Sehr geehrter Vermietungsverwalter, sind Sie schon einmal zu später Stunde von einem Anruf eines Mieters geweckt worden, der sagte, dass die Klimaanlage nicht funktioniert oder der Warmwasserbereiter undicht ist? Die selbstverwaltete Mietverwaltung ist eine Möglichkeit, die Rentabilität zu steigern, aber die Belastung durch Probleme mit der Ausstattung ist größer, als Sie sich vielleicht vorstellen können. Vor allem Ausfälle von Geräten, die unmittelbar mit dem täglichen Leben zu tun haben, wie Klimaanlagen und Warmwasserbereiter, erfordern eine schnelle und angemessene Reaktion, was für Personen ohne Fachkenntnisse sehr belastend sein kann.
Jüngste Gesetzesänderungen haben die Mietminderung für defekte Geräte präzisiert, was die Belastung für selbstverwaltete Eigentümer weiter erhöht. In diesem Artikel werden die Grenzen der Selbstverwaltung und die spezifischen Vorteile der Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft erläutert, wobei der Schwerpunkt auf Problemen mit der Ausstattung liegt. Wir schlagen Optionen für eine sichere Mietverwaltung vor, die frei von Ausrüstungsproblemen ist, die ein Expertenurteil und eine schnelle Reaktion erfordern.
Fallbeispiel von Herrn A (40 Jahre, Eigentümer von 5 Wohnungen)
In einer Mittsommernacht klingelte das Mobiltelefon von Herrn A. Es war 2 Uhr morgens. Es war der Notruf eines Mieters, der ihm mitteilte, dass aus der Klimaanlage Wasser ausgetreten sei und das Zimmer überschwemmt sei. Herr A hatte es eilig, weil er am nächsten Morgen arbeiten musste, aber er konnte keine Reparaturfirma finden, die das Problem spät in der Nacht beheben konnte, also musste er dem Mieter sagen, dass er sich morgen darum kümmern würde.
Als der Handwerker schließlich am Abend des nächsten Tages kam, war die Frustration des Mieters auf dem Höhepunkt. Obwohl es sich um ein relativ einfaches Problem handelte - ein verstopfter Abflussschlauch der Klimaanlage - verschlechterte sich das Verhältnis des Mieters zu dem Unternehmen , weil er zunächst keine angemessenen Maßnahmen ergriffen hatte. Als der Mieter zudem erfuhr, dass eine Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuchs im Jahr 2020 Mietminderungen im Falle eines Geräteausfalls erlaubt, verlangte er eine Mietminderung für zwei Tage, bis die Reparaturen abgeschlossen waren.
Fallbeispiel von Herrn B (50 Jahre, Eigentümer von 10 Wohnungen)
Am 31. Dezember, während der geschäftigen Jahresendzeit, erhielt Herr B. einen Anruf von mehreren Mietern, die ihm mitteilten, dass sie kein warmes Wasser hätten. Offenbar gab es ein Problem mit der Warmwasserversorgung des Gebäudes, aber wegen der Feiertage zum Jahresende und zum Jahreswechsel war es schwierig, eine Reparaturfirma zu finden.
Schließlich konnten die Reparaturen erst am 4. Januar nach den Neujahrsfeiertagen durchgeführt werden, so dass die Bewohner über die Neujahrsfeiertage kein warmes Wasser hatten und Frau B. nicht nur die Reparaturkosten, sondern auch die Kosten für ein öffentliches Bad und eine alternative Unterkunft als Entschuldigung für die Bewohner tragen musste, was eine unerwartete Ausgabe darstellte. Außerdem hatte die verspätete Reaktion auf die Situation Mietminderungen und Strafzahlungen zur Folge , und außerdem beantragten mehrere Mieter die Beendigung ihres Mietverhältnisses.
Fallbeispiel von Herrn C. (60 Jahre, Eigentümer von 15 Wohnungen)
Herr C. war stets um Selbstverwaltung bemüht und besichtigte seine Wohnungen regelmäßig, doch aufgrund seiner mangelnden Fachkenntnisse entgingen ihm subtile abnormale Geräusche des Warmwasserbereiters und kleine Anzeichen von Schäden an den Rohrleitungen. Eines Tages begann ein Warmwasserbereiter im Erdgeschoss plötzlich undicht zu werden und verursachte einen Schaden, der sich mitten in der Nacht auf den Laden im Erdgeschoss ausbreitete.
Nach der Diagnose der Reparaturfirma hätte das Unglück verhindert werden können, wenn zuvor eine professionelle Inspektion durchgeführt worden wäre. Infolgedessen musste Herr C. zusätzlich zu den Kosten für den Austausch des Warmwasserbereiters einen hohen Betrag an unerwarteten Kosten für die Entschädigung des Geschäfts und die Innenreparaturen im Erdgeschoss des Ladens zahlen . Darüber hinaus verschlechterten sich die Beziehungen zu den Mietern des Ladens, die sich weigerten, ihre Verträge zu verlängern, was zu weiteren Schäden führte.
Die Selbstverwaltung hat zwar den Vorteil, dass sie die Kosten senkt, doch bestehen folgende Risiken und Einschränkungen Insbesondere Risiken im Zusammenhang mit Ausrüstungsproblemen können sich erheblich auf die Rentabilität der Mietverwaltung auswirken.
| Risikopunkte | Spezifische Einzelheiten | Mögliche Folgen |
|---|---|---|
| Ausweitung der gesetzlichen Haftung | Klärung der Bestimmungen für Mietminderungen aufgrund von Änderungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs im April 2020. | Automatische Anwendung von Mietminderungen im Falle eines Geräteausfalls, was das Risiko von Ertragseinbußen erhöht |
| Schwierigkeiten bei der Bereitstellung eines 24-Stunden-Supports | Schwierigkeiten bei der Bewältigung von Notfallproblemen in der Nacht und an Feiertagen | Sinkende Mieterzufriedenheit, Zunahme von Kündigungen, Anstieg der Leerstandsquote durch Verschlechterung des Rufs |
| Mangel an Fachwissen | Unfähigkeit, den Verfall der Anlagen und die Ursachen von Störungen angemessen zu beurteilen | Risiko größerer Reparaturen durch das Übersehen kleiner Probleme |
| Fehlen eines Netzes von Reparaturbetrieben | Schwierigkeiten bei der Suche nach zuverlässigen Reparaturbetrieben und bei der rechtzeitigen Vereinbarung von Terminen | Risiko von Folgeschäden aufgrund verspäteter Reaktion oder unangemessener Reparaturen |
| Versäumnis, regelmäßige Inspektionen durchzuführen | Versäumnis von gesetzlich vorgeschriebenen Inspektionen und vorbeugender Wartung | Risiko von Strafen aufgrund der Nichteinhaltung von Gesetzen und Vorschriften oder vermeidbarer Ausfälle |
| Schwierigkeiten beim Kostenmanagement | Plötzlich anfallende Reparaturkosten und Schwierigkeiten bei der Verwaltung von Budgets | Mittelknappheit und Instabilität des Managements aufgrund von Abweichungen von den Gewinnplänen |
Eine Änderung des Bürgerlichen Gesetzbuches im April 2020 ermöglicht eine natürliche Mietminderung im Falle eines Ausfalls von Geräten in Mietobjekten. Dies ist eine bedeutende Änderung, da die Miete automatisch entsprechend dem Ausmaß der defekten Geräte reduziert wird, ohne dass der Mieter wie bisher eine Minderung beantragen muss.
Wenn zum Beispiel eine Klimaanlage im Hochsommer ausfällt, kann der Mieter eine Mietminderung auf der Grundlage des "verminderten Nutzungswerts" verlangen. Nach den Richtlinien der Japan Rental Housing Management Association für Mietminderungen aufgrund von Ausfällen von Mieträumen und -geräten ist bei einem Ausfall der Klimaanlage eine maximale Mietminderung von 20 % und bei einem Ausfall des Warmwasserbereiters eine maximale Mietminderung von 30 % vorgesehen.
Neben der Bewältigung von Ausstattungsproblemen müssen selbstverwaltende Eigentümer auch eine Vielzahl von Aufgaben selbst erledigen, darunter
Insbesondere die zeitliche Belastung durch die Behebung von Ausstattungsproblemen ist unvorhersehbar und kann erhebliche Auswirkungen auf das Kerngeschäft und das Familienleben haben. Für Eigentümer mehrerer Immobilien, z. B. von Wohnungen, verdoppelt sich diese Belastung.
Um Störungen bei Klimaanlagen und Warmwasserbereitern richtig zu behandeln, sind folgende Fachkenntnisse erforderlich
Für selbstverwaltete Eigentümer ist es schwierig, über all dieses Fachwissen zu verfügen, was das Risiko überhöhter Reparaturkosten aufgrund von Fehleinschätzungen und umgekehrt das Risiko großer Probleme aufgrund des Aufschiebens notwendiger Reparaturen erhöht.
Die Auslagerung an eine Verwaltungsgesellschaft kann viele der mit Ausrüstungsproblemen verbundenen Probleme lösen. Nachfolgend sind einige spezifische Vorteile aufgeführt
Viele Verwaltungsgesellschaften verfügen über 24-Stunden-Callcenter, die auch nachts oder an Feiertagen schnell auf Ausrüstungsprobleme reagieren können. Dies ermöglicht:
So müssen sich die Eigentümer nicht mehr mit Notfällen befassen, die ihr Leben direkt betreffen, wie z. B. der Ausfall einer Klimaanlage oder ein Wasserleck mitten in der Nacht. Das 24-Stunden-Betreuungssystem einer typischen Verwaltungsgesellschaft hat den Effekt, dass die Zufriedenheit der Mieter steigt und das Kündigungsrisiko deutlich sinkt.
Verwaltungsgesellschaften verfügen über Mitarbeiter mit Fachwissen über Einrichtungen und können ein präventives Management anbieten, wie z. B.
So können beispielsweise Inspektionen und Reinigungen von Klimaanlagen vor der Nutzungssaison und regelmäßige Inspektionen von Warmwasserbereitern Ausfälle verhindern, bevor sie auftreten. Dies verringert das Auftreten unerwarteter Reparaturkosten und erleichtert eine systematische Finanzplanung.
Die Verwaltungsgesellschaft ist mit den neuesten Gesetzesänderungen und Gerichtsurteilen vertraut und kann Sie dabei unterstützen, rechtliche Risiken zu minimieren:
Mit der Revision des Zivilgesetzbuches im Jahr 2020 sind Mietminderungen wegen defekter Geräte selbstverständlich möglich, aber die Verwaltungsunternehmen kennen sich mit dem Anwendungsbereich und der Höhe der Minderung aus. Dies ermöglicht es ihnen, angemessen auf Anträge auf übermäßige Mietminderungen zu reagieren.
Die Verwaltungsgesellschaft verfügt über ein Netz von zuverlässigen Reparaturbetrieben, das auf langjähriger Erfahrung beruht:
Bei der Selbstverwaltung ist es schwierig, zuverlässige Auftragnehmer zu finden, und es besteht die Gefahr hoher Reparaturkosten, aber das Netz von Auftragnehmern der Verwaltungsgesellschaft ermöglicht qualitativ hochwertige Reparaturen zu angemessenen Preisen.
Auf den ersten Blick mögen die Kosten für die ausgelagerte Verwaltung wie zusätzliche Kosten erscheinen, doch lassen sich langfristig folgende Kosteneinsparungen erzielen
| Artikel | Im Falle der Selbstverwaltung | Im Falle einer ausgelagerten Verwaltung |
|---|---|---|
| Behandlung von Störungen der Ausrüstung | Teure Reparaturkosten durch eigenes Handling | Preisgünstige Reparaturen durch Partnerfirmen |
| Vorbeugende Wartung | Risiko von Großreparaturen aufgrund von Versäumnissen | Nur kleine Reparaturen durch Früherkennung |
| Zufriedenheit des Mieters | Kündigungsrisiko durch verzögerte Reaktion | Längeres Mietverhältnis durch schnelle Reaktion |
| Risiko einer Mietminderung | Erhebliche Minderung aufgrund verzögerter angemessener Reaktion | Geringe Minderung aufgrund angemessener erster Reaktion |
| Zeitaufwand | Der Zeitaufwand des Eigentümers ist hoch | Ermöglicht den Eigentümern, Zeit für ihr Kerngeschäft und ihre Familie zu gewinnen |
Typische Kosten für die ausgelagerte Verwaltung liegen bei 3-5 % der Mieteinnahmen, aber unter Berücksichtigung der oben beschriebenen Kosteneinsparungen ist dies eine Ausgabe mit einer hohen realen Rendite.
Die Wahl der richtigen Verwaltungsgesellschaft steht in direktem Zusammenhang mit der Qualität der Reaktion auf Geräteprobleme. Die folgenden Punkte helfen Ihnen bei der Auswahl einer zuverlässigen Verwaltungsgesellschaft:
Besonders wichtig ist das Reaktionssystem in der Nacht und an Feiertagen. Es ist ratsam, nach konkreten Beispielen für tatsächliche Reaktionen zu fragen.
Die Einzelheiten der Outsourcing-Kosten variieren von einer Verwaltungsgesellschaft zur anderen. Vergewissern Sie sich, dass die folgenden Punkte klar angegeben sind
Der marktübliche Satz für Verwaltungsgebühren liegt bei etwa 3-5 % der Mieteinnahmen, aber es ist wichtig, die enthaltenen Leistungen sorgfältig zu vergleichen.
Um festzustellen, ob eine Verwaltungsgesellschaft zuverlässig ist, ist es ratsam, folgende Punkte zu prüfen
Sie können insbesondere die Fähigkeit der Verwaltungsgesellschaft, mit Problemen umzugehen, beurteilen, indem Sie nach mehreren konkreten Beispielen fragen, wie sie mit Problemen mit Einrichtungen umgegangen ist.
Die Qualität der Kommunikation ist wichtig für eine gute Verwaltungsbeziehung:
Die Kompatibilität mit der verantwortlichen Person ist besonders wichtig, und es ist ratsam, ihre Kommunikationsfähigkeiten anhand der Geschwindigkeit und Genauigkeit ihrer Antworten auf Fragen und ihrer klaren Erklärungen von Fachbegriffen zu beurteilen.
Wir haben die Grenzen der Selbstverwaltung und die Vorteile des Outsourcings an eine Verwaltungsgesellschaft erläutert, wobei wir uns insbesondere auf Probleme mit Klimaanlagen, Warmwasserbereitern und anderen Geräten konzentriert haben. Hier fassen wir die wichtigsten Punkte zusammen:
Der Wechsel von der Eigenverwaltung zur Fremdverwaltung ist nicht nur eine Kostensteigerung, sondern eine Investition in eine sichere Mietverwaltung. Der Wert ist sogar noch größer, vor allem, wenn man die Reaktion auf Probleme mit Geräten wie Klimaanlagen und Warmwasserbereitern berücksichtigt. Ein professionelles und zuverlässiges Verwaltungssystem verschafft Ihnen mehr Zeit, um sich auf das strategische Mietmanagement zu konzentrieren.
A: Grundsätzlich kümmert sich die Verwaltungsgesellschaft um alle Probleme mit Geräten, die an das Gebäude angeschlossen sind, wie z. B. Klimaanlagen und Warmwasserbereiter. Bei Geräten, die von den Mietern selbst installiert wurden, oder wenn der Ausfall auf ein vorsätzliches oder fahrlässiges Verschulden zurückzuführen ist, kann der Mieter jedoch für die Kosten der Geräte verantwortlich sein. Es wird empfohlen, den Umfang der Maßnahmen bei Vertragsabschluss festzulegen.
A: Die typischen Gebühren für die ausgelagerte Verwaltung liegen bei 3-5 % der Mieteinnahmen. Die darin enthaltenen Dienstleistungen variieren jedoch von Verwaltungsgesellschaft zu Verwaltungsgesellschaft, so dass es wichtig ist, nicht nur den einfachen Satz, sondern auch die Qualität und das Spektrum der angebotenen Dienstleistungen zu berücksichtigen. Prüfen Sie insbesondere den Umfang des 24-Stunden-Dienstes und der Störungsbeseitigung an den Anlagen.
A: Für Mietobjekte gibt es mehrere gesetzlich vorgeschriebene Überprüfungen, die jeweils eine bestimmte Häufigkeit aufweisen. So werden z. B. die Feuerwehrausrüstung in der Regel zweimal im Jahr, die einfache private Wasserversorgung einmal im Jahr und die Haustechnik regelmäßig einmal im Jahr überprüft. Wenn Sie eine Verwaltungsgesellschaft beauftragen, kann diese alles von der Planung bis zur Durchführung und Einreichung von Berichten für diese gesetzlich vorgeschriebenen Überprüfungen in Ihrem Namen übernehmen, was den Aufwand für die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erheblich verringert.
A: Die Umstellung auf eine ausgelagerte Verwaltung ist relativ einfach. Zunächst unterzeichnen Sie einen Verwaltungsvertrag mit der Verwaltungsgesellschaft, benachrichtigen die Mieter, ändern die Adresse für die Mietüberweisung und übernehmen die Schlüssel und Zeichnungen der Immobilie. Viele Verwaltungsgesellschaften sind Ihnen bei diesen Vorgängen behilflich, und wir empfehlen Ihnen, sich mit ihnen über den Zeitplan und die Einzelheiten des Umstellungsprozesses zu beraten.
A: Normalerweise sind die Kosten für die Reparatur von Anlagen nicht in der Grundgebühr für die Verwaltung enthalten. Wenn Reparaturen erforderlich sind, erstellt die Verwaltungsgesellschaft einen Kostenvoranschlag, und die Reparaturen werden erst nach Zustimmung des Eigentümers ausgeführt. Einige Verwaltungsgesellschaften bieten jedoch einen "Kleinreparaturservice" für kleinere Reparaturen (z. B. unter 10.000-20.000 JPY) an, ohne den Eigentümer vorher zu informieren. Es ist wichtig, diese Bedingungen vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu klären.
Die Verbesserung der Mieterzufriedenheit und die Erhaltung des Wertes der Immobilie sind bei der Mietverwaltung sehr wichtig. Probleme mit Geräten wie Klimaanlagen und Warmwasserbereitern sind unvermeidlich, aber wenn sie von Fachleuten in angemessener Weise behandelt werden, werden sie sich nicht zu größeren Problemen entwickeln. Wenn Sie die Grenzen der Selbstverwaltung spüren oder sich Sorgen über den Umgang mit Ausrüstungsproblemen machen, sollten Sie die Auslagerung an ein Verwaltungsunternehmen in Betracht ziehen.
INA&Associates bietet umfassende Verwaltungsdienstleistungen, einschließlich der Behandlung von Ausstattungsproblemen, und ist mit einem 24/7-Notfallsystem ausgestattet, um Ihre wertvollen Vermögenswerte zu schützen und zur Zufriedenheit der Mieter beizutragen. Bitte kontaktieren Sie uns für ein kostenloses Beratungsgespräch. Wir werden Ihnen helfen, Ihr Mietobjekt mit ruhigem Gewissen zu verwalten.