Für Immobilieneigentümer ist "Hausverwaltungsgebühr " ein Oberbegriff für die Kosten, die anfallen, wenn sie die Verwaltung eines Mietobjekts an eine professionelle Verwaltungsgesellschaft auslagern. Im Einzelnen umfasst der Begriff sowohl die Verwaltungsgebühr (Verwaltungsprovision) als auch die tatsächlichen Kosten für die Instandhaltung der Immobilie (Reinigungskosten, Inspektionskosten usw.). Als Gegenleistung für diese Provision übernimmt die Verwaltungsgesellschaft im Auftrag des Eigentümers komplizierte Aufgaben wie den Umgang mit den Mietern und die Instandhaltung des Gebäudes.
Werfen wir zunächst einen Blick auf die Grundstruktur der Hausverwaltungskosten. Die Verwaltungsgebühren (Management Fees) sind der Vergütungsanteil der Mietverwaltung, mit der eine Verwaltungsgesellschaft betraut ist. In den meisten Fällen wird sie durch Multiplikation eines bestimmten Prozentsatzes der monatlichen Mieteinnahmen berechnet (der marktübliche Satz liegt bei etwa 5 % ). Wenn beispielsweise die gesamten Mieteinnahmen 800.000 Yen pro Monat betragen und der Provisionssatz 5 % beträgt, beläuft sich die monatliche Verwaltungsgebühr auf etwa 40.000 Yen. Zu beachten ist auch, dass diese Mieteinnahmen in vielen Fällen nicht nur die Miete, sondern auch die von den Mietern erhobenen Gebühren für allgemeine Dienstleistungen und die Verwaltung (Wartungsgebühren für die Gemeinschaftsbereiche des Wohngebäudes usw.) umfassen. Der Anteil der tatsächlichen Kosten hingegen bezieht sich auf die einzelnen Kosten, die bei der Verwaltung der Immobilie anfallen, und der Eigentümer trägt die Kosten für Reinigung und Reparaturen, auf die weiter unten eingegangen wird, von Fall zu Fall. Mit anderen Worten: Die Kosten für die Hausverwaltung setzen sich aus "festen Gebühren + variablen tatsächlichen Kosten " zusammen.
Die Kosten der Immobilienverwaltung umfassen eine Vielzahl von Posten. Der Umfang der Kosten variiert je nach den Einzelheiten des Verwaltungsvertrags, aber eine typische Aufschlüsselung der Verwaltungskosten umfasst die folgenden Ausgaben
Reinigungskosten: regelmäßige Reinigung der Gemeinschaftsflächen des Gebäudes und Kosten für die Reinigung der Räume nach dem Auszug der Mieter. Hierunter fallen die Kosten für die tägliche Reinigung des Gebäudes, z. B. die Reinigung der gemeinsamen Treppenhäuser und Flure und die Kontrolle der Beleuchtung. Bei der Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft können die Zahlungen an die Reinigungsspezialisten kollektiv über die Verwaltungsgesellschaft abgewickelt werden.
Kosten für die Inspektion von Anlagen: Es handelt sich um Kosten für die regelmäßige Inspektion von Gebäudeanlagen, z. B. für die Wartung von Aufzügen und die gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen von Feuerlöschanlagen. Diese Kosten sind für die Aufrechterhaltung der Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich und werden von der Verwaltungsgesellschaft geplant und an einen spezialisierten Auftragnehmer vergeben.
Reparatur- und Instandhaltungskosten: Dies sind die Kosten für die Behebung von Mängeln am Gebäude oder an der Ausstattung. Dazu gehören die Reparatur von Wasserlecks, die Behebung von Störungen an Warmwasserbereitern und Klimaanlagen sowie Umbaukosten, um das Gebäude nach dem Auszug des Mieters wieder in seinen ursprünglichen Zustand zu versetzen. Diese Kosten sind von Fall zu Fall zu erstatten, und in einigen Fällen werden umfangreiche Reparaturen als Investitionsausgaben behandelt.
Kosten für die Anwerbung von Mietern: Hierbei handelt es sich um Werbekosten und Vermittlungsgebühren für die Anwerbung neuer Mieter. In der Regel wird ein Erfolgshonorar von 0,5-1 Monatsmiete an ein Immobilienbüro gezahlt, um einen Mieter in ein freies Zimmer zu vermitteln. Diese Gebühr wird häufig vom Eigentümer getragen und erst nach Unterzeichnung des Vertrags gezahlt.
Vertragsverlängerungsgebühr: Diese Gebühr fällt bei der Verlängerung eines Mietvertrags mit einem Mieter an. In den meisten Fällen wird eine Verlängerungsgebühr von etwa 0,5 Monatsmieten vom Eigentümer oder Mieter erhoben. Sie dient als Entschädigung dafür, dass die Verwaltungsgesellschaft das Verlängerungsverfahren im Namen des Mieters durchführt.
Sonstige Kosten: Zusätzlich zu den oben genannten Kosten fallen bei der Immobilienverwaltung noch weitere geringfügige Kosten an, wie z. B. die Kosten für Stempel bei der Vertragsunterzeichnung, der 24-Stunden-Notdienst, die Prämien für die Immobilienversicherung und die Kosten für den Ersatz von Schlüsseln. Je nach Vertrag können auch fakultative Kosten mit Bezeichnungen wie "◯◯◯ Servicegebühr" anfallen.
Hinweis: Beim Abschluss eines Verwaltungsvertrags ist es wichtig zu klären , welche Aufgaben in der monatlichen Verwaltungsgebühr enthalten sind und welche separate Kosten darstellen. So sind beispielsweise "Kosten für die Anwerbung von Mietern (Werbekosten) nicht in der Verwaltungsgebühr enthalten und werden von Fall zu Fall in Rechnung gestellt" oder "Reinigungs- und Reparaturkosten beim Auszug von Mietern werden auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten erstattet". Einige Verwaltungsgesellschaften berechnen die Gebühren für die Gebäudeverwaltung (Reinigungs- und Instandhaltungskosten) getrennt von den Verwaltungsgebühren, und die Abgrenzung zwischen den einzelnen Kostenbereichen ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es ist daher ratsam, sich die Aufschlüsselung im Voraus erklären zu lassen und Fragen zu stellen, um etwaige Unklarheiten auszuräumen.
Eigentümer verbuchen die Gebühren für die Hausverwaltung als Ausgaben. Die an die Verwaltungsgesellschaft gezahlten Verwaltungsgebühren werden im Allgemeinen in Konten wie "Verwaltungsgebühren" oder "gezahlte Provisionen" verbucht. Die tatsächlichen Kosten wie Reinigungs- und Reparaturkosten werden dagegen unter den entsprechenden Konten wie "Reparaturkosten" oder "Reinigungskosten" verbucht. Die gezahlten Verwaltungsgebühren sind ein Aufwand des Eigentümers, und wenn sie ordnungsgemäß verbucht werden, werden sie in der Aufschlüsselung der Einnahmen und Ausgaben in der Steuererklärung und im Jahresabschluss korrekt ausgewiesen. Bei der Berechnung der Immobilieneinkünfte können die Verwaltungs- und Instandsetzungskosten grundsätzlich in voller Höhe als notwendiger Aufwand zur Erzielung von Mieteinnahmen berücksichtigt werden, was zu einer Minderung des steuerpflichtigen Einkommens beiträgt.
Klärung der Einnahmen- und Ausgabenberichte:Viele Verwaltungsgesellschaften stellen den Eigentümern monatliche oder jährliche "Einnahmen- und Ausgabenberichte" oder "Überweisungsabrechnungen" zur Verfügung. Diese enthalten die Höhe der Mieteinnahmen für den Monat, die abgezogenen Verwaltungsgebühren, Reinigungs- und Reparaturkosten sowie den vom Eigentümer erhaltenen Endbetrag. Als Eigentümer sollten Sie darauf achten, dass diese Einnahmen- und Ausgabenabrechnung klar aufgeschlüsselt ist. Wenn es Unklarheiten gibt (z. B. wenn große Beträge unter der Bezeichnung "sonstige Ausgaben" abgezogen werden), sollten Sie sich an die Verwaltungsgesellschaft wenden, um die Einzelheiten zu klären. Bei Eigentumswohnungen können auch die an die Verwaltungsgesellschaft gezahlte Verwaltungsgebühr und der Reparaturrücklagenfonds (Instandhaltungskosten für Gemeinschaftsflächen von Eigentumswohnungen) gesondert als Ausgaben ausgewiesen werden; wenn Sie diese über die Verwaltungsgesellschaft gezahlt haben, können sie also auch in Ihrer Meldung enthalten sein. In jedem Fall können Sie durch die Klärung der Ausgabenkategorien und die Aufteilung der Verwaltungsgebühren für jede Immobilie nicht nur die Einnahmen und Ausgaben Ihres Vermietungsgeschäfts genau erfassen, sondern sie auch steuerlich korrekt behandeln.
Es ist auch wichtig, die falschen Vorstellungen und Punkte zu kennen, die Eigentümern bei den Gebühren für die Immobilienverwaltung unterlaufen können.
Wählen Sie eine Verwaltungsgesellschaft nicht allein aufgrund der "niedrigen" Verwaltungsgebühren aus: Es ist leicht zu glauben, dass eine niedrige Verwaltungsgebühr besser ist als gar keine Gebühr, aber es ist gefährlich, ein Unternehmen allein aufgrund niedriger Gebühren zu beurteilen. Wenn die Gebühren extrem niedrig sind, kann der Umfang der Dienstleistungen eingeschränkt sein oder es können viele zusätzliche Gebühren für die tatsächlichen Kosten anfallen. In der Tat ist es wichtig, nicht nur die Zahl "Fette % der Miete" zu beurteilen, sondern auch das Spektrum der Dienstleistungen, die ausgelagert werden können, und die Qualität dieser Dienstleistungen. Ermitteln Sie das Gesamtgleichgewicht zwischen den erbrachten Dienstleistungen und den Kosten.
Missverstehen Sie nicht den Umfang dessen, was in der Verwaltungsgebühr enthalten ist: Achten Sie darauf, dass Sie nicht missverstehen, was in dem Verwaltungsvertrag enthalten ist. Wenn Sie z. B. glauben, dass in der monatlichen Verwaltungsgebühr alle Kosten für die Einstellung von Personal und die Abwicklung von Auszügen enthalten sind, werden Sie vielleicht überrascht sein, wenn Ihnen später Kosten für Werbung und Renovierung in Rechnung gestellt werden. Wie bereits erwähnt, werden Dienstleistungen, die nicht in der monatlichen Verwaltungsgebühr enthalten sind, in der Regel gesondert in Rechnung gestellt, so dass Sie dies bei Vertragsunterzeichnung überprüfen sollten.
Umgang mit Verwaltungsgebühren bei Leerstand: Es ist auch wichtig, sich über die Verwaltungsgebühren bei Leerstand Ihres Mietobjekts zu informieren. Viele Verwaltungsgesellschaften schreiben vor, dass auch bei Leerstand eine Mindestverwaltungsgebühr (Leerstandsgebühr) zu zahlen ist. So wird in Verträgen über die vollständige Verwaltung in der Regel ein bestimmter Provisionsbetrag (oder der Gegenwert von mindestens X %) auch dann erhoben, wenn keine Mieter vorhanden sind. Dies ist eine natürliche vertragliche Regelung, da die Verwaltungsgesellschaft auch während des Leerstands für das Objekt wirbt und es bewacht. Erkundigen Sie sich vor der Vertragsunterzeichnung, wie die Immobilie im Falle eines Leerstands behandelt wird, und planen Sie dies in Ihren Finanzplan ein.
Umgang mit den Gebühren für Gemeinschaftsdienste und Verwaltung: Die von den Mietern während der Vermietung erhobenen Gebühren für Gemeinschaftsdienste und Verwaltung (Instandhaltungs- und Verwaltungsgebühren für Eigentumswohnungen usw.) sind Einnahmen des Eigentümers, die jedoch, wie bereits erwähnt, in der Regel in die Berechnung der Verwaltungsgebühren einfließen. Wenn dieser Punkt missverstanden wird und die Berechnung auf der Annahme beruht, dass "die Mieteinnahmen nur für die Miete gelten", kommt es zu einer Diskrepanz in der Einnahmen-/Ausgabenprognose, da tatsächlich auch Gebühren für die Instandhaltungskosten der Gemeinschaftsflächen erhoben werden. Schätzen Sie die tatsächliche Rendite nach Einbeziehung der Einnahmen aus den gemeinschaftlichen Instandhaltungskosten.
Transparenz der Kostenaufstellung: Seien Sie vorsichtig, wenn die von der Verwaltungsgesellschaft vorgelegte Kostenaufstellung undurchsichtig ist. Wenn das Unternehmen beispielsweise eine niedrige Provision anbietet, aber die detaillierten Kostenpositionen unklar sind, besteht die Gefahr, dass nach der Inbetriebnahme häufig zusätzliche Kosten anfallen und die Immobilie letztendlich relativ teuer wird. Eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft wird vor Vertragsabschluss jeden Kostenpunkt sorgfältig offenlegen und erläutern, so dass für den Eigentümer keine Unklarheiten bestehen. Wenn Sie sich für ein Unternehmen entscheiden, das Informationen wie "◯◯ Ausgaben sind nicht in der Verwaltungsgebühr enthalten" oder "△△△ beträgt jedes Mal ¥ 0,00" nicht verschweigt, können Sie spätere Probleme vermeiden.
Wenn Sie die Verwaltungsgebühren richtig kennen und wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie Probleme und unerwartete Kosten aufgrund von unnötigen Missverständnissen vermeiden. Bei der Wahl einer Verwaltungsgesellschaft als Partner für Ihre Mietverwaltung ist es wichtig, nicht nur auf den Preis zu achten, sondern auch auf den Inhalt, die Transparenz und die Zuverlässigkeit des Unternehmens.
Abschließend möchten wir Ihnen im Zusammenhang mit dem Thema Kosten der Hausverwaltung die Merkmale der Dienstleistungen von INA&Associates als konkretes Beispiel für die Auswahl eines Verwaltungsunternehmens vorstellen. Die Verwaltungsleistungen von INA&Associates zeichnen sich durch folgende Merkmale aus
Hochwertiges Management und Einsatz modernster Technologie: INA&Associates bietet durch den Einsatz erfahrener, professioneller Mitarbeiter und modernster Technologie hochwertige Managementdienstleistungen. Unser firmeneigenes Cloud-Management-System erleichtert den Informationsaustausch zwischen Eigentümern und Mietern, und wir bieten umfassende Unterstützung, indem wir 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr auf Mieteranfragen reagieren. Darüber hinaus bietet es fortschrittliche Initiativen wie KI-basierte Mietpreisgestaltung und Marketinganalysen, um Leerstandszeiten zu verkürzen und die Einnahmen zu maximieren.
Premium-Support für vermögende Kunden: Die Stärke von INA&Associates bei der Beratung von Luxusmietobjekten und vermögenden Immobilien ist der ausgefeilte Service für vermögende Eigentümer und hochklassige Mieter. INA&Associates ist z.B. zweisprachig ( auch in Englisch) und verfügt über umfangreiche Erfahrungen in der Betreuung ausländischer Investoren, so dass die Mietverwaltung aus einer internationalen Perspektive erfolgen kann. Die erstklassigen Dienstleistungen des Unternehmens zum Schutz von Vermögenswerten durch sorgfältiges Management und einen Geist der Gastfreundschaft, der einer Luxusimmobilie angemessen ist, werden von keinem anderen Unternehmen übertroffen.
Transparente Gebührenstruktur und Verwaltung: INA&Associates legt auch bei den Verwaltungsgebühren großen Wert auf Transparenz: Die Verwaltungsgebühr basiert auf einem Pauschalbetrag pro Zimmer und nicht auf dem traditionellen Prozentsatz "◯% der Miete". Dadurch ist sie für die Eigentümer sehr klar und einfach zu verstehen, und es gibt keine Schwankungen bei den Provisionen aufgrund von Mietänderungen. Darüber hinaus verfolgen wir die Politik, bei der Auswahl von Sanierungsarbeiten und Reinigungsfirmen keinen bestimmten Subunternehmer zu bevorzugen, und wir stellen sicher, dass wir so arbeiten, dass keine unnötigen Zwischenspannen entstehen. Dadurch werden die Bedenken der Eigentümer ausgeräumt, dass sie nicht wissen, was im Verborgenen getan wird, und es wird eine äußerst transparente Leistungserbringung gewährleistet, bei der der Schwerpunkt auf vertrauensvollen Beziehungen liegt. Darüber hinaus ist das Unternehmen für seine sorgfältige Offenlegung von Informationen bekannt, einschließlich Einnahmen- und Ausgabenberichten und Kostendetails, die jederzeit über das Cloud-System überprüft werden können.
Eine hochprofessionelle und kundenorientierte Verwaltungsgesellschaft wird in der Lage sein, alle Bedenken und Fragen zu den Verwaltungskosten im Detail zu erläutern. Sie können eine umfassende Unterstützung erwarten, die nicht nur die Kosten senkt, sondern auch den Wert Ihrer Immobilie erhöht und zu einer stabilen Verwaltung führt, die Ihnen Sicherheit gibt.
In diesem Artikel wurde erklärt, was Hausverwaltungskosten sind, von der Definition über die Aufschlüsselung bis hin zu Abrechnungspunkten und Punkten, die Sie beachten sollten. Die Kosten für die Hausverwaltung sind ein nicht zu vernachlässigender Kostenfaktor bei der Mietverwaltung, aber wenn man ihren Inhalt richtig versteht und sie gut kontrolliert, kann dies zu einer besseren Rentabilität der Immobilie führen. Je nach Qualität der Dienstleistung und der Einstellung der Verwaltungsgesellschaft können die Vorteile, die sich aus den gleichen Verwaltungskosten ergeben, sehr unterschiedlich sein. Bitte beachten Sie die Inhalte und wichtigsten Punkte in diesem Artikel, um die Aufschlüsselung der Verwaltungskosten zu verstehen, einen zuverlässigen Verwaltungspartner zu wählen und eine stabile Immobilienverwaltung zu realisieren.