في إدارة تأجير العقارات، يعد اختيار شركة الإدارة مفتاحاً مهماً للنجاح. فمن الصعب على مالكي العقارات إدارة كل شيء بأنفسهم، وقد أصبحت خدمات إدارة الإيجارات أكثر تخصصاً وتطوراً في العصر الحديث. ستقدم شركة الإدارة الجيدة دعماً شاملاً، بدءاً من منع الشواغر إلى التعامل مع المستأجرين وإجراءات التعاقد، مما يساعد على تقليل عبء العمل على المالك وزيادة الأرباح. ومن ناحية أخرى، يمكن أن يؤدي اختيار شركة الإدارة الخاطئة مباشرةً إلى مخاطر مثل عدم ملء الشواغر أو البطء في الاستجابة للمشاكل.
وللاستفادة من "تصنيفات شركات الإدارة" بشكل جيد، من المهم فهم الطريقة الصحيحة للنظر إليها وما الذي يجب البحث عنه. تشرح هذه المقالة المؤشرات المقارنة المستخدمة في تصنيفات شركات الإدارة، وكيفية الاستفادة منها ومفتاح اختيار الشركة المناسبة لعقارك دون الاعتماد فقط على التصنيفات.
يتم نشر تصنيفات مختلفة كمؤشرات موضوعية لقياس كفاءة شركات إدارة التأجير. وأكثرها شيوعاً هي تصنيف عدد الوحدات الخاضعة للإدارة وتصنيفالرضا.
تصنيف عدد الوحدات الخاضعة للإدارة: يعتمد هذا التصنيف على عدد الوحدات التي تتم إدارتها، ويعطي فكرة عن حجم الصناعة ككل. على سبيل المثال، وفقًا لأحدث البيانات التي نشرتها أخبار زينكوكو للإسكان الإيجاري، فإن الشركة الأولى من حيث عدد الوحدات المدارة هي مجموعة دايتو كنتو التي تدير أكثر من 1.23 مليون وحدة، تليها مجموعة سيكيسوي هاوس (حوالي 690 ألف وحدة) في المركز الثاني ودايوا ليفينج (حوالي 630 ألف وحدة) في المركز الثالث. تدير هذه الشركات الكبرى ما بين عدة مئات الآلاف وأكثر من مليون وحدة، مما يشير إلى أن لديها ثروة من الخبرة وهيكل تشغيلي كبير.
ترتيب رضا العملاء: هذا الترتيب هو مقياس لجودة الخدمة استناداً إلى التقييمات المجمعة من المالكين والمستأجرين. على سبيل المثال، في "استبيان رضا الشركات الإدارية" الذي أجرته شركة StyleAct، يتم حساب الرضا من خلال الجمع بين 15 نقطة تقييم، بما في ذلك "سرعة الاستجابة" و"حسن الضيافة" و"أداء التكلفة" وما إلى ذلك. في استطلاع 2024، احتلت شركة نومورا العقارية بارتنرز المرتبة الأولى في الرضا العام (السنة الرابعة عشرة على التوالي في نفس الاستبيان). وحازت سرعة استجابة موظفي مكتب الاستقبال وقدرتهم على تقديم المقترحات على تقييم عالٍ. إن تصدر الشركات في ترتيب الرضا دليل على سمعتها العالية من حيث الخدمة، مثل سرعة الاستجابة والموثوقية.
ولمزيد من التفصيل للمؤشرات المستخدمة في هذه التصنيفات، يتم التأكيد على النقاط التالية
معدل الإشغال: هذا مؤشر على النسبة المئوية للعقارات المُدارة المشغولة. كلما ارتفع معدل الإشغال، كلما كان دخل المالك من الإيجار أكثر استقراراً. بشكل عام، تميل شركات الإدارة التي تتعامل مع المزيد من العقارات الرئيسية في المناطق الحضرية إلى تحقيق معدلات إشغال أعلى، حيث تُظهر البيانات أن المتوسط الوطني يبلغ حوالي 95%. فالشركات التي تستخدم أحدث التقنيات، على سبيل المثال، للعثور على الإيجار المناسب وتقصير فترات الشغور لديها ميزة في تحسين معدلات الإشغال.
سرعة الاستجابة: وهي سرعة الاستجابة لاستفسارات ومشاكل المستأجرين. الاستجابة السريعة شرط أساسي لشركة إدارة موثوق بها، حيث أن الاستجابة البطيئة يمكن أن تؤدي إلى انخفاض رضا المستأجرين وأضرار ثانوية. في الواقع، تُعد سرعة الاستجابة عاملاً رئيسياً في استطلاعات الرأي، حيث تسجل أفضل الشركات درجات عالية في هذا الصدد: فبعضها لديه خدمات دعم طارئة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، لذا فإن سرعة الاستجابة هي عامل رئيسي يميز كل شركة.
عدد الوحدات الخاضعة للإدارة: كما ذكرنا سابقاً، يشير عدد الوحدات الخاضعة للإدارة إلى حجم الشركة وسجلها الحافل. وتتمتع الشركات التي تدير عدداً كبيراً من العقارات بميزة امتلاكها ثروة من المعرفة الفنية والإدارات المتخصصة، ويمكنها الاستجابة بكفاءة من خلال الإدارة المنظمة. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أن العدد الكبير من الوحدات لا يعني دائماً جودة الخدمة العالية تماماً (انظر أدناه). ومع ذلك، فإن أكبر اللاعبين في هذه الصناعة يديرون أكثر من مليون وحدة، وهو مؤشر على أنهم يحظون بثقة عدد كبير من المالكين.
رضا العملاء: يشير إلى مدى جودة استقبال الملاك والمستأجرين للعقار. وهو مؤشر يصعب قياسه كمياً، ولكن يتم قياسه من خلال تصنيفات استطلاعات الرأي التي تجريها جهات خارجية وصافي نقاط المروجين (NPS). الشركات ذات تصنيف الرضا المرتفع لديها شكاوى أقل من المستأجرين، ومعدل تجديد أعلى، وإحالات أكثر من المالكين، وما إلى ذلك، مما يشير إلى مستوى عالٍ من جودة الخدمة. على سبيل المثال، في إحدى الدراسات الاستقصائية، احتلت الشركات ذات التقييم الإجمالي المرتفع، مثل "حسن ضيافة المدير" و"القدرة على تقديم المقترحات" و"الوعي بالتكاليف" مراتب عالية.
وكما ذكرنا أعلاه، فإن التصنيف يُظهر كفاءة شركات الإدارة بناءً على بيانات واستطلاعات موضوعية. إذا كنت تفهم مؤشرات مثل معدلات الإشغال والاستجابة، فستتمكن من معرفة ما يجب أن تركز عليه عند تكليف عقارك. ولكن المهم هو القراءة الصحيحة لما وراء هذه الأرقام والتصنيفات.
التصنيفات مفيدة، ولكن لا تأخذها على أساس أنها الأفضل لممتلكاتك لأنها تحتل المرتبة الأولى. هناك العديد من النقاط والمفاهيم الخاطئة حول التصنيفات التي يجب أن تكون على دراية بها.
أولاً، عليك أن تفهم الافتراضات المختلفة ومحاور التقييم المختلفة للتصنيفات. على سبيل المثال، تصنيف عدد الوحدات المدارة هو مؤشر كمي للحجم، في حين أن تصنيف الرضا يعكس تقييماً نوعياً، مثل جودة الخدمة. ليست بالضرورة أن تكون الشركة الأولى في التقييم الكمي هي الشركة الأولى أيضًا في التقييم النوعي، وقد يتغير الترتيب من سنة إلى أخرى. وذلك لأن التصنيفات المختلفة تنظر إلى جوانب مختلفة، ومن الضروري تحديد ما يتم تقييمه في التصنيفات.
من المهم أيضًا ملاحظة الاختلافات في التعريفات وطرق حساب الأرقام. على سبيل المثال، يمكن حساب معدل الإشغال المذكور سابقًا بشكل مختلف اعتمادًا على شركة الإدارة، اعتمادًا على وقت اعتبار العقار شاغرًا (على سبيل المثال ما إذا كان يتم احتسابه شاغرًا فور إخلائه أو بعد انقضاء فترة زمنية معينة). في الواقع، حتى لو أعلنت شركة ما أنها حققت معدل إشغال بنسبة XX%، فقد لا يمكن إجراء مقارنة بسيطة مع الشركات الأخرى اعتمادًا على طريقة الحساب. عند النظر إلى بيانات التصنيف، من المهم التحقق من تعريفات المؤشرات والشروط الكامنة وراءها.
علاوة على ذلك، يجب عدم إغفال العوامل الذاتية التي لا تظهر في التصنيفات. فالشركات التي تتصدر التصنيفات هي شركات ممتازة بشكل عام، ولكنها لا تناسب بالضرورة جميع المالكين والممتلكات. على سبيل المثال، تتمتع شركات الإدارة الوطنية الكبيرة بميزة القوة التنظيمية، ولكن من ناحية أخرى، قد تكون أقل شأناً من الشركات الأصغر حجماً التي تتخذ من المناطق المحلية مقراً لها من حيث الاهتمام بالتفاصيل التي توليها لكل مالك. وبدلاً من ذلك، تختلف الخبرة الإدارية في إدارة العقارات الراقية من قسم إلى آخر، حتى بين الشركات الكبيرة، وما إذا كانت هذه الشركات على دراية بنوع عقارك هي نقطة يجب تحديدها بشكل مستقل عن الترتيب.
بالإضافة إلى ذلك، ضع في اعتبارك أن التصنيف المرتفع لا يعني بالضرورة أفضل راحة لك. في حين أن الشركات الكبيرة قد تمنحك شعوراً بالأمان، إلا أن رسوم إدارتها قد تكون أعلى من سعر السوق، أو قد تكون خدماتها موحدة وغير مرنة. من ناحية أخرى، إذا كانت الشركة غير معروفة ولكن لديها موظفين متحمسين ومرنين، فقد تكون أكثر رضا، اعتماداً على الكيمياء بينك وبين المالك. في الواقع، كانت هناك حالات تحسنت فيها معدلات الإشغال للعقارات التي كانت شاغرة في كثير من الأحيان بشكل كبير وزاد دخل الإيجار عندما تم تغيير شركة الإدارة. وبهذه الطريقة، هناك شركات تحقق نتائج لا يمكن قياسها فقط من خلال المؤشرات الموضوعية الموضحة في التصنيفات.
بشكل عام، يمكن القول إن التصنيفات ليست سوى مادة مرجعية. وعلى الرغم من أنه من المفيد استخدام التصنيفات كنقطة بداية لتضييق قائمة المرشحين، إلا أنك تحتاج إلى تقييمها بشكل شامل في ضوء خصائصك واحتياجاتك الخاصة عند اتخاذ القرار النهائي. من المهم أن تفكر في سبب حصول الشركة على تصنيف عالٍ وما إذا كانت النقاط المهمة بالنسبة لك مدرجة في عناصر التقييم، وأن تكون مستعداً لترى بنفسك بدلاً من مجرد الأخذ بكلامهم.
والآن، دعنا نلقي نظرة على محور الحكم لاختيار أفضل شركة إدارة لعقارك، مع مراعاة الترتيب. من خلال التحقق من النقاط التالية، ستتمكن من تحديد الشريك الأنسب من حيث التقييم الموضوعي والاحتياجات الذاتية.
الخبرة المطابقة لخصائص العقار: اعتماداً على ما إذا كان عقارك شقة فاخرة أو شقة عائلية أو عقار لشخص واحد في منطقة ريفية، ستختلف شركة الإدارة المناسبة. من المهم اختيار شركة تتمتع بنقاط قوة في كل نوع من أنواع العقارات. على سبيل المثال، إذا كان عقاراً فاخراً للإيجار، فاختر شركة ذات سجل حافل في خدمة العملاء الأثرياء، أو إذا كان العقار عبارة عن منزل منفصل في منطقة ريفية، فاختر شركة ذات خبرة محلية ومعرفة بالمنطقة المحلية. تحقق من الخبرة الإدارية السابقة لشركة الإدارة ومجالات خبرتها لتحديد ما إذا كان لديها سجل حافل يتناسب مع عقارك.
الخدمات وسرعة الاستجابة: تختلف مجموعة الخدمات المقدمة والموقف الذي تتخذه شركات الإدارة. كما يعد توفر الدعم على مدار 24 ساعة ونظام نقاط الاتصال من النقاط المهمة للمقارنة. كن واضحاً بشأن مدى رغبتك في أن تكون مؤتمناً (أو على العكس، مدى رغبتك في المشاركة) واختر الشركة التي تقدم خدمات تتماشى مع رغباتك.
الرسوم وهيكل التكاليف: ترتبط رسوم الإدارة ارتباطاً مباشراً بدخل المالك ونفقاته ولا ينبغي تجاهلها. ومع ذلك، لا تحكم عليها على أساس الرخص وحدها. يقال إن سعر السوق حوالي 5٪ من الإيجار الشهري، ولكن إذا كان السعر منخفضاً للغاية، فهناك خطر أن يكون نطاق الخدمات محدوداً أو قد تتأخر الاستجابة بسبب نقص الموظفين. من ناحية أخرى، إذا كان السعر مرتفعًا ولكن معدل الإشغال مرتفع، فقد يزيد ربح المالك نتيجة لذلك. المهم هو الفعالية من حيث التكلفة، وينبغي أن تضع في اعتبارك مدى تضمين الخدمات في الرسوم المعروضة، والتقليل من خسائر الشواغر والمتاعب بشكل عام من خلال تكليف الشركة بالمهمة.
التوافق والثقة مع الشخص المسؤول: في النهاية، الثقة بين الأشخاص مهمة أيضاً. قبل التوقيع على العقد، قابل الشخص المسؤول وتأكد من أنه يستمع إليك بعناية عن العقار ويجيب عن أسئلتك بالتفصيل. نظراً لأن علاقتك مع شركة الإدارة ستكون طويلة الأمد، فمن المهم ليس فقط السمعة الجيدة للشركة، ولكن أيضاً حماس وتوافق الشخص المسؤول. فحتى لو كانت شركة كبيرة، إذا لم تستطع التواصل مع الشخص المسؤول، فستكون غير راضٍ، ومن ناحية أخرى، حتى لو كانت شركة متوسطة الحجم، إذا وجدت شخصاً مسؤولاً مخلصاً وموثوقاً به، فستكون قادراً على الوثوق به في عقارك.
التوسع المستقبلي والتغطية الجغرافية: إذا كنت تمتلك عدة عقارات أو تخطط لزيادة عدد العقارات في المستقبل، يجب أن تأخذ في الاعتبار أيضاً مساحة وشبكة المكاتب التي تغطيها شركة الإدارة. ليس فقط الموقع الحالي للعقار، ولكن أيضاً ما إذا كانت الشركة لديها القدرة على التعامل مع العقارات في مناطق أخرى، وما إذا كانت تعمل على نطاق وطني. فالشركة التي تتمتع بانتشار جغرافي واسع تتمتع بميزة القدرة على التعامل مع العقارات في المناطق النائية بسبب عمليات النقل أو الميراث.
إذا قارنت بين عدة مرشحين استناداً إلى المحاور المذكورة أعلاه، ستتمكن من تحديد شركة الإدارة التي تلبي احتياجاتك حقاً، وهو ما لا يمكنك رؤيته من أرقام الترتيب وحدها. على سبيل المثال، في إحدى الحالات، انتقل مالك عقار محلي من شركة إدارة كبرى إلى شركة مجتمعية وتمكّن من ملء وظيفة شاغرة في فترة زمنية قصيرة بفضل الشبكة القوية من الوسطاء المحليين المسؤولين. وبهذه الطريقة، يمكن زيادة معدل نجاح اختيار شركة إدارة بشكل كبير عن طريق اختيار محور قرار يناسب عقارك ووضعك.
شركة INA&Associates ("INA") هي شركة عقارية عامة تقدم خدمات الوساطة العقارية التجارية وبيع وشراء العقارات الراقية في مجموعة واسعة من المناطق، بما في ذلك منطقة العاصمة طوكيو (طوكيو، وكاناغاوا، وتشيبا، وسايتاما) ومنطقة كانساي (أوساكا). كما حققت الشركة نمواً سريعاً في أعمال إدارة الإيجارات في السنوات الأخيرة، حيث تم تكليف عدد كبير من المالكين بإدارة عقاراتهم منذ إطلاق الخدمة في عام 2021، بدءاً من منطقة وسط طوكيو. يتزايد عدد المالكين الذين اعتمدوا نظام إدارة INA بشكل مطرد.
يمكن تقسيم نقاط القوة في خدمات إدارة الإيجار التي تقدمها INA على نطاق واسع إلى المجالات التالية.
(1) معدلات إشغال عالية وعمليات فعالة من خلال استخدام أحدث التقنيات: بصفتها شركة تكنولوجيا عقارية، قدمت INA نظام إدارة متكامل قائم على السحابة خاص بها. بالإضافة إلى إجراءات التعاقد عبر الإنترنت وتحويل الإيجار عبر الإنترنت، يستخدم النظام أيضًا الذكاء الاصطناعي وتحليل البيانات الضخمة لتحديد الإيجارات وحساب الإيجارات المناسبة بما يتماشى مع اتجاهات السوق، وبالتالي تقصير فترات الشغور وتحقيق معدلات إشغال عالية. في الواقع، من خلال تحليل السوق المحيطة استناداً إلى كم هائل من البيانات عن أكثر من 10 مليارات عقار وصياغة خطط توظيف استراتيجية وفقاً لخصائص العقار، تمكنا من ملء الوظائف الشاغرة التي ظلت شاغرة لفترة طويلة في وقت قصير وزيادة الإيجار الشهري من 120 ألف ين إلى 170 ألف ين في إحدى الحالات. تدعم خدمة إدارة الإيجار من الجيل التالي، التي تجمع بين التكنولوجيا والخبرة، المالكين في تحقيق أقصى قدر من الأرباح والعمليات الخالية من الإجهاد.
وقد نتج عن التصميم التشغيلي الفعال والتنظيم المنهجي لـ INA رسوم شهرية ثابتة تبدأ من 1,000 ين ياباني لكل غرفة شهرياً، مما يوفر مزايا كبيرة من حيث التكلفة. كما تمكنت الشركة من كما أن مركز الاتصال وموظفيه المتخصصين يستجيبون بسرعة للمكالمات التي ترد من المستأجرين في وقت متأخر من الليل. هذا المستوى العالي من الاستجابة يمكّن المالكين من ترك عقاراتهم براحة بال، حتى في حالات الطوارئ، ويرتبط بارتفاع مستوى رضا المستأجرين.
(ج) خدمات عالية الجودة مدعومة من قبل المالكين من ذوي الملاءة المالية العالية: تتمتع شركة INA أيضاً بمكانة قوية في مجال العقارات للأفراد من ذوي الملاءة المالية العالية، وقد اكتسبت ثقة المالكين من ذوي الملاءة المالية العالية. لدى INA فريق متخصص لتزويد هؤلاء العملاء من ذوي الملاءة المالية الفائقة بالدعم التفصيلي، بما في ذلك إدارة الممتلكات بعد شراء العقار. تتميز INA بالاهتمام الدقيق الذي توليه لإدارة العقارات بعد شراء العقار. توفر INA دعماً شاملاً لكل شيء بدءاً من اختيار المستأجرين إلى إدارة العقود وترتيبات الصيانة الدورية، مما يوفر على المالك قدراً كبيراً من الوقت والجهد مع الحفاظ على قيمة العقار وتحسينها. حتى في المشاريع ذات القيمة العالية التي تتطلب درجة عالية من حماية الخصوصية والسرية، فإن النهج المتطور الذي تتبعه شركة INA في تقديم الخدمات يحظى بتقدير كبير، وقد تلقت الشركة تعليقات مثل "يمكنني أن أثق بهذه الشركة في عقاري".
وتتمثل سياسة شركة INA في الاستثمار بسخاء في تدريب موظفيها، حيث تعتبر "الموارد البشرية" بمثابة "أصول بشرية" . ويقف وراء ذلك الاعتقاد بأن "الأشخاص المتميزين ينتجون خدمات ممتازة"، وقد أنشأنا قسمًا تقنيًا داخليًا لخلق ثقافة يتم فيها استخدام التعليقات الواردة من الخطوط الأمامية على الفور لتحسين النظام، ونعمل على تحسين مهارات الموظفين من خلال تعزيز نظام التدريب لدينا. في الواقع، تُظهر البيانات أن المؤسسات التي تتمتع بمستوى عالٍ من مشاركة الموظفين (الرغبة في العمل) تكون أكثر ربحية بنسبة 21%، ويرتبط استثمار INA في الموظفين ارتباطاً مباشراً بتحسين جودة الخدمة ونمو الشركة. يمكّننا الموظفون المحترفون الذين ترعاهم استراتيجية الموارد البشرية هذه من تقديم خدمة شخصية ومُنتبهة لكل مالك.
كما هو موضح أعلاه، فإن شركة INA وشركاه هي شركة إدارة حققت توازناً ممتازاً بين مؤشرات الأداء الموضوعية (معدلات الإشغال، وكفاءة الإدارة، وما إلى ذلك) وجودة الخدمة الذاتية. تعتبر شركة INA & Associates "حالة نموذجية للجيل القادم من إدارة الإيجارات"، حيث تجمع بين التكنولوجيا والمهارات البشرية، وقد تلقت العديد من التعليقات التي تعبر عن رضا المالكين الذين استخدموا الخدمة بالفعل، مثل "أنا الآن متحرر من مهام الإدارة المعقدة ويمكنني التركيز على عملي الأساسي" و"أنا مندهش من الجودة العالية للخدمة مع الحفاظ على انخفاض التكاليف". الخلاصة (الاستخدام الذكي والاستفسارات لشركتك)
تُعد تصنيفات شركات إدارة العقارات أداة مفيدة للغاية في تحديد الشركات الموثوقة من بين مجموعة كبيرة من المرشحين. ومع ذلك، فإن التصنيفات والأرقام ما هي إلا مؤشرات، ومن المهم اتخاذ القرار النهائي بناءً على وضع العقار الخاص بالمالك وإحساسه بقيمته. أثناء الرجوع إلى البيانات الموضوعية مثل معدلات الإشغال والاستجابة، ستتمكن من اتخاذ القرار دون ندم إذا أخذت في الاعتبار وجهات النظر الذاتية "ما يحتاجه عقارك" و"ما إذا كان بإمكانك إقامة علاقة طويلة الأمد مع هذه الشركة".
في هذا الصدد، تقدم شركة INA&Asociates خدمات مرنة ومراعية لظروف كل مالك، مع تلبية المؤشرات الموضوعية التي تم التأكيد عليها في التصنيف (معدل الإشغال المرتفع، والاستجابة السريعة، والتكاليف المعقولة، وما إلى ذلك). شركة INA متاحة دائماً لتقديم الاستشارات الفردية حول إدارة الإيجارات وشرح خدماتنا، وسيسعد موظفونا الخبراء بالإجابة على أي أسئلة قد تكون لديك. يُرجى الاتصال بشركة INA وشركاه كجزء من اختيارك لشريك يمكنك أن تعهد إليه بأصولك القيمة وأنت مطمئن البال. ستبذل شركة INA، بسجلها الحافل وشغفها المثبت، قصارى جهدها لدعمك في الإدارة الناجحة لعقاراتك المؤجرة.