Haben Sie schon einmal die Begriffe "beglaubigte Abschrift des Registers" oder "geschlossene Abschrift" bei einem Immobilienkauf und -verkauf oder einem Eintragungsverfahren gehört? Eine beglaubigte Abschrift des Grundbuchs (heute " Registerauszug " genannt) ist ein Dokument zur Eintragung von Immobilien, in dem die Lage, die Fläche, der Eigentümer, die Hypothek und andere Rechte an Grundstücken und Gebäuden festgehalten werden, und ist ein wichtiges Dokument, das für Immobilienkäufe und -verkäufe unerlässlich ist. Eine geschlossene Kopie hingegen ist ein Dokument, das dazu dient, frühere Eintragungen zu bestätigen, die aufgrund von Streichungen (gouhitsu) oder Verlust aus dem aktuellen Register entfernt wurden. Die Kenntnis von Informationen über frühere Grundstücke und Gebäude kann helfen, Probleme nach einer Immobilientransaktion zu vermeiden. In diesem Artikel werden die Definitionen, die Unterschiede und der Zugang zu den Registern und geschlossenen Registern leicht verständlich erklärt und anhand von Fallbeispielen die wichtigsten Punkte für deren Verwendung vorgestellt. Er enthält auch ergänzende Fachinformationen für Grundstückseigentümer,Unternehmenseigentümer und vermögende Privatpersonen, so dass Sie ihn als Nachschlagewerk für Ihre Immobilienrecherchen nutzen können.
Ein Register ist ein offizielles Buch (Registereintrag), das vom Büro für Rechtsangelegenheiten geführt wird und Informationen über die Rechte und den physischen Status von Immobilien (Grundstücke und Gebäude) enthält. So werden beispielsweise Informationen über eine bestimmte Immobilie, wie z. B. wer der Eigentümer ist, um welche Art von Immobilie es sich handelt (Lage, Fläche usw.) und wer welche Rechte hat (z. B. Hypotheken), im Register eingetragen und sind der Öffentlichkeit zugänglich. Ein Registerauszug ist eine schriftliche Ausgabe und Bescheinigung des Inhalts dieses Registers, die früher als beglaubigte Abschrift des Registers bezeichnet wurde (und auch heute noch üblicherweise als "beglaubigte Abschrift des Registers" bezeichnet wird). Die Registerbescheinigung ist ein wichtiges Dokument, das bei Immobilientransaktionen (z. B. bei Immobilienverkäufen und Erbschaften) vorgelegt und überprüft werden muss und an den Terminals oder Schaltern des Büros für Rechtsangelegenheiten erhältlich ist. Es kann von jedermann gegen Zahlung einer Gebühr erworben werden und ist eine Bescheinigung der öffentlichen Glaubwürdigkeit, die im Rahmen des Immobilienregistrierungssystems ausgestellt wird.
Ein geschlossenes Register ist ein Buch (oder eine Datei), das dazu dient, die geschlossenen Aufzeichnungen eines bestimmten Grundstücks oder Gebäudes aufzubewahren, wenn die Eintragungsunterlagen aus irgendeinem Grund geschlossen sind. Ein Register wird insbesondere in den folgenden Fällen geschlossen, und die Informationen über die Immobilie sind fortan nicht mehr im aktuellen Register sichtbar
Wenn die ursprüngliche Grundstücks- oder Hausnummer aufgrund der Zusammenlegung oder Teilung von Grundstücken oder des Verlusts eines Gebäudes verschwindet (z. B. wenn mehrere benachbarte Grundstücke rechtlich zu einem einzigen zusammengelegt werden, ein Gebäude abgerissen und das Grundstück geräumt wird usw.).
Wenn das traditionelle Papierregister aufgrund der Computerisierung des Registers durch ein elektronisches Register ersetzt wird (das alte Papierregister wird in diesem Fall als abgeschlossen behandelt).
Für abgeschlossene Register gibt es eine bestimmte Aufbewahrungsfrist: Das Grundbuch wird 50 Jahre lang aufbewahrt, das Gebäuderegister 30 Jahre lang (zu beachten ist, dass alte Register, die vor dem 1. Juli 1988 abgeschlossen wurden, bereits entsorgt worden sein können und eine Aufbewahrungsfrist von 20 Jahren haben). Das geschlossene Register kann grundsätzlich von jedermann eingesehen und erworben werden, und auf Antrag kann eine "geschlossene Kopie" (eine Kopie des geschlossenen Registers) ausgestellt werden.
📝 Ergänzende Informationen zur Terminologie : Unterschied zwischen einer Abschlussabschrift und einer Bescheinigung über abgeschlossene Angelegenheiten
Eine Abschlussabschrift ist ein Dokument, das eine Kopie des Abschlussregisters in Papierform darstellt und eine "beglaubigte Kopie" (eine Kopie des Originals) des Abschlussregisters ist. Bei abgeschlossenen Registern, bei denen die Eintragungsinformationen elektronisch digitalisiert wurden, wird dagegen eine Bescheinigung mit gedrucktem Inhalt ausgestellt, bei der es sich nicht um eine "Abschlussabschrift" im eigentlichen Sinne handelt, sondern um eine "Bescheinigung über alle abgeschlossenen Vorgänge" (oderkurz" Bescheinigung über abgeschlossene Vorgänge "). Trotz der unterschiedlichen Bezeichnungen ist der Inhalt der Informationen in der Abschlussabschrift und der Bescheinigung über die abgeschlossenen Angelegenheiten identisch. In diesem Artikel werden sie der Einfachheit halber gemeinsam als "Abschlussprotokoll" bezeichnet.
Was sind die Unterschiede zwischen dem aktuellen Register (Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten), das heute in Kraft ist, und dem geschlossenen Register (geschlossene Abschrift), das eine Aufzeichnung der Vergangenheit ist? Die nachstehende Tabelle fasst die Unterschiede in Bezug auf die Aufgaben und die Erfassungsmethoden zusammen.
| Artikel | Aktuelles Register (beglaubigte Abschrift des Registers/der Bescheinigung über die eingetragenen Angelegenheiten) | Geschlossenes Register (geschlossene Abschrift/Bescheinigung über abgeschlossene Angelegenheiten) |
|---|---|---|
| Rolle/Zweck | Öffentliche Bekanntgabe der aktuell gültigen Rechte an Immobilien (zur Sicherung von Transaktionen). | Bewahrung und Einsichtnahme in frühere Rechte und in die Geschichte von Grundstücken und Gebäuden (Referenzmaterial) |
| Beschreibung | Abschnitt Titel (Lage, Fläche, Struktur usw. der Immobilie) Abschnitt Rechte (Eigentümer, Hypotheken und andere Rechteinhaber, Einzelheiten zu den Rechten) | Beschreibung, wie die gleichen Elemente (Titel- und Rechteteile) wie im aktuellen Register zum Zeitpunkt der Schließung waren (Status der Eigentümer und Rechte in der Vergangenheit). |
| Thema. | Erstellt für jedes bestehende Grundstück und Gebäude (heute noch existierende Objekte) | Erstellt für jedes Grundstück/Gebäude, das aufgrund einer Fusion, eines Verlustes usw. nicht mehr existiert (Immobilien, die in der Vergangenheit existierten) |
| Format der Verwaltung | Im Prinzip Datenverwaltung (elektronisches Register). Kann von jeder Rechtsabteilung landesweit eingesehen und ausgestellt werden. | Ältere Liegenschaften werden in Papierregistern gespeichert, neuere Liegenschaften in Datenregistern. Diejenigen, die bereits digitalisiert wurden, können von jedem Rechtsamt im ganzen Land ausgestellt werden. Die Papierregister werden bei dem früher zuständigen Rechtsamt aufbewahrt. |
| Aufbewahrungsfrist | Semipermanent, solange die Immobilie existiert (Speicherung bis zur Schließung). | Grundstücke: 50 Jahre, Gebäude: 30 Jahre (nach Schließung), Aufbewahrung * in einigen Fällen nach altem Recht 20 Jahre. |
| Einsichtnahme und Bezug | Erhältlich im Büro für Rechtsangelegenheiten, per Postantrag oder Online-Antrag (Certificate of Registered Matters) *Für jedermann erhältlich | Wenn die Bescheinigung digitalisiertwurde: Kann landesweit im Büro für Rechtsangelegenheiten, per Post oder Online-Antrag auf die gleiche Weise wie das derzeitige System angefordert werden. |
Es gibt verschiedene Arten von Bescheinigungen über eingetragene Angelegenheiten, z. B. "Bescheinigung über alle Angelegenheiten", "Bescheinigung über laufende Angelegenheiten" und "Bescheinigung über Teilangelegenheiten", aber in diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass die Bescheinigung über alle Angelegenheiten (gleichbedeutend mit einer so genannten Abschrift) bei Immobilienerhebungen verwendet wird.
Wie genau kann man nun eine beglaubigte Abschrift des aktuellen Registers und eine geschlossene Abschrift des Registers erhalten? Das grundsätzliche Antragsverfahren ist das gleiche, aber es gibt einige verfahrenstechnische Unterschiede. Im Folgenden erläutern wir die allgemeine Methode zur Erlangung der Abschriften und einige zu beachtende Punkte.
So erhalten Sie eine beglaubigte Kopie des aktuellen Registers (Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten): Sie können eine Kopie beim nächstgelegenen Büro für Rechtsangelegenheiten, per Post oder online beantragen. Füllen Sie am Schalter ein Antragsformular für einen Registerauszug aus und bezahlen Sie die Gebühr mit den Einschreibemarken. Wenn Sie einen Online-Antrag stellen, müssen Sie sich als Benutzer im Online-Antragssystem des Justizministeriums für Registrierung und Hinterlegung registrieren lassen und das Antragsverfahren über das Internet abwickeln. Online beantragte Bescheinigungen können per Post oder am Schalter entgegengenommen werden. In jedem Fall wird die Bescheinigung noch am selben Tag oder innerhalb weniger Tage nach dem Antrag ausgestellt.
Wie erhält man eine Abschlussbescheinigung (geschlossenes Register): Für Immobilien, die nach der Digitalisierung des Registers geschlossen wurden, wird eine Abschlussbescheinigung ausgestellt, die den Inhalt des Registers bestätigt. Wie die aktuelle Bescheinigung kann auch die Erledigungsbescheinigung bei jedem Amt für Rechtsangelegenheiten im ganzen Land beantragt werden, auch per Post oder online. Die Antragsmethode und das Antragsformular sind fast dieselben wie bei der Beantragung einer Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten, mit dem Unterschied, dass der Antragsteller in dem Kästchen auf dem Antragsformular Punkte wie "Geschlossenes Register aufgrund von Computerisierung" ankreuzen muss.
Andererseits sollte auf alte geschlossene Register geachtet werden (die nur in Papierregistern geführt werden und nicht auf EDV umgestellt wurden). In diesem Fall kann der Antrag auf Aushändigung nur beim zuständigen Büro für Rechtsangelegenheiten zum Zeitpunkt der Schließung gestellt werden. Online-Anträge über das Internet und andere Rechtsbüros bearbeiten solche Anträge nicht, so dass Sie entweder persönlich beim zuständigen Rechtsbüro vorsprechen oder einen Antrag per Post an das betreffende Rechtsbüro senden müssen. Bei der Antragstellung müssen Sie die Lage des Grundstücks, die Grundstücks- und Hausnummer sowie das Datum der Schließung des zu prüfenden Grundstücks angeben. Diese Angaben finden Sie in der Eigentumsurkunde (Bescheinigung über die eingetragenen Rechte), in der Vermögenssteuererklärung oder, wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie sich an das Büro für Rechtsangelegenheiten wenden, das Ihnen diese Informationen geben kann.
Wenn Sie das geschlossene Register selbst einsehen möchten, können Sie dies (gegen die gleiche Gebühr wie für die Bescheinigung über die abgeschlossenen Angelegenheiten) an dem vom Büro für Rechtsangelegenheiten bereitgestellten Terminal beantragen. Fachleute wie Gerichtsschreiber, Grundstücks- und Bauprüfer sowie Grundstücks- und Bauhändler können das geschlossene Register auch online über den von der Vereinigung für zivile Rechtsangelegenheiten bereitgestellten "Registration Information Provision Service" einsehen und Informationen darüber erhalten. Auch die breite Öffentlichkeit kann sich für diesen Dienst registrieren lassen und den Inhalt des geschlossenen Registers von einem Computer aus überprüfen, allerdings gegen eine Gebühr. Informationen aus geschlossenen Registern, die nicht digitalisiert sind, werden jedoch nicht online zur Verfügung gestellt, so dass in solchen Fällen weiterhin ein Antrag in Papierform erforderlich ist.
Obwohl das aktuelle Exemplar des Registers immer zum Zeitpunkt des Verkaufs oder Kaufs geprüft wird, gibt es nur eine begrenzte Anzahl von Fällen, in denen das abgeschlossene Register geprüft werden sollte. In den folgenden Fällen können die Informationen des abgeschlossenen Registers jedoch von großem Nutzen sein Betrachten wir einige Fälle, in denen das Register nicht nur für allgemeine Verbraucher, sondern auch für Grundstückseigentümer, Unternehmen und vermögende Privatpersonen bei Immobilientransaktionen wichtig ist.
Fall des Grundstückseigentümers (Überprüfung der Geschichte der zusammengefassten und unterteilten Grundstücke): Wenn ein Grundstückseigentümer, der einst mehrere Grundstücke zu einem großen Grundstück zusammenfasste, einen Teil des Grundstücks verkauft oder neu aufteilt, kann er die Informationen für jedes der ursprünglichen Grundstücke im Abschlussregister überprüfen. Das Abschlussregister enthält die ursprüngliche Grundstücksnummer, die Grundstückskategorie (Nutzung), die Fläche und die Lage auf der öffentlichen Karte, was nützlich sein kann, um die Grenzen zu bestätigen und frühere Rechte zu verstehen. So lässt sich beispielsweise der Status der Rechte und Dienstbarkeiten (Wegerechte usw.) für jedes Grundstück, das in der Vergangenheit geteilt wurde, nachvollziehen, was später zur Vermeidung von Grenzproblemen und zur korrekten Bewertung der Vermögenswerte führt.
Fälle von Unternehmenseigentümern (Risikountersuchung von Grundstücken zur Erschließung): Wenn ein Unternehmen ein Grundstück zur Erschließung erwirbt, ist es wichtig, die frühere Nutzung des Grundstücks zu untersuchen. Durch Einsichtnahme in das Abschlussregister kann festgestellt werden, welche Gebäude früher auf dem Grundstück errichtet wurden (Art und Struktur des Gebäudes). Ergibt sich beispielsweise aus dem Titelteil des Stilllegungsregisters, dass auf dem Grundstück in der Vergangenheit eine Fabrik oder eine Tankstelle stand, kann das Risiko einer Bodenverunreinigung bereits im Vorfeld berücksichtigt werden. Wurde auf dem Grundstück in der Vergangenheit ein Bestattungsinstitut betrieben, so könnte dies ein psychologischer Entfremdungsfaktor sein, der bei der Sanierung des Grundstücks berücksichtigt werden muss. Auf diese Weise können die Informationen aus dem Schließungsregister auch für das Risikomanagement und die Unternehmensplanung von Nutzen sein.
Der Fall der vermögenden Privatpersonen (Überprüfung der Geschichte und der Rechte bei hochwertigen Immobilien): Vermögende Privatpersonen und Investoren, die Immobilien mit hohem Wert erwerben, konzentrieren sich in der Regel auf die Geschichte der Immobilie. Die Einsichtnahme in ein geschlossenes Register ermöglicht es ihnen, Änderungen der früheren Eigentumsverhältnisse und Rechte an einem Grundstück oder Gebäude nachzuvollziehen. Wenn eine Immobilie beispielsweise in der Vergangenheit häufig den Besitzer gewechselt hat, sollten Sie sich vor versteckten Gerüchten hüten (Zwischenfälle, Unfälle, Firmenpleiten usw.). Wenn Sie den früheren Eigentümer und den Verlauf der Zwangsvollstreckung anhand des Grundbuchs ermitteln können, hilft Ihnen dies bei der Entscheidung, ob Sie die Immobilie sicher erwerben können. Wenn Sie Unklarheiten feststellen, können Sie diese mit dem Verkäufer oder Makler klären und gegebenenfalls in die Vertragsbedingungen aufnehmen.
Verbraucherfall (Kauf einer Immobilie mit altem Haus): Das geschlossene Register kann auch beim Kauf eines gebrauchten Hauses oder eines Grundstücks mit altem Haus von Nutzen sein. Wenn zum Beispiel das Grundstück geräumt wurde, aber bis vor einigen Jahren ein altes Haus darauf stand, kann das geschlossene Gebäuderegister angefordert werden, um die Struktur des Gebäudes zu bestätigen und um festzustellen, ob und wann es als verloren (abgerissen) registriert wurde. Es kann davon ausgegangen werden, dass das Gebäude ordnungsgemäß als zerstört eingetragen wurde, aber wenn es viele Jahre lang nicht als zerstört eingetragen wurde, kann das Gebäude rechtlich als bestehend behandelt werden. Die Kenntnis dieser Tatsache im abgeschlossenen Register verringert das Risiko unnötiger Grundsteuerbelastungen zu einem späteren Zeitpunkt und verhindert Probleme, die sich aus unterlassenen Verfahren nach dem Abriss eines alten Hauses ergeben. Dies ist ein Schritt, den Sie vor dem Kauf unternehmen können und der Ihnen hilft, in aller Ruhe zu kaufen.
Wie bereits erwähnt, ist das geschlossene Register eine Zeitkapsel, die die Vergangenheit der Immobilie widerspiegelt. Selbst Informationen, die im aktuellen Register nicht auftauchen, können durch Einsichtnahme in das Abschlussregister aus dem "Geschichtsbuch" des Grundstücks oder Gebäudes entziffert werden. Vor allem bei teuren Immobilientransaktionen oder bei Immobilien mit komplexen Rechten gibt ein Blick in das Abschlussregister oft ein Gefühl von Sicherheit und Entdeckung.
Die beglaubigte Abschrift des Registers und diegeschlossene Abschrift des Registers sind wichtige Unterlagen, die die Gegenwart und die Vergangenheit der Immobilie widerspiegeln. Durch die genaue Kenntnis der aktuellen Rechte anhand einer beglaubigten Abschrift des Registers (Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten) und, falls erforderlich, durch die Aufdeckung der Vergangenheit anhand einer geschlossenen Abschrift können die Risiken beim Immobilienerwerb erheblich verringert werden. Das geschlossene Register ist der breiten Öffentlichkeit nicht bekannt, aber wie in dem Artikel erwähnt, ist es in bestimmten Fällen eine Bestätigung wert.
Bei Immobilientransaktionen ist es wichtig, das Register und das Abschlussregister aktiv zu nutzen, um Informationen zu sammeln, wenn Sie Fragen haben, denn es kann zu Situationen kommen, in denen ein "Ich wusste es nicht" nicht in Frage kommt. Wenn Sie bei einer Entscheidung noch unsicher sind oder eine professionelle Auslegung benötigen, zögern Sie nicht, einen Immobilienexperten (z. B. einen Gerichtsschreiber, einen Grundstücks- und Bausachverständigen oder einen Immobilienmakler) zu Rate zu ziehen. Wenn Sie die Eintragungsinformationen aus der Sicht eines Fachmanns entziffern lassen, können Sie vermeiden, unerwartete Rechte zu übersehen, und den Kauf oder Verkauf einer Immobilie unbesorgt in Angriff nehmen.
Da es sich um ein wichtiges Eigenheim und wertvolle Vermögenswerte handelt, lohnt es sich, ein wenig Zeit und Mühe zu investieren, um das Register zu prüfen und eine geschlossene Kopie zu bestellen. Achten Sie darauf, die Gegenwart und Vergangenheit der Immobilie zu überprüfen, um eine sichere Immobilientransaktion zu gewährleisten. Beginnen Sie Ihre Immobilienrecherche, indem Sie zunächst das Register der Immobilie, an der Sie interessiert sind, prüfen und gegebenenfalls eine Kopie der geschlossenen Abschrift anfordern.
F1: Was ist der Unterschied zwischen einer beglaubigten Abschrift des Registers und einer Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten?
A: Eine beglaubigte Abschrift des Registers ist ein Dokument, bei dem es sich um eine "Fotokopie" des Originalregisters handelt, das ursprünglich im Büro für Rechtsfragen aufbewahrt wurde. Da die Registereinträge heute computergestützt verwaltet werden und die Originale digitalisiert wurden, wird die Bescheinigung, die einer beglaubigten Abschrift des Registers entspricht, als Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten bezeichnet. Obwohl die Bezeichnungen unterschiedlich sind, gibt es keinen wesentlichen Unterschied im Inhalt der Beschreibungen. In den meisten Fällen bezieht sich der Begriff "beglaubigte Abschrift des Registers" im Allgemeinen auf die aktuelle Bescheinigung aller eingetragenen Angelegenheiten und kann im alltäglichen Gebrauch als nahezu synonym angesehen werden.
F2: Sind eine beglaubigte Abschrift des geschlossenen Registers und eine Bescheinigung über geschlossene Angelegenheiten dasselbe?
A: Es gibt einen Unterschied: Eine beglaubigte Abschrift des abgeschlossenen Registers ist eine Kopie des abgeschlossenen Registers in Papierform, während eine Bescheinigung über abgeschlossene Angelegenheiten eine gedruckte Bescheinigung des elektronischen abgeschlossenen Registers ist. Streng genommen handelt es sich um unterschiedliche Dokumente mit unterschiedlichen Bezeichnungen, aber die Informationen, die in beiden enthalten sind, sind dieselben, und beide bescheinigen den Inhalt des abgeschlossenen Registereintrags. Im Bereich der Immobilientransaktionen werden sie oft ohne klare Unterscheidung als "Abgeschlossenes Protokoll" bezeichnet.
F3: Kann jeder eine Kopie des geschlossenen Registers erhalten?
A: Ja, im Prinzip kann jeder eine beglaubigte Abschrift des abgeschlossenen Registers (Bescheinigung über abgeschlossene Angelegenheiten) beantragen und erhalten. Wie bei der derzeitigen Bescheinigung über eingetragene Angelegenheiten sind keine besonderen Qualifikationen oder Interessen erforderlich, um sie zu erhalten, und jeder kann sie bei der Hauptabteilung Recht beantragen. Für die Beantragung sind jedoch Angaben wie Standort und Grundstücksnummer zur Identifizierung des Grundstücks erforderlich, so dass es ratsam ist, dies im Voraus zu überprüfen. Bitte beachten Sie, dass alte geschlossene Register nur bei der zuständigen Rechtsabteilung angefordert werden können.
F4: Können die Informationen aus dem geschlossenen Register über das Internet eingesehen und abgerufen werden?
A: Das ist teilweise möglich. Wenn die Immobilie nach der Digitalisierung der Registereinträge geschlossen wurde, können Sie über das Online-System des Justizministeriums eine Bescheinigung über geschlossene Angelegenheiten beantragen, oder Sie können die Informationen über geschlossene Register auch beim "Registration Information Provision Service" der Vereinigung für Zivilrechtsangelegenheiten einsehen. Online-Anträge können gegen eine geringfügig reduzierte Gebühr per Post bestellt oder im Büro für Rechtsangelegenheiten abgeholt werden. Ältere geschlossene Register, die noch nicht digitalisiert wurden, können hingegen nicht online eingesehen oder angefordert werden, da sie nicht online-fähig sind. In solchen Fällen müssen Sie sie direkt beim zuständigen Rechtsamt anfordern.
F5: Wie lange werden die Abschlussregister aufbewahrt?
A. Die Aufbewahrungsfrist für das Stilllegungsregister ist gesetzlich festgelegt; grundsätzlich werden Grundstücke 50 Jahre nach der Stilllegung und Gebäude 30 Jahre nach der Stilllegung aufbewahrt. Daher kann z. B. ein vor 30 Jahren geschlossenes Gebäuderegister auch heute noch eingesehen werden. Sehr alte geschlossene Register (die vor dem 1. Juli 1988 geschlossen wurden) sind jedoch möglicherweise nicht mehr verfügbar, da sie bereits vernichtet wurden, da die Aufbewahrungsfrist nach dem alten Gesetz auf 20 Jahre festgelegt war. Beachten Sie diese Beschränkung der Aufbewahrungsfrist, wenn Sie die Geschichte älterer Immobilien erforschen.