رسوم الإدارة (تسمى أحياناً رسوم صيانة المناطق المشتركة) في الشقق والوحدات السكنية المؤجرة هي رسوم شهرية يتم تحصيلها من المستأجرين لصيانة وإدارة المبنى والمناطق المشتركة. وتشمل هذه الرسوم على وجه التحديد تكاليف تنظيف المناطق المشتركة من قبل البوابين وعمال النظافة، وتكاليف الكهرباء للمناطق المشتركة مثل المداخل والمصاعد، وتكاليف الصيانة والفحص للهوائيات المشتركة، وتكاليف العناية بأحواض الزهور والمزروعات. وفقًا لتعريف اتحاد مجالس التجارة العادلة العقارية، فإن هذه التكاليف هي "النفقات اللازمة لتولي شؤون الوحدة السكنية وصيانة وإدارة المرافق والمناطق المشتركة الأخرى" و"تشمل الضرائب والمستحقات العامة للمناطق المشتركة ولا تشمل صندوق احتياطي الإصلاح".
بموجب القانون، لم يتم تحديد مبلغ وطريقة تحصيل رسوم الإدارة بشكل واضح. لذلك، يتم تحديد رسوم الإدارة في العقارات المؤجرة بشكل عام وفقاً لتقدير المالك. على الرغم من أنها غالباً ما يتم تحديدها بشكل منفصل عن الإيجار في عقد الإيجار، إلا أنه في الواقع يمكن اعتبارها جزءاً من الإيجار. على سبيل المثال، ينص العقد القياسي لوزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل الخاص بإيجار المساكن على أن رسوم الخدمات المشتركة (رسوم الإدارة) يجب أن يدفعها المستأجر لتغطية "التكاليف الفعلية المطلوبة لصيانة وإدارة المناطق المشتركة"، ولكنه ينص أيضاً على أنه يمكن مراجعتها بعد التشاور إذا أصبحت غير معقولة بسبب الزيادة أو النقصان. وبعبارة أخرى، يتم التعامل مع رسوم الإدارة من الناحية القانونية بنفس الطريقة التي يتم التعامل بها مع الإيجار، ولكن يمكن القول بأنها مصروفات لها طابع استرداد التكاليف الضرورية كمصروفات صيانة المناطق المشتركة.
ما هي التكاليف التي تغطيها رسوم الإدارة؟ تغطي البنود الرئيسية، عند تنظيمها، جميع التكاليف المتعلقة بصيانة المناطق المشتركة في المبنى. وفيما يلي تفصيل نموذجي للتكاليف
رسوم المرافق والمياه للمناطق المشتركة: وهي رسوم الكهرباء والمياه المستخدمة في المناطق المشتركة مثل الممرات والسلالم والمصاعد وإضاءة المداخل. على سبيل المثال، يشمل ذلك تكلفة استبدال المصابيح الكهربائية للإضاءة الليلية والأضواء الأمنية وكهرباء المصاعد.
تكاليف التنظيف: وهي تكاليف التنظيف اليومي والمنتظم للمناطق المشتركة في المبنى. ويشمل ذلك تكلفة الترتيب لعمال النظافة ومعدات التنظيف والمنظفات للحفاظ على نظافة مناطق النفايات والمداخل والسلالم وما إلى ذلك. وهذا أمر ضروري للحفاظ على الجمالية والنظافة.
تكاليف صيانة المعدات وفحصها: وهي تكاليف عمليات الفحص والصيانة الدورية لمعدات المبنى مثل المصاعد ومعدات مكافحة الحرائق ومضخات إمدادات المياه والصرف الصحي والهوائيات المشتركة. يتم هنا أيضاً دفع تكاليف عمليات الفحص القانوني التي يقوم بها مقاولون متخصصون والإصلاحات في حالة حدوث أعطال. هذه هي تكاليف الصيانة الوقائية لضمان التشغيل الآمن للمرافق.
تكاليف الموظفين من البوابين وحراس الأمن: الرواتب عند تعيين البوابين وتكاليف الاستعانة بمصادر خارجية لشركات الأمن. يتم تضمين تكاليف الموظفين في تكاليف إدارة الممتلكات التي يتم فيها تقديم الخدمات من قبل أشخاص، مثل البوابين المقيمين أثناء النهار والدوريات الليلية. ويمثل هذا البند نسبة كبيرة من تكلفة العقارات الراقية التي تقدم خدمات واسعة النطاق، مثل خدمات البوابين.
تكاليف الزرع والصيانة الخارجية: وهي تكاليف التجميل البيئي، بما في ذلك تقليم النباتات والأشجار في العقار، وإزالة الأعشاب الضارة ومكافحة الآفات وصيانة شرائط الزرع. تُعد إدارة الزراعة المنتظمة مهمة للحفاظ على بيئة معيشية جيدة، حيث أن إهمال إدارة المساحات الخضراء يمكن أن يؤدي إلى تدهور المناظر الطبيعية وانتشار الآفات.
أقساط التأمين: في بعض الحالات، يتم دفع أقساط التأمين على الممتلكات مثل التأمين ضد الحريق والتأمين ضد المسؤولية للمبنى بأكمله من رسوم الإدارة. في حالة وجود بوليصة تأمين لتغطية الحوادث والكوارث في المناطق المشتركة، يمكن تغطية تكلفة أقساط التأمين من إيرادات رسوم الإدارة.
النفقات على المواد المستهلكة للمرافق: وهي تكلفة المواد المستهلكة التي يجب استبدالها بشكل منتظم، مثل المصابيح الكهربائية والمصابيح الفلورية في المناطق المشتركة، والمواد الكيميائية لإعادة تعبئة طفايات الحريق، وفلاتر آلات الشاي وأجهزة تنقية المياه، وما إلى ذلك. هذه بنود ثانوية، ولكنها نفقات ضرورية للحفاظ على بيئة مريحة لاستخدام المرافق المشتركة.
كما هو موضح أعلاه، تُستخدم رسوم الإدارة بشكل أساسي لتغطية التكاليف التي تساهم في تحقيق المصالح المشتركة لجميع السكان. وهي تغطي التكاليف الفعلية لصيانة وإدارة المناطق المشتركة ولا تشمل عادةً صندوق احتياطي الإصلاح (صندوق للإصلاحات المستقبلية واسعة النطاق) أو تكلفة إصلاح المعدات في المناطق الخاصة. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه لا يوجد فرق واضح بين رسوم الإدارة ورسوم صيانة المناطق المشتركة في العقارات المؤجرة، وغالبًا ما يتم استخدامهما بشكل مترادف.
يمثل تحديد مبلغ رسوم الإدارة صداعاً للمالكين. نظرًا لأن المبلغ غير محدد بموجب القانون، فمن الضروري حساب مستوى معقول بالرجوع إلى أسعار السوق المحلية وحجم العقار وخصائصه. في معظم الحالات، تبلغ رسوم الإدارة للعقار المؤجر النموذجي 5-10% من الإيجار. على سبيل المثال، إذا كان الإيجار 80 000 ين، يجب أن تكون رسوم الإدارة حوالي 4 000 ين، وإذا كان الإيجار 50 000 ين، 2 000 - 3 000 ين. وترتفع هذه النسبة أو تنخفض حسب درجة الشقة وجودة المرافق، وتميل إلى أن تكون أعلى (أحياناً أكثر من 10000 ين) للعقارات التي تحتوي على مصاعد وأقفال آلية وغيرها من المرافق التي تتطلب صيانة.
لتحديد رسوم إدارية مناسبة، من الضروري أولاً تحديد المبلغ الذي يتم إنفاقه بالفعل على صيانة العقار. تتمثل الطريقة الأساسية في تقدير التكاليف السنوية مثل المرافق للمناطق المشتركة، وتكاليف عقود التنظيف وتكاليف الفحص القانوني، ثم قسمة هذه التكاليف بالتناسب على عدد الوحدات. قارن الأرقام التي حصلت عليها بتكاليف إدارة العقارات المماثلة في المنطقة المجاورة وتحقق مما إذا كان هناك أي انحرافات شديدة. إذا تم تحديد الرسوم مرتفعة للغاية وبعيدة جداً عن السوق المحيطة، فسيكون لذلك تأثير سلبي على توظيف المستأجرين، بينما إذا تم تحديدها منخفضة للغاية، فقد يؤدي ذلك إلى زيادة نفقات المالك نفسه. يجب أيضاً مراعاة مستوى مرافق العقار. إذا كان العقار يحتوي على مجموعة كبيرة من المرافق الإضافية مثل الكاميرات الأمنية وصناديق التوصيل، فإن تكاليف التشغيل ستزيد أيضاً، لذا يجب تحديد رسوم الإدارة لأخذ ذلك في الاعتبار، وإلا فقد ينتهي الأمر بالعقار إلى خسائر في المستقبل.
ضع في اعتبارك أيضاً التوازن مع الإيجار. يقارن المستأجرون بين العقارات على أساس المبلغ الإجمالي للإيجار ورسوم الإدارة، لذلك من المهم أن يكون الإجمالي في مستوى لا يجعل العقار يبدو مبالغاً في سعره. في السنوات الأخيرة، تم الإعلان عن عقارات بدون رسوم إدارية (مشمولة)، ولكن في كثير من الحالات يتم إضافة ذلك إلى الإيجار فقط ويكون العبء الفعلي هو نفسه. هناك ظروف قد يجد فيها المستأجرون الذين يحصلون على إعانات الإيجار على أساس الإيجار أنه من الأفضل أن تكون رسوم الإدارة مشمولة في الإيجار، ولكن بشكل عام من المهم أن يكون المبلغ الإجمالي مناسباً حتى لو تم تقسيم التفاصيل.
وكمثال على عملية حسابية، إذا كان إجمالي تكاليف صيانة المنطقة المشتركة السنوية 1.2 مليون ين ياباني وكان إجمالي عدد الوحدات في العقار 10 وحدات، فإن رسوم الإدارة المطلوبة هي 120,000 ين ياباني لكل وحدة في السنة أو 10,000 ين ياباني في الشهر. وتتمثل إحدى الطرق في استخدام هذا التقدير كأساس لرسوم الإدارة النهائية، والتي يمكن زيادتها أو تخفيضها قليلاً بالنظر إلى العقارات المنافسة واتجاهات السوق. ولتحديد المبلغ المناسب، قد يكون من المفيد طلب رأي شركة الإدارة أو خبير عقاري لتحديد المبلغ المناسب. وينبغي تحديد رسوم الإدارة بعناية من حيث التكاليف الفعلية وأسعار السوق، حيث يمكن أن يؤدي ارتفاعها أو انخفاضها إلى مشاكل.
رسوم الإدارة المحصلة هي أموال للمالك لصيانة المناطق المشتركة الموكلة إليه. من الناحية المثالية، ينبغي إدارة رسوم الإدارة المحصلة بطريقة تجعل من الواضح المبلغ الذي تم إنفاقه على أي البنود تم إنفاقه والحفاظ على التوازن بين الإيرادات والنفقات. إذا كان هناك فائض عن التكاليف الفعلية لصيانة المناطق المشتركة، فسيستفيد المالك، ولكن رسوم الإدارة تهدف في الأصل إلى تغطية "التكاليف الفعلية للصيانة" ولا ينبغي استخدامها لتحقيق ربح غير مبرر. من الناحية العملية، يلتزم المالك المستأجر بالاستمرار في دفع تكاليف المرافق والتنظيف للمناطق المشتركة بغض النظر عن وجود رسوم إدارية من عدمه. وبعبارة أخرى، سواء تم استلام رسوم إدارة منفصلة أم لا، فهي تكلفة سيتحملها المالك دائماً، وإذا تم تحديد رسوم إدارة، فإنها توضع كجزء من التكلفة التي يتحملها المستأجرون. في الحالات القصوى، يكون الفصل بين الإيجار ورسوم الإدارة في حد ذاته مجرد مسألة عرض وحساب، وهو في الواقع جزء من دخل الإيجار.
ومع ذلك، فإن الطريقة التي يتم التعامل بها مع رسوم الإدارة في يد المالك يمكن أن تؤثر على بناء الثقة. إذا كان دخل رسوم الإدارة الشهري يتجاوز بشكل كبير تكلفة صيانة المنطقة المشتركة، فقد يتساءل المستأجرون: "فيمَ يتم استخدام الفائض؟ وقد يسبب عدم الثقة. وعلى العكس من ذلك، فإن الحالة التي لا يكفي فيها دخل رسوم الإدارة وحده ويتحمل المالك النقص، هي أيضاً علامة على أنه ينبغي عادةً النظر في إعادة تحديد رسوم الإدارة. في الإدارة السليمة للإيجار، من المهم الاحتفاظ بحسابات سليمة لإيرادات رسوم الإدارة والنفقات الفعلية، ومراقبة الإيرادات والنفقات بحيث لا تتباين بشكل كبير. إذا كان ذلك ممكناً، قم بإجراء بيان الإيرادات والمصروفات السنوية لفهم البنود التي تم إنفاقها ومقدار ما تم إنفاقه، وعكس ذلك في خطة الإدارة للعام التالي. ستمكّنك دورة PDCA لتكاليف الإدارة هذه من التحكم في الإنفاق المهدر وضبط التوازن بين ربح المالك وعبء المستأجر.
في الواقع، نادراً ما يتم الإفصاح التفصيلي وتسوية تكاليف الإدارة في إدارة الإيجار. ولهذا السبب، في كثير من الحالات، يدفع المستأجرون رسوم الإدارة كجزء من الإيجار، ولكن يجب على المالكين أن يضعوا في اعتبارهم أنه إذا تركوا الأمر غير واضح، فقد يصبح مصدرًا للمشاكل. إذا كانت هناك شكاوى أو نزاعات حول رسوم الإدارة ورسوم المنطقة المشتركة، مثل "أعتقد أنني أدفع أكثر من التكلفة الفعلية" أو "إذا كان هناك فائض، أريد استرداد المبلغ"، فسيستغرق الأمر الكثير من الوقت والمال غير الضروري للتعامل مع الموقف. من أجل تجنب مثل هذا الموقف، من مصلحة المالكين على المدى الطويل مراعاة مبدأ تحصيل المبلغ اللازم فقط من رسوم الإدارة وإنفاقها بشكل مناسب.
لا ينتهي مبلغ رسوم الإدارة بمجرد تحديده، وينبغي أيضاً مراعاة المراجعات الدورية. يمكن أن يتغير هيكل تكاليف صيانة المنطقة المشتركة مع مرور الوقت والتغيرات في الظروف الاجتماعية. على سبيل المثال، بسبب الزيادات الأخيرة في الأسعار وارتفاع أسعار الطاقة، كانت هناك حالات ارتفعت فيها تكاليف التنظيف والكهرباء منذ توقيع العقد لأول مرة. إذا أدت هذه التغييرات في الأسعار إلى "عدم تناسب تكاليف الصيانة في المنطقة المشتركة بسبب الزيادة أو النقصان في تكاليف الصيانة"، يمكن أيضاً مراجعة رسوم الإدارة في عقد الإيجار بعد التشاور. بصفتك مالكاً، من المتوقع أن تقوم بمراجعة الدخل والنفقات كل بضع سنوات ومراجعة مبلغ رسوم الإدارة إذا لزم الأمر.
أحد الأوقات المناسبة للمراجعة هو عندما يحين موعد تجديد العقد. وكما يتم التفاوض على زيادة الإيجار أو تخفيضه وقت التجديد، يمكن أيضاً اقتراح مراجعة رسوم الإدارة بما يتماشى مع الوضع الفعلي. ولكن، نظراً لأن المستأجرين أقل وعياً برسوم الإدارة من الإيجار، فمن الضروري تقديم شرح دقيق عند رفعها (ستتم مناقشة التفاصيل في القسم الخاص بـ "المساءلة" أدناه). من ناحية أخرى، إذا انخفضت التكاليف الفعلية أو إذا كنت ترغب في تمييز عقارك عن العقارات المنافسة، يمكنك التفكير في خفض السعر أو جعله مجاناً. يمكن اعتماد استراتيجية لتخفيض التكلفة الإجمالية للعقار عن طريق خفض تكاليف الإدارة، وبالتالي زيادة رضا المستأجرين وتشجيع الإشغال على المدى الطويل.
يمكن أيضاً أن يوفر تجديد المعدات أو التغييرات في أساليب التشغيل فرصة للمراجعة. على سبيل المثال، إذا تم تخفيض تكاليف الصيانة من خلال أعمال تجديد المصاعد، أو إذا تم تركيب نظام جديد لتوليد الطاقة الشمسية لتوفير جزء من الكهرباء للمناطق المشتركة، فيمكن توقع تخفيضات مستقبلية في تكاليف الصيانة. وعلى العكس من ذلك، إذا تم تكبد تكاليف صيانة جديدة من خلال إضافة كاميرات أمنية أو تركيب أقفال آلية عالية الأداء، فقد يكون من الضروري إضافة تكاليف إضافية إلى تكاليف الإدارة. وعلاوة على ذلك، مع مرور الوقت، تميل المعدات القديمة إلى التعرض لمزيد من الأعطال وزيادة تكاليف الصيانة. في هذه الحالة أيضًا، من المهم تعديل تكاليف الإدارة بما يتماشى مع خطط الإصلاح طويلة الأجل وخطط تجديد المعدات، واتخاذ إجراءات استباقية لضمان عدم زيادة العبء على المالكين.
كما يجب عدم نسيان التوازن مع رضا المستأجرين. فمراجعة رسوم الإدارة ليست فقط مسألة ملاءمة للمالك، بل هي أيضاً عملية موازنة بين عبء التكلفة ومعايير الخدمة التي يتصورها المستأجرون. فعلى سبيل المثال، حتى لو ارتفعت تكاليف الإدارة عند تجديد المرافق القديمة، فقد يكون المستأجرون أكثر تفهماً إذا أدى ذلك إلى تحسين مستوى الراحة. وعلى العكس من ذلك، إذا انخفضت تكاليف الإدارة بسبب انخفاض في الخدمة (على سبيل المثال عن طريق إلغاء البوابين المقيمين والتحول إلى إدارة الدوريات)، فيجب تقييم المزايا والعيوب بالنسبة للمستأجرين بعناية. إن فهم آراء المستأجرين من خلال الاستبيانات المنتظمة والرد على الاستفسارات، والحفاظ على التوازن بين خدمات الإدارة المناسبة وأعباء التكلفة سيساهم في استقرار إدارة الإيجار على المدى الطويل.
لقد قدمنا شرحًا واسع النطاق لرسوم الإدارة التي يتم تحصيلها من المستأجرين، بدءًا من التعريفات الأساسية والتفاصيل وطرق تحديدها والاعتبارات التشغيلية وأحدث الاتجاهات. بالنسبة لمالكي العقارات المؤجرة، فإن رسوم الإدارة ليست مجرد عنصر دخل، بل هي مورد للحفاظ على قيمة العقار ورضا المستأجرين.
في الممارسة العملية، غالباً ما يتم تلقي رسوم الإدارة والتعامل معها على أنها "رسوم الإدارة = جزء من الإيجار"، ولكن من المهم للمالكين أن يخطوا خطوة إلى الأمام ويعيدوا الاعتراف بالدور الأصلي لرسوم الإدارة. فهي أموال مهمة عهد بها المستأجرون إلى المستأجرين وينبغي إعادتها لخلق بيئة معيشية مريحة. إذا تم استخدام رسوم الإدارة بشكل مناسب للحفاظ على جاذبية المبنى، فإن ذلك سيؤدي في النهاية إلى استفادة المالك نفسه في شكل انخفاض معدلات الشغور وتحسن قيمة العقار. وعلى العكس من ذلك، يمكن أن يؤدي إهمال إدارة رسوم الإدارة إلى تدهور المبنى ومغادرة المستأجرين للمبنى، مما قد يؤدي على المدى الطويل إلى تدهور الأعمال.
يرجى مراجعة تحديد رسوم الإدارة وتشغيلها في عقارك الخاص بالرجوع إلى النقاط والأمثلة المحددة الموضحة في هذه المقالة. ستضمن رسوم الإدارة المناسبة راحة بال المستأجرين ورضاهم، وهو ما سيعود بدوره على المالك في شكل إدارة مستقرة للإيجار. دعونا نمارس إدارة الإيجار التي تستفيد بحكمة من رسوم الإدارة مع دمج كل من المنظورين المهني والمستأجر بطريقة متوازنة.