Für Eigentümer von Mietobjekten ist die Beziehung zum Verwaltungsunternehmen ein wichtiger Faktor, der sich direkt auf die Rentabilität und den Wert ihrer Immobilien auswirkt. Allerdings gibt es nicht wenige Eigentümer, die mit den Dienstleistungen ihres derzeitigen Verwaltungsunternehmens unzufrieden sind, die Verwaltungskosten für zu hoch halten oder mit lang anhaltenden Leerständen zu kämpfen haben.
INA&Associates Co., Ltd. hat bereits zahlreiche Fälle von Wechseln der Verwaltungsgesellschaft begleitet. Aus unserer Erfahrung können wir sagen, dass durch einen ordnungsgemäßen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft sowohl die Rentabilität gesteigert als auch die Verwaltungsqualität verbessert werden kann.
In diesem Artikel bieten wir Eigentümern, die einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen, konkrete Informationen aus der Praxis, von den Schritten des Wechsels über die Frage der Vertragsstrafen bis hin zur Benachrichtigung der Mieter.Der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist kein schwieriger Vorgang, aber das richtige Wissen und eine gute Vorbereitung sind der Schlüssel zum Erfolg.
Dieser Artikel soll Ihnen helfen, Ihre Bedenken hinsichtlich eines Wechsels der Verwaltungsgesellschaft auszuräumen und den ersten Schritt zu einer besseren Vermietung zu machen.
Der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft hängt von der Situation des Eigentümers ab. Im Allgemeinen kann jedoch gesagt werden, dass ein Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ernsthaft in Betracht gezogen werden sollte, wenn eine der folgenden Situationen eintritt.
Wenn eine Mietimmobilie länger als drei Monate leer steht, kann dies auf Probleme mit der Kundenakquise oder den Vertriebsfähigkeiten der Verwaltungsgesellschaft hindeuten. Wenn die Lage und der Zustand der Immobilie gut sind und sie dennoch über einen längeren Zeitraum leer steht, kann dies auf Probleme mit der Strategie der Verwaltungsgesellschaft zur Mietersuche und der Werbung hindeuten.
Eine gute Verwaltungsgesellschaft kann durch marktgerechte Mietpreisgestaltung, effektive Werbestrategien und eine Verbesserung der Besichtigungstermine die Leerstandszeiten verkürzen. Da die durch Leerstände entstehenden Einnahmeverluste oft die Kosten für einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft bei weitem übersteigen, ist ein frühzeitiges Handeln wichtig.
Die Provision für die Vermietungsverwaltung beträgt in der Regel 3 bis 5 % der Miete.Einige Verwaltungsgesellschaften verlangen jedoch auch Provisionen von über 10 %. Sie sollten die angebotenen Leistungen objektiv bewerten und mit den marktüblichen Provisionen vergleichen. Wenn die Provisionen deutlich über dem Marktpreis liegen, sollten Sie einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen.
Es ist jedoch gefährlich, sich allein von niedrigen Verwaltungskosten leiten zu lassen. Es gibt Verwaltungsgesellschaften, die mit niedrigen Verwaltungskosten werben, aber nur eine geringe Servicequalität bieten. Daher ist es wichtig, die Kosten-Nutzen-Relation insgesamt zu beurteilen.
Die Qualität der Arbeit der Verwaltungsgesellschaft ist ein Faktor, der sich direkt auf den Erfolg der Vermietung auswirkt. Wenn die folgenden Probleme häufig auftreten, ist dies ein Zeichen dafür, dass ein Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht gezogen werden sollte.
Wenn Probleme wie langsame Reaktion auf Beschwerden und Reparaturanfragen von Mietern, unzureichende Mahnungen bei Mietrückständen, nicht regelmäßige Objektbegehungen und Reinigungen sowie verspätete Vorlage von Einnahmen- und Ausgabenberichten ständig auftreten, liegt möglicherweise ein grundlegendes Problem in der Arbeitsorganisation der Verwaltungsgesellschaft vor.
Eine gute Kommunikation zwischen dem Eigentümer und der Verwaltungsgesellschaft ist für eine erfolgreiche Vermietung unerlässlich. Wenn es immer wieder zu Problemen kommt, wie z. B. verspätete Rückmeldungen von den zuständigen Mitarbeitern, das Auslassen wichtiger Informationen oder vage Antworten auf Fragen und Wünsche des Eigentümers, sollten Sie einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen.
Insbesondere wenn keine regelmäßigen Berichte über den Zustand der Immobilie und die Entwicklung der Mieter vorliegen, ist es für den Eigentümer schwierig, angemessene Managemententscheidungen zu treffen. Die Wahl einer Verwaltungsgesellschaft, die eine transparente Kommunikation gewährleistet, ist für den langfristigen Erfolg der Vermietung von entscheidender Bedeutung.
Stand der Überlegungen zu einem Wechsel Entscheidungskriterien Dringlichkeit der Maßnahme
Langfristige Leerstände Leerstandsdauer von mehr als 3 Monaten Hoch
Hohe Verwaltungskosten Deutlich über 5 % der Miete Mittel
Verschlechterung der Arbeitsqualität Verzögerungen bei der Bearbeitung von Beschwerden, verspätete Berichte Hoch
Mangelnde Kommunikation Verzögerungen bei der Kommunikation, fehlende Berichte Mittel
Rückgang der Vermietungsquote Deutlich unter dem Durchschnitt der Region Hoch
Der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft kann durch die Einhaltung geeigneter Schritte reibungslos erfolgen. Im Folgenden werden die konkreten Schritte für den Wechsel erläutert.
Der erste Schritt zum Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist die detaillierte Überprüfung des aktuellen Verwaltungsvertrags. Der Vertrag enthält wichtige Klauseln wie die Kündigungsfrist, die Höhe der Vertragsstrafe und die Vertragslaufzeit.
In vielen Verwaltungsverträgen ist eine Kündigungsfrist von einem bis sechs Monaten festgelegt. Wenn die Kündigungsfrist nicht eingehalten wird, kann eine Vertragsstrafe anfallen.Außerdem gelten in der Regel unterschiedliche Bedingungen für eine Kündigung während der Vertragslaufzeit und für eine Nichtverlängerung nach Ablauf der Vertragslaufzeit.
Bei der Überprüfung des Vertrags sollten Sie insbesondere die Kündigungsfrist, die Höhe und die Bedingungen für Vertragsstrafen, das Vorhandensein einer Klausel zur automatischen Vertragsverlängerung, Bestimmungen zur Übernahme der Verwaltungsaufgaben sowie die Handhabung von Kautionen und Sicherheitsleistungen überprüfen.
Nachdem Sie sich über die aktuellen Vertragsbedingungen informiert haben, wählen Sie eine neue Verwaltungsgesellschaft aus. Bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft ist es wichtig, mehrere Kandidaten zu vergleichen.
Als Auswahlkriterien für eine Verwaltungsgesellschaft sollten Sie die Verwaltungserfahrung und -dauer, die Angemessenheit der Verwaltungskosten, den Umfang und die Qualität der angebotenen Dienstleistungen, die Reaktionsfähigkeit und Fachkenntnisse der Ansprechpartner, die finanzielle Solidität, die Erfolge und Methoden bei der Mietersuche sowie das Notfallmanagement umfassend bewerten.
Insbesondere Unternehmen mit umfangreicher Verwaltungserfahrung in derselben Region sind mit dem lokalen Mietmarkt bestens vertraut, sodass Sie eine effektive Mietersuche und eine angemessene Mietpreisgestaltung erwarten können. Da Unternehmen mit einem zu großen Bestand an verwalteten Objekten möglicherweise nicht alle Objekte individuell betreuen können, ist es außerdem wichtig, ein Unternehmen von angemessener Größe auszuwählen.
Wenn Sie sich für eine neue Verwaltungsgesellschaft entschieden haben, teilen Sie der aktuellen Verwaltungsgesellschaft offiziell Ihre Kündigungsabsicht mit.Die Kündigung sollte unbedingt schriftlich erfolgen und per Einschreiben mit Rückschein versandt werden.
In der Kündigung sind die Kündigungsabsicht, das gewünschte Kündigungsdatum, die Gründe für die Kündigung (kurz und prägnant), die Bitte um Zusammenarbeit bei der Übergabe sowie die Kontaktdaten anzugeben. Die Gründe für die Kündigung müssen nicht im Detail angegeben werden, es ist jedoch üblich, eine allgemeine Formulierung wie „aufgrund einer Änderung der Unternehmenspolitik” zu verwenden.
Nach der Kündigung kann es vorkommen, dass die derzeitige Verwaltungsgesellschaft versucht, Sie zum Verbleib zu bewegen. In diesem Fall ist es wichtig, nicht emotional zu reagieren, sondern ruhig zu bleiben. Machen Sie deutlich, dass Ihre Entscheidung bereits feststeht, und bitten Sie um Ihre Mitwirkung bei einer reibungslosen Übergabe.
Der wichtigste Prozess bei einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist die Übergabe der Aufgaben zwischen der alten und der neuen Verwaltungsgesellschaft.
Bei einer unzureichenden Übergabe kann es zu Problemen bei der Betreuung der Mieter kommen oder wichtige Informationen können verloren gehen.
Zu den zu übergebenden Informationen gehören die Daten der Mieter (Vertragsinhalt, Kontaktdaten, besondere Hinweise), der Stand der Mietzahlungen und Informationen zu säumigen Mietern, der Stand der Kautionen und Sicherheitsleistungen, die Reparaturhistorie und zukünftige Reparaturpläne, die Details der Versicherungsverträge, die Originalvertragsunterlagen, die Verwaltung der Schlüssel und eine Liste der Notfallkontakte.
Idealerweise sollte die Übergabe unter Anwesenheit aller drei Parteien (Eigentümer, alte Verwaltungsgesellschaft und neue Verwaltungsgesellschaft) erfolgen. Halten Sie den Inhalt der Übergabe unbedingt schriftlich fest, um spätere Probleme zu vermeiden.
Sobald der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft feststeht, informieren Sie die Mieter über den Wechsel der Verwaltungsgesellschaft. Da diese Mitteilung direkte Auswirkungen auf das Leben der Mieter hat, muss sie höflich und verständlich formuliert sein.
In der Mitteilung sind der Termin der Änderung der Verwaltungsgesellschaft, der Name und die Kontaktdaten der neuen Verwaltungsgesellschaft, die Änderung der Mietzahlungsadresse (falls zutreffend), Notfallkontaktdaten und sonstige Änderungen sowie die Kontaktdaten für Rückfragen anzugeben.
Die Mitteilung sollte ein bis zwei Monate vor dem Termin der Änderung erfolgen. Insbesondere bei einer Änderung der Mietzahlungsadresse ist es wichtig, die Mieter rechtzeitig zu informieren, um Verwirrung zu vermeiden.
Zuletzt müssen Sie alle Formalitäten im Zusammenhang mit dem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft erledigen. Dazu gehören die Änderung der Angaben bei den Finanzinstituten, die Umschreibung von Versicherungsverträgen und die Bestätigung der Übernahme verschiedener Verträge.
Besonders wichtig ist die Änderung des Kontos für die Mietzahlungen. Wenn die neue Verwaltungsgesellschaft die Mietzahlungen entgegennimmt, müssen Sie die entsprechenden Formalitäten erledigen, damit die Mieten der Mieter auf das neue Konto überwiesen werden.
Auch für verschiedene Versicherungen wie die Feuerversicherung und die Haftpflichtversicherung für die Immobilie sind unter Umständen Formalitäten im Zusammenhang mit dem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft erforderlich.Wenden Sie sich an Ihre Versicherungsgesellschaft und klären Sie die erforderlichen Änderungsformalitäten.
Vorgehensweise Zeitpunkt Dauer Zu beachtende Punkte
Überprüfung des Vertrags Inhalts Beginn der Überlegungen zu Änderungen 1 Woche Überprüfung der Kündigungsbedingungen
Auswahl der neuen Verwaltungsgesellschaft Nach der Entscheidung über die Änderung 2–4 Wochen Vergleich und Prüfung mehrerer Unternehmen
Kündigungsmitteilung Nach Abschluss der Auswahl Am selben Tag Formelle Mitteilung in schriftlicher Form
Übergabe Nach der Kündigungsmitteilung 2–4 Wochen Detaillierter Informationsaustausch
Benachrichtigung der Mieter 1–2 Monate vor der Änderung 1 Woche Verfassen einer leicht verständlichen Mitteilung
Verschiedene Formalitäten Vor und nach der Änderung 2–3 Wochen Überprüfung, dass nichts vergessen wurde
Bei der Erwägung eines Wechsels der Verwaltungsgesellschaft sind für viele Eigentümer vor allem die Vertragsstrafen und die mit dem Wechsel verbundenen Kosten von Bedeutung. Mit dem richtigen Wissen können Sie unerwartete Ausgaben vermeiden und den Wechsel planmäßig durchführen.
Das Anfallen von Vertragsstrafen richtet sich in erster Linie nach den Bestimmungen des Verwaltungsvertrags. Im Allgemeinen fallen Vertragsstrafen bei einer Kündigung während der Vertragslaufzeit, bei Nichteinhaltung der Kündigungsfrist oder bei Kündigung unter bestimmten Bedingungen an.
In vielen Verwaltungsverträgen ist eine Vertragslaufzeit von zwei bis drei Jahren festgelegt, und bei einer Kündigung innerhalb dieses Zeitraums fallen in der Regel Vertragsstrafen an.Wenn eine Kündigungsfrist von drei bis sechs Monaten festgelegt ist, kann bei Nichteinhaltung dieser Frist eine Vertragsstrafe in Höhe der Verwaltungsgebühren für die Restlaufzeit fällig werden.
Besonders zu beachten ist, dass geringfügige Verwaltungsgesellschaften tendenziell höhere Vertragsstrafen festlegen. Wenn hohe Vertragsstrafen in Höhe von sechs oder zwölf Monatsmieten festgelegt sind, sollte dies bei Vertragsabschluss sorgfältig geprüft werden.
Die Höhe der Vertragsstrafe hängt stark vom Vertragsinhalt und der Verwaltungsgesellschaft ab, beträgt jedoch in der Regel etwa ein bis drei Monatsmieten.
Bei seriösen Verwaltungsgesellschaften fallen bei Kündigung zum Vertragsende keine Vertragsstrafen an, und auch bei vorzeitiger Kündigung wird meist nur eine Vertragsstrafe in Höhe einer Monatsmiete fällig. Einige Verwaltungsgesellschaften legen jedoch hohe Vertragsstrafen fest, die beispielsweise sechs Monatsmieten oder die jährliche Verwaltungsgebühr betragen können.
Als Berechnungsgrundlage für die Vertragsstrafe werden beispielsweise die monatliche Verwaltungsgebühr für eine bestimmte Anzahl von Monaten, die Mieteinnahmen für eine bestimmte Anzahl von Monaten oder ein Prozentsatz der jährlichen Verwaltungsgebühr herangezogen. Achten Sie bei der Prüfung des Vertrags unbedingt auf diese Berechnungsgrundlagen und die konkreten Beträge.
Bei einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft können neben der Vertragsstrafe noch verschiedene weitere Kosten anfallen.Zu den wichtigsten Änderungskosten zählen die Anfangskosten für die neue Verwaltungsgesellschaft, verschiedene Bearbeitungsgebühren, Kosten für die Übergabe, die Erstellung und den Versand von Benachrichtigungen usw.
Bei Vertragsabschluss mit der neuen Verwaltungsgesellschaft können Vertragsbearbeitungsgebühren und die Hinterlegung einer Kaution anfallen. Außerdem fallen Kosten für die Erstellung und den Versand von Benachrichtigungen an die Mieter sowie für die Erstellung verschiedener Vertragsunterlagen an.
Darüber hinaus kann es im Zusammenhang mit dem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft erforderlich sein, die Feuerversicherung zu überprüfen und die Bürgschaftsgesellschaft zu wechseln, wodurch ebenfalls Kosten entstehen können.
Um die Kosten für den Wechsel der Verwaltungsgesellschaft zu senken, sind eine planmäßige Vorgehensweise und der richtige Zeitpunkt wichtig.
Am effektivsten ist es, den Wechsel zum Ablauf der Vertragslaufzeit vorzunehmen. Dadurch können Vertragsstrafen vollständig vermieden werden. Wenn Sie sechs Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit mit den Vorbereitungen beginnen, haben Sie genügend Zeit, um eine neue Verwaltungsgesellschaft auszuwählen.
Außerdem ist es wichtig, Angebote von mehreren Verwaltungsgesellschaften einzuholen und die Anfangskosten und Verwaltungsgebühren zu vergleichen.Einige Verwaltungsgesellschaften bieten möglicherweise Sonderaktionen an, bei denen die Anfangskosten entfallen, um einen Wechsel von anderen Unternehmen zu fördern.
Darüber hinaus kann es möglich sein, durch Verhandlungen mit der aktuellen Verwaltungsgesellschaft eine Reduzierung der Vertragsstrafe oder eine Ratenzahlung zu vereinbaren. Es ist wichtig, konstruktive Gespräche zu führen und dabei eine gute Beziehung aufrechtzuerhalten.
Kostenpunkt Marktpreis Entstehungsbedingungen Einsparungsmöglichkeiten
Vertragsstrafe 1–3 Monatsmieten Kündigung während der Vertragslaufzeit Wechsel bei Vertragsablauf
Anfängliche Kosten der neuen Verwaltungsgesellschaft 0–100.000 Yen Bei Abschluss eines neuen Vertrags Nutzung von Sonderangeboten
Verwaltungsgebühren 10.000–50.000 Yen Bei verschiedenen Formalitäten Verhandlung einer Pauschalzahlung
Kosten für die Erstellung von Mitteilungen 10.000–30.000 Yen Bei Benachrichtigung der Mieter Erstellung durch das Unternehmen
Kosten für den Versicherungswechsel 10.000–50.000 Yen Bei Änderung des Versicherungsvertrags Nutzung des bestehenden Vertrags
Übergabekosten 0–50.000 Yen Bei Übergabe der Aufgaben Detaillierte Vorbereitungen
Bei einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist die ordnungsgemäße Benachrichtigung der Mieter gesetzlich vorgeschrieben und für einen reibungslosen Übergang unerlässlich. Unvollständige oder fehlerhafte Benachrichtigungen können zu Problemen mit den Mietern führen.
Die Benachrichtigung der Mieter sollte ein bis zwei Monate vor dem Datum des Wechsels der Verwaltungsgesellschaft erfolgen. Insbesondere bei einer Änderung der Überweisungsadresse für die Miete ist den Mietern ausreichend Zeit einzuräumen, damit sie die Zahlung der Miete vorbereiten können.
Eine zu späte Benachrichtigung kann zu Verwirrung bei den Mietern führen und zu Fehlern bei der Überweisung der Miete sowie zu einer Zunahme von Anfragen führen. Eine zu frühe Benachrichtigung hingegen kann dazu führen, dass die Mieter den Inhalt der Benachrichtigung vergessen. Durch eine Benachrichtigung zum richtigen Zeitpunkt kann ein reibungsloser Übergang gewährleistet werden.
Die Benachrichtigung sollte vorzugsweise an einem Werktag während der Tageszeit verteilt oder per Post versandt werden, damit sie die Mieter sicher erhalten.
Es ist wichtig, dass die Benachrichtigung alle für die Mieter erforderlichen Informationen klar und präzise enthält.
Zu den obligatorischen Angaben gehören der Termin des Wechsels der Verwaltungsgesellschaft, der Grund für den Wechsel (kurz und prägnant), die Kontaktdaten der neuen Verwaltungsgesellschaft, die Änderung der Kontaktdaten, die Änderung der Bankverbindung für die Mietzahlung, die Änderung der Notfallkontaktdaten und andere wichtige Änderungen.
Die Kontaktdaten der neuen Verwaltungsgesellschaft umfassen den Firmennamen, die Anschrift, die Telefonnummer, die Faxnummer, die E-Mail-Adresse, die Geschäftszeiten und den Namen des Ansprechpartners. Insbesondere ist es wichtig, anzugeben, ob die Notfallkontaktdaten auch rund um die Uhr erreichbar sind.
Wenn sich die Bankverbindung für die Mietzahlung ändert, geben Sie bitte den neuen Banknamen, den Namen der Filiale, die Kontonummer und den Namen des Kontoinhabers genau an und klären Sie auch, wer die Überweisungsgebühren übernimmt.
Die Änderung der Bankverbindung für die Mietzahlung ist für Mieter eine der wichtigsten Änderungen. Um die Änderung reibungslos abzuwickeln, beachten Sie bitte die folgenden Punkte.
Es wird empfohlen, die neuen Überweisungsdaten mehrmals zu überprüfen, um Fehler zu vermeiden, und wenn möglich eine Kopie des Überweisungsbuchs beizufügen. Außerdem sollte das Datum des Inkrafttretens der Änderung klar angegeben und die Überweisungsdaten vor und nach dem Datum deutlich gekennzeichnet werden.
Mietern, die einen Dauerauftrag eingerichtet haben, sollte erklärt werden, dass eine Änderung bei ihrer Bank erforderlich ist, und sie sollten rechtzeitig über den erforderlichen Zeitaufwand informiert werden.
Es ist wichtig, klar anzugeben, ob die Überweisungsgebühren wie bisher übernommen werden oder ob sich etwas ändert, und im Falle einer Erhöhung der Kosten für die Mieter diese im Voraus zu erklären und deren Zustimmung einzuholen.
Nach der Bekanntgabe des Wechsels der Verwaltungsgesellschaft ist mit verschiedenen Fragen und Bedenken seitens der Mieter zu rechnen. Durch eine angemessene Reaktion können Sie die Bedenken der Mieter ausräumen und das Vertrauensverhältnis aufrechterhalten.
Häufige Fragen sind beispielsweise: „Warum wird die Verwaltungsgesellschaft gewechselt?“, „Ändern sich die Dienstleistungen?“, „Ändern sich die Miete und die Vertragsbedingungen?“, „Was passiert mit der Kaution?“ und „Ist im Notfall Hilfe verfügbar?“.
Es ist wichtig, Antworten auf diese Fragen im Voraus vorzubereiten und einheitliche Erklärungen zu geben. Insbesondere sollte klar kommuniziert werden, dass es keine für die Mieter nachteiligen Änderungen gibt und dass die Änderungen vielmehr der Verbesserung der Dienstleistungen dienen.
Während der Übergangsphase sollte die Kommunikation zwischen der alten und der neuen Verwaltungsgesellschaft koordiniert werden, damit die Mieter nicht verwirrt werden.
Mieter, die besonderer Rücksichtnahme bedürfen, wie ältere Menschen und Ausländer, erfordern eine besonders sorgfältige Erklärung und Betreuung.
Für ältere Menschen sollten die Mitteilungen in größerer Schrift verfasst und wichtige Stellen markiert werden. Bei Bedarf sollten auch telefonische Erklärungen oder die Benachrichtigung der Angehörigen in Betracht gezogen werden.
Für ausländische Mieter werden die Mitteilungen nach Möglichkeit in ihrer Muttersprache verfasst oder in leicht verständlichem Japanisch erklärt. Um Missverständnisse aufgrund kultureller Unterschiede zu vermeiden, ist es wichtig, detaillierte Erklärungen zu geben.
Mitteilungsinhalt Inhalt der Mitteilung Zu beachtende Punkte
Änderungsdatum Konkretes Datum Sicherstellung einer ausreichenden Vorbereitungszeit
Informationen zur neuen Verwaltungsgesellschaft Name, Kontaktdaten, Geschäftszeiten Genaue Angabe der Informationen
Änderung der Überweisungsdaten Bankname, Kontonummer, Kontoinhaber Mehrfache Überprüfung
Notfallkontakt 24-Stunden-Erreichbarkeit Klare Angabe der Erreichbarkeitszeiten
Vertragsbedingungen Änderungen Beseitigung von Unsicherheiten der Mieter
Ansprechpartner Kontaktdaten und Erreichbarkeitszeiten Einrichtung eines Systems für schnelle Antworten
Bei der Erwägung eines Wechsels der Verwaltungsgesellschaft ist es wichtig, die Vor- und Nachteile objektiv zu bewerten und eine umfassende Entscheidung zu treffen. Durch die vorherige Ermittlung der zu erwartenden Vorteile und der möglichen Risiken können Sie eine bessere Entscheidung treffen.
Einer der unmittelbarsten Vorteile eines Wechsels der Verwaltungsgesellschaft ist die Reduzierung der Verwaltungskosten. Wenn die Gebühren Ihrer derzeitigen Verwaltungsgesellschaft über dem Marktpreis liegen, können Sie durch einen Wechsel zu einer Verwaltungsgesellschaft mit angemessenen Gebühren jährlich mehrere hunderttausend bis mehrere Millionen Yen einsparen.
Wenn beispielsweise die Verwaltungsgebühr für eine Immobilie mit einer Monatsmiete von 500.000 Yen von 8 % auf 4 % sinkt, ergibt sich eine jährliche Einsparung von 240.000 Yen.Selbst unter Berücksichtigung der anfänglichen Kosten für den Wechsel ist diese Einsparung langfristig ein großer Vorteil.
Allerdings ist es wichtig, nicht nur auf niedrige Verwaltungskosten zu achten, sondern auch das Verhältnis zu den angebotenen Leistungen zu berücksichtigen.
Durch den Wechsel zu einer kompetenten Verwaltungsgesellschaft können Sie eine Verbesserung der Verwaltungsdienstleistungen erwarten. Konkret sind dies beispielsweise eine schnellere Bearbeitung von Anfragen der Mieter, regelmäßige Objektbegehungen, angemessene Vorschläge für Reparaturen und detaillierte Einnahmen- und Ausgabenberichte.
Eine hochwertige Verwaltung führt zu einer höheren Zufriedenheit der Mieter, was wiederum zu einer geringeren Fluktuationsrate und einer längeren Verweildauer der Mieter führt. Durch die angemessene Instandhaltung der Immobilien kann außerdem eine Werterhaltung erwartet werden.
Durch den Wechsel zu einer Verwaltungsgesellschaft mit hoher Kundenakquise können Sie eine Verkürzung der Leerstandszeiten und eine Verbesserung der Auslastung erwarten. Durch eine effektive Werbestrategie, eine angemessene Mietpreisgestaltung und eine hochwertige Betreuung bei Besichtigungen können Sie das Leerstandsrisiko verringern.
Darüber hinaus kennen gute Verwaltungsgesellschaften die Marktentwicklung genau und können zum richtigen Zeitpunkt Vorschläge zur Mietanpassung oder zur Wertsteigerung durch Renovierungsmaßnahmen unterbreiten.
Durch den Aufbau einer neuen Beziehung zur Verwaltungsgesellschaft verbessert sich die Kommunikation mit den Eigentümern. Dank regelmäßiger Berichte, schneller Kommunikation und transparenter Informationsweitergabe können Sie die Vermietung beruhigt in die Hände der Verwaltungsgesellschaft legen.
Der Wechsel einer Verwaltungsgesellschaft ist mit erheblichem Aufwand und Zeitaufwand verbunden. Es fallen zahlreiche Aufgaben an, wie die Auswahl einer neuen Verwaltungsgesellschaft, die Prüfung der Verträge, die Übergabe und die Benachrichtigung der Mieter.
Insbesondere wenn Sie mehrere Immobilien besitzen oder viele Mieter haben, ist der Verwaltungsaufwand sehr hoch. Außerdem müssen während der Übergangsphase beide Verwaltungsgesellschaften koordiniert werden, was für den Eigentümer eine vorübergehende zusätzliche Belastung darstellt.
Während der Umstellung auf eine neue Verwaltungsgesellschaft kann es zu vorübergehenden Unruhen kommen. Dazu gehören beispielsweise eine Zunahme der Anfragen von Mietern, Fehler bei der Überweisung der Miete oder Verzögerungen bei der Bearbeitung von Notfällen.
Außerdem besteht das Risiko, dass wichtige Informationen verloren gehen oder Probleme mit Mietern auftreten, wenn die Übergabe nicht ordnungsgemäß erfolgt. Um diese Risiken zu minimieren, sind sorgfältige Vorbereitungen und Planungen erforderlich.
Bei einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft fallen Vertragsstrafen und verschiedene Bearbeitungsgebühren an. Insbesondere bei einem Wechsel während der Vertragslaufzeit können hohe Vertragsstrafen anfallen.
Außerdem müssen die anfänglichen Kosten für den Vertrag mit der neuen Verwaltungsgesellschaft, verschiedene Bearbeitungsgebühren und die Kosten für die Erstellung von Mitteilungen berücksichtigt werden. Diese Kosten müssen sorgfältig kalkuliert werden, damit sie die Vorteile des Wechsels nicht übersteigen.
Es besteht das Risiko, dass die neue Verwaltungsgesellschaft nicht die erwarteten Ergebnisse erzielt. Auch wenn sie bei Vorabuntersuchungen und Gesprächen einen guten Eindruck hinterlässt, kann sie in der Praxis hinter den Erwartungen zurückbleiben.
Um dieses Risiko zu minimieren, ist es wichtig, bei der Auswahl der Verwaltungsgesellschaft gründliche Untersuchungen durchzuführen und ihre Leistungen und ihren Ruf sorgfältig zu prüfen. Außerdem ist es sinnvoll, bei Vertragsabschluss klare Leistungsindikatoren festzulegen und ein System für regelmäßige Bewertungen einzurichten.
Punkt Vorteile Nachteile
Kosten Reduzierung der Verwaltungsgebühren Entstehung von Änderungskosten und Vertragsstrafen
Servicequalität Schnellere Reaktion und Verbesserung der Qualität Risiko einer vorübergehenden Verschlechterung der Servicequalität
Maßnahmen gegen Leerstand Verbesserung der Kundenakquise und Verringerung der Leerstände Verzögerungen während der Übergangsphase
Kommunikation Verbesserte Berichterstattung und Transparenz Zeitaufwand für den Aufbau einer Beziehung zum neuen Ansprechpartner
Verfahren Möglichkeit zur Überprüfung der Vertragsbedingungen Komplexe Verfahren und Zeitaufwand
Risikomanagement Verbesserung des Managementsystems Risiko, dass die neue Verwaltungsgesellschaft nicht über ausreichende Kompetenzen verfügt
Die Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft für Mietobjekte ist eine wichtige Entscheidung, die über den Erfolg der Vermietung entscheidet. Durch die Festlegung geeigneter Auswahlkriterien und den sorgfältigen Vergleich mehrerer Kandidaten können Sie einen Partner finden, mit dem Sie langfristig zufrieden sein werden.
Der erste Schritt bei der Auswahl einer Verwaltungsgesellschaft ist die Überprüfung ihrer Verwaltungserfahrung. Untersuchen Sie detailliert die Anzahl der verwalteten Objekte, die Dauer der Verwaltung, die Erfahrungen in der Region und die Erfahrungen mit ähnlichen Objekten.
Besonders wichtig ist die Verwaltungserfahrung in derselben Region, in der sich die Immobilie befindet. Eine Verwaltungsgesellschaft, die den lokalen Mietmarkt gut kennt, kann angemessene Mietpreise festlegen, effektiv Mieter werben und Verwaltungsmethoden anbieten, die den regionalen Besonderheiten entsprechen.
Außerdem ist eine angemessene Anzahl von verwalteten Objekten ideal, die weder zu groß noch zu klein ist. Eine Gesellschaft mit zu vielen Objekten kann möglicherweise nicht alle einzelnen Objekte ausreichend betreuen, während eine Gesellschaft mit zu wenigen Objekten möglicherweise nicht über ausreichende Erfahrung und Know-how verfügt.
Bei den Verwaltungskosten ist es wichtig, nicht nur auf den Preis zu achten, sondern auch auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir prüfen umfassend die Höhe der Verwaltungsgebühren, die Übereinstimmung mit den angebotenen Leistungen, das Vorhandensein zusätzlicher Kosten und die Zahlungsbedingungen.
Die üblichen Verwaltungsgebühren liegen zwischen 3 % und 5 % der Miete, aber der angemessene Satz hängt von den angebotenen Leistungen ab. Manchmal werden zwar niedrige Gebühren angeboten, aber viele Leistungen sind tatsächlich extra zu bezahlen, daher ist es wichtig, den Vertrag genau zu prüfen.
Außerdem ist es wichtig, zusätzliche Kosten wie Anfangsgebühren, Verlängerungsgebühren, Werbekosten und Reparaturkosten im Voraus zu überprüfen und die Gesamtkosten zu vergleichen.
Die von der Verwaltungsgesellschaft angebotenen Dienstleistungen werden konkret und detailliert bewertet. Dabei werden die Vorgehensweise und die Qualität der einzelnen Dienstleistungen wie die Suche nach Mietern, die Mietinkasso, die Bearbeitung von Beschwerden, die Organisation von Reparaturen, regelmäßige Rundgänge und die Erstellung von Einnahmen- und Ausgabenberichten überprüft.
Besonders wichtig sind die Methoden zur Mietersuche und die bisherigen Erfolge. Überprüfen Sie konkret, wie Internetwerbung genutzt wird, wie viele Partnerimmobilienagenturen es gibt, wie die Besichtigungen ablaufen und wie hoch die Abschlussquote ist. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, ob ein 24-Stunden-Notdienst zur Verfügung steht.
Überprüfen Sie anhand von Musterberichten, ob die Einnahmen- und Ausgabenberichte alle erforderlichen Informationen enthalten und in einem leicht verständlichen Format erstellt sind.
Die Fachkenntnisse und Kompetenzen der Ansprechpartner der Verwaltungsgesellschaft stehen in direktem Zusammenhang mit der Qualität der täglichen Verwaltungsaufgaben. Wir bewerten umfassend den Umgang beim ersten Gespräch, die Genauigkeit der Antworten auf Fragen, die Konkretheit der Vorschläge und die Kommunikationsfähigkeit.
Kompetente Ansprechpartner verstehen die Besonderheiten der Immobilie und können konkrete Vorschläge unter Berücksichtigung der Marktentwicklung unterbreiten. Außerdem ist es wichtig, dass sie die Wünsche des Eigentümers genau verstehen und zum richtigen Zeitpunkt berichten und beraten können.
Wir überprüfen auch die Berufserfahrung, Qualifikationen und bisherigen Leistungen der Ansprechpartner, um zu beurteilen, ob sie vertrauenswürdige Partner sind.
Die solide Finanzlage der Verwaltungsgesellschaft ist ein wichtiger Faktor für die Aufrechterhaltung langfristiger Geschäftsbeziehungen. Wir überprüfen grundlegende Informationen wie das Gründungsjahr, das Kapital, den Umsatz und die Anzahl der Mitarbeiter.
Besonders wichtig ist das Verwaltungssystem für Kautionen und Sicherheitsleistungen. Es muss überprüft werden, ob diese Gelder ordnungsgemäß getrennt verwaltet werden und ob für den Notfall Sicherungsmaßnahmen getroffen wurden.
Weitere Bewertungskriterien sind die Mitgliedschaft in Branchenverbänden, der Abschluss von Versicherungen und das Compliance-System.
Die Bekämpfung von Leerständen ist ein wichtiger Faktor bei der Vermietung, daher muss die Fähigkeit der Verwaltungsgesellschaft, Mieter zu finden, sorgfältig bewertet werden.Überprüfen Sie konkrete Daten wie die bisherigen Vertragsabschlüsse, die durchschnittliche Leerstandsdauer und die Auslastung.
Überprüfen Sie auch die Methoden der Mietersuche im Detail. Bewerten Sie die Präsenz auf großen Portalen, die Qualität der eigenen Website, die Nutzung sozialer Medien und die Zusammenarbeit mit Partnerimmobilienunternehmen.
Weitere wichtige Bewertungskriterien sind die fotografischen Fähigkeiten, um die Attraktivität der Immobilie optimal zu präsentieren, die Fähigkeit, Beschreibungen zu verfassen, und die Fähigkeiten bei der Besichtigung.
Im Bereich der Mietverwaltung hat das Notfallmanagement einen großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mieter. Überprüfen Sie detailliert, ob ein 24-Stunden-Service angeboten wird, welche Notfälle abgedeckt sind, wie lange die Reaktionszeit ist und wie die Kommunikationswege aussehen.
Überprüfen Sie, welche Abläufe für allgemeine Notfälle wie Wasserlecks, Stromausfälle, verlorene Schlüssel und defekte Geräte festgelegt sind. Wichtig sind auch die Zusammenarbeit mit Dienstleistern und die Klärung der Kostenübernahme.
Die Qualität der Notfallmaßnahmen wirkt sich direkt auf das Sicherheitsgefühl und die Zufriedenheit der Mieter aus und kann somit zu einer längeren Verweildauer der Mieter beitragen.
Auswahlkriterien Zu prüfende Punkte Bewertungskriterien
Verwaltungserfahrung Anzahl der verwalteten Objekte, Anzahl der Jahre in der Branche, Erfahrung in der Region Angemessene Größe und umfangreiche Erfahrung
Verwaltungskosten Provisionssätze, zusätzliche Kosten, Zahlungsbedingungen Angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis
Leistungsumfang Werbemaßnahmen, Dienstleistungen, Berichtswesen Konkrete und umfassende Leistungen
Ansprechpartner Fachwissen, Reaktionsfähigkeit, Erfahrung Zuverlässige Mitarbeiter
Finanzlage Unternehmensgröße, Finanzmanagement, Versicherungen Solide und stabile Geschäftsführung
Vermietungsfähigkeit Vertragsabschlüsse, Werbemethoden, Partner Hohe Kundenakquise und Vertragsabschlussquote
Notfallmaßnahmen 24-Stunden-Service, Leistungsumfang, Kontaktdaten Schnelles und zuverlässiges Reaktionssystem
Der Wechsel der Vermietungsagentur ist mit den entsprechenden Kenntnissen und Vorbereitungen keineswegs ein schwieriger Vorgang. Mit den in diesem Artikel erläuterten Schritten und Hinweisen können Sie Ihren Wechsel planmäßig durchführen und so eine bessere Vermietung Ihrer Immobilie erreichen.
Für einen erfolgreichen Wechsel der Vermietungsagentur sind die folgenden Punkte wichtig.
Gründliche Vorbereitungen sind von größter Bedeutung. Die Überprüfung der aktuellen Vertragsbedingungen, die Klärung der Gründe für den Wechsel und die Festlegung von Kriterien für die Auswahl der neuen Verwaltungsgesellschaft sind wichtige Schritte, die mit ausreichend Vorlaufzeit durchgeführt werden sollten.
Durch den Vergleich mehrerer Kandidaten können Sie die für Sie am besten geeignete Verwaltungsgesellschaft auswählen. Dabei ist es wichtig, nicht nur die Verwaltungskosten, sondern auch die Dienstleistungen, die Erfolgsbilanz und die Qualität der Ansprechpartner zu bewerten und eine langfristige Entscheidung zu treffen.
Durch eine reibungslose Kommunikation können Sie gute Beziehungen zu Ihrer alten und neuen Verwaltungsgesellschaft aufrechterhalten und einen reibungslosen Übergang gewährleisten. Insbesondere durch eine sorgfältige Aufklärung und Betreuung der Mieter können Sie das Vertrauensverhältnis aufrechterhalten.
Durch einen Wechsel zum richtigen Zeitpunkt können Sie unnötige Kosten wie Vertragsstrafen vermeiden. Wählen Sie einen strategisch günstigen Zeitpunkt für den Wechsel, z. B. zum Ablauf der Vertragslaufzeit oder außerhalb der Hochsaison.
Der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft sollte nicht nur zur kurzfristigen Kostensenkung, sondern auch zur langfristigen Verbesserung der Vermietung erfolgen. Durch die Zusammenarbeit mit einer kompetenten Verwaltungsgesellschaft können Sie eine Verbesserung der Leerstandsquote, eine Steigerung der Zufriedenheit der Mieter sowie die Erhaltung und Steigerung des Immobilienwerts erwarten.
Da die Beziehung zur Verwaltungsgesellschaft über einen langen Zeitraum besteht, ist es wichtig, einen vertrauenswürdigen Partner auszuwählen. Scheuen Sie keine vorübergehenden Kosten und Mühen und wählen Sie eine Verwaltungsgesellschaft, der Sie auch in Zukunft vertrauen können.
Wenn Sie einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen, empfehlen wir Ihnen, die folgenden Schritte zu befolgen.
INA&Associates Co., Ltd. berät Sie gerne bei der Änderung Ihrer Mietverwaltungsgesellschaft. Mit unserer umfangreichen Erfahrung und unserem Fachwissen unterstützen wir Sie beim erfolgreichen Vermietungsmanagement. Wenn Sie einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen, wenden Sie sich bitte an uns.
Durch die Zusammenarbeit mit einer geeigneten Verwaltungsgesellschaft können Sie ein rentableres Vermietungsmanagement realisieren und den Wert Ihrer Immobilie maximieren.
Q1: Wie lange dauert der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft?
A1: Der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft dauert in der Regel zwei bis vier Monate. Der konkrete Zeitplan sieht wie folgt aus: Zwei bis vier Wochen für die Auswahl der neuen Verwaltungsgesellschaft, ein bis drei Monate (je nach Vertrag) für die Kündigung des Vertrags mit der aktuellen Verwaltungsgesellschaft und zwei bis vier Wochen für die Übergabe.
Bei einem Wechsel zum Ablauf der Vertragslaufzeit können Sie Vertragsstrafen vermeiden und den Wechsel besser planen. Mit einem großzügigen Zeitplan können Sie Probleme vermeiden und einen reibungslosen Übergang gewährleisten.
A2: Die Zustimmung der Mieter zum Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist rechtlich nicht erforderlich. Der Wechsel der Verwaltungsgesellschaft kann als unternehmerische Entscheidung des Eigentümers erfolgen.
Es ist jedoch wichtig, die Mieter im Voraus zu informieren und ihnen die Änderungen sorgfältig zu erklären.Insbesondere Änderungen der Mietzahlungsadresse und der Notfallkontaktdaten wirken sich direkt auf das Leben der Mieter aus und müssen daher mit ausreichender Vorlaufzeit angekündigt werden.
Um gute Beziehungen zu den Mietern aufrechtzuerhalten, ist es sinnvoll, die Gründe für die Änderung kurz zu erläutern und darauf hinzuweisen, dass die Änderung der Verbesserung der Dienstleistungen dient.
A3: Der Vertrag mit der Bürgschaftsgesellschaft kann von einem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft betroffen sein.Wenn die Verwaltungsgesellschaft als Ansprechpartner für die Bürgschaftsgesellschaft fungiert, muss der Bürgschaftsvertrag möglicherweise überarbeitet werden.
Wenn die neue Verwaltungsgesellschaft mit derselben Bürgschaftsgesellschaft zusammenarbeitet, kann der Vertrag fortgesetzt werden. Wenn jedoch eine andere Bürgschaftsgesellschaft beauftragt wird, muss der Bürgschaftsvertrag geändert oder ein neuer Vertrag abgeschlossen werden.
Es ist wichtig, diesen Punkt bei der Prüfung eines Wechsels der Verwaltungsgesellschaft mit der neuen Verwaltungsgesellschaft zu klären und zu überlegen, wie die Auswirkungen auf die Mieter so gering wie möglich gehalten werden können.
A4: Bei Problemen nach dem Wechsel der Verwaltungsgesellschaft ist eine rasche und besonnene Reaktion wichtig.
Zunächst sollten Sie den Inhalt und die Ursache des Problems genau ermitteln und die neue Verwaltungsgesellschaft um konkrete Verbesserungen bitten. Vergleichen Sie die bei Vertragsabschluss festgelegten Leistungsindikatoren und Aufgabenbereiche und fordern Sie bei Vertragsverletzungen offiziell Verbesserungen.
Wenn keine Verbesserungen zu erkennen sind, sollte eine Kündigung des Vertrags in Betracht gezogen werden. Da ein erneuter Wechsel der Verwaltungsgesellschaft jedoch mit einem erheblichen Aufwand verbunden ist, ist eine sorgfältige Auswahl im Vorfeld von größter Bedeutung.
Um Probleme von vornherein zu vermeiden, ist es sinnvoll, bei Vertragsabschluss klare Leistungsinhalte und Leistungsindikatoren festzulegen und ein System für regelmäßige Bewertungen einzurichten.
A5: Um die Kosten für einen Wechsel der Verwaltungsgesellschaft zu senken, sind eine planmäßige Vorgehensweise und der richtige Zeitpunkt wichtig.
Am effektivsten ist es, den Wechsel zum Ablauf der Vertragslaufzeit vorzunehmen, um Vertragsstrafen zu vermeiden. Außerdem ist es wichtig, Angebote von mehreren Verwaltungsgesellschaften einzuholen und die Anfangskosten und Verwaltungsgebühren zu vergleichen.
Einige Verwaltungsgesellschaften bieten zur Förderung des Wechsels von anderen Unternehmen eine Kampagne mit kostenlosen Anfangskosten an. In einigen Fällen ist es auch möglich, durch Verhandlungen mit der aktuellen Verwaltungsgesellschaft eine Reduzierung der Vertragsstrafe oder eine Ratenzahlung zu vereinbaren.
Darüber hinaus können Sie die Kosten für die Beauftragung externer Dienstleister reduzieren, indem Sie die Erstellung von Mitteilungen an die Mieter und verschiedene Formalitäten selbst übernehmen.