personas que trabajan duro sobre el terreno sean justamente valoradas y puedan desarrollar todo su potencial es la clave para prestar servicios de alta calidad.
De hecho, en la gestión inmobiliaria trabajan personas con aptitudes y experiencia muy diversas. Por ejemplo, el personal con cualificaciones y experiencia como arquitectos y directores de obra puede aprovechar sus conocimientos especializados de los edificios para proponer una gestión adecuada del mantenimiento y las obras de construcción. El personal que domina el inglés y otras lenguas extranjeras puede facilitar la comunicación con inquilinos extranjeros. Utilizando los puntos fuertes de cada uno de nuestros recursos humanos en nuestro trabajo, podemos ofrecer servicios y soluciones de mayor calidad tanto a propietarios como a inquilinos.
Mi firme creencia en la importancia del capital humano también estuvo detrás de mi fundación de INA & Associates Ltd en 2020. El sector de la gestión inmobiliaria ha tenido durante mucho tiempo una estructura de múltiples subcontratistas, y ha sido difícil recompensar a quienes trabajan duro sobre el terreno. Por eso quisimos crear un sistema en el que se reconociera y recompensara debidamente a quienes trabajan duro, e introdujimos un modelo de negocio único. Por ejemplo, en el pasado, los honorarios de gestión del 3-5% del alquiler eran habituales, pero al mejorar la eficiencia operativa y utilizar las tecnologías de la información, hemos conseguido un sistema de honorarios fijos muy transparente de 1 .100 yenes por habitación y mes (impuestos incluidos). De este modo, como empresa, podemos evaluar con justicia el valor de las personas y los servicios y ofrecer una compensación y un entorno adecuados, para que el personal de primera línea pueda trabajar con más motivación y orgullo.
Vivimos en la era de los avances tecnológicos, pero son las personas las que, en última instancia, utilizan su ingenio y su inventiva para resolver los problemas. Por eso es tan importante una gestión que extraiga la vitalidad del capital humano. Como resultado, creemos que podemos mejorar drásticamente el valor que aportamos a nuestros clientes.
Cultivar y utilizar el capital humano con esmero está directamente relacionado con el crecimiento de la propia empresa de gestión. El crecimiento de todos y cada uno de los empleados es nada menos que el crecimiento de la empresa. Creemos que una empresa en la que el personal siente satisfacción y orgullo por su trabajo, y trabaja con una sonrisa y entusiasmo, seguramente será capaz de prestar un buen servicio a sus clientes. Dado que los recursos humanos son nuestro mayor activo, es importante maximizar su fuerza invirtiendo en educación y formación, creando un entorno de trabajo cómodo y estableciendo un sistema de evaluación justa del rendimiento. La fuerza in situ y organizativa así acumulada nos permitirá seguir prestando servicios estables y de alta calidad a propietarios e inquilinos.
La gestión inmobiliaria es un trabajo que se ocupa de los "bienes" de la propiedad, pero al mismo tiempo es un trabajo que teje la confianza entre las personas. Las tareas específicas de una empresa de administración incluyen la gestión del edificio, las relaciones con los inquilinos, la gestión de contratos, los trabajos de reparación, los informes de ingresos y gastos y una amplia gama de otras tareas, pero en el centro de todo ello está proporcionar seguridad y satisfacción tanto a los propietarios como a los inquilinos.
En el desempeño de estas tareas, es esencial ser sincero y construir relaciones de confianza, y la fuerza de los recursos humanos que trabajan in situ es la fuente de creación de valor. Como gestor, me doy cuenta cada día de que sólo unaactitud de trabajo sincera y transparente yuna cultura empresarial que valore a las personas pueden, en última instancia, aportar un valor significativo tanto a los propietarios como a los inquilinos.
En INA & Associates Ltd, estos principios son el núcleo de nuestro negocio de gestión inmobiliaria. ¿Qué es la gestión inmobiliaria? Esperamos que este artículo ayude a los propietarios que se preguntan "¿Qué es la administración de fincas?" a comprender la naturaleza de nuestro trabajo y a elegir al socio adecuado. Estamos orgullosos del trabajo que realizamos para proteger y cuidar sus valiosos activos, y seguiremos contribuyendo a la gestión de su propiedad aportando valor con integridad. Seguiremos estudiando y trabajando duro para maximizar el valor de los activos y contribuir a una gestión estable como socio que se gana su confianza.