El contrato de gestión inmobiliaria con la empresa gestora es un documento importante para los propietarios de inmuebles en alquiler. Asegurarse de que el contrato se entiende correctamente y de que no existen cláusulas y condiciones desfavorables puede evitar problemas posteriores. En particular, la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler (nombre oficial: Ley relativa a la correcta gestión de viviendas de alquiler), que entrará en vigor en 2021, estipula por ley los puntos que deben incluirse en el contrato de gestión, y el contrato debe prepararse de acuerdo con estos últimos requisitos. En este artículo se explican los puntos clave que hay que comprobar en el contrato de gestión en respuesta a las preguntas habituales de los propietarios de a pie.
De acuerdo con la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler, cuando una empresa de gestión celebra un contrato de gestión con un propietario, está obligada a proporcionar una explicación de los asuntos importantes y a entregar un contrato por escrito con antelación. El documento contractual debe contener todos los puntos obligatorios estipulados por la ley. Esto se refleja en el formulario de contrato estándar del Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte, cuyo objetivo es garantizar la transparencia y equidad del contrato. Los propietarios deben asegurarse de que los siguientes puntos estén debidamente incluidos en el contrato (último requisito a partir de 2025)
Información sobre la empresa gestora: la razón social, el nombre (denominación social) y el representante de la empresa gestora (empresa gestora de viviendas de alquiler) con la que se celebra el contrato, así como la fecha de registro y el número de registro de conformidad con la ley. *Las empresas que gestionen más de 200 unidades deben estar registradas en el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte, y el número de registro debe figurar claramente en el documento contractual. Los propietarios deben comprobar el número de registro y, si es necesario, utilizar la búsqueda de contratistas registrados del MLIT para comprobar si el contratista es fiable.
Indicación de la propiedad (propiedad que se va a gestionar): esta información identifica la propiedad, incluido el nombre, la ubicación y el tamaño de la vivienda de alquiler que se va a gestionar. Se indica claramente al principio del contrato como "XX (nombre del inmueble) XX Ubicación: dirección...".
Descripción de las tareas de gestión: tareas específicas que debe realizar la empresa de gestión. Por ejemplo, pueden cobrar alquileres, etc. en nombre del inquilino, renovar y cancelar contratos, tramitar reclamaciones, mantener las instalaciones del edificio (patrullas periódicas, limpieza, inspecciones), etc. Ten claro qué y hasta qué punto estás confiando el trabajo, y confirma también quién llevará a cabo el trabajo que no está incluido. Es especialmente importante comprobar si la empresa de gestión se encargará de los recordatorios en caso de impago del alquiler. Si el alcance del trabajo no está claro en el contrato, existe el riesgo de que el propietario y la empresa de gestión difieran en su interpretación de quién es responsable de cobrar los alquileres atrasados. Para evitar problemas, el alcance del trabajo debe entenderse en detalle.
Cómo se llevan a cabo las tareas de gestión: cómo y con qué frecuencia se llevan a cabo las tareas mencionadas. Por ejemplo, se redactarán acuerdos específicos como "patrullas regulares una vez al mes" o "disponibilidad 24 horas en caso de emergencia". Las horas de funcionamiento, los medios de comunicación y los métodos de información también estarán claramente establecidos, así que comprueba que coinciden con tus deseos.
Elementos relacionados con la nueva puesta en servicio: si la empresa gestora decide volver a poner en servicio (subcontratar) parte del trabajo de gestión a otra empresa, esto se indicará y describirá. Esto está prohibido en la gestión normal, pero se indicará claramente en el contrato si se recurre a un contratista externo para tareas especiales. Como propietario, debe conocer el alcance de la puesta en servicio y la relación de responsabilidades.
Responsabilidad y exención de responsabilidad: el alcance de la responsabilidad del contratista de gestión y si existen disposiciones que eximan a la empresa de gestión de responsabilidad en determinados casos. Por ejemplo, una cláusula del tipo "la sociedad de gestión no es responsable de los daños causados por fuerza mayor, como catástrofes naturales" es pertinente. Lea detenidamente la cláusula de exención de responsabilidad para asegurarse de que no es demasiado amplia o desfavorable para el propietario.
Cuestiones relativas a los informes al propietario: La frecuencia y el contenido de los informes periódicos de la empresa de gestión al propietario. Según la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler, la empresa gestora debe informar al menos una vez al año sobre el estado de la gestión y otros asuntos. El contrato estipulará que se presente un informe XX veces al año, o que se realice un informe periódico en XX meses cada año, etc. El contenido del informe incluye el estado del cobro del alquiler, el mantenimiento y la gestión del edificio, y el estado de las quejas de los inquilinos. El propietario tiene derecho a recibir estos informes, por lo que es importante comprobar que se cumplen correctamente incluso después de que haya expirado el contrato.
Duración del contrato: es el periodo de validez del contrato de gestión y las fechas de inicio y vencimiento. Suele fijarse en dos o tres años y en muchos casos se prevé la renovación automática. Es posible rescindir el contrato antes de su vencimiento, pero algunos contratos tienen restricciones como "la rescisión dentro del periodo contractual debe notificarse al menos ◯ meses antes de la renovación" o estipulan que se cobrará una penalización (cargo por daños). La duración del contrato y las condiciones de renovación o rescisión son cuestiones importantes, así que asegúrate de que quedan claras en el contrato.
Importe, calendario y método de pago de la remuneración: el importe de la llamada comisión de gestión (gastos de gestión) y el método y calendario de pago del propietario a la empresa de gestión. Normalmente, se paga como comisión un 0% (por ejemplo, del 5 al 10%) del alquiler mensual, etc. , que se deduce cuando la empresa de gestión remite el alquiler al propietario después de recibirlo. En el contrato se indicará detalladamente, por ejemplo: "Comisión de gestión: alquiler mensual, etc. xx% (xx yenes, impuestos incluidos), que se transferirá a la cuenta del propietario el día xx de cada mes". También hay que confirmar la base de cálculo. Por ejemplo, si se incluyen los gastos por servicios comunes, si también hay que pagar tasas por atrasos y cómo se gestionan durante los periodos de desocupación. Como se verá más adelante, puede haber contratos en los que la comisión se fije en el alquiler total previsto cuando la propiedad esté totalmente ocupada, por lo que conviene comprobar antes de firmar si algo no está claro.
Información a los inquilinos: cómo se debe informar a los inquilinos (arrendatarios) sobre el contenido y la ejecución de los servicios de gestión, si es que se les informa. Por ejemplo, la empresa de gestión debe informar a los inquilinos de que tratará con ellos como administrador de la propiedad, y los datos de contacto en caso de emergencia deben darse a conocer a los inquilinos. El contrato estipulará, por ejemplo, cómo se notificará a los inquilinos (en el tablón de anuncios o por escrito).
Gastos no incluidos en los honorarios de gestión: son los costes que, en su caso, debe asumir el propietario aparte de los honorarios de gestión. Por ejemplo, "gastos de publicidad para la captación de inquilinos", "gastos de restauración cuando los inquilinos se marchan", "gastos reales de inspección de equipos", "gastos de reparaciones importantes", etc., que no están incluidos en la cuota mensual normal de gestión. La medida en que están incluidos en los honorarios y los costes reales (a cargo del propietario) pueden confirmarse en el contrato. Si la descripción no es clara, es posible que más adelante le cobren unos honorarios más elevados, lo que podría acarrearle problemas. Es aconsejable preguntar a la empresa gestora sobre los puntos poco claros y, si es necesario, hacer que se indiquen claramente en el contrato.
Cuestiones relativas a la renovación y rescisión del contrato: si el contrato se renueva o no, el procedimiento y las condiciones de rescisión a mitad de contrato (terminación). Si la renovación es automática, compruebe el ciclo (por ejemplo, renovación automática cada año) y si hay una tasa de renovación. Las condiciones de rescisión también son muy importantes y se tratarán con más detalle en el capítulo siguiente, pero el contrato debe indicar que la solicitud de rescisión debe hacerse por escrito con al menos X meses de antelación y, si hay que pagar una penalización, el importe (por ejemplo, X meses de gastos de gestión). Si esto no se indica claramente, significa que no se han tomado medidas especiales (es decir, de conformidad con los principios legales), pero, a la inversa, las explicaciones verbales por sí solas no son eficaces, así que asegúrese de confirmarlo por escrito.
Estos son los puntos esenciales que deben figurar en el contrato. Si el contrato carece de estos elementos importantes o es inadecuado en cuanto a ellos, no sólo podría constituir una infracción de la ley, sino que también podría colocar al propietario en una situación de desventaja. Por ejemplo, es importante que no conste por escrito el número de registro de la sociedad gestora, o que no consten por escrito las condiciones de rescisión del contrato. Antes de celebrar un contrato, el propietario debe confirmar uno por uno los detalles mencionados y hacer preguntas sin vacilar. Un contrato bien redactado y una explicación de los asuntos importantes aclaran los derechos y obligaciones tanto del propietario como de la empresa de gestión y constituyen la base de una gestión estable del alquiler basada en una relación de confianza. 2. PUNTOS DE ATENCIÓN (negociación)
Al revisar el contrato de gestión, preste especial atención a las "condiciones de rescisión del contrato (cláusula de rescisión)" y a las "disposiciones sobre remuneración de la gestión". Como afectan directamente a los ingresos y gastos y a los riesgos del propietario, es importante entenderlas bien antes de firmar el contrato y negociarlas si es necesario. A continuación, se explican los puntos específicos que hay que comprobar y las medidas que debe tomar el propietario.
Los contratos de gestión de alquileres tienen básicamente la naturaleza de un contrato de mandato, y el principio jurídico es que el titular del mandato (propietario) puede rescindir el contrato en cualquier momento. Sin embargo, en la práctica, el contrato no puede rescindirse sin más sin seguir los procedimientos previstos en el contrato. Comprueba la cláusula de rescisión del contrato y toma nota de los siguientes puntos
Posibilidad o no de rescindir el contrato a mitad del periodo contractual (rescisión a mitad de periodo): comprueba si están claramente establecidas las condiciones en las que el propietario puede rescindir el contrato a mitad del periodo contractual. Algunos contratos estipulan que el contrato se puede rescindir en cualquier momento si el propietario avisa de la rescisión con X meses de antelación, mientras que otros estipulan que el contrato no se puede rescindir salvo cuando el contrato está pendiente de renovación. En la mayoría de los casos, se estipula que el contrato puede rescindirse con un "preaviso de un mes gordo". Por ejemplo, el contrato tipo del Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transportes estipula que el contrato puede rescindirse con un preaviso por escrito de al menos tres meses.
Modalidad y plazo de preaviso: Como se ha indicado anteriormente, el contrato tipo exige un preaviso de tres meses, pero algunos contratos exigen un plazo de preaviso más largo, por ejemplo de seis meses. Algunos contratos también estipulan formalidades como "preaviso por escrito (por ejemplo, por correo certificado de contenido)". Considere si se trata de un periodo al que usted, como propietario, puede hacer frente de forma realista. Si el plazo de preaviso es demasiado largo, el propietario está en desventaja y puede preguntar si se puede acortar mediante negociación. Es aconsejable mantener la práctica general de tres meses de preaviso.
Si hay penalizaciones o gastos de rescisión anticip ada: desconfíe de cláusulas del contrato como "en caso de rescisión anticipada, se pagará una penalización de XX meses de gastos de gestión". Básicamente, la ventaja de un contrato de gestión es que se puede rescindir libremente sin condiciones vinculantes específicas, pero algunos contratos exigen el pago de varios meses de honorarios como compensación por la rescisión inmediata. Por ejemplo: "La rescisión inmediata es posible si se abonan de una sola vez los honorarios de gestión correspondientes a tres meses". El contrato estándar MLIT también incluye una cláusula que establece que el contrato puede rescindirse sin esperar pagando tres meses de honorarios de gestión, así como "tres meses de preaviso", que es una de las directrices. Si hay una cláusula de penalización en el contrato, no tendrás más remedio que cumplirla una vez que lo hayas firmado, así que asegúrate de saber lo que dice de antemano y negocia su eliminación o flexibilización si no estás satisfecho. Ni que decir tiene que un contrato que permita la rescisión sin penalización es más ventajoso para el propietario.
Condiciones de rescisión por parte de la empresa gestora: las cláusulas de rescisión se aplican a ambas partes. Compruebe también las condiciones de rescisión del contrato por parte de la empresa gestora. Normalmente, el riesgo de que la empresa de gestión rescinda unilateralmente el contrato es bajo, salvo en casos específicos como el impago por parte del propietario (por ejemplo, impago de honorarios) o la venta de la propiedad, pero si el contrato establece que la empresa de gestión puede rescindirlo con un preaviso de un mes, tendrá que encontrar una empresa de gestión de sustitución en ese plazo.
Gestión en caso de venta del inmueble: Otro punto que hay que comprobar es qué ocurre con el contrato de gestión si el propietario vende el inmueble a un tercero. Muchos contratos estipulan que el contrato finaliza cuando cambia el propietario (y se celebra un nuevo contrato con el nuevo propietario). Si está pensando en vender la propiedad, debe notificar la rescisión a la actual empresa de gestión con antelación. Aunque no haya disposiciones especiales en el contrato, es práctica común rescindir el contrato en la etapa del propietario actual y hacer que el nuevo propietario firme un nuevo contrato, ya que es difícil suceder al contrato porque la venta de la propiedad = transferencia de la condición de titular del mandato. Si hay planes para vender la propiedad, ajustar las condiciones de cancelación y el calendario con la empresa de gestión.
💡 Consejos de negociación y tramitación: si las condiciones de cancelación tienen cláusulas desfavorables para el propietario (por ejemplo, plazos de vinculación extremadamente largos o penalizaciones elevadas), merece la pena consultar a la sociedad gestora antes de firmar el contrato y negociar para ver si las condiciones pueden modificarse a términos estándar. Una buena empresa de gestión podrá dar cabida a las preocupaciones del propietario y tratar con él de buena fe. Si desea rescindir el contrato en el futuro, es esencial que lo haga de la forma y en la fecha estipuladas en el contrato. Puesto que un contacto verbal por sí solo no basta para rescindir el contrato, asegúrate de seguir los procedimientos prescritos en el contrato, como la "notificación de rescisión por escrito". Si el contrato puede rescindirse de forma amistosa, la transición a una nueva empresa de gestión se realizará sin problemas.
A continuación, examinemos los gastos de gestión (comisiones) y el reparto de costes. La cuantía y el método de cálculo de la comisión de gestión dependen del contenido del contrato y están directamente relacionados con los ingresos del propietario. Determine si los honorarios son razonables y, si hay alguna partida de costes poco clara, compruébela y negocie de antemano.
Tarifas y normas de cálculo de los honorarios de gestión: los honorarios de gestión suelen fijarse en un "xx% del alquiler, etc.". La tarifa de mercado suele rondar el 5% de los ingresos por alquiler, pero puede aumentar o disminuir en función del tamaño del inmueble y del alcance de los servicios. Compruebe no sólo el porcentaje establecido en el contrato, sino también la base de cálculo. Por ejemplo, "¿es el X% del importe total, incluidos los gastos de servicios comunes?", "¿la comisión se aplica también al importe devengado en caso de mora?", "¿cómo se gestiona cuando la habitación está vacía?", etc. En algunos contratos, se fija un importe mínimo de garantía multiplicando un determinado porcentaje del alquiler previsto para la plena ocupación. Si se pasa de la autogestión, por ejemplo, conviene simular a cuánto ascenderán los gastos de gestión mensuales previstos. También es útil obtener presupuestos de varias empresas de gestión y compararlos.
Alcance de los servicios incluidos en los honorarios: averigüe qué servicios se incluyen a cambio de los honorarios de gestión. Normalmente, el cobro del alquiler, los trámites de renovación del contrato, la tramitación de reclamaciones y las patrullas del edificio están incluidos en los servicios básicos. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el alcance y el nivel de asistencia varían de una empresa a otra. Por ejemplo, si el "contacto nocturno de emergencia de los inquilinos" es un servicio estándar u opcional, si se incluyen los "recordatorios de atrasos" y otros detalles. Compruebe la sección de servicios del contrato o la declaración de asuntos importantes y, si hay servicios que no están incluidos pero son necesarios, hable de la subcontratación adicional o de los costes adicionales. Algunas empresas de gestión se especializan en la administración de edificios y no contratan inquilinos, o viceversa, por lo que presentan claramente el alcance de sus servicios. También es importante averiguar antes de firmar un contrato si la empresa de gestión cubre todas las tareas necesarias.
Costes relacionados con la contratación de inquilinos: otro punto que hay que comprobar es la carga de costes relacionada con la contratación de nuevos inquilinos (arrendamiento) cuando se producen vacantes. En muchos casos, la propia empresa de gestión o una agencia inmobiliaria afiliada se encarga de reclutar inquilinos, y el propietario paga una tarifa de publicidad (AD) equivalente a aproximadamente un mes de alquiler. Compruebe si hay una cláusula en el contrato que diga, por ejemplo, "comisión de captación de inquilinos de 0 meses de alquiler (a pagar cuando se firme un nuevo contrato)". Tanto si los honorarios de la agencia se cobran al inquilino como si corren a cargo del propietario, la proporción de los mismos también varía de una empresa a otra. Una empresa de gestión con buenas aptitudes para la contratación puede esperar llenar la habitación rápidamente, pero los honorarios de publicidad tienden a ser más altos por ello.
Honorarios por renovación de contrato: Asegúrese de comprobar la distribución de los honorarios de administración y renovación cuando los inquilinos renuevan sus contratos de alquiler. Aunque actuar como agente para el procedimiento de renovación suele estar incluido en los servicios básicos, en algunos casos la gestión de las tasas de renovación (tasas del contrato de renovación cobradas al inquilino) se acuerda por adelantado. En algunos contratos, se remunera a la empresa de gestión por una parte de la cuota de renovación, por lo que hay que estar atento a cláusulas como "el X% de la XX cuota mensual de renovación será la cuota de gestión de la empresa de gestión".
Costes que pueden cobrarse aparte: los trabajos que no estén incluidos en los honorarios de gestión se cobrarán aparte. Ejemplos típicos son la organización de las obras de restauración y lagestión de las obras de renovación cuandolos inquilinos se mudan. Si la empresa de gestión se encarga de las obras de restauración y renovación cuando los inquilinos se mudan, los costes corren a cargo del propietario. La cuestión es si los costes son razonables. En algunos casos, los propietarios se sorprenden cuando se les ofrecen reparaciones más caras de lo necesario. Como contramedida, es aconsejable incluir en el contrato que "las reparaciones que superen un determinado importe estarán sujetas a la aprobación previa del propietario" en la fase contractual, o incluso acordarlo verbalmente. También es buena idea confirmar de antemano los costes estimados de las reparaciones para hacerse una idea del precio de mercado y, en algunos casos, dejar margen para que el propietario encargue él mismo el trabajo al contratista. Una empresa de gestión fiable no le obligará a realizar trabajos innecesarios, sino que consultará con el propietario.
Costes derivados de la desocupación de un inmueble: Cuando un inmueble queda desocupado, no sólo se pierden ingresos por alquiler, sino que, dependiendo del contrato, también se puede incurrir en una comisión por la gestión de la desocupación. Por ejemplo, cláusulas como "se pagarán XX yenes al mes por unidad desocupada en concepto de gastos de gestión de la patrulla". Las vacantes son un golpe para el propietario, pero mientras tanto, sigue siendo necesario un mínimo de patrullas y gestión. Compruebe el contrato para ver cómo se abordan estos costes. El contrato estándar MLIT no estipula específicamente una tasa por desocupación, pero algunas empresas de gestión pueden tener sus propias normas. Si hay una declaración en el sentido de que se cobrará una comisión de gestión incluso durante los períodos de desocupación, puede discutir la carga con la empresa de gestión. En algunos casos, la sociedad gestora puede sugerir medidas paliativas, como "gratuito hasta el mes gordo de desocupación, y 0,00 yenes a partir de ese momento". En cualquier caso, puedes evitar que te sorprendan gastos inesperados si conoces los detalles al firmar el contrato.
Consejos de negociación y tramitación: Un ejemplo típico de gasto de gestión en el que hay margen de negociación por parte del propietario es la tasa (%). Si se encargan varias propiedades juntas o si existe una relación de confianza a largo plazo, es posible que estén dispuestos a aceptar una ligera reducción. No obstante, mantenga las negociaciones dentro de un nivel razonable, ya que las peticiones excesivas de reducciones en los honorarios de gestión pueden dar lugar a una disminución de la calidad del servicio. También es una buena norma pedir una aclaración por escrito si no está seguro de alguna partida de gastos. Pida una aclaración por escrito: "¿Este coste está incluido en los honorarios de gestión? ¿Es un cargo adicional?"y otras preguntas pueden plantearse directamente a la gestora, y tenga la seguridad de que se indicarán en el contrato y en la explicación de los asuntos importantes. Una empresa de gestión fiable hará todo lo posible por ajustar los términos del contrato a los deseos del propietario y evitar malentendidos y problemas posteriores.
En los últimos años, los documentos contractuales se han convertido rápidamente en electrónicos (sin papel) en el sector inmobiliario. La enmienda legal del Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo ha levantado la prohibición de la entrega electrónica de descripciones de elementos importantes y contratos en virtud de la Ley de Lotes y Negocios Inmobiliarios a partir de mayo de 2022, y los contratos electrónicos también están disponibles para los contratos de arrendamiento y los contratos de gestión. En esta sección se explica el procedimiento básico y lasventajas de la introducción de los contratos electrónicos en los contratos de gestión, así como las precauciones que deben tener en cuenta los propietarios.
Mientras que antes era habitual preparar dos copias de un contrato en papel, sellarlo y enviarlo por correo, los contratos electrónicos permiten completar el proceso de contratación en línea. En el caso de un contrato de gestión de alquiler, el flujo típico es el siguiente
Preparar los documentos contractuales y obtener el acuerdo: la empresa de gestión carga el contrato de gestión (y la hoja de información importante) en el sistema de contrato electrónico. La empresa comprueba de antemano si el propietario está dispuesto a firmar el contrato electrónicamente y obtiene el consentimiento (aceptación) para la entrega electrónica. Tenga en cuenta que si no se da este consentimiento, el contrato se entregará en papel.
Explicación de asuntos importantes (explicación informática): La explicación de asuntos importantes previa a la firma del contrato también puede realizarse en línea. Utilizando herramientas de videoconferencia, etc., la empresa gestora explica al propietario el contenido de la Explicación de Asuntos Importantes (el Ministerio de Territorio, Infraestructuras, Transporte y Turismo también ha aprobado el uso de la explicación informática). (El Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte ha aprobado el uso de la explicación informática). Aunque no es necesario que el encargado de la explicación sea un constructor cualificado, es preferible que la explicación corra a cargo de una persona con conocimientos especializados. Se proporciona un entorno que permite preguntas y respuestas tanto para la aplicación en línea como para la presencial.
Firma electrónica de contratos: la empresa de gestión firma el contrato electrónicamente y lo comparte en línea con el propietario. El propietario comprueba el contenido y, si no hay problemas, firma electrónicamente el contrato (firma electrónica). La firma electrónica es un mecanismo que permite probar el acuerdo de las partes y evitar al mismo tiempo la manipulación por parte de terceros, al realizar el propio titular del contrato un procedimiento sobre los datos electrónicos que sustituye a la firma y el sellado. En concreto, el contrato puede firmarse pulsando el "botón de firma" del sistema de contratación y pasando por el procedimiento de autenticación, o utilizando un certificado electrónico registrado. El contrato se perfecciona cuando ambas partes han completado el proceso de firma.
Almacenamiento e intercambio de datos contractuales: tras la celebración del contrato, los datos contractuales originales se almacenan en el sistema de contratos electrónicos. También pueden ser descargados y almacenados por el propietario y la empresa gestora, respectivamente. A diferencia de los contratos en papel, son fáciles de duplicar y tienen un bajo riesgo de pérdida, además de poder consultarse siempre que sea necesario. También es posible buscar contratos anteriores en el servicio de contratación electrónica, lo que contribuye a una gestión más eficaz de los contratos.
Este es el desarrollo general de la introducción de los contratos electrónicos. En resumen, el proceso es el siguiente: obtención del consentimiento previo → explicación en línea → firma electrónica → almacenamiento de datos. Los procesos convencionalmente necesarios de impresión en papel, sellado y envío por correo pueden omitirse, lo que supone un importante ahorro de tiempo y una simplificación.
La introducción de los contratos electrónicos ofrece diversas ventajas tanto a los propietarios como a las empresas de gestión. Estas son algunas de las principales ventajas
Trámites más rápidos y sencillos: como el proceso de contratación puede completarse en línea, el propietario ahorra tiempo al tener que tomarse la molestia de sellar el contrato por correo o en persona. Incluso los propietarios que viven lejos pueden cerrar los contratos desde casa, y el sistema es lo suficientemente flexible como para gestionarlo fuera del horario laboral de la gestora. La programación es más fácil de coordinar y se reducen los plazos hasta la firma del contrato.
Ahorro de costes: se eliminan los costes de impresión, timbre y correo asociados a los contratos en papel. En concreto, los contratos en papel están sujetos al impuesto sobre actos jurídicos documentados, pero los contratos electrónicos no son documentos sujetos a impuestos y, por tanto, no están sujetos a este impuesto. Por ejemplo, los sellos de 200 o 400 yenes que originalmente se estampaban en un contrato de gestión (documento sujeto a impuestos) están exentos de tributación si el contrato se realiza electrónicamente. También puede ahorrarse los gastos de envío por la entrega del contrato y los gastos de desplazamiento del propietario para visitar su tienda. Puede parecer poco, pero es una gran ventaja para evitar cualquier gasto relacionado con el contrato.
Eficacia de la gestión sin papel: los documentos contractuales se almacenan electrónicamente, lo que elimina la necesidad de gestionar archivos físicos. Esto reduce el número de carpetas de contratos que abruman las estanterías y ofrece la comodidad de poder buscarlos y consultarlos en un PC o smartphone cuando sea necesario. No hay riesgo de pérdida o deterioro del papel y, si se hace una copia de seguridad, la información de los contratos está protegida incluso en caso de desastre. Para los propietarios de varios inmuebles, será más fácil gestionar de forma centralizada los documentos contractuales.
Realización del trámite en persona (mayor comodidad): con los contratos electrónicos, no es necesario acudir a la gestoría para estampar un sello, y los contratos pueden firmarse desde lugares remotos. Los propietarios ocupados y los que viven en zonas rurales también pueden firmar los contratos y recibir una explicación detallada desde la comodidad de su propia casa. Desde la perspectiva del control de infecciones en los últimos años, poder firmar un contrato sin encontrarse con una persona es también un factor tranquilizador. Otra ventaja es que los contratos pueden celebrarse rápidamente incluso cuando se dispone de poco tiempo, como cuando se firma un contrato de gestión inmediatamente después de la compra de un inmueble.
Confirmación en tiempo real y gestión del historial del contenido del contrato: El sistema de contratos electrónicos registra el historial de acceso al contrato y la fecha y hora en que se completó la firma. El estado de las firmas de ambas partes también puede seguirse en tiempo real, por lo que no hay que preocuparse de que el documento se haya enviado pero no se sepa cuándo lo firmó la otra parte. Si se producen modificaciones, se pueden sustituir y volver a firmar en línea, de forma que siempre se pueda compartir la última versión del contrato. Los errores y otros fallos detectados después de la celebración del contrato también pueden resolverse celebrando rápidamente un acuerdo de modificación por vía electrónica.
Como se ha descrito anteriormente, los contratos electrónicos tienen la doble ventaja de ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo, y demejorar la comodidad y la seguridad. En la gestión de alquileres en particular, el número de propiedades y el número de renovaciones de contratos tiende a aumentar, y la digitalización puede reducir en gran medida la carga de trabajo.
A pesar de la conveniencia de los contratos electrónicos, hay algunos puntos que los propietarios deben tener en cuenta a la hora de introducirlos y utilizarlos. A continuación se enumeran los principales puntos a tener en cuenta.
Es necesario el consentimiento previo: según la ley, el consentimiento de la otra parte es una condición para la entrega electrónica de documentos. Si la empresa gestora propone un contrato electrónico, el propietario debe expresar previamente su consentimiento. También es posible que el propietario no dé su consentimiento y prefiera un contrato en papel. En este caso, no hay ningún inconveniente por parte del propietario, así que no dude en decirles si no se siente cómodo con un contrato electrónico. Sin embargo, una vez hecho el contrato en papel, es inevitable que lleve tiempo enviarlo por correo, etc. Por favor, tome una decisión basada en las ventajas y los inconvenientes.
Comprender la validez legal de las firmas electrónicas: En un contrato en papel, la intención de la persona se probaba mediante su sello y firma, pero en un contrato electrónico, la firma electrónica tiene la misma validez. En Japón, según la Ley de Firma Electrónica, un documento electrónico con una firma electrónica creada por el mandante se reconoce como original. También en la práctica, los principales servicios de contratos electrónicos (por ejemplo, CloudSign, DocuSign) disponen de mecanismos para cumplir los requisitos legales, y el contrato puede utilizarse como prueba sólida ante un tribunal. No obstante, para los propietarios que se inician en los contratos electrónicos, "¿estás seguro?" y pueden sentirse preocupados. En estos casos, es tranquilizador obtener una explicación de los servicios de contratación electrónica por parte de la empresa gestora o comprobar la fiabilidad (sistema de certificación y seguridad) en la página web del proveedor de servicios.
Dispositivos utilizados y funcionamiento: para firmar un contrato electrónico se necesita un ordenador, un smartphone o una tableta con conexión a internet. La firma electrónica del contrato en sí es una cuestión sencilla que puede completarse con unos pocos clics, pero debe disponer de un entorno que le permita recibir correos electrónicos yacceder al sitio web del contrato. Si se trata de un propietario de edad avanzada al que no se le dan bien las tecnologías de la información, es útil contar con la ayuda previa de un familiar o una persona encargada. Además, asegúrese de tener a mano un teléfono móvil si, por ejemplo, hay que recibir un SMS con una contraseña de un solo uso en el momento de la firma. Como precaución básica, tenga en cuenta no borrar accidentalmente el correo electrónico del contrato (aunque lo borre, puede solicitar que se lo vuelvan a enviar).
Obligaciones de conservación y seguridad de los datos electrónicos: los contratos electrónicos, al igual que los documentos escritos, deben conservarse legalmente durante cierto tiempo. La empresa gestora los almacenará en su sistema de acuerdo con la Ley de Contabilidad Electrónica, etc., pero los propios propietarios también deben descargar los datos del contrato y almacenarlos de forma segura. Si los datos se almacenan en un ordenador, tome medidas para evitar pérdidas o fugas, como hacer copias de seguridad o almacenar los datos en un almacenamiento en la nube protegido con contraseña. Asimismo, acostúmbrese a comprobar que los correos electrónicos y las URL relacionados con el contrato son fiables y oficiales. Hoy en día hay estafas de phishing, así que si recibes un correo electrónico que dice "por favor, revisa tu contrato", es seguro comprobar el dominio de origen y el nombre de la persona responsable, y contactar directamente con la empresa de gestión si encuentras algo sospechoso.
Cuidado psicológico en comparación con el papel: los contratos electrónicos son cómodos, pero algunas personas pueden tener la sensación de que no perciben realmente el contrato a través de la pantalla, o preocuparse por si realmente lo han firmado. Es una buena idea complementar el contrato con llamadas telefónicas para comprobar cualquier punto poco claro antes y después de firmarlo, por ejemplo explicando los asuntos importantes en línea, para que no haya falta de comunicación al no haber contacto cara a cara. La empresa de gestión también debe hacer un seguimiento minucioso. Si no te sientes cómodo con los contratos electrónicos, debes tener el valor de cambiar a los contratos en papel (el propietario tiene derecho legal a rechazar la entrega electrónica). Lo importante es entender el contrato con exactitud y conservar el hecho de que ambas partes lo han aceptado. Los contratos electrónicos son un medio muy útil para conseguirlo, pero deben utilizarse sin excesivas dificultades.
Lo anterior ha proporcionado una amplia explicación de las cuestiones importantes que deben confirmarse en un contrato de administración de fincas, desde las cláusulas obligatorias estipuladas por la ley hasta los puntos prácticos que deben tenerse en cuenta, pasando por el uso de contratos electrónicos.
En cuanto a las cláusulas obligatorias del contrato, hemos confirmado que es necesario comprobar exhaustivamente puntos como la información sobre la empresa de gestión, la identificación de la propiedad, el contenido y el método del trabajo de gestión, si la propiedad está subcontratada o no, las categorías de responsabilidad, las obligaciones de información, el periodo del contrato, el importe de la remuneración y la forma de pago, los asuntos conocidos por los inquilinos, los costes no incluidos, las condiciones de renovación y cancelación, etc., basándonos en la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas. Confirmado. El objetivo de la ley es eliminar las discrepancias entre el propietario y la empresa de gestión y establecer una relación contractual justa. Un contrato que establezca claramente estos puntos es una fuente básica de tranquilidad.
Las condiciones de rescisión y las disposiciones sobre remuneración son puntos que preocupan especialmente desde el punto de vista del propietario. En cuanto a las cláusulas de rescisión, es importante comprobar el plazo de preaviso para la rescisión (el estándar es de tres meses) y si existe una penalización, y en caso necesario, reducir el riesgo mediante la negociación. En cuanto a la remuneración, es importante comprender no sólo la tarifa de los honorarios de gestión, sino también los criterios de cálculo y el alcance de los servicios incluidos, y las condiciones de cualquier coste adicional (gastos de publicidad, gastos de reparación, etc.) deben acordarse antes de firmar el contrato. Incluso si la redacción del contrato es difícil de entender, es importante no dudar en pedir explicaciones a la empresa de gestión y firmar el contrato sólo después de entenderlo y estar de acuerdo con él.
En cuanto a la introducción de los contratos electrónicos, se presentaron el procedimiento y las ventajas, y se explicaron los puntos a tener en cuenta, como la obtención de la aprobación y la seguridad. Aunque los contratos electrónicos agilizan y hacen más eficiente la celebración de contratos, también es necesario tener en cuenta las diferencias en la forma de hacer las cosas en el pasado. Ahora que el sistema jurídico está en marcha, los contratos electrónicos son una herramienta que puede utilizarse sin ansiedad. Como propietario, puede disfrutar de sus ventajas, pero sólo si tiene en cuenta las comprobaciones básicas (por ejemplo, consentimiento, almacenamiento de datos, etc.).
Por último, el contrato de gestión de una propiedad en alquiler es un contrato que confía al propietario la gestión de un activo importante. Si revisa el contrato basándose en los puntos tratados en este artículo, debería tener claro a qué puntos debe prestar atención. Los puntos que no estén claros deben resolverse antes de firmar el contrato, consultando también las directrices publicadas por las autoridades públicas y las explicaciones de expertos fiables. Comprender y aceptar plenamente el contenido del contrato es el primer paso para externalizar los servicios de gestión con tranquilidad. Acérquese a la empresa de gestión con un espíritu de colaboración igualitaria y, si es necesario, negocie un contrato que sea justo y claro para ambas partes. Esto conducirá a una gestión estable del alquiler a largo plazo y al establecimiento de una buena relación de confianza.