في الساعة الثانية صباحاً، استيقظت على مكالمة هاتفية مفاجئة. "يا صاحب العقار، المياه تتسرب من الطابق الذي يعلونا وتنزل من السقف كالمطر!
من هذه اللحظة، يبدأ الكابوس الطويل للمالكين الذين يديرون عقاراتهم المستأجرة بأنفسهم. الاتصال بالمستأجرين في الطابق الذي يعلوه، وتفقد الموقع في منتصف الليل، والإسعافات الأولية، والترتيب لاستقدام عامل تصليح، وتقييم الأضرار، والتواصل مع شركة التأمين، والتأكد من مكان المسؤولية... الأمر الأكثر إثارة للقلق هو حقيقة أن عليك التعامل مع كل هذا بمفردك، دون معرفة متخصصة.
كيف يجب على المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم التعامل مع هذه المواقف عند مواجهتها؟ وكيف سيكون الوضع نفسه مختلفاً إذا استعانوا بمصادر خارجية لشركة إدارة؟
في هذا العدد، سننظر في حدود الإدارة الذاتية ومزايا الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، باستخدام مثال مشاكل تسرب المياه من الطوابق العليا في إدارة الإيجار.
امتلك السيد "أ" وحدة سكنية مكونة من أربعة طوابق (12 وحدة) عمرها 15 عامًا وكان يديرها للإيجار. استمر في إدارة العقار بنفسه لتوفير تكاليف الإدارة، ولكن في أحد فصول الشتاء في وقت متأخر من الليل، تلقى مكالمة طارئة من أحد المستأجرين في الطابق الثالث يقول فيها أن المياه تتسرب من السقف.
النتيجة: خمسة أيام من أعمال الترميم، بتكلفة تقارب 500,000 ين ياباني، بالإضافة إلى 200,000 ين كتعويض للمستأجرين، وفوق كل ذلك، ثمن باهظ من حيث الوقت الثمين والضغط النفسي.
في عقار السيد "ب"، حيث حدث موقف مماثل، اتخذت شركة الإدارة الإجراءات التالية
النتيجة: لم يكن على السيد "ب" سوى مراقبة سلسلة الاستجابات في معظم الأحيان، وتم تقليل العبء الذهني إلى الحد الأدنى.
كما يتضح من حالة مشكلة تسرب المياه، هناك العديد من المخاطر والقيود على الإدارة الذاتية. نوجز أهمها أدناه.
| عناصر المخاطر | أمثلة ملموسة | احتمالية الحدوث | درجة التأثير |
|---|---|---|---|
| الأخطاء في القرارات القانونية | مشاكل التعويض بسبب سوء تقدير المسؤولية | عالية | كبير |
| سوء التقدير الفني | الفشل في اتخاذ تدابير مضادة بسبب سوء تشخيص سبب التسرب | متوسط | كبير |
| عدم معرفة التغطية التأمينية | عدم الاستفادة من التأمين المطبق | مرتفع | متوسط |
| خطأ في اختيار طريقة الإصلاح | التكرار بسبب الإصلاحات غير المناسبة | متوسط | كبير |
| القيود | في حالة الإدارة الذاتية | عند الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة |
|---|---|---|
| وقت الاستجابة للطوارئ | وقت السفر إلى العقار + وقت الاستجابة | استجابة فورية - 30 دقيقة من قبل متخصصين |
| الاستجابة في وقت متأخر من الليل وفي أيام العطلات | الاستجابة على حساب الحياة الشخصية | نظام استجابة على مدار 24/7/365 |
| إدارة الممتلكات متعددة المواقع | من المستحيل فعلياً الاستجابة في وقت واحد | يمكن التعامل معها من قبل موظفي الإدارة في كل موقع |
| شبكة المقاولين | اتصالات شخصية محدودة | شبكة واسعة من المقاولين من الباطن |
يميل الملاك الذين يستمرون في إدارة عقاراتهم الخاصة إلى التغاضي عن العبء النفسي والفرص الضائعة: فإدارة الإيجار، التي تتطلب وقت استجابة على مدار 24 ساعة، تؤثر بشكل كبير على نوعية حياتهم الخاصة، بما في ذلك الوقت المخصص لعملهم اليومي وعائلاتهم وهواياتهم. وعلى وجه الخصوص، يمكن أن تسبب المشاكل العاجلة مثل مشاكل تسرب المياه الكثير من الضغط النفسي، مما يؤثر على الوظائف والأنشطة الأخرى.
إذا كان من الممكن استخدام الوقت الذي تقضيه في الإدارة الذاتية في أعمالك الأساسية أو فرص الاستثمار الجديدة، فقد تتمكن من تحقيق عوائد أكبر. وبالنظر إلى هذه الفرص الضائعة، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة هو استثمار يؤتي ثماره بشكل جيد.
شركات إدارة التأجير هي شركات محترفة تتمتع بسنوات عديدة من الخبرة والدراية. على وجه الخصوص، لديهم الخبرة التالية عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع تسربات المياه
لا تقتصر الميزة الرئيسية للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة على حل المشاكل فحسب، بل أيضاً الإدارة الوقائية.
| عناصر الإدارة الوقائية | تفاصيل محددة | صعوبة تحقيقها مع الإدارة الذاتية |
|---|---|---|
| الفحص الدوري للمنشأة | الفحص الدوري لإمدادات المياه وأنابيب الصرف الصحي والمعدات الكهربائية وما إلى ذلك. | صعوبة التحقيق |
| التنبؤ بالتقادم | التنبؤ القائم على البيانات بالعمر المتوقع للمعدات | صعب للغاية |
| تخطيط الإصلاح الوقائي | منع الأعطال المفاجئة من خلال الإصلاحات المخطط لها | صعب |
| إرشادات للمستأجرين بشأن الاستخدام | إرشادات حول الاستخدام المناسب للمعدات | معتدل |
| مشاركة الحالات المماثلة | تدابير وقائية تستند إلى أمثلة من عقارات أخرى | مستحيل |
شركة الإدارة تعتبر راحة البال التي يوفرها نظام الاستجابة على مدار 24 ساعة ميزة رئيسية لا يمكن اكتسابها من الإدارة الذاتية.
يمكن أن يكون للاستجابة لحالة طارئة مثل تسرب المياه تأثير كبير على رضا المستأجرين وسمعة العقار. إن الاستعانة بشركة إدارة تتيح الاستجابة الاحترافية للمشاكل، والتي من المتوقع أن يكون لها الآثار التالية
يعد اختيار شركة الإدارة المناسبة أمراً بالغ الأهمية لتحقيق أقصى قدر من فوائد الاستعانة بمصادر خارجية. ستساعدك النقاط التالية في العثور على شريك موثوق به.
نقاط تفتيش محددة لتقييم القدرة على الاستجابة للمشاكل.
| بنود الفحص | طرق التحقق | أمثلة على الاستجابات الجيدة |
|---|---|---|
| نظام الاستجابة للطوارئ | أسئلة حول التدفق المحدد لنظام الاستجابة على مدار 24 ساعة | "يقوم الشخص المسؤول بالرد على المكالمة في غضون 30 دقيقة من تلقي مركز الاتصال للمكالمة، وبناءً على الحالة، يرسل موظفين إلى الموقع في غضون 60 دقيقة". |
| شبكة المتعاقدين من الباطن | عند سؤاله عن مدى توافر خدمات السباكة في وقت متأخر من الليل. | 'لدينا شراكات مع شركات السباكة التي يمكنها الاستجابة على مدار 24 ساعة في اليوم، لذلك حتى في حالات الطوارئ، يمكننا أن نكون في الموقع في غضون ساعتين من حيث المبدأ. |
| حالات الاستجابة السابقة | اسأل عن أمثلة محددة للاستجابة لتسرب المياه. | 'يمكننا تقديم شرح تفصيلي لحالات محددة من المشاكل وعملية حلها.' يمكننا تقديم شرح مفصل لحالات محددة من المشاكل وعملية حلها. |
| دعم التأمين | اسأل عن الدعم لطلبات التأمين | 'نحن نقدم دعمًا ثابتًا، بدءًا من التفاوض مع شركات التأمين نيابةً عنك، إلى المساعدة في إعداد المستندات اللازمة، إلى حضور التقييمات' |
| تدابير لمنع تكرار المشكلة | أسئلة حول تدابير منع تكرار المشاكل المماثلة | "تقديم التقارير التي تحلل أسباب المشاكل بعد حدوثها، وتنفيذ مقترحات محددة للتدابير الوقائية |
ينبغي اعتبار تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة "استثماراً" وليس مجرد "تكلفة". تقييم فعالية التكلفة من خلال النظر بشكل شامل في العوامل التالية
الوفورات المباشرة في التكاليف
القيمة غير المباشرة
التأثير على قيم الأصول على المدى الطويل
تعتبر حالات الطوارئ مثل مشاكل تسرب المياه من الطابق العلوي من المخاطر التي لا يمكن تجنبها في إدارة الإيجار. وبالنظر إلى عبء الإدارة الذاتية، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة ليس مجرد تكلفة، بل هو استثمار حكيم لوقت المالك وصحته النفسية وقيمة أصول العقار.
إن مزايا الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة العقارات المؤجرة كثيرة ومتنوعة، ولكن المزايا الثلاث التالية مهمة بشكل خاص
تُحدث الاستعانة بمصادر خارجية لشركة الإدارة فرقاً كبيراً، حتى بالنسبة لتسرب مياه واحد. وتكون الفوائد أكبر إذا أخذت في الاعتبار جوانب أخرى مثل الوقاية من الكوارث ومنع الجريمة والامتثال للتغييرات القانونية. لماذا لا تفكر في الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة لتحقيق الاستقرار في أعمالك الإيجارية على المدى الطويل؟
ج: تبلغ التكاليف النموذجية لإدارة الإيجار بالاستعانة بمصادر خارجية حوالي 3-5% من إيرادات الإيجار. ويختلف ذلك حسب نطاق عمل الإدارة، ولكن بشكل عام حوالي 5% من الإيجار للخطة القياسية التي تشمل إدارة المستأجرين الأساسية وإدارة المباني، وحوالي 3% إذا كنت تعمل فقط كوكيل تحصيل. ومع ذلك، فإن الخدمات الإضافية مثل خدمة الاستجابة للطوارئ على مدار 24 ساعة وضمان الإيجار قد تترتب عليها تكاليف إضافية.
ج: الأمر يستحق الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة حتى العقارات الصغيرة. في الواقع، من الأهمية بمكان بالنسبة للعقارات الصغيرة الحفاظ على رضا المستأجرين والاستجابة السريعة للمشاكل، حيث أن تأثير شغور واحد على الإيرادات كبير. يقدم عدد متزايد من شركات الإدارة خططاً مرنة للعقارات الصغيرة، لذا يُنصح باختيار شركة إدارة مناسبة لحجم عقارك.
ج: لا، ليس عليك القيام بأي شيء بشكل كامل. من الضروري التحقق من تقارير الدخل والنفقات المنتظمة والمشاركة في القرارات المهمة مثل الإصلاحات الرئيسية. ومع ذلك، يمكنك أن تترك كل شيء تقريباً لشركة الإدارة، بما في ذلك التعامل اليومي مع المستأجرين وحل المشاكل الطارئة وعمليات التفتيش المنتظمة. وهذا يخلق بيئة يمكنك فيها التركيز على القرارات السياسية الرئيسية مع الحفاظ على التواصل الجيد مع شركة الإدارة.
ج: عند التبديل، من المهم تسليم المعلومات الحالية عن الممتلكات والمستأجرين بدقة. وعلى وجه الخصوص، تقديم تفاصيل عن تاريخ المشاكل السابقة وتاريخ الإصلاح والترتيبات الخاصة مع المستأجرين. يُنصح أيضاً بالحصول على عروض أسعار من عدة شركات إدارة ومقارنة التوازن بين الخدمات والتكاليف. الوقت المثالي للتغيير هو خلال فترات انخفاض الإشغال أو التوقيت الوقائي قبل حدوث مشاكل كبيرة.
ج: هذا ممكن. عادةً ما تحدد عقود الإدارة فترة العقد وشروط الإنهاء، لذا يمكنك التغيير وفقاً لذلك. ومع ذلك، من المهم إتاحة الوقت الكافي لإجراء التغيير لتجنب حدوث ارتباك للمستأجرين. إذا كنت تفكر في تغيير شركة الإدارة، فقم بتوضيح عدم رضاك الحالي والمجالات التي تحتاج إلى تحسين، وتأكد من أن شركة الإدارة الجديدة يمكنها حلها بالتفصيل.
إذا كنت مالكًا قلقًا بشأن إدارة الإيجار لديك، خاصةً في الحالات التي تتطلب استجابة طارئة، مثل مشكلة تسرب المياه، يُرجى الاتصال بشركة INA & Associates للحصول على استشارة مجانية لمساعدتك على الانتقال السلس من الإدارة الذاتية إلى الإدارة الخارجية وتحقيق أقصى قدر من سنقترح عليك خطة الإدارة المثلى لتعظيم قيمة عقارك.