Der Hausverwaltungsvertrag mit der Verwaltungsgesellschaft ist ein wichtiges Dokument für Eigentümer von Mietobjekten. Die Sicherstellung, dass der Vertrag richtig verstanden wird und keine ungünstigen Bedingungen enthält, kann spätere Probleme verhindern. Insbesondere das Gesetz über die ordnungsgemäße Verwaltung von Mietwohnungen (offizieller Name: Gesetz über die ordnungsgemäße Verwaltung von Mietwohnungen), das 2021 in Kraft treten wird, legt die Punkte, die in den Verwaltungsvertrag aufgenommen werden müssen, gesetzlich fest, und der Vertrag muss in Übereinstimmung mit diesen neuesten Anforderungen erstellt werden. In diesem Artikel werden die wichtigsten Punkte erläutert, die im Verwaltungsvertrag zu prüfen sind, und es wird auf häufige Fragen von gewöhnlichen Eigentümern eingegangen.
Wenn eine Verwaltungsgesellschaft einen Verwaltungsvertrag mit einem Eigentümer abschließt, ist sie nach dem Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen verpflichtet, wichtige Punkte zu erläutern und einen schriftlichen Vertrag vorzulegen. Das Vertragsdokument muss alle gesetzlich vorgeschriebenen Punkte enthalten. Dies spiegelt sich in dem Standardvertragsformular des Ministeriums für Land, Infrastruktur und Verkehr wider, das Transparenz und Fairness im Vertrag gewährleisten soll. Die Eigentümer sollten sicherstellen, dass die folgenden Punkte ordnungsgemäß in den Vertrag aufgenommen werden (die neuesten Anforderungen ab 2025)
Informationen über die Verwaltungsgesellschaft: Firma, Name (Firmenname) und Vertreter der Verwaltungsgesellschaft (Mietwohnungsverwaltungsgesellschaft), mit der der Vertrag geschlossen wird, sowie das Datum der Registrierung und die Registrierungsnummer gemäß dem Gesetz. *Unternehmen, die mehr als 200 Einheiten verwalten, müssen beim Minister für Land, Infrastruktur und Verkehr registriert sein, und die Registrierungsnummer muss in der Vertragsurkunde deutlich angegeben werden. Eigentümer sollten die Registrierungsnummer überprüfen und gegebenenfalls die Suche des MLIT nach registrierten Auftragnehmern nutzen, um zu prüfen, ob der Auftragnehmer zuverlässig ist.
Angabe des Objekts (zu verwaltende Immobilie): Diese Information identifiziert das Objekt, einschließlich des Namens, der Lage und der Größe der zu verwaltenden Mietwohnung. Sie wird am Anfang des Vertrags deutlich angegeben: "XX (Name des Objekts) XX Ort: Adresse...".
Beschreibung der Verwaltungsaufgaben: spezifische Aufgaben, die von der Verwaltungsgesellschaft auszuführen sind. So kann sie beispielsweise die Miete und andere Zahlungen im Namen des Mieters einziehen, Verträge verlängern oder kündigen, Beschwerden bearbeiten oder die Einrichtungen des Gebäudes instand halten (regelmäßige Kontrollgänge, Reinigung, Inspektionen). Seien Sie sich darüber im Klaren, welche Arbeiten Sie in welchem Umfang übertragen, und bestätigen Sie auch, wer die nicht inbegriffenen Arbeiten ausführen wird. Besonders wichtig ist es, zu prüfen, ob die Verwaltungsgesellschaft Mahnungen bei Mietrückständen bearbeitet oder nicht. Wenn der Umfang der Arbeiten im Vertrag unklar ist, besteht die Gefahr, dass der Eigentümer und die Verwaltungsgesellschaft unterschiedliche Auffassungen darüber haben, wer für die Eintreibung von Mietrückständen zuständig ist. Um Probleme zu vermeiden, sollte der Arbeitsumfang im Detail festgelegt werden.
Wie die Verwaltungsaufgaben ausgeführt werden: wie und wie oft die oben genannten Aufgaben ausgeführt werden. So werden z. B. spezifische Vereinbarungen wie "regelmäßige Kontrollgänge einmal im Monat" oder "24-Stunden-Bereitschaft für Notfälle" schriftlich festgehalten. Auch die Betriebszeiten, die Kommunikationsmittel und die Meldeverfahren werden klar festgelegt, so dass Sie überprüfen können, ob sie Ihren Wünschen entsprechen.
Punkte im Zusammenhang mit der Wiederbeauftragung: Wenn die Verwaltungsgesellschaft beschließt, einen Teil der Verwaltungsarbeiten an ein anderes Unternehmen zu vergeben, wird dies angegeben und beschrieben. Dies ist bei der normalen Verwaltung nicht zulässig, wird aber im Vertrag klar festgehalten, wenn ein externer Auftragnehmer für besondere Aufgaben eingesetzt wird. Als Eigentümer sollten Sie sich über den Umfang der Wiederinbetriebnahme und das Verhältnis der Verantwortlichkeiten im Klaren sein.
Haftung und Haftungsausschlüsse: der Umfang der Haftung des Auftragnehmers und ob es Bestimmungen gibt, die die Verwaltungsgesellschaft in bestimmten Fällen von der Haftung befreien. So ist beispielsweise eine Klausel wie "Die Verwaltungsgesellschaft haftet nicht für Schäden, die durch höhere Gewalt wie Naturkatastrophen verursacht werden" von Bedeutung. Lesen Sie den Haftungsausschluss sorgfältig, um sicherzustellen, dass er nicht zu weit gefasst oder zu ungünstig für den Eigentümer ist.
Fragen im Zusammenhang mit der Berichterstattung an den Eigentümer: Häufigkeit und Inhalt der regelmäßigen Berichte der Verwaltungsgesellschaft an den Eigentümer. Nach dem Gesetz über die Verwaltung von Mietwohnungen ist die Verwaltungsgesellschaft verpflichtet, mindestens einmal im Jahr über den Stand der Verwaltung und andere Angelegenheiten zu berichten. Im Vertrag wird festgelegt, dass XX Mal im Jahr ein Bericht vorzulegen ist, oder dass ein regelmäßiger Bericht in XX Monaten im Jahr zu erstellen ist usw. Der Bericht enthält u. a. Angaben zum Stand der Mieteinnahmen, zur Instandhaltung und Verwaltung des Gebäudes sowie zum Stand der Beschwerden von Mietern. Der Eigentümer hat das Recht, diese Berichte zu erhalten, so dass es wichtig ist, zu überprüfen, ob sie auch nach Ablauf des Vertrags ordnungsgemäß umgesetzt werden.
Vertragsdauer: Dies ist die Gültigkeitsdauer des Verwaltungsvertrags sowie das Anfangs- und Ablaufdatum. Er wird in der Regel für zwei oder drei Jahre abgeschlossen, und in vielen Fällen ist eine automatische Verlängerung vorgesehen. Es ist möglich, den Vertrag vor Ablauf des Vertrags zu kündigen, aber einige Verträge enthalten Beschränkungen wie z. B. "eine Kündigung innerhalb der Vertragslaufzeit muss mindestens ◯ Monate vor der Verlängerung erfolgen" oder sehen vor, dass eine Strafgebühr (Schadensersatz) erhoben wird. Die Vertragslaufzeit und die Verlängerungs- bzw. Kündigungsbedingungen sind wichtige Punkte, daher sollten Sie sich vergewissern, dass sie im Vertrag eindeutig festgelegt sind.
Höhe, Zeitpunkt und Zahlungsweise der Vergütung: Höhe der so genannten Verwaltungsprovision (Verwaltungsgebühr) sowie Art und Zeitpunkt der Zahlung des Eigentümers an die Verwaltungsgesellschaft. In der Regel werden 0 % (z. B. 5-10 %) der monatlichen Miete usw. als Provision gezahlt, die abgezogen wird, wenn die Verwaltungsgesellschaft die Miete nach Erhalt an den Eigentümer überweist. Im Vertrag wird detailliert festgehalten, z. B. "Verwaltungsgebühr: Monatsmiete usw. xx% (xx Yen einschließlich Steuern), zu überweisen auf das Konto des Eigentümers am xx Tag eines jeden Monats". Auch die Berechnungsgrundlage muss bestätigt werden. So ist z. B. zu klären, ob gemeinsame Nebenkosten inbegriffen sind, ob Gebühren auch für Zahlungsrückstände zu entrichten sind und wie sie in Zeiten des Leerstands gehandhabt werden. Wie weiter unten erläutert wird, kann es Verträge geben, in denen die Provision auf die voraussichtliche Gesamtmiete bei Vollvermietung festgesetzt ist; prüfen Sie also vor der Unterzeichnung, ob etwas unklar ist.
Information der Mieter: Wie, wenn überhaupt, sollten die Mieter (Pächter) über den Inhalt und die Durchführung der Verwaltungsdienste informiert werden. Beispielsweise sollte die Verwaltungsgesellschaft die Mieter darüber informieren, dass sie als Hausverwalter mit den Mietern zu tun haben wird, und die Kontaktdaten für Notfälle sollten den Mietern bekannt gegeben werden. Im Vertrag wird z. B. festgelegt, wie die Mieter zu informieren sind (Aushang oder schriftliche Mitteilung).
In der Verwaltungsgebühr nicht enthaltene Kosten: Dies sind die Kosten, die der Eigentümer gegebenenfalls neben der Verwaltungsgebühr zu tragen hat. Zum Beispiel: "Werbekosten für die Anwerbung von Mietern", "Wiederherstellungskosten beim Auszug von Mietern", "tatsächliche Kosten für die Inspektion von Anlagen", "Kosten für größere Reparaturen" usw., die nicht in der normalen monatlichen Verwaltungsgebühr enthalten sind. Der Umfang, in dem diese Kosten in der Gebühr enthalten sind, und die tatsächlichen Kosten (die vom Eigentümer zu tragen sind) können im Vertrag bestätigt werden. Wenn die Beschreibung unklar ist, kann Ihnen später eine höhere Gebühr in Rechnung gestellt werden, was zu Problemen führen kann. Es ist ratsam, sich bei der Verwaltungsgesellschaft über unklare Punkte zu erkundigen und diese ggf. im Vertrag klar zu formulieren.
Fragen zur Vertragsverlängerung und -kündigung: ob der Vertrag verlängert wird oder nicht, das Verfahren und die Bedingungen für eine Kündigung während der Vertragslaufzeit (Kündigung). Wenn der Vertrag automatisch verlängert wird, prüfen Sie den Zyklus (z. B. automatische Verlängerung jedes Jahr) und ob eine Verlängerungsgebühr anfällt. Die Kündigungsbedingungen sind ebenfalls sehr wichtig und werden im nächsten Kapitel ausführlicher behandelt. Im Vertrag sollte jedoch angegeben sein, dass die Kündigung mindestens X Monate im Voraus schriftlich erfolgen muss und, falls eine Strafgebühr fällig ist, die Höhe der Strafe (z. B. X Monate Verwaltungsgebühr). Wenn diese Angaben nicht eindeutig sind, bedeutet dies, dass keine besonderen Vorkehrungen getroffen wurden (d. h. im Einklang mit den gesetzlichen Grundsätzen), aber umgekehrt sind mündliche Erklärungen allein unwirksam, so dass Sie dies unbedingt schriftlich bestätigen sollten.
Dies sind die wesentlichen Punkte, die in den Vertrag aufgenommen werden müssen. Fehlt der Vertrag in diesen wichtigen Punkten oder ist er unzureichend, kann dies nicht nur ein Verstoß gegen das Gesetz sein, sondern auch zu Nachteilen für den Eigentümer führen. So ist es beispielsweise wichtig, dass die Registrierungsnummer der Verwaltungsgesellschaft oder die Bedingungen für die Beendigung des Vertragsnicht schriftlich festgehalten werden. Vor dem Vertragsabschluss sollte der Eigentümer die oben genannten Einzelheiten nach und nach in der Phase bestätigen, in der ihm eine schriftliche Erläuterung wichtiger Angelegenheiten vorgelegt und erklärt wird, und er sollte nicht zögern, Fragen zu stellen, wenn etwas unklar ist. Ein ordnungsgemäß ausgearbeiteter Vertrag und die Erläuterung wichtiger Punkte klären die Rechte und Pflichten sowohl des Eigentümers als auch der Verwaltungsgesellschaft und bilden die Grundlage für eine stabile Mietverwaltung auf der Grundlage eines Vertrauensverhältnisses. 2.
Achten Sie bei der Prüfung des Verwaltungsvertrags insbesondere auf die "Bedingungen für die Beendigung des Vertrags (Kündigungsklausel)" und die "Bestimmungen über die Vergütung der Verwaltung". Da diese sich direkt auf die Einnahmen und Ausgaben des Eigentümers und seine Risiken auswirken, ist es wichtig, sie vor der Unterzeichnung des Vertrags gut zu verstehen und gegebenenfalls zu verhandeln. Im Folgenden werden die zu prüfenden Punkte und Maßnahmen auf Seiten des Eigentümers erläutert.
Mietverwaltungsverträge haben grundsätzlich den Charakter eines Vollmachtsvertrags, und der rechtliche Grundsatz lautet, dass der Mandatsträger (Eigentümer) den Vertrag jederzeit kündigen kann. In der Praxis kann der Vertrag jedoch nur dann reibungslos gekündigt werden, wenn die im Vertrag vorgesehenen Verfahren eingehalten werden. Prüfen Sie die Kündigungsklausel im Vertrag und achten Sie auf folgende Punkte
Ob der Vertrag in der Mitte der Vertragslaufzeit gekündigt werden kann oder nicht (mittelfristige Kündigung): Prüfen Sie, ob die Bedingungen, unter denen der Vertrag vom Eigentümer in der Mitte der Vertragslaufzeit gekündigt werden kann, eindeutig festgelegt sind. In einigen Verträgen ist festgelegt, dass der Vertrag jederzeit gekündigt werden kann, wenn der Eigentümer die Kündigung X Monate im Voraus bekannt gibt, während in anderen Verträgen festgelegt ist, dass der Vertrag nur zum Zeitpunkt der Erneuerung gekündigt werden kann. In den meisten Fällen wird festgelegt, dass der Vertrag mit einer "fetten Monatsfrist" gekündigt werden kann. Der Standardvertrag des Ministeriums für Land, Infrastruktur und Verkehr sieht beispielsweise vor, dass der Vertrag unter Einhaltung einer mindestens dreimonatigen Kündigungsfrist schriftlich gekündigt werden kann.
Art und Weise und Frist der Kündigung: Wie bereits erwähnt, sieht der Standardvertrag eine dreimonatige Kündigungsfrist vor, aber einige Verträge verlangen eine längere Kündigungsfrist , beispielsweise sechs Monate. In einigen Verträgen sind auch Formalitäten wie die "schriftliche Kündigung (z. B. per Post mit Inhaltsangabe)" vorgeschrieben. Überlegen Sie, ob diese Frist für Sie als Eigentümer realistischerweise zu bewältigen ist. Wenn die Kündigungsfrist zu lang ist, ist der Eigentümer im Nachteil und kann fragen, ob sie auf dem Verhandlungsweg verkürzt werden kann. Es ist ratsam, sich an die allgemein übliche Kündigungsfrist von drei Monaten zu halten.
Vertragsstrafen oder Vorfälligkeitsentschädigungen: Achten Sie auf Vertragsklauseln wie "bei vorzeitiger Kündigung wird eine Vertragsstrafe in Höhe von X Monatsgebühren fällig". Der Vorteil eines Verwaltungsvertrags besteht im Wesentlichen darin, dass er ohne besondere Bedingungen gekündigt werden kann, aber einige Verträge verlangen die Zahlung von Gebühren für mehrere Monate als Entschädigung für eine sofortige Kündigung. Zum Beispiel: "Eine sofortige Kündigung ist möglich, wenn die Verwaltungsgebühren für drei Monate in einer Summe gezahlt werden". Der MLIT-Standardvertrag enthält auch eine Klausel, die besagt, dass der Vertrag ohne Wartezeit durch Zahlung von Verwaltungsgebühren in Höhe von drei Monatsbeträgen gekündigt werden kann, sowie eine "dreimonatige Kündigungsfrist", die eine der Leitlinien darstellt. Wenn der Vertrag eine Vertragsstrafenklausel enthält, haben Sie keine andere Wahl, als sich nach der Unterzeichnung daran zu halten. Informieren Sie sich also im Voraus über den Inhalt des Vertrags und verhandeln Sie über dessen Streichung oder Lockerung, wenn Sie nicht zufrieden sind. Es versteht sich von selbst, dass ein Vertrag, der eine Kündigung ohne Vertragsstrafe zulässt, für den Eigentümer vorteilhafter ist.
Bedingungen für die Kündigung durch die Verwaltungsgesellschaft: Kündigungsklauseln gelten für beide Parteien. Prüfen Sie auch die Bedingungen für die Kündigung des Vertrags durch die Verwaltungsgesellschaft. Normalerweise ist das Risiko, dass die Verwaltungsgesellschaft den Vertrag einseitig kündigt, gering, außer in besonderen Fällen wie dem Verzug des Eigentümers (z. B. Nichtzahlung der Gebühren) oder dem Verkauf der Immobilie, aber wenn der Vertrag vorsieht, dass die Verwaltungsgesellschaft mit einer Frist von einem Monat kündigen kann, müssen Sie innerhalb dieser Frist eine neue Verwaltungsgesellschaft finden.
Umgang mit dem Verkauf der Immobilie: Ein weiterer Punkt, den es zu prüfen gilt, ist, was mit dem Verwaltervertrag geschieht, wenn der Eigentümer die Immobilie an einen Dritten verkauft. In vielen Verträgen ist festgelegt, dass der Vertrag endet, wenn der Eigentümer wechselt (und ein neuer Vertrag mit dem neuen Eigentümer unterzeichnet wird). Wenn Sie beabsichtigen, die Immobilie zu verkaufen, müssen Sie der derzeitigen Verwaltungsgesellschaft im Voraus die Kündigung mitteilen. Auch wenn der Vertrag keine besonderen Bestimmungen enthält, ist es gängige Praxis, den Vertrag beim derzeitigen Eigentümer zu kündigen und den neuen Eigentümer einen neuen Vertrag unterzeichnen zu lassen, da es schwierig ist, in den Vertrag einzutreten, da der Verkauf der Immobilie = Übergang des Status des Mandatsträgers bedeutet. Wenn ein Verkauf der Immobilie geplant ist, sollten die Kündigungsbedingungen und der Zeitpunkt mit der Verwaltungsgesellschaft abgestimmt werden.
💡 Verhandlungs- und Abwicklungshinweise: Wenn die Kündigungsbedingungen Klauseln enthalten, die für den Eigentümer ungünstig sind (z. B. extrem lange Bindungsfristen oder hohe Vertragsstrafen), lohnt es sich, die Verwaltungsgesellschaft vor der Unterzeichnung des Vertrags zu konsultieren und zu verhandeln, ob die Bedingungen zu Standardbedingungen geändert werden können. Eine gute Verwaltungsgesellschaft wird in der Lage sein, auf die Bedenken des Eigentümers einzugehen und sie in gutem Glauben zu behandeln. Wenn Sie den Vertrag in Zukunft kündigen wollen, müssen Sie dies unbedingt auf die im Vertrag festgelegte Art und Weise und zu dem dort genannten Termin tun. Da eine mündliche Kontaktaufnahme allein nicht ausreicht, um den Vertrag zu kündigen, müssen Sie die im Vertrag vorgeschriebenen Verfahren einhalten, z. B. eine "schriftliche Kündigung". Wenn der Vertrag einvernehmlich aufgelöst werden kann, wird der Übergang zu einer neuen Verwaltungsgesellschaft reibungslos verlaufen.
Betrachten wir als nächstes die Verwaltungsgebühren (Provisionen) und die Kostenbeteiligung. Die Höhe und die Berechnungsmethode der Verwaltungsgebühr hängen vom Inhalt des Vertrags ab und stehen in direktem Zusammenhang mit den Einnahmen des Eigentümers. Stellen Sie fest, ob die Gebühren angemessen sind, und prüfen und verhandeln Sie im Voraus, ob es unklare Kostenpositionen gibt.
Sätze und Berechnungsstandards für Verwaltungsgebühren: Verwaltungsgebühren werden in der Regel mit "xx % der Miete usw." festgelegt. Der marktübliche Satz liegt oft bei etwa 5 % der Mieteinnahmen, kann aber je nach Größe der Immobilie und Umfang der Dienstleistungen höher oder niedriger ausfallen. Überprüfen Sie nicht nur den im Vertrag genannten Satz, sondern auch die Berechnungsgrundlage. Zum Beispiel: "Sind es X % des Gesamtbetrags einschließlich der gemeinsamen Nebenkosten?", "Gilt die Provision auch für den Betrag, der im Falle von Zahlungsrückständen anfällt?", "Wie wird es gehandhabt, wenn das Zimmer leer steht?", usw. In einigen Verträgen wird ein Mindestgarantiebetrag festgelegt, indem ein bestimmter Prozentsatz der voraussichtlichen Miete bei Vollbelegung multipliziert wird. Wenn Sie z. B. von der Selbstverwaltung umziehen, sollten Sie simulieren, wie hoch die zu erwartende monatliche Verwaltungsgebühr sein wird. Es ist auch sinnvoll, Angebote von mehreren Verwaltungsgesellschaften einzuholen und diese zu vergleichen.
Umfang der im Honorar enthaltenen Leistungen: Erkundigen Sie sich, welche Leistungen im Gegenzug zum Verwaltungshonorar enthalten sind. In der Regel gehören der Einzug der Miete, die Vertragsverlängerung, die Bearbeitung von Beschwerden und die Bewachung des Gebäudes zu den Grundleistungen. Es ist jedoch zu beachten, dass der Umfang und das Niveau der Unterstützung von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sind. So ist z. B. die Frage, ob der nächtliche Notruf von Mietern ein Standard- oder ein optionaler Service ist, ob Mahnungen für Zahlungsrückstände enthalten sind und andere Details. Prüfen Sie den Abschnitt über die Dienstleistungen im Vertrag oder die Erklärung über wichtige Angelegenheiten, und wenn es Dienstleistungen gibt, die nicht inbegriffen, aber notwendig sind, besprechen Sie die zusätzliche Auslagerung oder separate Kosten. Manche Verwaltungsgesellschaften sind auf die Verwaltung von Gebäuden spezialisiert und vermitteln keine Mieter oder umgekehrt, so dass sie den Umfang ihrer Dienstleistungen klar darlegen. Es ist auch wichtig, sich vor der Vertragsunterzeichnung zu erkundigen, ob die Verwaltungsgesellschaft alle erforderlichen Aufgaben abdeckt.
Kosten im Zusammenhang mit der Anwerbung von Mietern: Ein weiterer Punkt, den es zu prüfen gilt, ist die Kostenbelastung im Zusammenhang mit der Anwerbung neuer Mieter (Vermietung) bei Freiwerden einer Wohnung. In vielen Fällen übernimmt die Verwaltungsgesellschaft selbst oder eine angeschlossene Immobilienagentur die Anwerbung von Mietern, wobei der Eigentümer eine Werbegebühr (AD) in Höhe von etwa einer Monatsmiete zahlt. Prüfen Sie, ob der Vertrag eine Klausel enthält, in der es heißt: "Vermittlungsgebühr von 0 Monatsmieten (zu zahlen bei Abschluss eines neuen Vertrags)". Ob die Vermittlungsgebühr vom Mieter oder vom Eigentümer getragen wird, ist ebenfalls von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Eine Verwaltungsgesellschaft mit guten Vermittlungsfähigkeiten kann davon ausgehen, dass sie den Raum schnell füllen kann, aber dafür sind die Werbegebühren in der Regel höher.
Gebühren für die Vertragsverlängerung: Achten Sie auf die Verteilung der Verwaltungsgebühren für die Vertragsverlängerung und der Gebühren für die Vertragsverlängerung, wenn die Mieter ihren Mietvertrag verlängern. Obwohl die Vermittlung des Verlängerungsverfahrens in der Regel in den Grundleistungen enthalten ist, wird in einigen Fällen die Handhabung der Verlängerungsgebühren (vom Mieter erhobene Gebühren für die Vertragsverlängerung) im Voraus vereinbart. In einigen Verträgen wird die Verwaltungsgesellschaft für einen Teil der Verlängerungsgebühr entschädigt. Achten Sie daher auf Klauseln wie "X % der monatlichen Verlängerungsgebühr von XX ist die Bearbeitungsgebühr der Verwaltungsgesellschaft".
Kosten, die gesondert in Rechnung gestellt werden können: Arbeiten, die nicht in der Verwaltungsgebühr enthalten sind, werden gesondert in Rechnung gestellt. Typische Beispiele sind die Organisation von Restaurierungsarbeiten und dieVerwaltung von Renovierungsarbeiten beimAuszug von Mietern. Wird die Verwaltungsgesellschaft beim Auszug der Mieter mit Renovierungsarbeiten betraut, gehen die Kosten zu Lasten des Eigentümers. Die Frage ist, ob die Kosten angemessen sind. In manchen Fällen sind die Eigentümer überrascht, wenn ihnen Reparaturen angeboten werden, die teurer sind als nötig. Als Gegenmaßnahme ist es ratsam, in den Vertrag aufzunehmen, dass "Reparaturen, die einen bestimmten Betrag überschreiten, der vorherigen Zustimmung des Eigentümers bedürfen" oder dies in der Vertragsphase mündlich zu vereinbaren. Es ist auch eine gute Idee, sich die geschätzten Reparaturkosten im Voraus bestätigen zu lassen, um eine Vorstellung von den Marktpreisen zu bekommen, und in einigen Fällen dem Eigentümer die Möglichkeit zu geben, die Arbeiten selbst beim Auftragnehmer zu bestellen. Eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft wird Sie nicht zu unnötigen Arbeiten zwingen, sondern sich mit dem Eigentümer abstimmen.
Kosten bei Leerstand: Wenn eine Immobilie leer steht, gehen nicht nur Mieteinnahmen verloren, sondern je nach Vertrag kann auch eine Leerstandsverwaltungsgebühr anfallen. Zum Beispiel Klauseln wie "XX Yen pro Monat und leerstehender Einheit werden als Gebühr für die Verwaltung des Leerstandes gezahlt". Leerstände sind ein Schlag für den Eigentümer, aber in der Zwischenzeit ist ein Mindestmaß an Streifendienst und Verwaltung erforderlich. Überprüfen Sie den Vertrag, um zu sehen, wie diese Kosten gehandhabt werden. Der MLIT-Standardvertrag sieht keine spezielle Gebühr für Leerstand vor, aber einige Verwaltungsgesellschaften haben möglicherweise ihre eigenen Regeln. Wenn es eine Klausel gibt, die besagt, dass auch in Zeiten des Leerstands eine Verwaltungsgebühr erhoben wird, können Sie die Belastung mit der Verwaltungsgesellschaft besprechen. In einigen Fällen kann die Verwaltungsgesellschaft mildernde Maßnahmen vorschlagen, z. B. "bis zu einem Monat Leerstand kostenlos, danach ¥ 0,00". In jedem Fall können Sie vermeiden, von unerwarteten Kosten überrascht zu werden, wenn Sie bei Vertragsunterzeichnung die Einzelheiten kennen.
Verhandlungs- und Bearbeitungshinweise: Ein typisches Beispiel für ein Verwaltungshonorar , bei dem es auf Seiten des Eigentümers Verhandlungsspielraum gibt, ist der Satz (%). Wenn mehrere Objekte gemeinsam beauftragt werden oder ein langfristiges Vertrauensverhältnis besteht, ist der Eigentümer möglicherweise bereit, eine geringfügige Reduzierung zu akzeptieren. Die Verhandlungen sollten sich jedoch in einem vernünftigen Rahmen bewegen, da übermäßige Forderungen nach einer Senkung der Verwaltungsgebühren zu einer Verschlechterung der Dienstleistungsqualität führen können. Es ist auch eine gute Faustregel, um eine schriftliche Klärung zu bitten, wenn Sie sich bei einem Kostenpunkt unsicher sind. Bitten Sie schriftlich um Klärung: "Sind diese Kosten in der Verwaltungsgebühr enthalten? Handelt es sich um eine zusätzliche Gebühr?"und andere Fragen können direkt an die Verwaltungsgesellschaft gerichtet werden, und Sie können sicher sein, dass sie im Vertrag und in den Erläuterungen zu wichtigen Punkten genannt werden. Eine zuverlässige Verwaltungsgesellschaft wird sich bemühen, die Vertragsbedingungen an die Wünsche des Eigentümers anzupassen und Missverständnisse und spätere Probleme zu vermeiden.
In den letzten Jahren haben sich die Vertragsunterlagen im Immobiliensektor rasch elektronisch (papierlos) entwickelt. Mit der Gesetzesänderung des Ministeriums für Land, Infrastruktur, Verkehr und Tourismus wurde das Verbot der elektronischen Übermittlung von wichtigen Objektbeschreibungen und Verträgen nach dem Bauland- und Baugeschäftsgesetz ab Mai 2022 aufgehoben, und auch für Miet- und Verwaltungsverträge sind elektronische Verträge möglich. In diesem Abschnitt werden das grundlegende Verfahren und dieVorteile der Einführung elektronischer Verträge für Verwaltungsverträge sowie die Vorsichtsmaßnahmen erläutert , die Eigentümer beachten sollten.
Während es früher üblich war, einen Vertrag in zweifacher Ausfertigung auf Papier zu erstellen, zu stempeln und per Post zu versenden, kann bei elektronischen Verträgen der Vertragsprozess online abgeschlossen werden. Im Falle eines Mietverwaltungsvertrags sieht der typische Ablauf wie folgt aus
Vorbereitung der Vertragsunterlagen und Einholung der Zustimmung: Die Verwaltungsgesellschaft lädt den Verwaltungsvertrag (und das wichtige Informationsblatt) in das elektronische Vertragssystem hoch. Das Unternehmen prüft vorab, ob der Eigentümer bereit ist, den Vertrag elektronisch zu unterzeichnen und holt die Zustimmung (Akzeptanz) zur elektronischen Zustellung ein. Wird diese Zustimmung nicht erteilt, wird der Vertrag in Papierform zugestellt.
Erläuterung wichtiger Angelegenheiten (IT-Erklärung): Die Erläuterung wichtiger Angelegenheiten vor der Vertragsunterzeichnung kann auch online durchgeführt werden. Die Verwaltungsgesellschaft erklärt dem Eigentümer den Inhalt der Erklärung über wichtige Angelegenheiten mit Hilfe von Videokonferenzen usw. (das Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Fremdenverkehr hat auch die Verwendung der IT-Erklärung genehmigt). (Das Ministerium für Land, Infrastruktur, Verkehr und Fremdenverkehr hat die Verwendung von IT-Unterweisungen genehmigt.) Obwohl der Erklärende kein qualifizierter Bauunternehmer sein muss, ist es vorzuziehen, dass die Erklärung von einer Person mit Fachwissen gegeben wird. Für die Online-Umsetzung sollte eine Umgebung geschaffen werden, die es ermöglicht, Fragen und Antworten in der gleichen Weise zu beantworten wie im persönlichen Gespräch.
Elektronische Vertragsunterzeichnung: Die Verwaltungsgesellschaft unterzeichnet den Vertrag elektronisch und stellt ihn dem Eigentümer online zur Verfügung. Der Eigentümer prüft den Inhalt und unterzeichnet den Vertrag elektronisch, wenn es keine Probleme gibt (elektronische Unterschrift). Bei der elektronischen Signatur handelt es sich um ein System, das die Zustimmung der Parteien nachweist und gleichzeitig die Manipulation durch Dritte verhindert, indem der Vertragspartner den Vertrag selbst unterzeichnet und versiegelt, anstatt eine Unterschrift und ein Siegel auf die elektronischen Daten zu setzen. Konkret kann der Vertrag durch Anklicken der "Unterschriftstaste" im Vertragssystem und Durchlaufen des Authentifizierungsverfahrens oder durch Verwendung eines registrierten elektronischen Zertifikats unterzeichnet werden. Der Vertrag ist abgeschlossen, wenn beide Parteien den Unterschriftsvorgang abgeschlossen haben.
Speicherung und gemeinsame Nutzung von Vertragsdaten: Nach dem Vertragsabschluss werden die ursprünglichen Vertragsdaten im elektronischen Vertragssystem gespeichert. Sie können auch vom Eigentümer bzw. der Verwaltungsgesellschaft heruntergeladen und gespeichert werden. Im Gegensatz zu Papierverträgen lassen sie sich leicht vervielfältigen, bergen ein geringes Verlustrisiko und können jederzeit eingesehen werden. Es ist auch möglich, über den elektronischen Vertragsdienst nach früheren Verträgen zu suchen, was zu einer effizienteren Vertragsverwaltung beiträgt.
Dies ist der allgemeine Ablauf bei der Einführung elektronischer Verträge. Zusammengefasst sieht der Prozess wie folgt aus: Einholung der vorherigen Zustimmung → Online-Erklärung → elektronische Unterschrift → Datenspeicherung. Die herkömmlich erforderlichen Prozesse des Papierdrucks, des Stempelns und des Versands können entfallen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Vereinfachung führt.
Die Einführung von elektronischen Verträgen bietet sowohl den Eigentümern als auch den Verwaltungsgesellschaften verschiedene Vorteile. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile
Schnellere und einfachere Verfahren: Da der Vertragsabschluss online erfolgen kann, entfällt die Mühe, die Verträge per Post oder persönlich abzustempeln. Auch Eigentümer, die weit entfernt wohnen, können Verträge von zu Hause aus abschließen, und das System ist flexibel genug, um außerhalb der Geschäftszeiten der Verwaltungsgesellschaft abgewickelt zu werden. Die Terminplanung ist leichter zu koordinieren und die Vorlaufzeiten bis zur Vertragsunterzeichnung werden verkürzt.
Kosteneinsparungen: Druckkosten, Stempelgebühren und Versandkosten, die mit Papierverträgen verbunden sind, entfallen. Insbesondere ist die Stempelsteuer auf Papierverträge zu entrichten, während elektronische Verträge keine steuerpflichtigen Dokumente sind und daher keine Stempelsteuer anfallen. So sind beispielsweise die 200- oder 400-Yen-Marken, die ursprünglich auf einem Verwaltungsvertrag (steuerpflichtiges Dokument) angebracht waren, von der Steuer befreit, wenn der Vertrag elektronisch abgeschlossen wird. Sie können auch die Portokosten für die Übergabe des Vertrags und die Reisekosten für den Besuch des Eigentümers in Ihrem Geschäft einsparen. Dies mag wie ein kleiner Betrag erscheinen, aber es ist ein großer Vorteil, wenn Sie vertragsbezogene Kosten vermeiden.
Effiziente papierlose Verwaltung: Die Vertragsdokumente werden elektronisch gespeichert, so dass eine physische Aktenführung nicht mehr erforderlich ist. Dadurch verringert sich die Anzahl der Vertragsordner, die die Bücherregale überschwemmen, und die Dokumente können bei Bedarf bequem auf einem PC oder Smartphone durchsucht und eingesehen werden. Es besteht kein Risiko, dass Papier verloren geht oder beschädigt wird, und wenn eine Sicherungskopie erstellt wird, sind die Vertragsdaten auch im Falle einer Katastrophe geschützt. Für Eigentümer mehrerer Immobilien wird es einfacher, Vertragsunterlagen zentral zu verwalten.
Persönlicher Abschluss des Verfahrens (verbesserte Bequemlichkeit): Bei elektronischen Verträgen ist es nicht erforderlich, die Verwaltungsgesellschaft aufzusuchen, um ein Siegel anzubringen, und die Verträge können von entfernten Standorten aus unterzeichnet werden. Vielbeschäftigte Eigentümer und Eigentümer, die in ländlichen Gebieten wohnen, können Verträge auch bequem von zu Hause aus unterzeichnen und eine ausführliche Erläuterung erhalten. Unter dem Gesichtspunkt des Infektionsschutzes in den letzten Jahren ist die Möglichkeit, einen Vertrag zu unterzeichnen, ohne eine Person zu treffen, ebenfalls ein beruhigender Faktor. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Verträge auch dann schnell abgeschlossen werden können, wenn die Zeit drängt, z. B. wenn ein Verwaltungsvertrag unmittelbar nach dem Kauf einer Immobilie unterzeichnet wird.
Echtzeitbestätigung und Historienverwaltung des Vertragsinhalts: Das elektronische Vertragssystem zeichnet die Zugriffshistorie des Vertrags sowie Datum und Uhrzeit der Unterzeichnung auf. Der Status der Unterschriften beider Parteien kann ebenfalls in Echtzeit verfolgt werden, so dass man sich keine Sorgen machen muss, dass das Dokument zwar versandt wurde, man aber nicht weiß, wann die andere Partei es unterzeichnet hat. Wenn Änderungen vorgenommen werden, können diese online ersetzt und erneut unterzeichnet werden, so dass immer die neueste Version des Vertrags zur Verfügung steht. Fehler und andere Irrtümer, die erst nach Vertragsabschluss bemerkt werden, können ebenfalls durch den unverzüglichen Abschluss einer Änderungsvereinbarung auf elektronischem Wege behoben werden.
Wie oben beschrieben, haben elektronische Verträge den doppelten Vorteil, dass sie Zeit, Geld und Mühe sparen und gleichzeitigden Komfort und die Sicherheit erhöhen. Gerade in der Mietverwaltung nimmt die Zahl der Objekte und der Vertragsverlängerungen tendenziell zu, und die Digitalisierung kann den Arbeitsaufwand erheblich reduzieren.
Trotz der Bequemlichkeit elektronischer Verträge gibt es einige Punkte, die Eigentümer bei der Einführung und Nutzung beachten sollten. Die wichtigsten Punkte sind im Folgenden aufgeführt.
Vorherige Zustimmung ist erforderlich: Nach dem Gesetz ist die Zustimmung der anderen Partei eine Voraussetzung für die elektronische Zustellung von Dokumenten. Wenn die Verwaltungsgesellschaft einen elektronischen Vertrag vorschlägt, muss der Eigentümer zuvor seine Zustimmung dazu geben. Es ist auch möglich, dass der Eigentümer seine Zustimmung nicht erteilt und einen Vertrag in Papierform vorzieht. In diesem Fall hat der Eigentümer keinen Nachteil, zögern Sie also nicht, der Verwaltungsgesellschaft mitzuteilen, wenn Sie mit einem elektronischen Vertrag nicht einverstanden sind. Wenn der Vertrag jedoch auf Papier abgeschlossen wird, ist es unvermeidlich, dass es Zeit kostet, den Vertrag per Post zu versenden usw. Bitte treffen Sie eine Entscheidung, die die Vor- und Nachteile berücksichtigt.
Die Rechtsgültigkeit elektronischer Signaturen: Bei einem Vertrag auf Papier wurde die Absicht der Person durch ihr Siegel und ihre Unterschrift nachgewiesen, aber bei einem elektronischen Vertrag hat die elektronische Signatur die gleiche Gültigkeit. In Japan wird nach dem Gesetz über elektronische Signaturen ein elektronisches Dokument mit einer vom Auftraggeber erstellten elektronischen Signatur als Original anerkannt. Auch in der Praxis verfügen die großen elektronischen Vertragsdienste (z. B. CloudSign, DocuSign) über Mechanismen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, und der Vertrag kann vor Gericht als starker Beweis verwendet werden. Nichtsdestotrotz sollten sich Eigentümer, die noch keine Erfahrung mit elektronischen Verträgen haben, fragen: "Sind Sie sicher?" und könnten besorgt sein. In solchen Fällen ist es ratsam, sich die elektronischen Vertragsabschlüsse von der Verwaltungsgesellschaft erklären zu lassen oder die Zuverlässigkeit (Zertifizierungssystem und Sicherheit) auf der Website des Dienstleisters zu überprüfen.
Verwendete Geräte und deren Bedienung: Für die Unterzeichnung eines elektronischen Vertrags ist ein PC, ein Smartphone oder ein Tablet mit einer Internetverbindung erforderlich. Die elektronische Unterschrift auf dem Vertrag selbst ist eine einfache Angelegenheit, die mit ein paar Klicks erledigt werden kann, aber Sie sollten über eine Umgebung verfügen, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails zu empfangen undauf die Vertragswebsite zuzugreifen. Wenn Sie ein älterer Eigentümer sind, der nicht so gut mit der IT umgehen kann, ist es hilfreich, wenn ein Familienmitglied oder eine verantwortliche Person Sie im Vorfeld unterstützt. Sorgen Sie auch dafür, dass ein Mobiltelefon zur Hand ist, wenn Sie zum Beispiel bei der Unterzeichnung eine SMS mit einem Einmalpasswort erhalten. Als grundlegende Vorsichtsmaßnahme sollten Sie darauf achten, dass Sie die E-Mail mit dem Vertrag nicht versehentlich löschen (falls Sie sie doch löschen, können Sie eine erneute Zusendung beantragen).
Aufbewahrungspflicht und Sicherheit elektronischer Daten: Elektronische Verträge müssen wie schriftliche Dokumente rechtlich für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Die Verwaltungsgesellschaft wird sie gemäß dem Gesetz über die elektronische Buchführung usw. in ihrem System speichern, aber auch die Eigentümer selbst sollten die Vertragsdaten herunterladen und sicher aufbewahren. Wenn die Daten auf einem Computer gespeichert sind, sollten Sie Maßnahmen ergreifen , um einen Verlust oder ein Durchsickern zu verhindern, z. B. durch die Erstellung von Sicherungskopien oder die Speicherung der Daten in einem passwortgeschützten Cloud-Speicher. Überprüfen Sie außerdem regelmäßig, ob E-Mails und URLs, die sich auf Verträge beziehen, zuverlässig und offiziell sind. Wenn Sie also eine E-Mail erhalten, in der Sie aufgefordert werden, Ihren Vertrag zu überprüfen, sollten Sie die Quelldomäne und den Namen des Verantwortlichen überprüfen und sich direkt an die Verwaltungsgesellschaft wenden, wenn Sie etwas Verdächtiges feststellen.
Psychologische Betreuung im Vergleich zu Papier: Elektronische Verträge sind praktisch, aber manche Menschen haben das Gefühl, dass sie den Vertrag auf dem Bildschirm nicht richtig wahrnehmen können, oder sie machen sich Sorgen, ob sie ihn wirklich unterschrieben haben. Es empfiehlt sich, den Vertrag durch Telefonanrufe zu ergänzen, um unklare Punkte vor und nach der Unterzeichnung zu klären, z. B. indem wichtige Dinge online erklärt werden, damit es nicht zu einem Kommunikationsdefizit kommt, weil der persönliche Kontakt nicht gegeben ist. Auch die Verwaltungsgesellschaft sollte sorgfältig nachfassen. Wenn Sie sich mit elektronischen Verträgen nicht wohl fühlen, sollten Sie den Mut haben, auf Papierverträge umzusteigen (der Eigentümer hat das gesetzliche Recht, die elektronische Zustellung zu verweigern). Wichtig ist, dass Sie den Vertrag genau verstehen und sich daran erinnern, dass beide Parteien dem Vertrag zugestimmt haben. Elektronische Verträge sind ein sehr nützliches Mittel, um dies zu erreichen, sollten aber ohne übermäßige Schwierigkeiten verwendet werden.
Die obigen Ausführungen geben einen umfassenden Überblick über die wichtigen Punkte, die in einem Hausverwaltungsvertrag festgehalten werden müssen, von den gesetzlich vorgeschriebenen Klauseln bis hin zu praktischen Aspekten und der Verwendung elektronischer Verträge.
In Bezug auf die obligatorischen Vertragsklauseln haben wir bestätigt, dass es notwendig ist, Punkte wie Informationen über die Verwaltungsgesellschaft, die Identifizierung des Objekts, Inhalt und Art der Verwaltungsarbeit, ob das Objekt untervergeben wird oder nicht, Zuständigkeitskategorien, Berichtspflichten, Vertragslaufzeit, Vergütungshöhe und Zahlungsweise, den Mietern bekannte Angelegenheiten, nicht enthaltene Kosten, Verlängerungs- und Kündigungsbedingungen usw. auf der Grundlage des Gesetzes über die Verwaltung von Mietwohnungen umfassend zu prüfen. Bestätigt. Ziel des Gesetzes ist es, Unstimmigkeiten zwischen dem Eigentümer und der Verwaltungsgesellschaft zu beseitigen und ein faires Vertragsverhältnis zu schaffen. Ein Vertrag, in dem diese Punkte klar und deutlich aufgeführt sind, ist eine grundlegende Quelle der Sicherheit.
Die Kündigungsbedingungen und die Vergütungsregelungen sind aus der Sicht des Eigentümers von besonderem Interesse. Bei den Kündigungsklauseln ist es wichtig, die Kündigungsfrist (Standard sind drei Monate) und die Höhe der Vertragsstrafe zu prüfen und gegebenenfalls das Risiko durch Verhandlungen zu verringern. In Bezug auf die Vergütung ist es wichtig, nicht nur den Satz der Verwaltungsgebühr zu kennen, sondern auch die Berechnungskriterien und den Umfang der darin enthaltenen Leistungen, und die Bedingungen für etwaige zusätzliche Kosten (Werbegebühren, Reparaturkosten usw.) sollten vor der Vertragsunterzeichnung vereinbart werden. Auch wenn der Vertragstext schwer verständlich ist, sollte man nicht zögern, die Verwaltungsgesellschaft um eine Erklärung zu bitten und den Vertrag erst dann zu unterzeichnen, wenn man ihn verstanden hat und ihm zustimmt.
Im Hinblick auf die Einführung elektronischer Verträge wurden das Verfahren und die Vorteile vorgestellt und zu beachtende Punkte wie die Einholung der Genehmigung und die Sicherheit erläutert. Elektronische Verträge machen den Vertragsabschluss zwar schneller und effizienter, doch muss man auch die Unterschiede in der bisherigen Vorgehensweise berücksichtigen. Jetzt, wo das Rechtssystem in Kraft ist, sind elektronische Verträge ein Instrument, das ohne Angst genutzt werden kann. Als Eigentümer können Sie von den Vorteilen profitieren, allerdings nur, wenn Sie grundlegende Kontrollen beachten (z. B. Einwilligung, Datenspeicherung usw.).
Schließlich ist der Verwaltungsvertrag eines Mietobjekts ein Vertrag, mit dem dem Eigentümer die Verwaltung eines wichtigen Vermögenswerts anvertraut wird. Wenn Sie den Vertrag anhand der in diesem Artikel besprochenen Punkte durchsehen, sollte klar sein , auf welche Punkte Sie achten sollten. Unklare Punkte sollten vor der Unterzeichnung des Vertrags geklärt werden, wobei auch die von den Behörden veröffentlichten Leitlinien und die Erklärungen zuverlässiger Experten herangezogen werden sollten. Den Inhalt des Vertrags vollständig zu verstehen und zu akzeptieren, ist der erste Schritt, um die Verwaltungsdienste unbesorgt auszulagern. Nähern Sie sich der Verwaltungsgesellschaft im Geiste einer gleichberechtigten Partnerschaft und handeln Sie gegebenenfalls einen für beide Seiten fairen und klaren Vertrag aus. Dies wird zu einer langfristig stabilen Mietverwaltung und zum Aufbau eines guten Vertrauensverhältnisses führen.