Die Verbesserung des Vermietungsgrads von Immobilien ist eines der wichtigsten Themen für Eigentümer von Mietobjekten im Großraum Tokio. Selbst im Großraum Tokio, wo der Bevölkerungszuzug anhält, besteht immer die Gefahr von Leerständen aufgrund des zunehmenden Neuangebots und der Diversifizierung der Bedürfnisse. Eine Lösung für dieses Problem ist der Einsatz von Verwaltungsgesellschaften, die sowohl Verwaltungs- als auch Vermittlungsdienste anbieten. Wenn die Verwaltung einer Immobilie einem Unternehmen anvertraut wird, das sowohl über Verwaltungs- als auch über Maklerfähigkeiten verfügt, sind Synergieeffekte zu erwarten, z. B. kürzere Leerstandszeiten, stabilere Mieteinnahmen und eine höhere Mieterzufriedenheit. In diesem Artikel werden die konkreten Vorteile anhand von Beispielen und Daten erläutert. Schließlich wird erläutert, warum die Wahl eines Verwaltungsunternehmens, das auch als Makler fungieren kann, zu einer langfristigen Stabilität der Vermietungsquote und der Einnahmen führt.
Bei einer Trennung von Verwaltungsgesellschaft und Maklerbüro werden die Verwaltung der Immobilie (Mietkontrolle, Instandhaltung der Ausstattung usw.) und die Anwerbung von Mietern (Werbung, Besichtigungskorrespondenz usw.) von getrenntem Personal und Unternehmen durchgeführt. Beim integrierten Verwaltungs- und Maklersystem hingegen fungiert ein Unternehmen als Vertreter des Eigentümers und kümmert sich um alles, von der Mietersuche bis zur Verwaltung nach Vertragsabschluss. Dies schafft folgende Synergien und führt direkt zu höheren Vermietungsquoten
Deutlich kürzere Leerstandszeiten: Da das kombinierte Verwaltungs- und Maklerunternehmen bei einem Leerstand sofort selbst mit der Mietersuche beginnen kann, lässt sich der Zeitraum zwischen dem Beginn der Suche und der Vertragsunterzeichnung drastisch verk ürzen. Nach den Daten aus dem Jahr 2023 beträgt beispielsweise die durchschnittliche Anwerbungszeit in den 23 Bezirken Tokios etwa 4,55 Monate (ca. 135 Tage), während in unserer Fallstudie der Vertrag im Durchschnitt nach etwa einem Monat abgeschlossen wurde. Dieser Unterschied entspricht einer Differenz von mehr als drei Monaten in Bezug auf die Mieteinnahmen, was für die Eigentümer einen großen Vorteil darstellt. Wenn ein Zimmer mit einer Monatsmiete von 50.000 Yen vier bis fünf Monate lang leer steht, entgehen dem Eigentümer etwa 300.000 Yen an Mieteinnahmen, und wenn die Werbekosten (AD) für die Anwerbung ebenfalls steigen, könnte der gesamte Opportunitätsverlust 400.000 bis 500.000 Yen betragen.Wenn die Leerstandszeit auf ein oder zwei Monate begrenzt wird, indemdas Objekt einer integrierten Verwaltungsgesellschaft anvertrautwird,könnendiese Verluste vermieden und die Mieteinnahmen aufrechterhaltenwerden.
Beibehaltung angemessener Mieten und stabiler Einnahmen: In integrierten Verwaltungs- und Maklerunternehmen ist das Vermietungspersonal mit den Markttrends vertraut und kennt die Attraktivität der Immobilie und die wettbewerbsfähigen Mieten, so dass es angemessene Mieten festlegen und flexible Einstellungsstrategien umsetzen kann. Bei anhaltendem Leerstand müssen Mietsenkungen in Betracht gezogen werden, aber mit einer integrierten Verwaltung können Mieter schnell gewonnen werden, so dass es leichter ist, Verträge zu angemessenen Mieten abzuschließen und gleichzeitig leichte Mietsenkungen zu vermeiden. Auf diese Weise kann das Mietniveau gehalten werden, ohne dass die Flächenrendite verloren geht, was zu einer langfristigen Gewinnstabilität führt. Durch den Informationsaustausch zwischen der Makler- und der Verwaltungsabteilung ist es außerdem möglich, proaktiv vorzugehen und beispielsweise den nächsten Mieter schon vor dem Eingang der Kündigung zu finden. Die Minimierung der Leerstandszeiten erhöht die jährliche Belegungsrate und verringert die Schwankungen bei den Mieteinnahmen, wodurch der Cashflow stabilisiert wird.
Bessere Mieterzufriedenheit: Durch die Verwaltung und Vermittlung durch ein einziges Unternehmen ist es möglich, einen einheitlichen Service von der Vorvermietung bis zur Nachvermietung zu bieten. Ein und dasselbe Unternehmen ist für alles zuständig, von der Beratung bei der Mietersuche über die Vertragsabwicklung bis hin zur Nachbetreuung nach dem Einzug, so dass die Mieter einen einzigen Ansprechpartner haben und sich sicherer fühlen. Die sorgfältige Betreuung der Mietinteressenten wird nach Vertragsabschluss nahtlos an die Verwaltung weitergegeben, wodurch Unstimmigkeiten und Probleme wie "es ist nicht das, was mir gesagt wurde" vermieden werden. Darüber hinaus ist es für die Verwaltungsgesellschaft einfacher, auf Beschwerden und Wünsche der Mieter schnell zu reagieren, was zu einer höheren Mieterzufriedenheit führt. Mieter mit einer hohen Zufriedenheit neigen dazu, länger in der Immobilie zu bleiben, und eine niedrigere Auszugsquote (längere Mietdauer) verschafft dem Eigentümer stabile Mieteinnahmen. Diese Verbesserung der Mieterloyalität ist ein weiterer Vorteil der integrierten Verwaltung und Maklertätigkeit.
Wie oben beschrieben, entsteht durch die Stärkung der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Makler ein positiver Kreislauf aus kürzeren Leerstandszeiten, Mietpreisbindung und Mieterbindung, der unmittelbar zu einer höheren Auslastung der Immobilie führt.
Die Nachfrage auf dem Mietmarkt in Tokio und anderen Großstädten ist hoch, und die durchschnittliche Vermietungsquote liegt im Allgemeinen bei 95 % und ist damit eine der höchsten im Land. Doch selbst in solchen städtischen Gebieten können Unterschiede in den Belegungsraten durch unterschiedliche Verwaltungsmethoden verursacht werden. Unternehmen, die Verwaltung und Vermittlung integrieren, erzielen häufig höhere Belegungs- und Vermietungsquoten als andere.
Nach den Erhebungsdaten eines Verbandes der Immobilienbranche ist beispielsweise die Belegungsrate bei Immobilien, die en bloc (untervermietet) vermietet werden, um etwa 3 % höher als bei Objekten, für die reguläre Verwaltungsverträge abgeschlossen werden. Im Großraum Tokio liegt die durchschnittliche Vermietungsquote bei ausgelagerten Verwaltungsverträgen bei 94,4 %, während die Quote bei untervermieteten Objekten mit 97,3 % extrem hoch ist, was darauf hindeutet, dass das Objekt praktisch fast vollständig belegt ist. Bei der Untervermietung handelt es sich um ein Modell, bei dem die Verwaltungsgesellschaft die Immobilie anmietet und untervermietet, das jedoch insofern viele Gemeinsamkeiten mit dem integrierten Verwaltungs- und Maklergeschäft aufweist, als die Verwaltungsgesellschaft selbst für die Suche nach Kunden zuständig ist, was das Risiko von Leerständen sehr wirksam verringert.
Darüber hinaus kanneine Verwaltungsgesellschaft mit eigener Maklerabteilung den Immobilieneigentümern realistischere Informationen und Verbesserungsvorschläge unterb reiten. Wenn zum Beispiel ein Leerstand auftritt, gibt INA&Associates dem Eigentümer umgehend Rückmeldung über die Leerstandssituation konkurrierender Objekte in der Umgebung, den Marktmietpreis und das Feedback von Besuchern und ergreift geeignete Maßnahmen wie die Überprüfung der Leerstandsbedingungen und Renovierungsvorschläge. Infolgedessen werden in vielen Fällen auch in älteren Objekten hohe Vermietungsquoten aufrechterhalten. Im Großraum Tokio nimmt die Zahl der erfolgreichen Fälle, in denen durch diese Art von sorgfältigem Management und integriertem Betrieb hohe Vermietungsquoten erreicht wurden, von Jahr zu Jahr zu.
Die oben genannten Beispiele zeigen, dass die Übertragung der Verwaltung an ein Unternehmen, das als integriertes Verwaltungs- und Maklerunternehmen tätig ist, direkt mit einer äußerst wettbewerbsfähigen und stabilen Verwaltung im Großraum Tokio verbunden ist. Der Unterschied in den Belegungsraten zeigt sich auch im Vergleich mit anderen Unternehmen und macht das Unternehmen zu einem verlässlichen Partner für die Eigentümer.
In den letzten Jahren hat die Einführung digitaler Technologien wie CRM (Customer Relationship Management System) und DX für Vorbesichtigungen die Aufmerksamkeit auf sich gezogen, da sie eine Möglichkeit darstellen, die Stärken der integrierten Verwaltung und Vermittlung weiter auszubauen. Führende Verwaltungsgesellschaften nutzen die Technologie, um die betriebliche Effizienz und die Belegungsrate zu verbessern und die Einnahmen zu maximieren.
◎ E insatz von CRM (Customer Relationship Management): Die Einführung von CRM-Systemen für die Immobilienwirtschaft ermöglicht die zentrale Verwaltung von Informationen über Mietinteressenten (Leads) und bestehende Mieter sowie die Bereitstellung geeigneter Folgeverkäufe und Dienstleistungen. Konkret werden die Attribute, die gewünschten Konditionen und die bisherige Reaktionsgeschichte von Mietinteressenten, die eine Anfrage gestellt haben, im CRM-System gespeichert und allen zuständigen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Dies ermöglicht eine "schnellere Erstbeantwortung von Anfragen" und eine "Vertrauensbildung durch konsistente Antworten", was zu höheren Abschlussquoten führt. In der Tat setzen immer mehr Unternehmen der Immobilienbranche CRM zur effizienten Kundenverwaltung ein, um die Vertragsabschlussquote entsprechend der steigenden Zahl von Anfragen über das Internet zu erhöhen. So hat beispielsweise eine Verwaltungsgesellschaft CRM eingeführt, um die Reaktionszeit auf E-Mails und Telefonanrufe drastisch zu verkürzen, und hebt sich durch schnelle Angebote von anderen Immobilienunternehmen ab. Infolgedessen hat sich die Umwandlungsrate von Besichtigungen in Verträge (Rendite) erhöht, was die Leerstandszeiten verkürzt und die Mieteinnahmen erhöht. CRM ist auch im Umgang mit bestehenden Mietern wirksam. Durch die Aufzeichnung und Analyse der Historie der Antworten auf Mieteranfragen und -beschwerden verbessert es die Servicequalität und trägt zu einer höheren Kundenzufriedenheit bei. Eine höhere Zufriedenheit führt auch zu höheren Verlängerungsraten, was wiederum zu einer langfristigen Maximierung der Einnahmen beiträgt.
◎ E inführung der digitalen Besichtigung DX: Um die Leerstandszeiten zu verkürzen und die Abschlussquoten zu erhöhen, ist es auch wichtig, den Besichtigungsprozess effizienter und ausgefeilter zu gestalten. In den letzten Jahren haben viele Verwaltungsgesellschaften und Makler digitale Technologien wie VR-Vorschauen und Online-Vorschauen eingeführt, die es Mietinteressenten ermöglichen, 360-Grad-Bilder der Innenausstattung einer Immobilie online und bequem von zu Hause aus zu betrachten, selbst wenn sie weit weg sind. Die Online-Vorschau hingegen ist eine Methode, bei der eine verantwortliche Person eine Live-Besichtigung der Immobilie vom Standort aus per Videoanruf usw. in Echtzeit vermittelt. Diese Vorbesichtigungen verringern die zeitlichen und geografischen Zwänge erheblich. So ist es beispielsweise nicht mehr erforderlich, eine Immobilie während der Woche zu besichtigen, und vielbeschäftigte Berufstätige und Personen, die einen Umzug aus entlegenen Gebieten planen, können problemlos mehrere Immobilien besichtigen und vergleichen. In der Fallstudie von SUUMO hat die Einführung von VR-Inhalten die Fähigkeit, Kunden anzusprechen, erheblich verbessert und mehr potenzielle Besucher angezogen. Die steigende Zahl der Betrachter wird wahrscheinlich zu einer höheren Zahl von Vertragsabschlüssen führen und damit den Prozess der Abwicklung von Leerständen beschleunigen. Die Verbreitung von Online-Vorschauen nimmt ebenfalls von Jahr zu Jahr zu. Laut einer Umfrage des Recruit Housing Research Institute erreichte der Anteil der Mietvertragspartner im Großraum Tokio, die Erfahrungen mit Online-Vorschauen gemacht haben, im GJ2021 27,5 %, was einem Anstieg von etwa 8 Prozentpunkten gegenüber dem Vorjahr entspricht. Insbesondere überstieg der Anteil derjenigen, die sich ausschließlich aufgrund einer Online-Vorschau für einen Vertragsabschluss entschieden haben, 20 %, was darauf hindeutet, dass digitale Vorschauen nach der Corona-Katastrophe schnell alltäglich geworden sind. Verwaltungsgesellschaften, die auf diesen Trend reagieren, verkürzen gleichzeitig die Leerstandszeiten und verbessern die Kundenzufriedenheit, indem sie VR-Besichtigungsvideos von Immobilien produzieren und Fernberatungssysteme wie Zoom entwickeln. Die DX-Vorschau steigert nicht nur die Effizienz, sondern der Komfort, jederzeit und überall eine Vorschau einer Immobilie ansehen zu können, verbessert die Erfahrung bei der Immobiliensuche für potenzielle Mieter und ist ein Faktor, der das Unternehmen von anderen Immobilien unterscheidet. Infolgedessen ist zu erwarten, dass das System die Einnahmen durch frühzeitige Vertragsabschlüsse, höhere Belegungsraten und geringere Werbekosten maximiert.
Wie oben beschrieben, sind die Aufwertung des Kundenmanagements durch CRM und dieVerwendung von DX für die Besichtigung von Vorschauen Maßnahmen, die die Vorteile einer integrierten Verwaltung und Maklertätigkeit weiter steigern. Eine Verwaltungsgesellschaft, die diese Maßnahmen aktiv umsetzt, optimiert komplexe Rekrutierungs- und Verwaltungsaufgaben, die der Eigentümer nicht selbst erledigen kann, mit Hilfe digitaler Technologie und maximiert das Ertragspotenzial der Immobilie.
Auf dem großstädtischen Vermietungsmarkt, wo sich das Geschäftsumfeld verändert und der Wettbewerb verschärft, ist die Zusammenarbeit zwischen "Verwaltung" und "Makler" für eine stabile Verwaltung mit Vollvermietung unerlässlich. Wenn Sie die Verwaltung Ihrer Immobilie einer Verwaltungsgesellschaft anvertrauen, die in der Lage ist, Kunden auf integrierte Weise zu verwalten und anzuziehen, können Sie die Leerstandszeiten verkürzen, die Mieten aufrechterhalten und die Belegungsrate durch Verbesserung der Mieterzufriedenheit erhöhen, was unmittelbar zu langfristig stabilen Einnahmen für den Eigentümer führt. Wie aus konkreten Beispielen hervorgeht, können Immobilien, die durch integriertes Management eine hohe Belegungsrate (Vermietungsquote) aufrechterhalten, Leerstandsverluste und Opportunitätskosten erheblich reduzieren und den Wert des Objekts steigern. Verwaltungsunternehmen, die auch fortschrittliche Technologien wie CRM und VR-Vorschauen einbeziehen, können mit einem effizienteren und qualitativ hochwertigeren Betrieb rechnen.
Umgekehrt kann ein traditioneller Betrieb mit getrennten Verwaltungs- und Makleraktivitäten leicht zu Verzögerungen bei der Informationsübermittlung und Unstimmigkeiten bei der Reaktion führen, was das Risiko verpasster Gelegenheiten mit sich bringen kann. Eigentümer, die unter längeren Leerständen und wiederholten Mietüberprüfungen leiden, sollten vielleicht besser umdenken und die Option einer Verwaltungsgesellschaft in Betracht ziehen , die auch als Vermittler auftreten kann, aber keine Informationen einschließt.
Abschließend möchten wir betonen, dass die Wahl einer Verwaltungsgesellschaft, die auch als Vermittler auftreten kann, zu stabilen Vermietungsquoten und Einnahmen in der Zukunft führen wird. Ein Unternehmen, das die Verwaltung von Immobilien aus einer Hand anbietet, wird dem Eigentümer als zuverlässiger Berater zur Seite stehen, der optimale, den Markttrends entsprechende Maßnahmen vorschlägt und dazu beiträgt, den Wert der Immobilie zu erhalten und zu steigern. Eigentümer im Großraum Tokio, die vor der Herausforderung stehen, die Belegungsrate zu verbessern, sollten unbedingt die Auslagerung an ein bewährtes Verwaltungsunternehmen in Betracht ziehen, das Verwaltungs- und Maklerdienste integriert. Dies ist der erste Schritt zu einem langfristig stabilen Management.