عزيزي مالك العقار المستأجر، هل سبق لك أن واجهت أياً مما يلي؟ "لقد تلقينا مكالمة هاتفية مزعجة من أحد المستأجرين في وقت متأخر من الليل يقول فيها أن هناك شخص غريب يتجول في العقار"، "تلقينا بلاغاً عن شخص يتصرف بشكل مريب في موقف السيارات، ولكننا لم نعرف كيف نتصرف"، "تعرض صندوق البريد في عقار مُدار للتخريب، وطلب منا المستأجر اتخاذ إجراء".
بالنسبة لمالكي الشقق والوحدات السكنية المدارة ذاتياً فإن اقتحام الأشخاص المشبوهين للمباني هو أحد أصعب المشاكل التي يجب التعامل معها. ووفقًا لإحصاءات وكالة الشرطة الوطنية، فإن غالبية الجرائم التي تحدث في المساكن المستأجرة ناتجة عن الاقتحامات، وتتطور العديد من الحالات إلى حالات خطيرة.
تشرح هذه المقالة التحديات التي يواجهها الملاك الذين يديرونها بأنفسهم وفوائد التدابير الأمنية التي يمكن الحصول عليها من خلال الاستعانة بشركة إدارة، مع التركيز على حالات دخول المقتحمين إلى مباني الوحدات السكنية والشقق التي تم إبلاغ الوكالة الوطنية للشرطة الوطنية. سيقدم العرض التقديمي نصائح حول كيفية تحقيق إدارة آمنة للإيجار مع الوفاء بمسؤوليتك في الحفاظ على سلامة المستأجرين.
دراسة حالة السيد ساتو (موظف في الشركة في الخمسينات من عمره)، الذي يدير شقة (12 غرفة في المجموع) في طوكيو بشكل مستقل
في إحدى ليالي الصيف في الساعة 11:30 مساءً، رن هاتف السيد ساتو المحمول. كانت مكالمة طارئة من إحدى الساكنات التي قالت إن هناك رجلاً غريباً في موقف السيارات، يسترق النظر إلى نوافذ كل غرفة. وعلى الرغم من أنها أرادت الذهاب إلى المنطقة على الفور، إلا أن المسافة من منزلها إلى العقار تبعد 40 دقيقة بالسيارة.
وأوصى السيد ساتو بالاتصال بالشرطة وهرع إلى العقار بنفسه، ولكن عندما وصل، لم يكن هناك أي شخص مشبوه في الأفق، وكان العديد من المستأجرين قد خرجوا بالفعل في حالة من القلق. كانت الشرطة حاضرة أيضًا، لكنها لم تتمكن من تحديد هوية الشخص بسبب نقص الأدلة والشهود.
بعد تلك الليلة، طلب عدد من المستأجرين اتخاذ تدابير أمنية ليلاً وتركيب كاميرات مراقبة. طلبنا على وجه السرعة عروض أسعار للكاميرات الأمنية، ولكننا واجهنا مشكلة في تحديد الموقع المناسب وعدد الكاميرات التي سيتم تركيبها، وفي النهاية، وبسبب التأخير في الرد، انتقل اثنان من المستأجرين في غضون ثلاثة أشهر، بحجة "المخاوف الأمنية".
دراسة حالة السيدة تاناكا (في الستينيات من العمر، تعمل لحسابها الخاص)، والتي تمتلك مبنى عمارات سكنية مستعملة (20 وحدة) في محافظة كاناغاوا.
في الوحدة السكنية التي يديرها السيد تاناكا، ظهر شخص مشبوه يزور كل غرفة، مدعياً أنه من شركة الإدارة. في الواقع، كان السيد تاناكا يدير العقار بنفسه ولم يكن لديه شركة إدارة. وقد تم اكتشاف ذلك عندما اتصل أحد المستأجرين المشبوهين بالسيد تاناكا للتأكد من الوضع، ولكن كان قد تم السماح للعديد من المستأجرين بالدخول إلى غرفهم لأنه تم إخبارهم بأنهم كانوا هناك لفحص المرافق.
ولحسن الحظ، لم يحدث أي ضرر جنائي، لكن المستأجرين أبدوا عدداً من الملاحظات القاسية متسائلين عن سبب عدم تمكنهم من منع اقتحام الأشخاص المشبوهين وسبب عدم وجود أقفال أوتوماتيكية. وزعت السيدة تاناكا على عجل تحذيراً مكتوباً على جميع المستأجرين ووزعت معلومات عن الأشخاص المشبوهين، لكن العلاقة مع العديد من المستأجرين تدهورت بسبب "عدم الثقة في نظام الإدارة"، وفي بعض الحالات أدى ذلك إلى طرد المستأجرين.
وفي أثناء عملية التعامل مع الموقف، شعرت السيدة تاناكا بالقلق حول ما إذا كانت تفي بواجبها في رعاية السلامة كمالكة، خاصة في عقار يضم العديد من النساء العازبات، مما ألقى عليها عبئًا نفسيًا ثقيلًا.
دراسة حالة السيدة ياماموتو (55 عامًا، موظفة في الشركة)، التي تمتلك شقتين عمرها 15 عامًا (إجمالي 16 غرفة) في محافظة أوساكا.
خلال الفترة التي كان يتم فيها نصب سقالات لأعمال ترميم واسعة النطاق، استخدم أحد اللصوص السقالات للوصول إلى شقق السيد ياماموتو. لم يكن بالإمكان التعرف على الجناة، ويرجع ذلك جزئياً إلى إزالة كاميرات المراقبة الأمنية مؤقتاً خلال فترة البناء.
احتج المستأجرون الذين تعرضوا للضرر بشدة على أن التدابير الأمنية المتخذة أثناء البناء لم تكن كافية، وطالبوا كذلك بتخفيض الإيجار بسبب "الإخلال بواجب توفير بيئة معيشية آمنة".
تسلط هذه القضية الضوء على عدم وجود تدابير مضادة ضد الهفوات الأمنية المؤقتة أثناء البناء وصعوبة إدارة المخاطر في حالة الطوارئ.
توجد المخاطر والقيود التالية في الإدارة الذاتية عند التعامل مع القضايا الأمنية مثل التطفل من قبل أشخاص مشبوهين
يقع على عاتق مالك العقار المستأجر "واجب العناية بالسلامة" وهو مسؤول عن توفير بيئة آمنة للمستأجرين. ومع ذلك، هناك العديد من الحالات التي يصعب فيها الحكم على مدى مسؤولية المالك عن الاستجابة لاقتحام شخص مشبوه.
على سبيل المثال، في بعض الحالات، قد يتحمل المالك المسؤولية القانونية في بعض الحالات إذا تم الحكم بأنه كان على علم بمعلومات عن شخص مشبوه ولكنه لم يتخذ الإجراءات المناسبة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يؤدي التعامل غير المناسب مع شخص مشتبه به (على سبيل المثال التعامل مع شخص بريء بسبب خطأ في تحديد الهوية) إلى مشاكل أخرى.
من الصعب للغاية بالنسبة لأصحاب الإدارة الذاتية اتخاذ هذه القرارات القانونية بشكل صحيح.
غالبًا ما تحدث اقتحامات الأشخاص المشبوهين في أوقات غير متوقعة، مثل وقت متأخر من الليل أو في الصباح الباكر. في حالة الإدارة الذاتية، يجب على المالك تلقي جميع هذه المكالمات الطارئة والرد عليها بنفسه.
| المنطقة الزمنية | الاستجابة في الإدارة الذاتية | الاستجابة في الإدارة الذاتية |
|---|---|---|
| نهاراً (أيام الأسبوع) | الاستجابة مطلوبة حتى عندما يكون المالك في العمل | يستجيب موظفو شركة الإدارة على الفور |
| ليلاً وفي وقت متأخر من الليل | يتحقق المالكون أنفسهم من الموقع أو يتعاونون مع الشرطة | يستجيب النظام الأمني على مدار 24 ساعة أو شركة الأمن الشريكة |
| خلال العطلات والعطلات الطويلة | الاستجابة للطوارئ مطلوبة حتى أثناء العطلات | شركة الإدارة في الخدمة في أيام العطلات. |
إن العبء الذهني لهذا "عدم معرفة وقت الاستجابة لحالات الطوارئ" لا يقاس ويتسبب في انخفاض كبير في جودة حياة المالك نفسه.
تتطلب التدابير الأمنية الفعالة معرفة متخصصة في علم النفس الجنائي وأحدث التقنيات الأمنية. ومع ذلك، ليس من السهل على العديد من المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم اكتساب مثل هذه المعرفة المتخصصة ومواكبة أحدث المعلومات.
على سبيل المثال، من الصعب على أي شخص آخر غير الخبير تحديد مكان وأداء وعدد الكاميرات الأمنية الأنسب للتركيب الواحد. كما أنه ليس من السهل أيضًا اتخاذ أفضل خيار فعال من حيث التكلفة لأنظمة القفل الأوتوماتيكي وأنظمة الإنذار.
عند مشاركة المعلومات حول الأشخاص المشبوهين مع المستأجرين، من المهم أيضاً الحكم على مقدار المعلومات التي يجب مشاركتها ومتى يجب مشاركتها. يجب تجنّب الإفراط في تقديم المعلومات التي تثير القلق، ولكن إذا لم يتم إبلاغ المعلومات الضرورية بشكل صحيح، فلا يمكن توقع أن يكون منع الجريمة فعالاً.
بالإضافة إلى ذلك، إذا حدث ضرر فعلياً من قبل شخص مشبوه، فيجب القيام باستجابة دقيقة للغاية، مثل التعامل مع الضحية، ومشاركة المعلومات مع المستأجرين الآخرين وشرح التدابير اللازمة لمنع تكرار ذلك. من الصعب إجراء مثل هذه الاتصالات لإدارة الأزمات بشكل صحيح دون خبرة وتجربة.
يوفر الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة المزايا المحددة التالية عندما يتعلق الأمر بقضايا الأمن مثل اقتحام الأشخاص المشبوهين
واحدة من أكبر مزايا شركة الإدارة هي نظام الاستجابة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وطوال أيام الأسبوع. حيث يمكنها الاستجابة بسرعة، ليلاً أو نهاراً، للمعلومات المتعلقة بالأشخاص المشبوهين أو مكالمات الطوارئ من المستأجرين.
العديد من شركات الإدارة لديها الأنظمة التالية
على سبيل المثال، إذا تم تلقي معلومات عن شخص مشبوه في وقت متأخر من الليل، فإن مركز الاتصال التابع لشركة الإدارة سيوفر الاستجابة الأولية، وبحسب الحالة، سيقوم موظفو شركة الأمن الشريكة بإجراء عمليات تفتيش في الموقع. إذا لزم الأمر، سيقومون أيضاً بإبلاغ الشرطة بالحادث نيابةً عن المالك، حتى لا يضطر المالك نفسه إلى الإسراع في الاستجابة في منتصف الليل.
لدى شركة الإدارة موظفون متخصصون في مجال منع الجريمة والأمن، وسيقومون باقتراح وتنفيذ التدابير الأمنية الأنسب وفقاً لخصائص العقار والبيئة المحيطة به.
وعلى وجه التحديد، يمكن توقع الدعم التالي
على وجه الخصوص، يتطلب تركيب كاميرات المراقبة الأمنية حكم الخبراء بشأن التوازن بين اعتبارات الخصوصية وفعالية منع الجريمة، فضلاً عن فعالية التكلفة. يمكن لشركات الإدارة تقديم المقترحات المناسبة بناءً على خبرتها في العديد من العقارات.
إن جمع المعلومات عن الأشخاص المشبوهين وتحليلها وتبادلها هو حجر الزاوية في تدابير منع الجريمة. تدير شركات الإدارة المعلومات بالطرق التالية
كما يتولى موظفو شركة الإدارة المتمرسون مسؤولية التعامل مع المستأجرين في حال مشاهدة شخص مشبوه. من خلال جمع المعلومات اللازمة واتخاذ تدابير الاستجابة المناسبة مع منع الذعر، يمكن للمستأجرين الشعور بمزيد من الأمان.
في حالة حدوث ضرر ناجم عن شخص دخيل مشبوه، يجب اتخاذ قرارات واضحة بشأن كيفية الاستجابة وأين تقع المسؤولية. في حالة شركات الإدارة الخارجية، يجب وضع أنظمة إدارة المخاطر التالية
من المهم بشكل خاص القدرة على إثبات أن المالك قد استجاب بشكل مناسب في نطاق "واجب العناية بالسلامة". تحتفظ شركة الإدارة بسجلات للردود المناسبة ولديها نظام معمول به للاستجابة بشكل مناسب في حالة حدوث مشاكل قانونية.
تعتبر التدابير الأمنية المناسبة عاملاً مهماً في زيادة رضا المستأجرين وتحسين القدرة التنافسية للعقار. ما هي فوائد الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة؟
في الواقع، تُظهر البيانات أن العقارات التي تحتوي على مرافق أمنية مثل الكاميرات الأمنية والأقفال التلقائية يمكن أن تحدد الإيجارات بنسبة 5-10% أعلى من العقارات التي تتوفر فيها نفس الشروط.
إذا كنت تولي أهمية للاستجابة للأشخاص المشبوهين والتدابير الأمنية، فمن المهم اختيار شركة إدارة مع مراعاة النقاط التالية
النقاط الأساسية للتعرف على قدرات شركة الإدارة في الاستجابة الأمنية هي:
من المهم بشكل خاص نظام الاستجابة في الليالي والعطلات. لا تكتفي بالقول إن الشركة "متاحة على مدار 24 ساعة في اليوم"، ولكن تحقق من هيكل الموظفين المحدد وكيفية استجابتهم.
هذا هو المفتاح لتحديد ما إذا كانت المعدات الأمنية التي تقترحها شركة الإدارة مناسبة:
عند الحصول على عروض الأسعار، لا تقارن بين الأسعار فحسب، بل قارن أيضاً بين جودة العروض وخصوصيتها. من المهم اختيار شركة إدارة يمكنها أن تشرح بوضوح سبب ضرورة المعدات والفوائد التي يمكن توقعها.
تؤثر القضايا الأمنية بشكل مباشر على مخاوف المستأجرين. المفتاح هو تحديد قدرة الشركة على التواصل مع المستأجرين:
من المفيد أيضاً معرفة مدى رضا المستأجرين وشهادات المستأجرين من العقارات المدارة فعلياً. من المرجح أن تكون شركات الإدارة الحاصلة على تقييم عالٍ في استجابتها الأمنية قد بنت علاقة ثقة مع المستأجرين إدارة الممتلكات الاستجابة للإبلاغ عن الأشخاص المشبوهين
النقاط الرئيسية عند التحقق من هيكل تكاليف شركة الإدارة:
| عناصر التكلفة | نقاط يجب التحقق منها |
|---|---|
| رسوم الإدارة الأساسية | هل الاستجابة الأمنية مشمولة؟ |
| رسوم الاستجابة للطوارئ | ما إذا كانت هناك تكاليف إضافية للدعم خارج ساعات العمل |
| رسوم تركيب المعدات | النسبة المئوية لتكلفة تركيب المعدات الأمنية |
| تكاليف الصيانة | توضيح تكاليف الفحص الدوري وتكاليف الصيانة. |
المسألة الرئيسية هي وجود ومدى "التكاليف الإضافية". قد تكون تكاليف استئجار كاميرات المراقبة الأمنية المسطحة منخفضة بالنسبة للرسوم الأساسية، ولكن إذا تم تكبد تكاليف إضافية لكل استجابة للطوارئ، فيجب مقارنة التكلفة الإجمالية.
تمثل مشكلة الأمن المتمثلة في دخول المتسللين المشبوهين إلى مباني العقارات المستأجرة عبئاً كبيراً على الملاك الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم، والذين يتعين عليهم مواجهة عدد من التحديات، بما في ذلك صعوبة توفير استجابة على مدار 24 ساعة، ونقص الخبرة وتعقيد التعامل مع المستأجرين.
تعد الاستعانة بشركة إدارة خياراً فعالاً لمواجهة هذه التحديات. يمكن إنشاء نظام أمني شامل، بما في ذلك الاستجابة على مدار 24 ساعة من قبل موظفين ذوي معرفة وخبرة متخصصة، واقتراح وتركيب المعدات الأمنية المناسبة، والتواصل مع المستأجرين وإدارة المخاطر.
على الرغم من أن الإدارة الذاتية قد تبدو مفيدة عند النظر في التكاليف وحدها، إلا أن مسؤولية حماية سلامة المستأجرينوزيادة قيمة العقار التي يجلبها ذلك تجعل الإدارة الاحترافية من قبل شركة إدارة خارجية تستحق الاستثمار.
في السنوات الأخيرة، أصبح المستأجرون في السنوات الأخيرة أكثر وعياً بأهمية الأمن، كما أن وجود تدابير سلامة جيدة في مكانها عامل رئيسي في جذب المستأجرين وتجديد العقود. إذا كنت ترغب في الحفاظ على استقرار أعمالك الإيجارية وقيمة أصولك على المدى الطويل، فمن الضروري أن يكون لديك نظام إدارة شامل يتضمن تدابير أمنية.
ج: يقع على عاتق المالكين "واجب العناية بالسلامة" وهم مسؤولون عن توفير بيئة معيشية آمنة للمستأجرين. لا يؤدي التطفل المشبوه في حد ذاته إلى المسؤولية القانونية على الفور، ولكن قد تتحمل المسؤولية في الحالات التالية
إذا تم إسناد العقار إلى شركة إدارة، فسيتم الاحتفاظ بسجلات لاقتراح وتنفيذ التدابير الأمنية المناسبة والاستجابة المناسبة للحوادث، مما قد يساعد على إثبات أن المالك يفي بواجب الرعاية الأمنية.
ج: بالتأكيد يتطلب تركيب كاميرات المراقبة الأمنية اعتبارات الخصوصية. يمكن للنقاط التالية أن تقلل من مشاكل الخصوصية مع زيادة الفعالية الأمنية إلى أقصى حد:
لدى شركات الإدارة خبرة في تركيب هذه الكاميرات في العديد من العقارات ويمكنها تقديم مقترحات مناسبة تراعي التوازن بين الخصوصية ومنع الجريمة.
ج: بغض النظر عن حجم العقار، ستظهر مشاكل أمنية. تزداد أهمية الأمن على مدار 24 ساعة حتى في العقارات الصغيرة، خاصة في الحالات التالية
بالنسبة للعقارات الصغيرة، هناك أيضاً خدمات دعم على مدار 24 ساعة يمكن تقديمها بتكلفة منخفضة. يمكن اتخاذ تدابير أمنية فعّالة من حيث التكلفة من خلال التعاون مع شركات الأمن والإدارة الجماعية للعقارات المتعددة.
ج: أثناء عمليات الإصلاح الرئيسية، تكون المخاطر الأمنية أعلى من المعتاد بسبب السقالات. التدابير التالية فعالة
ج: تعتمد تكلفة التدابير الأمنية على حجم العقار وموقعه، ولكن الإرشادات العامة هي كما يلي
عند الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، يتم تضمين بعض خدمات الأمن في رسوم الإدارة الأساسية، لذلك يُنصح بالحكم على أداء التكلفة الإجمالية. من المهم أيضاً مراعاة منظور العائد على الاستثمار، حيث يمكن أن تؤدي التدابير الأمنية إلى ارتفاع الإيجارات وانخفاض معدلات الشغور.
تقدم INA&Asociates خدمة استشارات مجانية. لا تتردد في الاتصال بنا.