Der Erfolg oder Misserfolg einer Hausverwaltung hängt davon ab, wie systematisch die Hausverwaltungsvorgänge verstanden und ordnungsgemäß ausgelagert werden. Dieser Bericht ordnet die täglichen Verwaltungs-, Rechts- und Buchführungspraktiken und deckt die wichtigsten Punkte ab, die das Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen und die jüngsten DX-Fälle vorschreiben. Er veranschaulicht, "was einer Verwaltungsgesellschaft anvertraut werden sollte" und gibt den Eigentümern Leitlinien an die Hand, die es ihnen ermöglichen, sich in aller Ruhe auf die Vermögensverwaltung zu konzentrieren. Für weitere Informationen über spezifischere Verwaltungspläne und Verwaltungssysteme wenden Sie sich bitte an INA&Associates Ltd.
Bei der Hausverwaltung handelt es sich um ein Unternehmen, das vom Eigentümer (Vermieter) eines Mietobjekts mit der Instandhaltung und Verwaltung des Objekts sowie der Verwaltung der Miete und anderer Finanzen beauftragt wird. Sie ist rechtlich als "Mietwohnungsverwaltung" definiert und gilt als ein Unternehmen, das im Auftrag der Eigentümer die Instandhaltung und Erhaltung der Gebäude sowie diefinanzielle Verwaltung der Mieten, Kautionen, Gemeinschaftskosten usw. übernimmt. Unternehmen, die sich "nur" mit der Verwaltung von Mieten und anderen Finanzmitteln befassen, fallen jedoch nicht unter den Begriff "Mietwohnungsverwaltung" im Sinne dieses Gesetzes. Kurz gesagt, ein spezialisiertes Unternehmen übernimmt im Auftrag des Eigentümers die verschiedenen Aufgaben, die mit der Mietverwaltung verbunden sind (z. B. Umgang mit den Mietern, Hausverwaltung, Einziehung der Mieten usw.).
Für Eigentümer, die weit entfernt wohnen oder eine große Anzahl von Immobilien besitzen, sind diese Hausverwaltungen unverzichtbar. In der Tat sind in ganz Japan zahlreiche Verwaltungsgesellschaften tätig. Bis zum Jahr 2023 sind beim Ministerium für Land, Infrastruktur und Verkehr etwa 8.943 Verwaltungsgesellschaften für Mietwohnungen registriert, die rund 7,9 Millionen Einheiten verwalten. Mit der kürzlich erfolgten Einführung des Gesetzes über die Verwaltung von Mietwohnungen wurden der Arbeitsbereich und die Pflichten der Verwaltungsgesellschaften geklärt, wodurch ein sicheres Umfeld sowohl für Eigentümer als auch für Mieter geschaffen wurde.
Hausverwaltungsgesellschaften sind für eine Vielzahl von Aufgaben zuständig, die sich grob in die Bereiche der laufenden Verwaltung, der rechtlichen (vertraglichen) Verwaltung und der Buchhaltung und Finanzverwaltung einteilen lassen. Im Folgenden werden die Besonderheiten jedes dieser Bereiche näher erläutert.
Alltägliche Verwaltung der Immobilie und der Mieter im Auftrag des Eigentümers. Das Hauptaugenmerk liegt auf der Erledigung von Angelegenheiten, die täglich anfallen, wie die Beantwortung von Mieteranfragen und die Instandhaltung der Immobilie.
Mieterbetreuung: Beantwortung von Mieteranfragen und -beschwerden, Bearbeitung von Beschwerden über Nachbarschaftsprobleme und mangelhafte Einrichtungen. Beschwerden über Lärm, undichte Stellen, Gerüche, Haustiere usw. werden umgehend bearbeitet, um den Mietern ein angenehmes Leben und den Eigentümern den Erhalt ihres Vermögens zu ermöglichen. Die psychische Belastung des Eigentümers wird durch die Beauftragung einer erfahrenen Verwaltungsgesellschaft erheblich verringert.
Mietersuche und Vertragsabschluss: Bei Leerstand wirbt das Unternehmen im Auftrag des Eigentümers neue Mieter an. Wir legen angemessene Mietpreise fest, wählen Werbemittel aus, führen Besichtigungen durch, prüfen die Mietinteressenten (Einkommen und Bonität) und führen, sobald ein Mieter gefunden ist, die Vertragsunterzeichnung durch. Dazu gehören die Vorbereitung der Vertragsunterlagen, die Erläuterung wichtiger Punkte, die Schlüsselübergabe und die Erklärung beim Einzug.
Betreuung während des Mietverhältnisses: Während des Mietverhältnisses kümmert sich das Unternehmen um Ausfälle, veranlasst Reparaturen und führt regelmäßige Inspektionen und Reinigungen des Gebäudes und der Einrichtungen durch. Wir pflegen die Ästhetik der Immobilie durch die tägliche Verwaltung, wie z. B. die Reinigung der Gemeinschaftsbereiche (z. B. Flure, Eingänge und Abfallentsorgungsbereiche) und die Pflege der Bepflanzung, um ein angenehmes Wohnumfeld für die Mieter zu erhalten. Einrichtungen, die einer gesetzlich vorgeschriebenen Überprüfung bedürfen, wie Wasserversorgung, Entwässerung und Feuerlöschanlagen, werden an spezialisierte Auftragnehmer für eine angemessene Wartung und Verwaltung vergeben.
Mietinkasso und Mahnwesen: Erhebt die monatliche Miete von den Mietern und verwaltet die Überweisung an den Eigentümer. In vielen Fällen sind die Mieter verpflichtet, einer Mietgarantiegesellschaft beizutreten, damit sie im Falle von Zahlungsrückständen Ersatzzahlungen von der Garantiegesellschaft erhalten. Die Verwaltungsgesellschaft kümmert sich jedoch um die erste Reaktion (Kontaktaufnahme mit dem Mieter, um ihn zu mahnen und die Rückstände zu verwalten), bis die Bürgschaftsgesellschaft eine Forderung an den Mieter stellt.
Beim Auszug des Mieters begleitet die Verwaltungsgesellschaft die Abreise des Mieters und prüft die Zimmer auf eventuelle Schäden. Das Unternehmen wird die Kaution im Namen des Mieters gemäß den Richtlinien des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus für die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands begleichen und dem Mieter die Reparaturkosten ordnungsgemäß erstatten. Nach dem Auszug der Mieter veranlassen wir die erforderlichen Reinigungs- und Renovierungsarbeiten, um den Zustand vor dem Auszug wiederherzustellen und die nächste Einstellungsrunde vorzubereiten.
Wie oben beschrieben, bieten wir umfassende Unterstützung bei einer Vielzahl von Aufgaben der täglichen Verwaltung, vom Umgang mit den Mietern bis hin zur Verwaltung der Gebäudeeinrichtungen - Angelegenheiten, für die Eigentümer Zeit und Fachwissen benötigen würden, um sie selbst zu erledigen.
Die Verwaltungsgesellschaft agiert als Vermittler und unterstützt bei vertraglichen und rechtlichen Verfahren im Zusammenhang mit der Mietverwaltung. Dies ist ein Bereich, der Fachwissen in Bereichen wie der Vertragsgestaltung, der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und der juristischen Beantwortung von Problemen erfordert, die auftreten können.
Vorbereitung und Verwaltung von Vertragsunterlagen: Die Verwaltungsgesellschaft bereitet die Vertragsunterlagen für neue Mietverträge und Verlängerungen vor und erstellt die wichtigen Abrechnungen. Als Immobilienexperte prüft die Verwaltungsgesellschaft, ob der Vertrag den neuesten Rechtsvorschriften entspricht, und stellt sicher, dass alle erforderlichen Angaben im Vertrag enthalten sind. Vor allem in den letzten Jahren können Mietverträge nun auch elektronisch abgeschlossen werden, so dass der Vertrag sowohl online als auch persönlich ausgefüllt werden kann.
Erläuterung wichtiger Angelegenheiten: Bei der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem Mieter wird eine Erläuterung wichtiger Angelegenheiten (ausführliche Erläuterung des Objekts und des Vertrags) gemäß dem Gesetz über Grundstücke und Immobilientransaktionen zur Verfügung gestellt. Das Gesetz sieht auch vor, dass die Verwaltungsgesellschaft beim Abschluss eines Verwaltungsvertrags mit einem Eigentümer verpflichtet ist, vorab eine schriftliche Erläuterung der wichtigen Angelegenheiten bezüglich der Einzelheiten der Verwaltung und der Vergütungsstruktur zu geben. Damit soll sichergestellt werden, dass der Eigentümer den Inhalt des Verwaltungsvertrags richtig versteht und die Immobilie in sichere Hände geben kann.
Vertragsverlängerungs- und Kündigungsverfahren: Die Verwaltungsgesellschaft führt bei Ablauf des Mietvertrags Verlängerungsverfahren durch oder leitet, falls der Mietvertrag nicht verlängert wird, die Kündigungs- und Rückgabeverfahren ein. Wir übernehmen für Sie die administrativen Abläufe, wie z. B. die Erstellung des Verlängerungsvertrags, den Einzug der Verlängerungsgebühr und den Versand der Kündigung. Gegebenenfalls verhandeln wir auch mit vertragsbrüchigen oder säumigen Mietern über die Kündigung und den Rückkauf von Verträgen und leisten Rechtsberatung und stellen den Kontakt zu Spezialisten (Anwälten) her.
Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften und Risikomanagement: Das Unternehmen führt eine ordnungsgemäße Verwaltung in Übereinstimmung mit den Gesetzen und Vorschriften für die Mietverwaltung durch (z. B. Grundstücks- und Gebäudemietrecht, Verbrauchervertragsgesetz, Feuerwehrgesetz usw.). So befolgen wir z. B. die Richtlinien des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus zur Wiederherstellung des ursprünglichen Zustands, um Probleme zu vermeiden, überprüfen bei der Anwerbung von Mietern die Werbeaushänge, um sicherzustellen, dass keine Verstöße vorliegen, und verhindern den Einzug asozialer Kräfte gemäß der Bandenverbotsverordnung. Im unwahrscheinlichen Fall von Rechtsstreitigkeiten oder Auseinandersetzungen mit Nachbarn fungiert die Verwaltungsgesellschaft als Ansprechpartner zur Klärung der Situation und bearbeitet die Angelegenheit gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit Fachanwälten.
Hier geht es um die ordnungsgemäße Verwaltung der Geldströme bei der Mietverwaltung, die Überweisung und Berichterstattung an den Eigentümer sowie die steuerliche Unterstützung. Dies ist eine wichtige Aufgabe bei der Verwaltung der Einnahmen und Ausgaben des Eigentümers in dessen Namen.
Verwaltung der Mieteinnahmen und -ausgaben: Verwaltung des Einzugs der monatlichen Miete, der Gemeinschaftskosten, der Parkgebühren usw. und deren Überweisung (Abrechnung) an den Eigentümer. Als Inkassodienstleistung nimmt die Verwaltungsgesellschaft die Miete einmalig entgegen und überweist sie nach Abzug der vorgeschriebenen Verwaltungsgebühr an den Eigentümer. Bei Zahlungsverzug des Mieters erfolgt eine Mahnung und bei längerem Verzug auch die Abrechnung mit der Kautionskasse. Die Daten der Mietverwaltung werden mit Hilfe von Buchhaltungssoftware usw. genau erfasst, so dass sofort erkennbar ist, für welches Objekt oder welchen Vertrag die Miete gezahlt wurde.
Verwaltung der Kaution/des Kautionsgeldes: Das Unternehmen verwaltet auch die beim Einzug erhaltene Kaution und das beim Auszug fällige Kautionsgeld. Die Kaution ist rechtlich gesehen Eigentum des Eigentümers, aber die Verwaltungsgesellschaft verwahrt sie auf einem Konto und rechnet sie bei Auszug des Mieters mit den Renovierungskosten ab. Wenn die Kaution die Reparaturkosten nicht deckt, kümmert sich die Verwaltungsgesellschaft auch um zusätzliche Forderungen und die Rückgabe überschüssiger Kautionen. Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass diese Kautionen auf einem eigenen Konto getrennt vom Konto der Verwaltungsgesellschaft auf bewahrt werden müssen, um eine Veruntreuung von Vermögenswerten der Eigentümer zu verhindern.
Kostenmanagement: Wir übernehmen auch die Zahlung von Ausgaben, die für die Instandhaltung und Verwaltung der Immobilie erforderlich sind. So können beispielsweise Strom- und Wasserrechnungen für Gemeinschaftsflächen, regelmäßige Reinigungsgebühren und Reparaturkosten von der Verwaltungsgesellschaft vorübergehend vorgestreckt und mit den monatlichen Mieteinnahmen verrechnet werden. Nicht nur die regelmäßigen Ausgaben, sondern auch gelegentliche Reparaturkosten werden nach Rücksprache mit dem Eigentümer ausgegeben und in der Buchhaltung erfasst. Über diese objektspezifischen Einnahmen und Ausgaben wird regelmäßig Bericht erstattet, und wie weiter unten erläutert, sind Sie verpflichtet, dem Eigentümer mindestens einmal im Jahr über den Stand der Verwaltung (Einnahmen, Ausgaben und Bearbeitung von Beschwerden) zu berichten.
Berichterstattung und steuerliche Unterstützung: Sie erstellen monatliche oder vierteljährliche Einnahmen- und Ausgabenberichte, in denen Sie dem Eigentümer über die Mieteinnahmen, die Ausgaben und die Provisionsabzüge Bericht erstatten. Jährlich wird eine Zusammenfassung der Mieteinnahmen und -ausgaben für das Jahr erstellt und ein jährlicher Einkommens- und Ausgabenbericht als Referenz für die Steuererklärungen erstellt. Falls erforderlich, arbeiten wir auch mit einem Steuerberater zusammen, um Sie bei der Erklärung der Mieteinnahmen zu unterstützen, einschließlich der Erfassung von Abschreibungen und notwendigen Ausgaben. Bei Eigentümern mit Wohnsitz im Ausland fungiert das Unternehmen auch als Beauftragter für die Zahlung der Quellensteuer und als Steuervertreter. Diese Buchhaltungsdienstleistungen haben den Vorteil, dass die Eigentümer von der komplizierten Finanzverwaltung befreit sind und sich auf ihr Kerngeschäft oder andere Investitionen konzentrieren können.
Das Gesetz über die ordnungsgemäße Verwaltung von Mietwohnungen (Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen), das im Juni 2021 in Kraft getreten ist, erlegt den Verwaltungsgesellschaften neue Pflichten und Systeme auf. Die wichtigsten Punkte, die Eigentümer beachten sollten, sind im Folgenden zusammengefasst.
Einführung eines Registrierungssystems: Mietwohnungsverwaltungsunternehmen, die 200 oder mehr Einheiten verwalten, sind nun verpflichtet, sich beim Minister für Land, Infrastruktur und Verkehr registrieren zu lassen (für Unternehmen, die weniger als 200 Einheiten verwalten, ist die Registrierung optional). Eingetragene Unternehmen unterliegen verschiedenen Verpflichtungen und werden mit Sanktionen belegt, wenn sie ihre Tätigkeit ohne Eintragung fortsetzen.
Verpflichtung, einen Geschäftsverwalter zu haben: Alle registrierten Mietverwaltungsunternehmen müssen in jedem Büro mindestens einen Geschäftsverwalter mit Fachkenntnissen und Erfahrung in der "Mietwohnungsverwaltung" haben. Um Geschäftsverwalter zu werden, muss der registrierte Immobilienverwalter bestimmte Qualifikationen und praktische Anforderungen erfüllen, wie z. B. einen staatlich geprüften "Mietverwalter" oder einen zertifizierten Baulos- und Bauhändler, und wird mit Geldstrafen belegt, wenn er ohne diese Qualifikationen tätig ist. Damit soll die Professionalität der einzelnen Verwaltungsgesellschaften und die Einhaltung der Rechtsvorschriften verbessert werden.
Verpflichtung zur Erläuterung wichtiger Angelegenheiten vor der Unterzeichnung eines Verwaltungsvertrags: Wenn eine Verwaltungsgesellschaft einen neuen Verwaltungsvertrag mit einem Eigentümer abschließt, ist sie verpflichtet, vor Vertragsabschluss wichtige Angelegenheiten zu erläutern, indem sie ein Dokument ausstellt, in dem die Vergütung, die spezifischen Aufgaben und die Durchführungsmethoden usw. angegeben sind. Nicht nur persönliche, sondern auch Online-Erklärungen zu wichtigen Fragen (IT Jusetsu) und die Übermittlung elektronischer Dokumente sind zulässig, damit der Eigentümer den Vertrag in voller Kenntnis des Verwaltungsauftrags im Voraus abschließen kann. Damit werden Probleme durch böswillige Abwerbung oder unzureichende Aufklärung vermieden.
Pflicht zur getrennten Verwaltung des Eigentums: Das Gesetz schreibt vor, dass das Eigentum des Eigentümers, wie z. B. Mieten und Kautionen, mit dem die Verwaltungsgesellschaft im Rahmen ihrer Tätigkeit betraut ist, klar von den eigenen Mitteln der Gesellschaft getrennt werden muss. Konkret wird ein spezielles Konto für die von den Eigentümern erhaltenen Gelder eingerichtet, das getrennt vom Betriebskonto des Unternehmens geführt wird. Dies erleichtert den Erhalt der Eigentümergelder im Falle eines Missmanagements der Verwaltungsgesellschaft und erhöht die Transparenz, da die Geldströme in den Büchern sofort erkennbar sind.
Verpflichtung zur regelmäßigen Berichterstattung an den Eigentümer: Es ist nun vorgeschrieben, den Eigentümern mindestens einmal jährlich über den Stand der Verwaltungstätigkeit für jede verwaltete Immobilie zu berichten. Die Berichte beziehen sich hauptsächlich auf "Einnahmen und Ausgaben wie die Einziehung von Mieten", "Gebäudeinstandhaltung und -verwaltung" und "ob es Beschwerden von Mietern gegeben hat und wie sie behandelt wurden". Dies ermöglicht es den Eigentümern, den Betrieb ihrer Immobilien regelmäßig zu überwachen, und erleichtert die Kommunikation mit der Verwaltungsgesellschaft. Viele Verwaltungsgesellschaften legen nicht nur, wie gesetzlich vorgeschrieben, einmal im Jahr, sondern auch monatlich oder vierteljährlich detaillierte Berichte vor.
Wie oben beschrieben, erhöht das Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen das Niveau der Dienstleistungsqualität und Zuverlässigkeit der Verwaltungsunternehmen. Für die Eigentümer bietet die Auslagerung an ein eingetragenes Unternehmen ein gewisses Maß an Seelenfrieden.
In den letzten Jahren hat die Welle der digitalen Transformation (DX) auch die Immobilienverwaltung erfasst, wobei der Einsatz von IT-Technologie die betriebliche Effizienz und die Dienstleistungen verbessert. Hier stellen wir einige der neuesten DX-Fallstudien in Japan vor.
Cloud für die Immobilienverwaltung: Während die Verwaltung von Immobilieninformationen und Vertragsdokumenten traditionell mit Papier und Excel kompliziert war, führen immer mehr Unternehmen cloudbasierte Mietverwaltungssysteme ein. Als beispielsweise ein großes Immobilienunternehmen die **Canary Cloud** einführte, berichtete es, dass etwa die Hälfte der Arbeit bei der Kontaktaufnahme mit Mietern und der Verfolgung von Kunden automatisiert wurde, was die Arbeitsbelastung der zuständigen Mitarbeiter erheblich reduzierte. Die Zentralisierung von Verträgen und Kundeninformationen erleichterte auch die Informationsbeschaffung und ermöglichte es einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern, eine große Anzahl von Immobilien fehlerfrei zu verwalten, was sich in einer höheren Produktivität niederschlug.
Online-Vertragsabschluss und IT-Erklärung wichtiger Angelegenheiten : Die Digitalisierung von Miet- und Verwaltungsverträgen schreitet ebenfalls rasch voran: Seit der Aufhebung des Verbots des elektronischen Vertragsabschlusses im Jahr 2022 sind in der Immobilienbranche Verträge mit elektronischer Unterschrift und die Online-Erklärung wichtiger Angelegenheiten (IT-Erklärung wichtiger Angelegenheiten) mit Hilfe von Videokonferenzsystemen üblich geworden. Laut einer Studie der Ierabu Group wird sich der Anteil der Endnutzer**, die elektronische Verträge nutzen, bis 2023 im Vergleich zum Vorjahr verdoppeln (von 9,1 % auf 18,0 %)**, und papierlose Verträge werden insbesondere im Mietsektor immer weiter verbreitet. Online-Verträge ermöglichen es, Verfahren abzuschließen, ohne ein Geschäft aufsuchen zu müssen, und ermöglichen es, auf entfernte Eigentümer/Mieter und vielbeschäftigte Haushalte mit zwei Einkommen reibungslos zu reagieren.
KI-gestützte Reaktion auf Mieteranfragen: Zunehmend wird die Technologie der künstlichen Intelligenz (KI) eingesetzt, um die Bearbeitung von Anfragen von Mietern und Mietinteressenten zu automatisieren und zu verbessern.
Intelligente Schlösser: DX dehnt sich auch auf die physische Schlüsselverwaltung aus. Immer mehr Verwaltungsgesellschaften installieren in ihren Mietobjekten intelligente Schlösser, die mit Smartphones oder IC-Karten entriegelt werden können, um Probleme bei der Schlüsselübergabe und beim Schlüsselverlust zu verringern.
Neben diesen Beispielen sind verschiedene andere DX-Initiativen im Gange, wie die Fernüberwachung von Gebäudeanlagen mit IoT-Sensoren und die Automatisierung von Routinearbeiten im Büro mit RPA (Software-Robotern). Die Einführung von DX hat es den Verwaltungsgesellschaften ermöglicht, die eingesparte Zeit und den Aufwand für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zu verwenden, z. B. für die Unterbreitung von Vorschlägen an die Eigentümer und die Planung von Maßnahmen zur Wertsteigerung der Immobilien. Auch die Eigentümer kommen in den Genuss neuer Vorteile, wie z. B. die Bereitstellung eines speziellen Webdienstes für Eigentümer, der es ihnen ermöglicht, Statusberichte über die Immobilien online einzusehen.
Immobilienverwaltungsgesellschaften sind für ein breites Spektrum von Aufgaben verantwortlich, von der täglichen Immobilienverwaltung bis hin zu vertraglichen, rechtlichen und buchhalterischen Angelegenheiten. Der Gesetzgeber hat den Umfang und die Verantwortlichkeiten ihrer Arbeit geklärt, und der Einsatz von fachlich qualifiziertem Personal hat ein Umfeld geschaffen, in dem sich Eigentümer sicher fühlen können, wenn sie ihnen ihre wertvollen Vermögenswerte anvertrauen. Durch die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft werden sie von dem Stress befreit, der mit dem Umgang mit Mietern und der Behebung von Problemen verbunden ist, und können sich auf die Sicherung der Einnahmen durch eine stabile Mietverwaltung konzentrieren. Darüber hinaus sind die Dienstleistungen dank des Fortschritts im DX-Bereich schneller und transparenter geworden, und die Immobilienverwaltung ist genauer geworden. Wir hoffen, dass der Inhalt dieser Kolumne den Eigentümern hilft, systematisch zu verstehen, "was der Verwaltungsgesellschaft anvertraut wird" und eine bessere Mietverwaltung in Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Partner zu realisieren.