Mejorar la tasa de ocupación de los inmuebles es una de las cuestiones más importantes para los propietarios de viviendas de alquiler en el área metropolitana de Tokio. Incluso en el área de Tokio, donde la población sigue afluyendo, siempre existe el riesgo de que se produzcan desocupaciones debido al aumento de la nueva oferta y a la diversificación de las necesidades. Una solución a este problema es el uso de empresas de gestión que prestan servicios tanto de gestión como de intermediación. Al confiar la gestión de un inmueble a una empresa con capacidades tanto de gestión como de intermediación, se pueden esperar sinergias, como periodos de desocupación más cortos, estabilización de los ingresos por alquiler y mejora de la satisfacción de los inquilinos. Este artículo explica con ejemplos y datos las ventajas concretas de esta opción. Por último, aclarará por qué "elegir una empresa de gestión que también pueda actuar como intermediaria" conducirá a la estabilidad a largo plazo de las tasas de ocupación y los ingresos.
Cuando la empresa de gestión y la agencia están separadas, la gestión de la propiedad (control de alquileres, mantenimiento de equipos, etc.) y la captación de inquilinos (publicidad, correspondencia de visitas, etc.) corren a cargo de personal y empresas distintos. En cambio, en el sistema integrado de gestión e intermediación, una empresa actúa como agente del propietario y se encarga de todo, desde la captación de inquilinos hasta la gestión posterior al contrato. Esto crea las siguientes sinergias y conduce directamente a mayores tasas de ocupación
Periodos de desocupación significativamente más cortos: como la empresa combinada de gestión e intermediación puede empezar inmediatamente a captar inquilinos por su cuenta cuando se produce una vacante, el periodo entre el inicio de la captación y la firma de un contrato puede acortarse drásticamente. Por ejemplo, según los datos de 2023, el periodo medio de contratación en los 23 distritos de Tokio es de aproximadamente 4,55 meses (unos 135 días), mientras que en nuestro estudio de caso, el contrato se cerró en aproximadamente un mes de media. Esta diferencia se traduce en una diferencia de más de tres meses en términos de ingresos por alquiler, lo que supone una enorme ventaja para los propietarios. De hecho, si una habitación con un alquiler mensual de 50.000 yenes está vacía durante 4-5 meses, el propietario pierde aproximadamente 300.000 yenes en ingresos por alquiler, y si además aumenta la carga de la tarifa publicitaria (AD) por contratación, la pérdida de oportunidad total podría ser de 400.000-500.000 yenes.Si el periodo de desocupación se mantiene en uno o dos mesesconfiando la propiedad a una empresa de gestión integrada, se pueden evitar estas pérdidas y mantener los ingresos por alquiler.
Mantenimiento de alquileres adecuados e ingresos estables: En las operaciones de gestión integrada e intermediación, el personal de arrendamiento está familiarizado con las tendencias del mercado y conoce el atractivo del inmueble y los alquileres competitivos, por lo que puede fijar alquileres adecuados y aplicar estrategias de contratación flexibles. Si persisten las vacantes, hay que considerar la posibilidad de reducir los alquileres, pero con una gestión integrada se pueden conseguir inquilinos con rapidez, lo que facilita la firma de contratos con alquileres razonables y evita reducciones fáciles de los alquileres. Como resultado, el nivel de alquiler puede mantenerse sin perder el rendimiento superficial, lo que conduce a la estabilidad de los beneficios a largo plazo. Además, al compartir información entre los departamentos de intermediación y gestión, es posible adoptar un enfoque proactivo, como la contratación anticipada del siguiente inquilino desde el momento en que se recibe la notificación de desalojo. Minimizar los periodos de desocupación aumenta las tasas de ocupación anual y reduce las fluctuaciones en los ingresos por alquiler, estabilizando así el flujo de caja.
Mayor satisfacción del inquilino: al tener una sola empresa que gestiona y actúa como intermediaria, es posible ofrecer un servicio coherente desde antes de la ocupación hasta después. La misma empresa se encarga de todo, desde la orientación inmobiliaria a la hora de buscar inquilinos hasta los procedimientos de contratación y el seguimiento posterior a la ocupación, por lo que los inquilinos tienen un único punto de contacto y una mayor sensación de seguridad. El tratamiento cuidadoso de los posibles inquilinos se transmite sin problemas a la administración una vez celebrado el contrato, lo que reduce los desajustes y problemas del tipo "no es lo que me dijeron". Además, a la empresa gestora le resulta más fácil responder con rapidez a las quejas y peticiones de los inquilinos, lo que redunda en una mayor satisfacción de éstos. Los inquilinos con altos niveles de satisfacción tienden a permanecer en la propiedad durante más tiempo, y el propietario recibe unos ingresos por alquiler estables como resultado de una menor tasa de desahucios (arrendamiento más largo). Esta mejora de la fidelidad de los inquilinos es otra de las ventajas de las operaciones integradas de gestión e intermediación.
Como se ha descrito anteriormente, el refuerzo de la cooperación entre la gestión y la intermediación crea un círculo virtuoso de períodos de desocupación más cortos, mantenimiento de los alquileres y retención de los inquilinos, lo que conduce directamente a mayores tasas de ocupación de los inmuebles.
La demanda es elevada en el mercado de alquiler de Tokio y otras áreas metropolitanas, y la tasa media de ocupación suele rondar el 95%, una de las más altas del país. Sin embargo, incluso en estas zonas urbanas, las diferencias en las tasas de ocupación pueden deberse a diferencias en los métodos de gestión. Las empresas que integran la gestión y la intermediación suelen alcanzar índices de ocupación y ocupación más elevados que otras.
Por ejemplo, según los datos de una encuesta realizada por una asociación del sector inmobiliario, la tasa de ocupación es aproximadamente un 3% superior en los inmuebles que se alquilan en bloque (subarrendados) que en los que se subcontratan a gestores habituales. En el área metropolitana de Tokio, la tasa media de ocupación de los contratos de gestión externalizada es del 94,4%, mientras que la de los inmuebles subarrendados es altísima, del 97,3%, lo que indica que el inmueble está prácticamente ocupado en su totalidad. El sistema de subarriendo es un modelo en el que la empresa de gestión alquila el inmueble y lo subarrienda, pero tiene mucho en común con las operaciones de gestión integrada e intermediación en el sentido de que la propia empresa de gestión se encarga de buscar clientes, lo que resulta muy eficaz para reducir el riesgo de desocupación.
Además, una empresa de gestión con su propio departamento de intermediaciónpuede ofrecer alos propietarios información y propuestas de mejora más realistas. Por ejemplo, cuando se produce una desocupación, INA&Associates proporciona rápidamente información al propietario sobre la situación de desocupación de las propiedades competidoras en las inmediaciones, el precio de alquiler del mercado y la opinión de los espectadores, y toma las medidas adecuadas, como revisar las condiciones de desocupación y proponer una renovación. Como resultado, en muchos casos se mantienen altos índices de ocupación incluso en los inmuebles más antiguos. En el área metropolitana de Tokio, el número de casos de éxito en los que se han logrado altos índices de ocupación gracias a este tipo de gestión meticulosa-operación integrada aumenta año tras año.
Los ejemplos anteriores demuestran que confiar la gestión a una empresa que opera la gestión y la intermediación como una unidad integrada conduce directamente a una gestión altamente competitiva y estable, incluso en el área metropolitana de Tokio. La diferencia en los índices de ocupación también puede apreciarse en las comparaciones con otras empresas, lo que convierte a la empresa en un socio tranquilizador para los propietarios.
En los últimos años, la introducción de tecnologías digitales como el CRM (sistema de gestión de las relaciones con los clientes) y el DX para preestrenos ha llamado la atención como forma de desarrollar aún más los puntos fuertes de la gestión y la intermediación integradas. Las principales empresas de gestión están utilizando la tecnología para mejorar la eficiencia operativa y las tasas de ocupación y maximizar los ingresos.
◎ Uso de CRM (gestión de las relaciones con los clientes): Los sistemas CRM para el sector inmobiliario permiten gestionar de forma centralizada la información sobre los posibles inquilinos (clientes potenciales) y los inquilinos existentes, lo que posibilita un seguimiento adecuado de las ventas y la prestación de servicios. En concreto, los atributos, las condiciones deseadas y el historial de respuestas de los posibles inquilinos que han realizado una consulta se almacenan en el CRM y se comparten con todo el personal encargado. Esto permite "agilizar las respuestas iniciales a las consultas" y "generar confianza mediante respuestas coherentes", lo que se traduce en mayores tasas de cierre. De hecho, cada vez son más las empresas del sector inmobiliario que utilizan CRM para gestionar eficazmente a sus clientes y aumentar así la tasa de firma de contratos, en línea con el creciente número de consultas realizadas a través de Internet. Por ejemplo, una empresa de gestión ha introducido CRM para acortar drásticamente el tiempo de respuesta a los correos electrónicos y las llamadas telefónicas, y se está diferenciando de otras inmobiliarias por hacer propuestas rápidas. Como resultado, ha aumentado la tasa de conversión de visitas a contratos (tasa de rendimiento), lo que acorta los periodos de desocupación y aumenta los ingresos por alquiler. El CRM también es eficaz en el trato con los inquilinos existentes y, al registrar y analizar el historial de respuestas a las consultas y quejas de los inquilinos, mejora la calidad del servicio y contribuye a una mayor satisfacción del cliente. Una mayor satisfacción también conduce a mayores tasas de renovación, lo que a su vez contribuye a maximizar los ingresos a largo plazo.
◎ Introducción de la visualización digital DX: Para acortar los periodos de desocupación y aumentar las tasas de cierre, también es esencial mejorar la eficiencia y sofisticación del proceso de "visualización de propiedades". En los últimos años, muchas empresas de gestión y corredores han introducido tecnologías digitales como las vistas previas de RV y las vistas previas en línea, que permiten a los posibles inquilinos ver imágenes de 360 grados del interior de una propiedad en línea, desde la comodidad de sus propios hogares, incluso si están lejos. Por otro lado, la previsualización en línea es un método en el que un responsable retransmite en tiempo real un recorrido en directo por la propiedad desde el lugar mediante videollamadas, etc. Estos DX de previs ualización reducen en gran medida las limitaciones temporales y geográficas. Por ejemplo, ya no es necesario acudir a un inmueble para una visita durante la semana, y los profesionales ocupados y las personas que planean trasladarse desde zonas remotas pueden ver y comparar fácilmente varios inmuebles. En el estudio de caso de SUUMO, la introducción de contenidos de RV mejoró notablemente la capacidad de atraer clientes y atrajo a más posibles espectadores. Es probable que el aumento del número de espectadores se traduzca en un incremento del número de contratos firmados, acelerando así el proceso de resolución de vacantes. La prevalencia de las vistas previas en línea también aumenta año tras año. Según una encuesta del Recruit Housing Research Institute, la proporción de contratantes de alquiler en el área metropolitana de Tokio que han experimentado las vistas previas online alcanzó el 27,5% en el año fiscal 2021, un aumento de aproximadamente 8 puntos porcentuales con respecto al año anterior. En concreto, más del 20% de los que decidieron firmar un contrato únicamente sobre la base de una vista previa en línea también superó el 20%, lo que indica que las vistas previas digitales se han convertido rápidamente en algo habitual tras el desastre de Corona. Las empresas de gestión que están respondiendo a esta tendencia están acortando simultáneamente los periodos de desocupación y mejorando la satisfacción del cliente mediante la producción de vídeos de visitas en RV de los inmuebles y el desarrollo de sistemas de orientación a distancia como Zoom. La previsualización DX no sólo mejora la eficiencia, sino que la comodidad de poder previsualizar una propiedad en cualquier momento y lugar mejora la experiencia de búsqueda de propiedades para los posibles inquilinos y es un factor que diferencia a la empresa de otras. Como resultado, cabe esperar que el sistema maximice los ingresos gracias a la firma anticipada de contratos, el aumento de las tasas de ocupación y la reducción de los costes de publicidad.
Como se ha descrito anteriormente, la mejora de la gestión de clientes a través de CRM y eluso de DX para la visualización de vistas previas son medidas que potencian aún más los beneficios de las operaciones integradas de gestión e intermediación. Una empresa de gestión que aplique activamente estas medidas optimizará las complejas tareas de contratación y gestión que el propietario no puede llevar a cabo por sí mismo, utilizando el poder de la tecnología digital, y maximizará el potencial de ingresos del inmueble.
En el mercado metropolitano del alquiler, donde el entorno empresarial está cambiando y la competencia se intensifica, la cooperación entre "gestión" e "intermediación" es esencial para una gestión estable y de plena ocupación. Si confía la gestión de su inmueble a una empresa de gestión que sepa gestionar y captar clientes de forma integrada, podrá acortar los periodos de desocupación, mantener los alquileres y aumentar los índices de ocupación mejorando la satisfacción de los inquilinos, lo que redundará directamente en unos ingresos estables a largo plazo para el propietario. Como se ha visto en ejemplos reales, los inmuebles que mantienen un alto índice de ocupación (tasa de ocupación) mediante una gestión integrada reducen significativamente las pérdidas por desocupación y los costes de oportunidad, y aumentan el valor de los activos. Las empresas de gestión que también incorporan tecnologías avanzadas como CRM y previsualizaciones de RV pueden esperar operaciones más eficientes y de mayor calidad.
Por el contrario, un funcionamiento tradicional con las operaciones de gestión e intermediación separadas puede provocar fácilmente retrasos en la transferencia de información y desajustes en la respuesta, lo que puede suponer un riesgo de pérdida de oportunidades. A los propietarios que sufren desocupaciones prolongadas y revisiones repetidas de los alquileres quizá les convenga cambiar de mentalidad y considerar la opción de una empresa de gestión que también pueda actuar como intermediaria, pero que no encierre información.
Por último, nos gustaría hacer hincapié en que la elección de una empresa de gestión que también pueda actuar como intermediario en calidad de socio dará lugar a índices de ocupación de los inmuebles e ingresos estables en el futuro. Una empresa que pueda ofrecer un servicio integral de gestión inmobiliaria actuará como asesor fiable del propietario, proponiendo operaciones óptimas acordes con las tendencias del mercado y ayudando a mantener y aumentar el valor del activo. Los propietarios del área metropolitana de Tokio que se enfrentan a dificultades para mejorar los índices de ocupación deberían considerar positivamente la posibilidad de subcontratar los servicios de una empresa de gestión de eficacia probada que integre los servicios de gestión e intermediación. Este será el primer paso hacia una gestión estable a largo plazo.