In den letzten Jahren hat die Immobilienbranche im Rahmen der landesweiten DX-Initiative (Digital Transformation) eine Welle der Digitalisierung erlebt. Die Immobilienverwaltung, die früher papier- und Excel-intensiv war, erfährt durch den Einsatz von cloudbasierten Immobilienverwaltungssystemen einen großen Wandel. Immobilieninformationen, Mieterdaten, Vertragsinformationen sowie Mieteinnahmen und -ausgaben können zentral in der Cloud verwaltet werden, und viele der komplizierten Aufgaben können automatisiert werden, was zu einer Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Genauigkeit führen dürfte. In diesem Artikel werden die Vorteile cloudbasierter Verwaltungssysteme für Immobilieneigentümer im Hinblick auf die Mietverwaltung, die automatisierte Erstellung von Einnahmen- und Ausgabenberichten, die Visualisierung von Informationen und die schnellere Kommunikation auf leicht verständliche Weise erläutert. Darüber hinaus werden aktuelle Fallstudien und die wichtigsten in Japan verfügbaren Cloud-basierten Immobilienverwaltungssysteme vorgestellt.
Bei der Mietverwaltung sind die monatliche Mietabrechnung, die Zahlungsverwaltung und die Berichterstattung über Einnahmen und Ausgaben für den Eigentümer zeitaufwändige und zeitraubende Aufgaben. Durch die Einführung eines cloudbasierten Immobilienverwaltungssystems können diese Aufgaben der Mietverwaltung wesentlich effizienter und automatisierter gestaltet werden. Sobald beispielsweise die Daten der Immobilien und der Vertragspartner registriert sind, werden diese Daten bei der Erstellung verschiedener Dokumente wie Rechnungen und Überweisungsbelege automatisch berücksichtigt, so dass keine doppelten Eingaben mehr erforderlich sind. Einige Systeme sind auch mit einer automatischen Benachrichtigungsfunktion für Mietrückstände ausgestattet, die bei Zahlungsverzug automatisch Mahnungen verschickt, so dass der Eigentümer nicht mehr selbst mit dem Unternehmen Kontakt aufnehmen muss, um Mahnungen zu erhalten. Einem kleinen bis mittelgroßen Verwaltungsunternehmen ist es sogar gelungen, die Bestätigung von Mietzahlungen und die Verwaltung von Zahlungsrückständen mit dem System zu automatisieren und die damit verbundene Arbeitszeit um etwa 40 % zu reduzieren. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis für den Eigentümer.
Das System rationalisiert auch die Berichterstattung über Einnahmen und Ausgaben durch cloudbasierte Berichte. In der Vergangenheit mussten die Eigentümer darauf warten, dass die monatlichen Einnahmen- und Ausgabenberichte von der Verwaltungsgesellschaft per Post geschickt wurden, oder sie mussten die Einnahmen und Ausgaben selbst in Excel berechnen. Das System zeigt den Stand der Einnahmen und Ausgaben visuell und übersichtlich in Diagrammen an, so dass die Eigentümer die Details auf einen Blick erfassen können. Das System macht auch das Papierporto überflüssig, was den Verwaltungsaufwand und die Kosten für die Vorbereitung und den Versand des Portos spart. Diese Automatisierung trägt auch dazu bei, menschliches Versagen zu reduzieren und Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Die Anzahl der durch manuelle Arbeit verursachten Eingabefehler wird reduziert und die Konsistenz der Bücher bleibt erhalten, was die Genauigkeit der Verwaltungszahlen verbessert. Dadurch können die Eigentümer die Zeit, die sie bisher für die Buchhaltung aufwenden mussten, für andere wichtige Aufgaben und die strategische Planung nutzen.
Cloud-basierte Immobilienverwaltungssysteme verwalten zentral alle relevanten Informationen, von Objektinformationen über Vertragsdetails bis hin zu Mietkautions- und -entzugshistorie und Reparaturhistorie. Dies ermöglicht es den Eigentümern, den Status ihres Immobilienportfolios in Echtzeit zu erfassen und ihre Bewirtschaftungssituation zu "visualisieren". So können z. B. Informationen darüber, welche Immobilien in diesem Monat keine Miete erhalten haben, die jährliche Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben, welche Immobilien leer stehen und wie viele Einheiten leer stehen usw., sofort auf dem Dashboard überprüft werden. Die zeitnahe Visualisierung von Informationen erhöht die Transparenz der Immobilienverwaltung und gibt den Eigentümern ein gutes Gefühl. Einige Unternehmen konnten sogar ihre Reaktionsfähigkeit verbessern, indem sie den Echtzeit-Austausch von Informationen zwischen mehreren Geschäftsstellen über die Cloud ermöglichten.
Das Cloud-Verwaltungssystem für Eigentümer bietet eine grafische Darstellung von Schlüsselindikatoren wie Mieteinnahmen, Ausgabenaufschlüsselung und Leerstandsquoten, die jederzeit und überall überprüft werden können. So konnte beispielsweise ein einzelner Eigentümer die Einnahmen und Ausgaben jedes Objekts im System detailliert analysieren und infolgedessen die Rentabilität verbessern, indem er Managementprobleme erkannte und Gegenmaßnahmen ergriff. Diese Anhäufung und Visualisierung von Daten ermöglicht eine Entscheidungsfindung auf der Grundlage objektiver Zahlen. Darüber hinaus wurden in den letzten Jahren KI-Analysefunktionen in die Systeme eingebaut und zur Unterstützung der Entscheidungsfindung eingesetzt. Dienste mit einer KI-basierten Mietbewertungsfunktion ermöglichen es dem Nutzer beispielsweise, Vorschläge für angemessene Mieten zu erhalten, die auf den neuesten Marktpreisen und Trenddaten basieren.
Auch die Kommunikation zwischen Eigentümern und Hausverwaltungen bzw. zwischen Eigentümern und Mietern wird durch DX erheblich erleichtert. Cloud-basierte Hausverwaltungssysteme verfügen häufig über integrierte Chat- und Benachrichtigungsfunktionen, so dass Kommunikationen, die bisher per Telefon oder Post abgewickelt wurden, schnell online ausgetauscht werden können. So werden z. B. Mitteilungen der Verwaltungsgesellschaft an den Eigentümer (z. B. die Bestätigung der Mietvertragsverlängerung oder die Bitte um Zustimmung zu Reparaturen) sofort über das System übermittelt, und der Eigentümer kann sie mit einem einzigen Klick auf seinem Smartphone oder PC annehmen oder beantworten. Auf diese Weise entfällt der mühsame Versand und Empfang von Dokumenten per Post und der Aufwand für die Beantwortung jedes einzelnen Falls wird verringert. Durch die gemeinsame Nutzung von Berichten online im Cloud-System und die Möglichkeit, die Kommunikation per Chat abzuwickeln, können die Eigentümer die Informationen zu einem ihnen genehmen Zeitpunkt überprüfen und beantworten, und die Verwaltungsgesellschaften konnten die Verschwendung von verpassten Anrufen und das Warten auf Rückrufe reduzieren. Da alle Aufzeichnungen der Kommunikation in der Cloud gespeichert werden, werden auch Missverständnisse wie "Ich habe Sie nicht verstanden" oder "Ich habe gesagt oder nicht gesagt" vermieden, was zu einem größeren Vertrauen zwischen den beiden Parteien führt.
DXing beschleunigt auch den Umgang mit den Mietern. Die Bewohner können über eine spezielle App oder ein Webportal Probleme melden oder Fragen zu Einrichtungen stellen, und die Verwaltung kann sofort eine Rückmeldung über den Stand der Bearbeitung geben. Einige Verwaltungsunternehmen haben Chatbots und automatisierte Antwortsysteme eingeführt, die eine erste Antwort auch außerhalb der Bürozeiten ermöglichen, so dass sie auch nachts und am Wochenende sofort auf Mieteranfragen reagieren können. Ein solches zeitnahes Kommunikationssystem führt zu einer höheren Mieterzufriedenheit, was wiederum zu einem langfristig stabilen Betrieb der Immobilie des Eigentümers beiträgt (Mieterbindung und weniger Leerstände).
Wie wir oben gesehen haben, bringt DXing durch die Einführung eines modernen Immobilienverwaltungssystems viele Vorteile für die Eigentümer mit sich. Die wichtigsten Vorteile sind hier noch einmal zusammengefasst.
Erhebliche Arbeitszeitverkürzung und Produktivitätssteigerung: Der Zeitaufwand der Eigentümer selbst wird erheblich reduziert, da Verwaltungsaufgaben wie Mietverwaltung und Buchhaltung automatisiert werden. Selbst wenn die Verwaltungsgesellschaft im DX-Format arbeitet, kann dies zu einer Verringerung von Überstunden und Personalengpässen bei den zuständigen Mitarbeitern führen, was wiederum die Qualität der den Eigentümern gebotenen Dienstleistungen verbessert.
Erhöhte Transparenz und gestärktes Vertrauensverhältnis: Die Daten werden in der Cloud in Echtzeit ausgetauscht, so dass die Eigentümer jederzeit den Überblick über ihr Vermögen behalten können. Die Offenheit der Informationen über Einnahmen, Ausgaben und Verträge beseitigt die Bedenken, nicht zu wissen, was vor sich geht, und stärkt das Vertrauensverhältnis zur Verwaltungsgesellschaft. Da die Daten in der Cloud gespeichert werden und eine Historie geführt wird, werden auch Auslassungen und der Verlust von Informationen verhindert. Einige unserer Kunden haben sogar geäußert, dass die zentrale Datenverwaltung die Transparenz der Verwaltung verbessert hat und dass DXing sowohl für die Eigentümer als auch für die Verwaltungsgesellschaften eine beruhigende Wirkung hat.
Unterstützung für präzise Managemententscheidungen: Die im System gespeicherten Daten und Berichte sowie die Ergebnisse der KI-Analyse unterstützen die Eigentümer bei ihren Entscheidungen. Sie können die Rentabilität verschiedener Objekte vergleichen und datengestützte Entscheidungen zur Überprüfung der Miethöhe treffen, während sie die Leistungsdaten in Echtzeit betrachten. So kann die KI-Bewertungsfunktion beispielsweise die angemessene Miete für ein Objekt berechnen, das weiterhin leer steht, und eine Entscheidung darüber treffen, wie das Objekt frühzeitig verwertet werden kann. Das DX-System ist auch für die langfristige Planung der Vermögensverwaltung nützlich, da es die Vorhersage künftiger Einnahmen und Ausgaben auf der Grundlage gesammelter Daten erleichtert - ein großer Vorteil bei der Abkehr von einer Verwaltung, die sich auf "Intuition und Erfahrung" verlässt, hin zu einer strategischen, datengestützten Mietverwaltung.
Geringere Kosten und bessere Einhaltung der Vorschriften: Durch die papierlose Nutzung der Cloud können Kosten wie Porto und Druckkosten gesenkt werden. Wenn das System zudem ständig mit den neuesten Gesetzen und Vorschriften aktualisiert wird, ist es einfacher, auf Gesetzesänderungen zu reagieren, wie z. B. die Überarbeitung von Vertragsformularen und die Digitalisierung von Erklärungen zu wichtigen Fragen. In Verbindung mit einer Verringerung menschlicher Fehler trägt dies auch dazu bei, Probleme zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften zu verbessern. Im Falle eines Systemausfalls oder einer Katastrophe hat das Cloud-basierte System den Vorteil, dass die Daten sicher gesichert sind und die Geschäftskontinuität hoch ist (das Risiko eines längeren Ausfalls soll geringer sein als bei On-Premise-Systemen).
Im Folgenden werden einige der wichtigsten in Japan verfügbaren cloudbasierten Immobilienverwaltungssysteme vorgestellt. Alle sind darauf ausgelegt, die Effizienz der Immobilienverwaltung zu verbessern. Bitte verwenden Sie sie als Referenz, wenn Sie die Einführung eines eigenen Systems in Erwägung ziehen oder Ihrer Verwaltungsgesellschaft ein solches vorschlagen.
Ierabu CLOUD (Ierabu GROUP Inc.) - Ein All-in-One-Cloud-System, das alle Aspekte des Immobilienbetriebs abdeckt, von der Miet- und Verkaufsvermittlung bis zur Immobilienverwaltung. Es wurde bereits von mehr als 12.000 Unternehmen eingeführt und ist mit einer Vielzahl von Funktionen ausgestattet. Das System ist außerdem mit Funktionen wie der Erstellung von Websites, der Verknüpfung von Portalen, der Kundenverwaltung und der elektronischen Vertragsabwicklung ausgestattet und trägt dazu bei, sowohl die betriebliche Effizienz zu steigern als auch die Kundenattraktivität zu erhöhen.
Ii Seikatsu Rental Management Cloud (Ii Seikatsu Co., Ltd.) - Dieses System ist einer der führenden Cloud-Services für die Immobilienbranche und bietet umfassende Unterstützung von der Immobilienverwaltung bis hin zu Mietverträgen und der Verwaltung von Kautionen und Rücktritten. Das System wurde bei mehr als 1.500 Unternehmen eingeführt und wird wegen seiner Benutzerfreundlichkeit und Vielseitigkeit hoch geschätzt. Das System verfügt außerdem über ein Supportsystem, das auch Aktualisierungen bei gesetzlichen Änderungen unterstützt, und kann unbesorgt eingesetzt werden.
Rental Revolution 10 (Japan Information Create Co., Ltd.) - Dieses beliebte Mietverwaltungssystem wurde landesweit von etwa 5.000 (4.941) Unternehmen eingeführt. Es kann alles von der Vermietungsarbeit bis zur Verwaltung übernehmen und verwaltet zentral Immobilieninformationen, Vertragsdetails und Mietdaten, um die betriebliche Effizienz zu verbessern. Die einfach zu bedienende Benutzeroberfläche und der ausgezeichnete Support sind für jedermann attraktiv, und das System wird von kleinen und mittleren Immobilienunternehmen stark unterstützt.
Es ist ratsam, das am besten geeignete System je nach Größe und Bedarf Ihres Unternehmens auszuwählen. Bei der Einführung eines Systems ist es natürlich wichtig, dass es kosteneffektiv ist, aber auch, dass es einfach zu bedienen ist, über ein Supportsystem verfügt und in den Arbeitsablauf Ihres Unternehmens passt. In einigen Fällen empfiehlt es sich, das System schrittweise einzuführen und die Mitarbeiter zu schulen, während DX ohne übermäßigen Aufwand eingesetzt wird.
Wir haben die digitale Transformation (DX) der Immobilienverwaltung mit Hilfe von cloudbasierten Immobilienverwaltungssystemen erläutert und uns dabei auf die Auswirkungen der Effizienzsteigerung und Automatisierung sowie auf die Vorteile für die Eigentümer konzentriert. Die Vorteile von DX sind vielfältig: Zeitersparnis durch Automatisierung der Mietverwaltung und des Einnahmen- und Ausgabenreportings, verbesserte Transparenz und Entscheidungsunterstützung durch Datenvisualisierung sowie stärkere Vertrauensbeziehungen durch schnellere Kommunikation. Tatsächliche Fallstudien haben auch über Ergebnisse wie eine erhebliche Verringerung der Arbeitszeit und eine verbesserte Rentabilität berichtet, was ein Punkt ist, den sich Eigentümer nicht entgehen lassen sollten.
Mit der Entwicklung der Immobilientechnologie hat sich die Immobilienverwaltung, die früher viel Zeit und Erfahrung erforderte, zu einem einfach zu bedienenden Cloud-Service entwickelt , der von jedermann bedient werden kann. Mit anderen Worten: Die neuesten Immobilienverwaltungssysteme werden zu mehr als nur einem Werkzeug für die betriebliche Effizienz - sie werden zu einem Managementpartner für Eigentümer, der deren Entscheidungsfindung unterstützt.
Eigentümer, die in Zukunft mit dem Property Management DX arbeiten wollen, sollten die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung von einem vertrauten Ort aus unternehmen und dabei die in diesem Artikel vorgestellten Vorteile und Fallbeispiele als Referenz nutzen. Auch wenn es zunächst nur ein kleiner Schritt ist, wird sich die kontinuierliche Förderung von DX in der Zukunft mit bedeutenden Ergebnissen auszahlen (Zeitersparnis, höhere Gewinne, geringere Risiken usw.). Ziehen Sie die Einführung eines geeigneten Cloud-basierten Verwaltungssystems in Betracht, um Ihre tägliche Arbeit zu erleichtern und Ihre Immobilienverwaltung sicherer und transparenter zu gestalten. Sie werden die Vorteile sicher spüren.