Para los propietarios de inmuebles de alquiler, mantener un alto índice de ocupación (tasa de ocupación) de un inmueble está directamente relacionado con la obtención de unos ingresos por alquiler estables. Sin embargo, en el conjunto del mercado, las tasas de desocupación siguen aumentando y muchos inmuebles sufren actualmente desocupación. El aumento de las viviendas desocupadas no sólo conlleva una disminución de los ingresos, sino también costes, como los de publicidad y renovación para captar nuevos inquilinos. Como método de gestión para conseguir y mantener altas tasas de ocupación en un entorno tan difícil, este artículo explica los puntos clave de las "estrategias de captación " y la "gestión de inquilinos ", y también presenta enfoques avanzados que utilizan IA (inteligencia artificial) y análisis de datos. Por último, el artículo también describe cómo INA&Associates apoya a los propietarios en la gestión de sus inmuebles.
La estrategia de contratación -la rapidez con la que se cubren las vacantes- es uno de los factores más importantes para mantener altos índices de ocupación. Una estrategia de contratación adecuada puede minimizar los periodos de vacantes y evitar la pérdida de oportunidades de ingresos. A continuación se indican algunos puntos clave que hay que tener en cuenta a la hora de desarrollar una estrategia de contratación para lograr altos índices de ocupación.
Fijar el alquiler adecuado: si los alquileres son demasiado elevados en comparación con el mercado circundante, será difícil atraer a posibles inquilinos y los periodos de desocupación se prolongarán. Por otro lado, fijar alquileres demasiado bajos puede hacer que se pierdan oportunidades de ingresos. Es importante fijar un alquiler adecuado que se corresponda con el precio de mercado y la categoría del inmueble. Si se anuncia con un alquiler razonable y bien fundamentado, se conseguirá un contrato muy satisfactorio tanto para el inquilino como para el propietario. Para calcular el alquiler adecuado se puede utilizar eficazmente la evaluación de alquileres AI que se describe a continuación.
Atraer y diferenciar el atractivo de la propiedad: en los anuncios de contratación, el atractivo de la propiedad debe comunicarse plenamente y diferenciarse de las propiedades de la competencia. Por ejemplo, destaque los puntos fuertes del inmueble, como su interior limpio y renovado, su proximidad a estaciones de tren y buenos alrededores, y sus instalaciones de última generación (por ejemplo, Internet de alta velocidad y buzones de entrega). Al destacar características que no se encuentran en otros inmuebles, puede atraer el interés de posibles inquilinos y aumentar el número de consultas. El uso de herramientas de visualización en línea también es eficaz, así como el uso de fotos y planos mejorados.
Condiciones flexibles: considere la posibilidad de adaptar con flexibilidad sus condiciones a los inquilinos a los que se dirige. Por ejemplo, en zonas con mucha competencia, puede aumentar su competitividad fijando tipos bajos para el depósito y el dinero clave o introduciendo el alquiler gratis (alquiler gratuito durante el primer mes del contrato). Relajar las condiciones, como que el inmueble admita mascotas o instrumentos musicales, también puede ayudar a atraer la demanda de grupos antes inalcanzables. Sin embargo, es importante tener en cuenta el impacto de la relajación de las condiciones en los ingresos y los gastos, y hacerlo dentro de un margen razonable.
Utilice canales polifacéticos para atraer clientes: no se limite a utilizar un único portal inmobiliario, sino que dé a conocer ampliamente su oferta a través de varios portales importantes, redes de intermediarios, redes sociales, etc. Los medios de comunicación eficaces varían en función del grupo destinatario, por lo que también es eficaz utilizar distintos medios, como revistas de información local y encartes para las personas mayores, y publicidad en Internet y SNS para los más jóvenes. Una amplia red de clientes y una estrategia publicitaria precisa maximizan la población y aseguran entre ellos a los inquilinos adecuados.
Reclutamiento rápido: También es importante ser lo suficientemente ágil como para empezar a reclutar nuevos inquilinos en cuanto un inquilino se muda. Como se pierden ingresos durante los periodos de desocupación, la empresa debe responder rápidamente a las visitas y consultas, e intentar cerrar los contratos lo antes posible. También es una función importante de la empresa de gestión captar rápida y activamente inquilinos cuando se producen vacantes. También puede ser eficaz analizar datos como los registros de contratación anteriores y los periodos medios de vacantes, y utilizar el ciclo PDCA para identificar y mejorar los factores de cuello de botella (por ejemplo, la fijación del alquiler o la publicidad de la contratación).
Como se ha descrito anteriormente, es posible acortar el periodo de desocupación y mantener un alto índice de ocupación combinando una fijación adecuada de los alquileres, unas relaciones públicas atractivas de los inmuebles, unas revisiones flexibles de las condiciones y unas actividades de contratación rápidas y precisas.
De las estrategias de contratación antes mencionadas, la fijación del alquiler es un punto especialmente sensible que determina una alta ocupación. En los últimos años, los sistemas de evaluación de alquileres por IA han revolucionado la fijación de alquileres: utilizan el aprendizaje automático para analizar grandes cantidades de datos de alquileres contratados en el pasado y datos de atributos de la propiedad, y calculan automáticamente los alquileres adecuados para la propiedad en cuestión. En el pasado, los alquileres los determinaba empíricamente la persona encargada investigando el mercado circundante, pero con la introducción de la IA, ahora es posible fijar los alquileres con precisión basándose en datos objetivos.
Las mayores ventajas de las valoraciones con IA son su precisión y rapidez. Por ejemplo, un servicio de valoración por IA ha logrado una tasa de error medio (TEM) del 2,46%. Esto significa que el margen de error entre el alquiler cotizado por la IA y el alquiler real contratado es insignificante, lo que la hace mucho más precisa que los métodos tradicionales que se basan en la intuición y la experiencia humanas. Del mismo modo, los sistemas de otras empresas que hacen pleno uso del big data inmobiliario y de la IA han registrado una tasa de error de alrededor del 1%, el mayor nivel de precisión del sector. Con evaluaciones de alquiler tan precisas disponibles al instante, los propietarios pueden asegurarse beneficios sin derroches a un precio justo, mientras que los inquilinos pueden ser contratados a un alquiler razonable que no parezca excesivamente caro. De hecho, el uso de la IA se está acelerando en el sector en su conjunto, con importantes empresas inmobiliarias que se asocian con empresas de evaluación de IA para realizar evaluaciones instantáneas.
Además, la evaluación de alquileres mediante IA puede predecir las tendencias futuras del mercado, además del análisis del mercado actual. Por ejemplo, puede proporcionar asesoramiento estratégico prospectivo basado en datos, como "sugerir una fijación de alquileres más agresiva en zonas donde es probable que aumente la demanda" o "recomendar contratos a largo plazo en zonas donde existe el riesgo de que los alquileres bajen en el futuro". No se trata sólo de determinar los alquileres, sino también de ofrecer sugerencias útiles sobre medidas estables a largo plazo para la gestión de los alquileres.
Algunos servicios basados en IA pueden generar automáticamente planes específicos de prevención de desocupación junto con los resultados de la evaluación de los alquileres. Por ejemplo, basándose en el alquiler adecuado calculado por la IA, el servicio puede generar un informe con propuestas detalladas del tipo: "Se supone que el objetivo son adultos solteros, se recomiendan instalaciones de Internet gratuitas y se pueden relajar las condiciones para permitir mascotas". De hecho, un servicio de elaboración de informes para empresas de gestión inmobiliaria equipado con IA es capaz de analizar big data del entorno para proponer una estrategia completa de gestión de la ocupación de cada inmueble, y presentar de inmediato las bases para fijar los alquileres, el equipamiento recomendado e incluso una propuesta de revisión de las condiciones contractuales. Si se hace un buen uso de la evaluación de alquileres mediante IA de este modo, se puede obtener una gran cantidad de feedback inicial (consultas) al iniciar el proceso de contratación con un alquiler adecuado, lo que puede conducir fácilmente a un contrato anticipado. Además, si toma medidas para aumentar el valor de la propiedad de acuerdo con las sugerencias basadas en datos, podrá establecer condiciones de contratación más competitivas.
Para lograr una alta ocupación, es importante desarrollar estrategias basadas en el análisis de datos en lugar de confiar únicamente en la intuición. Utilizando los datos del mercado y los datos operativos de sus propias propiedades, puede tomar decisiones precisas basadas en las características de sus propiedades y el entorno de mercado en el que se encuentran. El primer paso en la comercialización comienza con la recopilación y el análisis de datos. Por ejemplo, puede recopilar datos polifacéticos sobre las tendencias de la oferta y la demanda de alquiler en los alrededores, las tasas de vacantes y los niveles de alquiler de las propiedades de la competencia, los planes de nuevos desarrollos en el barrio, los cambios en la población local y el número de hogares, etc., para comprender la situación actual. El análisis de los datos nos permite identificar objetivamente las oportunidades y amenazas de mercado a las que se enfrenta el inmueble y evaluar sus puntos fuertes y débiles. A partir de los resultados de este análisis, pueden elaborarse políticas, como "quién debe ser el grupo de inquilinos objetivo" y "qué estrategias deben adoptarse en términos de alquiler e instalaciones para superar a la competencia".
Por ejemplo, las tendencias demográficas muestran que puede observarse la misma tasa de vacantes en distintas regiones. En las zonas urbanas donde hay una afluencia continua de población, la demanda tiende a ser firme y es fácil mantener tasas de ocupación elevadas. Por otro lado, si el número de hogares aumenta incluso en una zona con una población en descenso (por ejemplo, un aumento de los hogares unipersonales de edad avanzada o de los hogares extranjeros), hay margen para cubrir las plazas vacantes respondiendo a las nuevas necesidades. El análisis de los datos permite identificar con precisión esas características de la demanda de cada región y elaborar estrategias de orientación y diferenciación de la oferta inmobiliaria. Por ejemplo, si se obtienen datos sobre la construcción de una nueva universidad en el barrio, se pueden tomar decisiones sobre el cambio del diseño interior y la distribución para atender a los estudiantes, y se puede determinar cuándo revisar el alquiler del propio inmueble basándose en los datos sobre las tendencias de los alquileres en los inmuebles de la competencia. Cuando se producen vacantes, puede echar la vista atrás a los periodos de alquiler anteriores de su empresa y a los datos de alquileres contratados y ajustar sus condiciones de alquiler a la luz de los últimos datos de tendencias del mercado, lo que facilita la consecución del siguiente inquilino en un periodo de tiempo más corto.
De este modo, la gestión de alquileres basada en datos le permite evitar tomar decisiones ad hoc y desarrollar una estrategia racional. De hecho, el sector también se está orientando hacia la gestión basada en datos, y existe una tendencia creciente a optimizar la gestión de activos inmobiliarios, la gestión de inquilinos y las estrategias de arrendamiento de forma integrada. Esto se debe a que las estrategias flexibles de arrendamiento (contratación de alquileres) que utilizan los datos acumulados permiten mantener un alto nivel de competitividad. Aunque a los propietarios les resulte difícil analizar por sí mismos los datos del mercado, es importante que una empresa de gestión fiable pueda hacer propuestas basadas en dicho análisis de datos. Una estrategia de gestión respaldada por datos contribuirá no sólo a mantener altos niveles de ocupación, sino también a aumentar el valor de los activos en el futuro.
Por mucho que se trabaje para captar inquilinos y conseguir que se instalen, no se podrá mantener un alto nivel de ocupación si no se responde a los inquilinos y éstos se marchan rápidamente. La calidad del seguimiento y la respuesta tras la mudanza influyen mucho en la satisfacción del inquilino, que a su vez conduce a una ocupación a largo plazo. La satisfacción de los inquilinos es uno de los elementos clave del éxito de la gestión de alquileres, y un alto nivel de satisfacción no sólo anima a los inquilinos a quedarse más tiempo y conduce a tasas de desocupación más bajas, sino que también conduce a la adquisición de nuevos inquilinos a través de las referencias boca a boca de los inquilinos satisfechos. Por lo tanto, otro pilar para mantener una alta ocupación es mejorar la capacidad de respuesta de los inquilinos para aumentar su satisfacción.
En concreto, el primer aspecto importante de las relaciones con los inquilinos es la respuesta rápida y sincera. Cuando los inquilinos se ponen en contacto con usted para comunicarle problemas con las instalaciones o quejas por ruidos, es importante atenderlos lo antes posible. En particular, los problemas de emergencia, como fugas de agua y cortes de electricidad, requieren una respuesta rápida. Resolver los problemas con rapidez, en lugar de dejarlos desatendidos, alivia la ansiedad y la frustración de los inquilinos y hace que se sientan seguros de querer seguir viviendo en el inmueble. Una respuesta lenta puede minar la confianza de los inquilinos y provocar desahucios y mala publicidad. Una empresa de gestión profesional puede tener una recepción de urgencias 24 horas para responder inmediatamente a los problemas a altas horas de la noche.
A continuación, la comunicación y la confianza también son importantes. Se construye una relación de confianza con los inquilinos escuchando atentamente incluso las preguntas y peticiones más triviales durante el alquiler y prestándoles el apoyo adecuado. Los inquilinos también aprecian los esfuerzos del propietario por tranquilizarles, por ejemplo realizando inspecciones periódicas de las instalaciones y haciendo rondas de bienvenida para explicarles cómo se gestiona la propiedad. También es importante confirmar de antemano las intenciones de los inquilinos cuando llegue el momento de renovar el contrato, y asegurarse de que el proceso de renovación transcurre sin problemas para quienes deseen continuar. Incluso si es necesaria una revisión del alquiler en el momento de la renovación, es más fácil ganarse la comprensión de los inquilinos si se presentan y explican detalladamente los datos del mercado.
Además, también puede decirse que el mantenimiento físico de la propiedad forma parte de las relaciones con los inquilinos. Si se mantienen al día la limpieza y las inspecciones periódicas de las zonas comunes y el mantenimiento preventivo de las averías de los equipos con antelación, se puede ofrecer un entorno de vida cómodo a los inquilinos. Los inquilinos observan constantemente la propiedad, e incluso las pequeñas deficiencias pueden rebajar la reputación del inmueble si no se revisan. Por otro lado, si saben que la propiedad se gestiona meticulosamente, tendrán una mayor sensación de confianza en ella y estarán dispuestos a vivir en ella durante más tiempo. Aumentar la satisfacción mediante la creación de un entorno confortable y una interacción humana cortés fomentará el arrendamiento a largo plazo.
Una mayor satisfacción de los inquilinos se traducirá en una menor tasa de abandonos y una tasa de ocupación más estable del inmueble. Si los inquilinos viven en el inmueble durante más tiempo, se ahorrarán los costes de contratación y renovación debidos a las vacantes que se produzcan, lo cual es muy beneficioso para el propietario. Por lo tanto, para lograr altas tasas de ocupación, es importante ofrecer un servicio constante y de alta calidad, desde la mudanza inicial hasta la ocupación continuada, y para ello es indispensable contar con una empresa de gestión fiable.
Ya hemos hablado de las estrategias de contratación, las relaciones con los inquilinos y el uso de la tecnología para mantener altos niveles de ocupación, pero en realidad es difícil que los propietarios hagan todo esto por sí mismos. Aquí es donde entran en juego los profesionales de la gestión inmobiliaria: como profesionales inmobiliarios, INA&Associates aplica estas medidas de forma exhaustiva y dispone de un sistema de gestión para ofrecer un sólido apoyo a la gestión de alquileres de los propietarios. Estas son algunas de sus principales características.
Gestión precisa utilizando la última tecnología: INA&Associates ha introducido un sistema de gestión integrado basado en la nube para gestionar de forma centralizada toda la información relacionada con la propiedad. Los documentos contractuales, los historiales de reparaciones y los informes de inspección también se almacenan en la nube, lo que permite a los propietarios comprobar el estado de sus propiedades en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana. El sistema también utiliza activamente tecnología inmobiliaria, como la evaluación de alquileres mediante IA, para tomar decisiones basadas en datos, lo que permite ofrecer servicios de bajo coste y alta calidad en comparación con la gestión convencional. Nuestro sistema de gestión de alquileres de última generación combina la tecnología más avanzada con la experiencia inmobiliaria para apoyar una gestión de alta ocupación al tiempo que reduce la carga de los propietarios.
Sistema de atención al inquilino 24 horas al día, 7 días a la semana: A los propietarios a menudo les preocupan las llamadas de emergencia de los inquilinos a altas horas de la noche o a primera hora de la mañana, pero INA&Associates dispone de un centro de atención al inquilino 24 horas al día, que siempre está listo para ofrecer una primera respuesta rápida. El personal especializado responde a las llamadas y toma las medidas oportunas en caso necesario, lo que resuelve rápidamente las preocupaciones de los inquilinos y mejora su satisfacción. Los propietarios no tienen que preocuparse de recibir una llamada de emergencia a altas horas de la noche directamente del propietario. Todos los problemas atendidos se registran en el sistema y se comparten entre el personal encargado, de modo que se puede realizar un seguimiento sin omisiones. Esta completa capacidad de resolución de problemas permite una gestión del alquiler sin estrés tanto para los inquilinos como para los propietarios.
Intercambio de información y elaboración de informes transparentes: la transparencia en el estado de la gestión y en la elaboración de informes de ingresos y gastos también es esencial para una gestión fiable, e INA&Associates comparte información con los propietarios en el sistema en la nube antes mencionado, proporcionando informes puntuales sobre el estado de ocupación de la propiedad, detalles de las reparaciones que se han producido, etc. INA&Associates también proporciona un informe puntual sobre el estado de ocupación de la propiedad y las reparaciones. Este sistema evita problemas como reclamaciones de costes poco claras y falta de comunicación, y proporciona un sistema que permite a los propietarios sentirse seguros en la gestión de sus valiosos activos mediante una gestión constante y visualizada. Además del uso de la tecnología más avanzada, el personal responsable proporciona informes y propuestas de gestión periódicos, lo que permite a los propietarios comprender la situación y tomar decisiones de gestión sin problemas.
Apoyo total de un equipo experimentado y profesional: INA&Associates cuenta con un equipo de profesionales de la gestión de alquileres con experiencia en una amplia gama de propiedades, desde alquileres de lujo hasta propiedades de inversión. Ofrecemos un servicio integral para una serie de tareas, desde la captación de inquilinos, los procedimientos de contratación y la gestión diaria de la propiedad, hasta la liquidación de la mudanza y la organización de las obras de restauración. El servicio detallado y minucioso prestado por personal con conocimientos especializados en diversos campos nos permite ofrecer un servicio "el propietario primero", lo que permite a los propietarios concentrarse en su trabajo y estilo de vida originales, al tiempo que generan un flujo de ingresos estable.
Como se ha descrito anteriormente, INA&Associates realiza una gestión de alta ocupación de las propiedades de los propietarios mediante un sistema de gestión único que hace pleno uso de la tecnología y los conocimientos más avanzados. Al liberar a los propietarios del estrés que suponen las operaciones complicadas y la gestión de inquilinos, y proporcionar una gestión total que incluye propuestas estratégicas para maximizar los ingresos, somos el socio de elección para la "tranquilidad". Animamos a los propietarios que estén experimentando dificultades para mantener una alta ocupación a que utilicen el poder de los profesionales de INA & Associates y den el primer paso hacia una gestión estable de los alquileres.