Um 2 Uhr morgens wurde ich durch einen plötzlichen Telefonanruf geweckt. Vermieter, aus dem Stockwerk über uns läuft Wasser aus, und es kommt wie Regen von der Decke herunter!
Von diesem Moment an beginnt der lange Alptraum für Eigentümer, die ihre Mietobjekte selbst verwalten. Kontaktaufnahme mit den Mietern im Stockwerk darüber, nächtliche Kontrollgänge, Erste Hilfe, Bestellung eines Handwerkers, Schadensfeststellung, Kommunikation mit der Versicherung, Klärung der Haftungsfrage... Am beunruhigendsten ist die Tatsache, dass man all dies allein und ohne Fachkenntnisse bewältigen muss.
Wie sollten selbstverwaltete Eigentümer mit solchen Situationen umgehen, wenn sie mit ihnen konfrontiert werden? Und wie wäre die gleiche Situation anders, wenn sie an eine Verwaltungsgesellschaft ausgelagert würden?
In dieser Ausgabe betrachten wir die Grenzen der Selbstverwaltung und die Vorteile der Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft am Beispiel von Wasseraustrittsproblemen in den oberen Stockwerken bei der Mietverwaltung.
Herr A war Eigentümer einer 15 Jahre alten vierstöckigen Eigentumswohnung (12 Einheiten) und verwaltete sie zur Vermietung. Er verwaltete die Immobilie weiterhin selbst, um Verwaltungskosten zu sparen, doch in einem Winter erhielt er spät in der Nacht einen Notruf von einem Mieter aus dem dritten Stock, der ihm mitteilte, dass aus der Decke Wasser austrete.
Ergebnis: fünf Tage Restaurierungsarbeiten mit Kosten von ca. 500.000 JPY, plus 200.000 JPY Entschädigung für die Mieter, und vor allem ein enormer Preis in Form von wertvoller Zeit und emotionalem Stress.
In der Immobilie von Herrn B., wo eine ähnliche Situation auftrat, ergriff die Verwaltungsgesellschaft folgende Maßnahmen
Ergebnis: Herr B. musste die Abfolge der Maßnahmen größtenteils nur beobachten, und seine psychische Belastung wurde auf ein Minimum reduziert.
Wie der Fall des Wasserleckproblems zeigt, gibt es viele Risiken und Grenzen des Selbstmanagements. Die wichtigsten davon sind im Folgenden zusammengefasst.
| Risikopunkte | Konkrete Beispiele | Wahrscheinlichkeit des Eintretens | Ausmaß der Auswirkungen |
|---|---|---|---|
| Fehler bei rechtlichen Entscheidungen | Entschädigungsprobleme aufgrund von Fehleinschätzungen der Verantwortung | Hoch | Groß |
| Technische Fehleinschätzungen | Versäumnis von Gegenmaßnahmen aufgrund einer Fehldiagnose der Leckageursache | Mittel | Groß |
| Mangelnde Kenntnis des Versicherungsschutzes | Unzureichende Inanspruchnahme der geltenden Versicherung | Hoch | Mittel |
| Fehler bei der Auswahl der Reparaturmethode | Wiederholung durch unsachgemäße Reparaturen | Mittel | Groß |
| Sachzwänge | Im Falle der Selbstverwaltung | Bei Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft |
|---|---|---|
| Reaktionszeit im Notfall | Reisezeit zum Objekt + Reaktionszeit | Sofortige Reaktion - 30 Minuten durch Spezialisten |
| Reaktion spät nachts und an Feiertagen | Reaktion auf Kosten des Privatlebens | 24/7/365-Reaktionssystem |
| Verwaltung von Objekten mit mehreren Standorten | Es ist physisch unmöglich, gleichzeitig zu reagieren | Kann von Managementpersonal an jedem Standort erledigt werden |
| Netzwerk von Auftragnehmern | Begrenzte persönliche Kontakte | Umfangreiches Netzwerk von Subunternehmern |
Eigentümer, die ihre Immobilien weiterhin selbst verwalten, neigen dazu, die psychische Belastung und die verpassten Chancen zu übersehen: Die Mietverwaltung, die eine Reaktionszeit von 24 Stunden erfordert, beeinträchtigt die Qualität ihres eigenen Lebens, einschließlich der Zeit für ihren Beruf, ihre Familie und ihre Hobbys, erheblich. Vor allem dringende Probleme, wie z. B. ein Wasserschaden , können eine große psychische Belastung darstellen, die sich wiederum auf andere Berufe und Tätigkeiten auswirkt.
Wenn die Zeit, die für die Selbstverwaltung aufgewendet wird, für Ihr Kerngeschäft oder neue Investitionsmöglichkeiten genutzt werden kann, können Sie möglicherweise eine höhere Rendite für Ihre Investition erzielen. In Anbetracht dieser entgangenen Chancen ist die Auslagerung von Gebühren an eine Verwaltungsgesellschaft eine Investition, die sich auszahlt.
Mietverwaltungsunternehmen sind Fachleute mit langjähriger Erfahrung und Fachwissen. Sie verfügen insbesondere über die folgenden Kompetenzen im Umgang mit Wasserlecks
Ein großer Vorteil des Outsourcings an eine Verwaltungsgesellschaft ist nicht nur die Fehlerbehebung, sondern auch das Präventivmanagement.
| Elemente des Präventivmanagements | Spezifische Details | Schwierigkeit der Umsetzung bei Selbstverwaltung |
|---|---|---|
| Regelmäßige Inspektionen der Anlagen | Regelmäßige Inspektion der Wasserversorgungs- und Abflussleitungen, der elektrischen Anlagen usw. | Schwierig zu erreichen |
| Vorhersage der Alterung | Datenbasierte Vorhersage der Lebenserwartung von Geräten | Sehr schwierig |
| Vorbeugende Reparaturplanung | Vorbeugung von plötzlichen Ausfällen durch geplante Reparaturen | Schwierig |
| Anleitung für Mieter zur Nutzung | Anleitung zur angemessenen Nutzung der Geräte | Mäßig |
| Austausch über ähnliche Fälle | Vorbeugende Maßnahmen anhand von Beispielen aus anderen Objekten | Unmöglich |
Verwaltungsgesellschaft Der Seelenfrieden, den ein 24-Stunden-Reaktionssystem bietet, ist ein großer Vorteil, der bei einer Selbstverwaltung nicht erreicht werden kann.
Die Reaktion auf eine Notsituation, wie z. B. ein Wasserleck, kann erhebliche Auswirkungen auf die Zufriedenheit der Mieter und den Ruf der Immobilie haben. Die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft ermöglicht eine professionelle Reaktion auf Probleme, die sich wie folgt auswirken kann
Die Wahl des richtigen Verwaltungsunternehmens ist entscheidend für die Maximierung der Vorteile des Outsourcing. Die folgenden Punkte werden Ihnen helfen, einen zuverlässigen Partner zu finden.
Spezifische Prüfpunkte für die Bewertung der Fähigkeit, auf Probleme zu reagieren.
| Kontrollpunkte | Methoden der Überprüfung | Beispiele für gute Reaktionen |
|---|---|---|
| Notfallreaktionssystem | Fragen zum spezifischen Ablauf des 24-Stunden-Reaktionssystems | Ein Verantwortlicher reagiert auf einen Anruf innerhalb von 30 Minuten nach Eingang des Anrufs in der Notrufzentrale und entsendet je nach Situation innerhalb von 60 Minuten Personal vor Ort. |
| Netz von Unterauftragnehmern | Auf die Frage nach der Verfügbarkeit von Klempnerreparaturen in der Nacht antwortete er. | Wir haben Partnerschaften mit Klempnerfirmen, die 24 Stunden am Tag reagieren können, so dass wir selbst in Notfällen im Prinzip innerhalb von zwei Stunden vor Ort sein können. |
| Beispiele aus der Vergangenheit | Fragen Sie nach konkreten Beispielen für die Behebung von Wasserlecks. | Wir können spezifische Problemfälle und den Lösungsprozess detailliert erläutern. |
| Unterstützung bei Versicherungen | Fragen Sie nach der Unterstützung bei Versicherungsanträgen | Wir bieten durchgängige Unterstützung, von der Verhandlung mit Versicherungsgesellschaften in Ihrem Namen über die Unterstützung bei der Vorbereitung der erforderlichen Dokumente bis hin zur Teilnahme an Begutachtungen. |
| Maßnahmen zur Vorbeugung von Wiederholungen | Fragen zu Maßnahmen zur Vermeidung ähnlicher Probleme | Vorlage von Berichten, in denen die Ursachen von Problemen nach deren Auftreten analysiert werden, und Umsetzung konkreter Vorschläge für Präventivmaßnahmen. |
Die Kosten für das Management-Outsourcing sollten als "Investition" und nicht nur als "Kosten" betrachtet werden. Bewerten Sie die Kostenwirksamkeit, indem Sie die folgenden Faktoren umfassend berücksichtigen
Direkte Kosteneinsparungen
Indirekter Wert
Auswirkungen auf den langfristigen Wert der Immobilie
Notfallsituationen, wie z. B. ein Wasseraustritt aus dem darüber liegenden Stockwerk, sind ein unvermeidliches Risiko bei der Mietverwaltung. In Anbetracht der Belastung durch die Selbstverwaltung ist die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft nicht nur eine Kostenfrage, sondern auch eine kluge Investition in die Zeit des Eigentümers, seine geistige Gesundheit und den Wert der Immobilie.
Die Vorteile einer ausgelagerten Verwaltung von Mietobjekten sind vielfältig, aber die folgenden drei sind besonders wichtig
Das Outsourcing der Verwaltungsgesellschaft macht einen großen Unterschied, selbst bei einem einzigen Wasserleck. Der Nutzen ist sogar noch größer, wenn andere Aspekte wie Katastrophenschutz, Verbrechensverhütung und die Einhaltung gesetzlicher Änderungen berücksichtigt werden. Warum ziehen Sie nicht die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft in Betracht, um Ihr Vermietungsgeschäft langfristig zu stabilisieren?
A: Die typischen Kosten für die ausgelagerte Mietverwaltung liegen bei 3-5 % der Mieteinnahmen. Sie variieren je nach Umfang der Verwaltungsarbeit, liegen aber im Allgemeinen bei etwa 5 % der Miete für einen Standardplan, der die grundlegende Mieterverwaltung und das Gebäudemanagement umfasst, und bei etwa 3 %, wenn Sie nur als Inkassobüro tätig sind. Für zusätzliche Dienstleistungen wie einen 24-Stunden-Notdienst und Mietgarantien können jedoch zusätzliche Kosten anfallen.
A: Es lohnt sich, die Verwaltung auch kleinerer Objekte auszulagern. Bei kleineren Objekten ist es sogar noch wichtiger, die Zufriedenheit der Mieter aufrechtzuerhalten und schnell auf Probleme zu reagieren, da ein einziger Leerstand erhebliche Auswirkungen auf die Einnahmen hat. Immer mehr Verwaltungsgesellschaften bieten flexible Pläne für kleinere Immobilien an, so dass es ratsam ist, eine Verwaltungsgesellschaft zu wählen, die für die Größe Ihrer Immobilie geeignet ist.
A: Nein, Sie müssen überhaupt nichts tun. Es ist notwendig, die regelmäßigen Einnahmen- und Ausgabenberichte zu prüfen und an wichtigen Entscheidungen wie größeren Reparaturen beteiligt zu sein. Sie können jedoch fast alles der Verwaltungsgesellschaft überlassen, einschließlich des täglichen Umgangs mit den Mietern, der Störungsbeseitigung in Notfällen und der regelmäßigen Inspektionen. Dies schafft ein Umfeld, in dem Sie sich auf wichtige politische Entscheidungen konzentrieren und gleichzeitig eine gute Kommunikation mit der Verwaltungsgesellschaft pflegen können.
A: Beim Wechsel ist es wichtig, die aktuellen Informationen über die Immobilie und die Mieter genau zu übermitteln. Insbesondere sollten Sie Angaben zu früheren Problemen, Reparaturen und besonderen Vereinbarungen mit den Mietern machen. Es ist auch ratsam, Angebote von mehreren Verwaltungsunternehmen einzuholen und das Verhältnis zwischen Leistungen und Kosten zu vergleichen. Der ideale Zeitpunkt für einen Wechsel ist in Zeiten geringer Auslastung oder zur Vorbeugung, bevor größere Probleme auftreten.
A: Ja, das ist möglich. In den Verwaltungsverträgen sind in der Regel eine Vertragslaufzeit und Kündigungsbedingungen festgelegt, so dass Sie unter diesen Bedingungen wechseln können. Es ist jedoch wichtig, dass Sie genügend Zeit für den Wechsel einplanen, um Verwirrung bei den Mietern zu vermeiden. Wenn Sie einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Erwägung ziehen, klären Sie Ihre derzeitigen Unzufriedenheiten und Verbesserungsmöglichkeiten und vergewissern Sie sich, dass die neue Verwaltungsgesellschaft diese im Einzelnen beheben kann.
Wenn Sie sich als Eigentümer Sorgen um Ihre Mietverwaltung machen, insbesondere in Situationen, in denen eine Notfallreaktion erforderlich ist, wie z. B. bei einem Leckageproblem, wenden Sie sich bitte an INA & Associates für ein kostenloses Beratungsgespräch, um Ihnen zu helfen, einen reibungslosen Übergang von der Selbstverwaltung zur ausgelagerten Verwaltung zu schaffen und Ihren Gewinn zu maximieren. INA&Associates wird Ihnen den optimalen Verwaltungsplan vorschlagen, um den Wert der Vermögenswerte des Eigentümers zu maximieren.