Los propietarios que acaban de empezar a invertir en propiedades inmobiliarias a menudo se sienten ansiosos por las operaciones de gestión de propiedades de alquiler y las leyes y normativas relacionadas, preguntándose por dónde empezar. Este artículo explica el marco básico y los puntos de cumplimiento legal de las operaciones de gestión de propiedades de alquiler llevadas a cabo por una empresa inmobiliaria (contratista de obras) con el fin de aliviar la ansiedad de dichos propietarios novatos. Se ordenan las diferencias entre dos leyes importantes , la Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edif icios (en lo sucesivo, Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edificios ) y la Ley de Negocios de Gestión de Viviendas de Alquiler, y se indican los puntos a tener en cuenta a la hora de explicar asuntos importantes y realizar contratos de consignación de gestión. Además, también se presenta una lista de comprobación específica para reforzar el cumplimiento. El contenido técnico se ha desglosado al máximo y los puntos de vista útiles en la práctica se han resumido cuidadosamente de forma respetuosa, por lo que esperamos que esta información le resulte útil.
En primer lugar, resumimos las funciones y diferencias entre la Ley de Negocios de Lotes y Transacciones sobre Edificios (Ley de Negocios de Lotes y Transacciones sobre Edificios) y la Ley de Negocios de Gestión de Viviendas de Alquiler, que son las dos leyes más comunes relacionadas con la gestión de alquileres.
La Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edificios regula a los contratistas de obras que actúan como mediadores (agencia) o agentes para la compraventa o arrendamiento de inmuebles. Su objetivo es garantizar que los contratistas de obras (empresas inmobiliarias) traten con equidad las propiedades y protejan los intereses de las partes de la transacción (compradores e inquilinos). En concreto, la ley estipula que al presentar un inmueble y formalizar un contrato, el constructor está obligado a explicar los asuntos importantes (explicación previa mediante una explicación de asuntos importantes) y a emitir un documento en el momento de formalizar un contrato (emisión de un documento contractual conocido como documento del artículo 37), y que el constructor debe contar con un especialista en transacciones de lotes de edificios (persona cualificada a nivel nacional). En virtud de la Ley de Negocios de Transacción de Lotes y Edificios, un constructor explica asuntos importantes durante una transacción inmobiliaria y entrega el contrato por escrito, evitando así que el inquilino o el comprador digan posteriormente que no se les informó al respecto, y garantizando que la transacción se realice con tranquilidad.
La Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler, por su parte, es una ley relativamente nueva que regula las empresas de gestión de viviendas de alquiler que prestan servicios de gestión de inmuebles de alquiler (por ejemplo, relaciones con los inquilinos, control de alquileres, mantenimiento de edificios, etc.) Se aprobó en 2020 y entró en vigor en junio de 2021. La ley pretende optimizar la relación entre los propietarios y las empresas de gestión de alquileres y mejorar la calidad de los servicios de gestión. El trasfondo de la ley es el creciente número de problemas en torno al subarriendo (las llamadas garantías de alquiler a través del arrendamiento en bloque). En el pasado, se han dado casos en los que los contratos se concluían con afirmaciones de "alquiler garantizado de ¥10.000.000 en el futuro" sin explicar plenamente el riesgo de una caída del mercado de alquileres o la posibilidad de una reducción del alquiler, lo que se traducía en desventajas para el propietario posteriormente. Para evitar que se produzcan situaciones de este tipo, la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler exige una explicación previa exhaustiva a los propietarios yprohíbe la publicidad exagerada y la captación indebida.
Con la entrada en vigor de la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler, se introdujo un sistema de registro en el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte para las empresas de gestión de alquileres, y el registro se hizo obligatorio, especialmente para las empresas que gestionan más de 200 unidades. Una vez finalizado el periodo transitorio en junio de 2022, las empresas que no cuenten con un gestor empresarial estarán sujetas a severas sanciones, como la suspensión de las operaciones comerciales. La nueva ley también se aplica al negocio de gestión de viviendas de alquiler. De este modo, puede decirse que la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler se centra en el desarrollo de sistemas por parte de las empresas de gestión y en la protección de los propietarios.
La principal diferencia entre las dos leyes se puede resumir de la siguiente manera: mientras que la Ley de Lotes y Edificios regula el trabajo de los contratistas de obras (por ejemplo, las obligaciones de explicación en el momento de la contratación) con el objetivo de proteger a los inquilinos y compradores, la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler regula el trabajo de las empresas de gestión (por ejemplo, la explicación previa y las obligaciones de información) con el objetivo de proteger a los propietarios y garantizar operaciones de gestión adecuadas. La principal diferencia es que la Ley de Gestión de Viviendas de Alquiler regula el trabajo de las empresas de gestión (como las explicaciones previas y las obligaciones de información) con el objetivo de proteger a los propietarios y garantizar una gestión adecuada. Sin embargo, también existen similitudes. Ambas leyes exigen una explicación de asuntos importantes antes de firmar un contrato y la entrega de documentos en el momento de firmarlo, y ambas comparten el objetivo de garantizar la transparencia en las transacciones. En la práctica, muchas empresas inmobiliarias se dedican tanto a la intermediación en el alquiler (negocio de la construcción) como a la gestión de alquileres, y es habitual que un contratista de obras ejerza al mismo tiempo de gestor de negocios. Por lo tanto, es bueno entender que aunque la empresa pueda parecer una sola empresa desde el punto de vista del propietario, entre bastidores el trabajo basado en la Ley de Negociosde Lotes y Edificios (captación de inquilinos y trabajo contractual) y el trabajo basado en la Ley de Negocios de Gestión de Viviendas de Alquiler (trabajo de gestión de alquileres) se llevan a cabo en cooperación mutua.
En el siguiente apartado se explican los puntos a tener en cuenta desde la perspectiva del propietario en relación con la "explicación de asuntos importantes" y el "contrato de gestión", que son importantes en situaciones reales de gestión de alquileres. Hay puntos clave para cada una de las explicaciones que se dan en el contrato de alquiler con el inquilino y en el contrato de gestión entre el propietario y la empresa de gestión.
Cuando se recibe a los inquilinos en una vivienda de alquiler, siempre se da una explicación de los asuntos importantes antes de firmar el contrato. Se trata de un procedimiento basado en la Ley de Transacciones sobre Solares y Edificios, por el que el agente inmobiliario (agente de la propiedad inmobiliaria) explica al inquilino (posible inquilino) información importante sobre la propiedad y las condiciones de alquiler. Se trata, por ejemplo, de cuestiones que afectan al contrato, como las instalaciones y condiciones del inmueble, las condiciones del contrato, las tasas de renovación, los artículos prohibidos, el estado actual del inmueble, los posibles defectos y el estado de mantenimiento de las líneas de vida. En principio, las explicaciones sobre asuntos importantes se dan en persona mediante un documento escrito (explicación escrita de asuntos importantes), pero en los últimos años el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte (MLIT) ha levantado la prohibición de las explicaciones en línea mediante tecnología de la información (explicación informática), lo que hace posible recibir una explicación en persona incluso a distancia. En ambos casos, se exige al inquilino que comprenda plenamente el contenido antes de proceder a la firma del contrato, mediante una explicación por escrito firmada y sellada por un contratista de obras.
Como propietario, es importante estar al tanto de si la empresa de gestión o el agente han explicado correctamente los asuntos importantes al inquilino. Si la explicación de los asuntos importantes es inadecuada, existe el riesgo de que surjan problemas posteriores con los inquilinos debido al descubrimiento de asuntos de los que no se les ha informado. Por ejemplo, si existen normas de la propiedad (normas de uso) o condiciones especiales exclusivas del propietario, es necesario informarlas por separado de la Explicación de Cuestiones Importantes y del contrato de alquiler. Si la propiedad la gestiona la propia empresa de gestión, hay pocas omisiones porque la empresa conoce todos los detalles, pero si actúa como intermediaria de una propiedad gestionada por otra empresa, es probable que acabe con una explicación estandarizada. Es aconsejable utilizar una lista de comprobación para asegurarse de que no hay omisiones, incluidos los métodos de pago del alquiler (transferencias bancarias y procedimientos de domiciliación bancaria) y las normas de uso detalladas (por ejemplo, restricciones sobre la eliminación de residuos y el uso de las instalaciones). Es aconsejable que los propietarios se reúnan previamente con la empresa de gestión para comprobar que los asuntos sobre los que desean informar a los inquilinos están debidamente reflejados en la explicación de asuntos importantes y en el contrato.
Cuando se subcontrata la gestión de una vivienda a una empresa inmobiliaria, se celebra un contrato de gestión de alquileres (contrato de gestión) entre el propietario y la empresa gestora. En virtud de la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas, la empresa de gestión está obligada a explicar cuestiones importantes al propietario antes de celebrar el contrato de consignación de la gestión. Esto se confunde con la mencionada explicación de asuntos importantes a los inquilinos, pero el contenido y las partes implicadas son diferentes. Cuando la empresa de gestión firma el contrato con el propietario, ahora está obligada a explicar los servicios y las condiciones de gestión en detalle y por escrito, y a seguir los procedimientos para lograr la comprensión y el acuerdo. Es importante que el propietario lea detenidamente el material explicativo presentado en esta fase y no dude en hacer preguntas para aclarar cualquier cosa que no esté clara.
El contrato de gestión establecerá todos los acuerdos importantes, incluido el alcance de los servicios de gestión, los costes y las condiciones contractuales. A continuación se enumeran los puntos que debe comprobar especialmente al firmar un contrato con una empresa de gestión.
Alcance de las tareas de gestión: confirme el alcance de las tareas que se subcontratarán a la empresa de gestión (por ejemplo, contratación de inquilinos, procedimientos contractuales, cobro de alquileres, gestión de reclamaciones, asistencia a mudanzas, limpieza e inspecciones, etc.). También es importante comprobar si es probable que la empresa de gestión subcontrate el trabajo a otras empresas. En el contrato se indicará si el trabajo se puede subcontratar o no y las condiciones en que se puede hacer.
Honorarios de gestión (comisión) y forma de pago: compruebe el importe de los honorarios de gestión que se pagarán a la empresa gestora (por ejemplo, el X% de los ingresos por alquiler) y la forma y el calendario de pago. Además, entienda la carga que suponen los honorarios en caso de trabajos no incluidos en los honorarios de gestión (por ejemplo, el coste de organizar reparaciones en caso de avería del equipo, los costes de hacer frente a demandas judiciales, etc.).
Cómo se gestionan el alquiler y los depósitos de seguridad: compruebe cómo almacenará y gestionará la empresa gestora el alquiler y los depósitos de seguridad pagados por los inquilinos y cómo los remitirá al propietario. Según la ley, la empresa gestora está obligada a gestionar los bienes del propietario, como el alquiler y los depósitos de seguridad, por separado de sus propios fondos. Por lo tanto, compruebe si existen métodos adecuados de gestión del dinero, como transferirlo a una cuenta a nombre del propietario o utilizar una cuenta fiduciaria.
Método y frecuencia de los informes periódicos: compruebe con qué frecuencia y por qué método recibe informes sobre los ingresos y gastos de la propiedad y la situación de los inquilinos. Por lo general, los extractos de las remesas y los informes de gestión se facilitan en el momento de las remesas mensuales de alquiler, pero es importante comprobar si sólo recibe informes verbales o si puede recibir informes por escrito o en forma de datos para su archivo.
Política de relaciones con los inquilinos: compruebe cómo y quién gestiona las quejas y consultas de los inquilinos y la respuesta de emergencia a averías de equipos, etc. También es importante comprobar si existe un número de contacto 24 horas y cómo se ocupa la empresa de los problemas a altas horas de la noche o en días festivos. Como la empresa de gestión trata con los inquilinos en calidad de agente del propietario, cabe esperar una respuesta cortés y rápida, pero también es útil conocer su experiencia en este campo y el estado de preparación de los manuales.
Duración del contrato y condiciones de cancelación: asegúrate también de que entiendes la duración del contrato de gestión (por ejemplo, renovación automática cada año) y las condiciones de cancelación del contrato a mitad del mismo. En particular, no hay que pasar por alto el método de cancelación y la existencia de penalizaciones. Algunas empresas cobran penalizaciones elevadas por rescindir el contrato, mientras que otras incluyen condiciones en el contrato de subarriendo que no permiten al propietario rescindir el contrato antes de su finalización. Compruebe detenidamente las cláusulas de rescisión para evitar enterarse más tarde de la existencia de condiciones desfavorables.
Cláusula de exención de responsabilidad: Si hay una cláusula de exención de responsabilidad que estipula hasta qué punto la empresa de gestión no es responsable (cláusula de exención de responsabilidad), asegúrese también de entender lo que dice. Por ejemplo, "la sociedad gestora no se hace responsable de los daños causados al edificio por catástrofes naturales". También es aconsejable considerar las medidas necesarias, como el propio seguro del propietario, para prepararse ante tales riesgos.
Los puntos anteriores se detallarán en el documento explicativo de asuntos importantes antes de firmar el contrato de gestión, y también se incluirán en el contrato propiamente dicho. En el momento de firmar el contrato, estos puntos se comprueban uno por uno y el contrato se firma y sella como prueba del acuerdo de ambas partes. Una vez celebrado el contrato, la empresa gestora entregará al propietario una copia del mismo (documento correspondiente al artículo 37 de la Ley de solares y negocios inmobiliarios), que deberá recibir y guardar en lugar seguro. Es esencial conservar el acuerdo por escrito, no sólo una explicación verbal, para evitar problemas y garantizar el cumplimiento de la ley. Firmar un contrato en el que quedan puntos poco claros puede causar problemas más adelante, así que si tiene alguna duda, compruébela antes de firmar y, si es necesario, pida que se modifique o añada algo al contrato. Una empresa de gestión de confianza se ocupará de que el propietario entienda y esté de acuerdo con el contenido del contrato.
Por último, he aquí una lista de comprob ación para ayudar a los propietarios a reforzar el cumplimiento legal en sus operaciones de gestión de alquileres y operar con tranquilidad. En lugar de dejarlo en manos de la empresa de gestión, los propios propietarios pueden ayudar a evitar infracciones y mantener una relación de confianza comprobando regularmente los siguientes puntos
Compruebe el estado de la licencia y el registro de la empresa de gestión: asegúrese de que la empresa de gestión que está contratando tiene licencia de contratista de obras y de que es válida. Además, si el número de unidades gestionadas es grande, comprueba el número de registro de la empresa de gestión de viviendas de alquiler (el registro en el Ministerio de Territorio, Infraestructuras y Transporte es obligatorio para las empresas que gestionen más de 200 unidades en virtud de la Ley de Empresas de Gestión de Viviendas de Alquiler, que entró en vigor en 2021). El número de licencia y el registro pueden comprobarse en la página web de la empresa, en las tarjetas de visita y en los carteles colocados en la oficina.
Si se explican debidamente los asuntos importantes: compruebe si el constructor explica por escrito los asuntos importantes a los inquilinos antes de firmar el contrato. Aunque las instrucciones informáticas se han generalizado en los últimos años, no hay ningún problema si se presenta una explicación por escrito de los asuntos importantes y se explica de antemano, como si el propietario fuera a reunirse con el inquilino en persona. Cuando el propietario firme un contrato de gestión con la empresa gestora, compruebe si se le dio una explicación por escrito de los asuntos importantes y si se le explicó en su totalidad. Si está considerando la posibilidad de firmar un contrato de subarriendo (arrendamiento a tanto alzado), está obligado por ley a recibir por adelantado una explicación detallada de los riesgos de reducción del alquiler (explicación de asuntos importantes), así que asegúrese de que los riesgos y condiciones se presentan por escrito y no sólo verbalmente.
Contenido y conservación de los contratos: asegúrate de que entiendes todo el contenido del contrato de alquiler y del contrato de gestión. Asegúrese de que no hay incertidumbres, especialmente en lo que respecta a cuestiones importantes como los honorarios, las condiciones contractuales y las condiciones de rescisión. La presencia o ausencia de una penalización por cancelar el contrato también es un punto importante que hay que comprobar. Ambas partes deben conservar una copia de los documentos contractuales después de firmarlos y sellarlos. El propietario también debe archivar los documentos recibidos y poder revisarlos inmediatamente en caso necesario.
Adecuación de la gestión del dinero: compruebe que el dinero perteneciente a la propiedad del propietario, como el alquiler y los depósitos de seguridad, está debidamente segregado y gestionado por la empresa de gestión. Compruebe los extractos mensuales de las remesas y las consultas de cuentas para ver si las cantidades pagadas por los inquilinos se remiten al propietario según lo acordado. Si hay retrasos o insuficiencias, infórmese inmediatamente y confirme la causa. Una empresa de gestión fiable separará claramente los fondos del propietario de los fondos operativos de la empresa e informará y resolverá rápidamente cualquier problema.
Recibir informes periódicos: compruebe que la empresa de gestión presenta informes periódicos según lo estipulado en el contrato. Compruebe que los informes mensuales y los extractos de remesas de alquiler se reciben en la fecha prevista y que no hay puntos poco claros. Si hay alguna deficiencia o duda sobre los informes, no los deje como están, pregunte al responsable y obtenga información adicional si es necesario. La actitud del propietario de comprobar detenidamente el informe ayuda a la empresa de gestión a mantener la sensación de urgencia, lo que contribuye a reforzar el cumplimiento.
Comprobar el estado de la respuesta de los in quilinos: también hay que supervisar la respuesta de la empresa de gestión a las quejas y peticiones de los inquilinos. Pídales que compartan qué tipo de consultas o problemas se han producido y cómo los han resuelto en informes periódicos y en sus comunicaciones de vez en cuando. Si es necesario, también es buena idea que el propietario realice una encuesta entre los inquilinos para comprobar si hay algún problema con la respuesta de la empresa de gestión y, si existe un contrato para un servicio de respuesta de emergencia 24 horas, conocer sus detalles (por ejemplo, la respuesta inicial ante una fuga de agua o la pérdida de una llave) para que la empresa pueda responder rápidamente en caso de emergencia.
Sistema interno y respuesta a los cambios legales: también es importante determinar si el sistema de cumplimiento interno de la empresa de gestión (por ejemplo, controles por parte de los directores de operaciones) funciona. Puede estar seguro de que la empresa cuenta con un sistema para prevenir errores y actividades ilegales mediante la implicación de varias personas dentro de la empresa, en lugar de dejarlo en manos del responsable. Además, esté atento a la información sobre cambios legales en el sector inmobiliario. Por ejemplo, en los últimos años se han producido una serie de cambios legales importantes, como el levantamiento de la prohibición de los contratos electrónicos. La posibilidad de entregar electrónicamente descripciones de objetos y contratos importantes ha agilizado las prácticas de contratación, pero incluso en estos casos es necesario comprobar que se siguen los procedimientos conforme a la ley. Los propietarios deben estar al tanto de las últimas tendencias y responder a ellas, en lugar de dejarlo en manos de la empresa de gestión, para evitar incumplimientos y garantizar una buena gestión del alquiler.
En este apartado se ha explicado el marco básico y las diferencias entre la Ley de la Actividad de Solares y Edificios y laLey de la Actividad de Gestión de Viviendas de Alquiler en relación con la gestión del alquiler de inmuebles, así como los puntos a tener en cuenta y las listas de comprobación a seguir a la hora de firmar contratos y dar explicaciones. Aunque al principio pueda parecer difícil, comprender cada uno de estos puntos reducirá su ansiedad en relación con la gestión de alquileres. Cumplir las leyes y los reglamentos no sólo consiste en evitar las directrices de las autoridades; también está directamente relacionado con la protección de los propios activos del propietario y la creación de una relación de confianza con los inquilinos. De hecho, el objetivo de la Ley de Empresas de Gestión de Alquiler de Viviendas también es "proteger los intereses tanto de los propietarios (arrendadores) como de los inquilinos, con el objetivo de que ambas partes salgan ganando". Si refuerza el cumplimiento de la ley, podrá acercarse a este tipo de gestión del alquiler en la que todos salen ganando.
Para los propietarios novatos, no hay ningún problema si se utiliza la lista de comprobación que se ofrece en este artículo y se toman medidas una a una en colaboración con una empresa inmobiliaria o un especialista de confianza. Si no está seguro de algo, consulte al responsable de la empresa de gestión, a un gestor de negocios inmobiliarios de alquiler o a un asesor inmobiliario para ampliar sus conocimientos. Afortunadamente, el sector inmobiliario cuenta con un sistema jurídico bien desarrollado y, en la mayoría de los casos, pueden evitarse problemas importantes si se actúa de acuerdo con las normas. Si una buena relación entre el propietario, la empresa de gestión y los inquilinos se construye sobre una base de cumplimiento legal, estará más cerca de su objetivo de asegurarse beneficios mediante una gestión estable del alquiler. Esperamos que conozca bien los aspectos básicos antes de ponerse manos a la obra y hacer realidad una vida de propietario inmobiliario segura.