يعتمد نجاح أو فشل إدارة الممتلكات على مدى فهم عمليات إدارة الممتلكات بشكل منهجي والاستعانة بمصادر خارجية بشكل صحيح. وينظم هذا التقرير الممارسات الإدارية والقانونية والمحاسبية اليومية ويغطي النقاط الرئيسية التي يتطلبها قانون أعمال إدارة المساكن المؤجرة وأحدث قضايا الإيجار بالدولار الأمريكي. وهو يصور "ما يجب أن يُعهد به إلى شركة إدارة" ويوفر للمالكين إرشادات تمكنهم من التركيز على إدارة الأصول براحة بال. لمزيد من المعلومات حول المزيد من خطط الإدارة وأنظمة الإدارة الأكثر تحديداً، لا تتردد في الاتصال بشركة INA&Associates Ltd.
إدارة الممتلكات هي شركة يتم تكليفها من قبل مالك (مؤجر) عقار مؤجر لصيانة وإدارة العقار وإدارة الإيجار والأمور المالية الأخرى. وهي تُعرَّف قانوناً بأنها "أعمال إدارة المساكن المؤجرة" وتعتبر شركة تقوم بصيانة المباني والمحافظة عليها والإدارة المالية للإيجار وودائع التأمين ورسوم المنطقة المشتركة وما إلى ذلك نيابةً عن المالكين. ومع ذلك، فإن الشركات التي تتولى "فقط" إدارة الإيجار والأمور المالية الأخرى ليست مشمولة في "أعمال إدارة المساكن المؤجرة" بموجب هذا القانون. وباختصار، تتولى شركة متخصصة المهام المختلفة المرتبطة بإدارة الإيجار (مثل التعامل مع المستأجرين، وإدارة المرافق، وتحصيل الإيجار، وما إلى ذلك) نيابةً عن المالك.
لا غنى عن شركات إدارة العقارات هذه للمالكين الذين يعيشون بعيداً أو لديهم عدد كبير من العقارات. في الواقع، ينشط عدد كبير من شركات الإدارة في جميع أنحاء اليابان، حيث يبلغ عدد شركات إدارة المساكن المؤجرة المسجلة لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل حوالي 8,943 شركة مسجلة لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل اعتبارًا من عام 2023، وتدير حوالي 7.9 مليون وحدة. ومع صدور قانون إدارة أعمال إدارة المساكن المؤجرة مؤخرًا، تم توضيح نطاق عمل والتزامات شركات الإدارة، مما خلق بيئة آمنة لكل من الملاك والمستأجرين.
شركات إدارة العقارات مسؤولة عن مجموعة واسعة من المهام، والتي يمكن تصنيفها بشكل عام في مجالات الإدارة اليوميةوالإدارة القانونية (التعاقدية) والإدارة المحاسبية والمالية. دعنا نلقي نظرة على تفاصيل كل مجال من هذه المجالات أدناه.
هذه هي الإدارة اليومية للعقار والمستأجرين نيابة عن المالك. ينصب التركيز الرئيسي على التعامل مع الأمور التي تنشأ على أساس يومي، مثل الرد على اتصالات المستأجرين وصيانة العقار.
علاقات المستأجرين: الرد على استفسارات وشكاوى المستأجرين، والتعامل مع الشكاوى المتعلقة بمشاكل الحي والمرافق المعيبة. إذا كانت هناك شكاوى حول الضوضاء والتسريبات والروائح الكريهة ومشاكل الحيوانات الأليفة وما إلى ذلك، يتم التعامل معها على الفور لضمان حياة مريحة للمستأجرين والحفاظ على الأصول للمالك. يتم تخفيف العبء الذهني للمالك بشكل كبير من خلال إسناد العمل إلى شركة إدارة ذات خبرة.
إجراءات تعيين المستأجرين والتعاقد معهم: عند حدوث شواغر، تقوم الشركة بتعيين مستأجرين جدد نيابةً عن المالك. نقوم بتحديد الإيجارات المناسبة، واختيار وسائط الإعلانات، وإجراء معاينات المشاهدة، وفحص المستأجرين المحتملين (التحقق من حالة الدخل والمعلومات الائتمانية)، وبمجرد العثور على مستأجر، نباشر عملية توقيع عقد الإيجار. ويشمل ذلك إعداد مستندات العقد، وشرح الأمور المهمة، وتسليم المفاتيح، وتقديم شرح عند انتقال المستأجر إلى السكن.
التعامل أثناء العقد: أثناء فترة الإيجار، تتعامل الشركة مع أعطال المعدات وترتب للإصلاحات وتجري عمليات التفتيش والتنظيف المنتظمة للمبنى والمرافق. نحن نحافظ على جمالية العقار من خلال الإدارة اليومية، مثل تنظيف المناطق المشتركة (مثل الممرات والمداخل ومناطق التخلص من النفايات) وإدارة التشجير للحفاظ على بيئة معيشية مريحة للمستأجرين. أما المرافق التي تتطلب عمليات تفتيش قانونية، مثل إمدادات المياه والصرف الصحي ومعدات مكافحة الحرائق، فيتم إسنادها إلى مقاولين متخصصين لإجراء الصيانة والإدارة المناسبة.
تحصيل الإيجارات والتذكير بالمتأخرات: جمع مدفوعات الإيجار الشهرية من المستأجرين وإدارة التحويلات إلى المالك. في كثير من الحالات، يُطلب من المستأجرين الانضمام إلى شركة ضمان الإيجار، بحيث يمكنهم الحصول على مدفوعات بديلة من شركة الضمان في حالة التأخر في سداد الإيجار. ومع ذلك، تتولى شركة الإدارة الرد المبدئي (الاتصال بالمستأجر لتذكيره وإدارة حالة المتأخرات) حتى يتم تقديم طلب من شركة الضمان إلى المستأجر.
عند مغادرة المستأجر للعقار، ستحضر شركة الإدارة مغادرة المستأجر للعقار وتتحقق من وجود أي ضرر في الغرفة. ستقوم الشركة بتسوية مبلغ التأمين نيابةً عن المستأجر وفقاً لإرشادات وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة بشأن إعادة الشيء لأصله كما كان، وستقوم الشركة بتسوية تكاليف الإصلاح بشكل صحيح. بعد مغادرة المستأجرين، نقوم بترتيب أعمال التنظيف والترميم حسب الضرورة لإعادة العقار إلى حالته قبل الإيجار والاستعداد للجولة التالية من التوظيف.
كما هو موضح أعلاه، نقدم الدعم الشامل لمجموعة واسعة من مهام الإدارة اليومية، من التعامل مع المستأجرين إلى إدارة مرافق المبنى، وهي أمور تتطلب وقتاً وخبرةً لا يمكن للمالكين التعامل معها بمفردهم.
تعمل شركة الإدارة كوكيل وتقدم الدعم للإجراءات التعاقدية والقانونية المتعلقة بإدارة الإيجار. وهذا مجال يتطلب معرفة متخصصة في مجالات مثل صياغة العقود والامتثال للقوانين واللوائح والاستجابات القانونية للمشاكل التي قد تنشأ.
إعداد مستندات العقود وإدارتها: تقوم شركة الإدارة بإعداد مستندات العقود لعقود الإيجار الجديدة وتجديدها، وإعداد بيان الأمور المهمة. وباعتبارها خبيرة في مجال العقارات، تتحقق شركة الإدارة من أن العقد يتوافق مع أحدث التشريعات وتضمن تضمين جميع التفاصيل اللازمة في العقد. وفي السنوات الأخيرة على وجه الخصوص، يمكن الآن إبرام عقود الإيجار إلكترونياً، بحيث يمكن إبرام العقد إلكترونياً عبر الإنترنت وكذلك شخصياً.
شرح الأمور المهمة: عند توقيع العقد مع المستأجر، يتم تقديم شرح للأمور المهمة (شرح مفصل للعقار والعقد) وفقاً لقانون أعمال معاملات البناء والمباني. وينص القانون أيضاً على أنه عند إبرام عقد إدارة مع المالك، من واجب شركة الإدارة تقديم شرح مكتوب للأمور المهمة المتعلقة بتفاصيل الإدارة وهيكل المكافآت مسبقاً. وهذا إجراء للتأكد من أن المالك لديه فهم صحيح لمحتويات عقد الإدارة ويمكنه ترك العقار في أيدٍ أمينة.
إجراءات تجديد العقد وإنهاء العقد: ستقوم شركة الإدارة بإجراءات التجديد عند انتهاء عقد الإيجار أو، إذا لم يتم تجديد عقد الإيجار، ستقوم بإجراءات الإنهاء والتنازل. نقوم بتسهيل الإجراءات الإدارية نيابةً عنك، مثل صياغة عقد التجديد وتحصيل رسوم التجديد وإرسال إشعار الإنهاء. إذا لزم الأمر، فإننا نتفاوض أيضاً على إنهاء العقود والتنازل عنها مع المستأجرين المخالفين للعقد أو المتأخرين في السداد، ونقدم المشورة القانونية وننسق مع المتخصصين (المحامين).
الامتثال للقوانين واللوائح وإدارة المخاطر: تقوم الشركة بالإدارة السليمة وفقاً للقوانين واللوائح المتعلقة بإدارة الإيجارات (مثل قانون إيجار الأراضي والمباني، وقانون عقود المستهلكين، وقانون خدمات الإطفاء، وما إلى ذلك). على سبيل المثال، نحن نتبع إرشادات وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة بشأن إعادة الوضع إلى حالته الأصلية من أجل منع حدوث مشاكل، ونتحقق من الإعلانات المعروضة عند تعيين المستأجرين لضمان عدم وجود أي مخالفات، ونمنع القوى المناهضة للمجتمع من التحرك وفقاً لقانون استبعاد العصابات. في حالة حدوث تقاضٍ أو نزاعات مع الجيران وهو أمر غير محتمل، تعمل شركة الإدارة كنقطة اتصال لتسوية الموقف، وإذا لزم الأمر، تتعامل مع الموقف بالتعاون مع محامين متخصصين.
ينطوي هذا العمل على الإدارة السليمة لتدفق الأموال في إدارة الإيجار، والتحويلات المالية وإعداد التقارير للمالك، والدعم الضريبي. وهذا دور مهم في إدارة دخل المالك ونفقاته نيابةً عنه.
إدارة إيرادات/نفقات الإيجار: إدارة تحصيل الإيجار الشهري، ورسوم المنطقة المشتركة، ورسوم مواقف السيارات، وما إلى ذلك، وتحويلها (تسويتها) إلى المالك. كخدمة وكالة تحصيل، تتلقى شركة الإدارة الإيجار مرة واحدة وتحوله إلى المالك بعد خصم رسوم الإدارة المقررة. في حالة التأخر في السداد من المستأجر، يتم إصدار تذكير، وإذا طالت مدة التأخير، تقوم الشركة أيضاً بإجراءات الفوترة لشركة الضمان. يتم تسجيل بيانات إدارة الإيجار بدقة باستخدام برامج المحاسبة، وما إلى ذلك، بحيث يمكن تحديد العقار أو العقد الذي يخص الإيجار على الفور.
إدارة وديعة التأمين/إدارة أموال التسوية: تدير الشركة أيضاً وديعة التأمين التي يتم استلامها وقت الانتقال إلى العقار وأموال التسوية المستحقة وقت الخروج منه. وديعة التأمين هي من الناحية القانونية ملك للمالك، ولكن شركة الإدارة تحتفظ بها في حساب وتقوم بتسويتها مع تكاليف الترميم عندما ينتقل المستأجر من العقار. إذا لم يغطِ مبلغ التأمين تكلفة الإصلاحات، تتولى شركة الإدارة أيضاً المطالبات الإضافية وإعادة ودائع التأمين الزائدة. هذه الودائع مطلوبة قانوناً لفصلها في حساب مخصص منفصل عن حساب شركة الإدارة الخاصة لمنع اختلاس أصول المالكين.
إدارة النفقات : نعمل أيضاً كوكيل لدفع النفقات المطلوبة لصيانة العقار وإدارته. على سبيل المثال، فواتير الكهرباء والمياه للمناطق المشتركة، ورسوم التنظيف المنتظمة وتكاليف الإصلاح قد يتم دفعها مؤقتاً من قبل شركة الإدارة وتخصم من إيرادات الإيجار الشهرية. لا يتم إنفاق النفقات العادية فقط ولكن أيضاً تكاليف الإصلاح العرضية بعد التشاور مع المالك ويتم تسجيلها في الحسابات. يتم الإبلاغ عن أرقام الإيرادات والنفقات الخاصة بالعقار بانتظام، وكما هو موضح أدناه، فإنك ملزم بتقديم تقرير للمالك مرة واحدة على الأقل في السنة عن حالة الإدارة (الدخل والنفقات ومعالجة الشكاوى).
إعداد التقارير والمساعدة الضريبية: يتم إعداد تقارير شهرية أو ربع سنوية عن الإيرادات والنفقات، وإبلاغ المالك عن الإيجار المستلم وتفاصيل النفقات وخصومات العمولة. على أساس سنوي، تقديم ملخص لإيرادات ونفقات الإيجار للسنة وإصدار تقرير سنوي للإيرادات والنفقات كمرجع للإقرارات الضريبية. وإذا لزم الأمر، فإننا نعمل أيضاً مع محاسب ضرائب لتقديم الدعم فيما يتعلق بالإعلان عن إيرادات الإيجار، بما في ذلك تسجيل الاستهلاك والمصروفات الضرورية. في حالة المالكين المقيمين في الخارج، تعمل الشركة أيضاً كوكيل لدفع الضريبة المقتطعة وكوكيل ضريبي. وتتمتع هذه الخدمات المحاسبية بميزة أن المالكين يتحررون من الإدارة المالية المعقدة ويمكنهم التركيز على أعمالهم الأساسية أو استثماراتهم الأخرى.
يفرض قانون الإدارة السليمة للإسكان الإيجاري (قانون أعمال إدارة الإسكان الإيجاري)، الذي دخل حيز التنفيذ في يونيو 2021، التزامات وأنظمة جديدة على شركات الإدارة. فيما يلي النقاط الرئيسية التي يجب أن يكون المالكون على دراية بها.
إدخال نظام التسجيل: شركات إدارة العقارات الإيجارية التي تدير 200 وحدة أو أكثر ملزمة الآن بالتسجيل لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل (التسجيل اختياري للشركات التي تدير أقل من 200 وحدة). يخضع المشغلون المسجلون لالتزامات مختلفة ويخضعون لعقوبات إذا استمروا في العمل دون تسجيل.
الالتزام بوجود مدير أعمال: يجب أن يكون لدى جميع شركات إدارة الإيجارات المسجلة مدير أعمال واحد على الأقل لديه معرفة وخبرة متخصصة في "إدارة المساكن المؤجرة" في كل مكتب. ولكي يصبح مدير الأعمال مدير أعمال، يجب أن يستوفي مدير الأعمال المسجل مؤهلات ومتطلبات عملية معينة، مثل أن يكون "مدير أعمال عقارات الإيجار" مؤهلاً على المستوى الوطني أو تاجر عقارات معتمد في مجال البناء والتجارة، وسيخضع لغرامات إذا كان يعمل بدون هذه المؤهلات. ويهدف ذلك إلى تحسين الكفاءة المهنية لكل شركة إدارة وتحسين نظام الامتثال القانوني.
الالتزام بشرح الأمور المهمة قبل توقيع عقد الإدارة: عندما توقع شركة الإدارة عقد إدارة جديد مع المالك، فإنها ملزمة بتقديم شرح للأمور المهمة قبل إبرام العقد من خلال إصدار وثيقة توضح المكافآت والمهام المحددة وطرق التنفيذ، وما إلى ذلك. لا يُسمح فقط بتقديم التوضيحات وجهاً لوجه فحسب، بل يُسمح أيضاً بتقديم التوضيحات عبر الإنترنت للأمور المهمة (IT Jusetsu) وتسليم المستندات الإلكترونية، بحيث يمكن للمالك إبرام العقد بفهم كامل لمهمة الإدارة مسبقاً. هذا له تأثير في منع حدوث مشاكل بسبب الالتماس الخبيث أو الشرح غير الكافي.
الالتزام بإدارة الممتلكات بشكل منفصل: ينص القانون على أن ممتلكات المالك، مثل الإيجار وودائع التأمين، التي يُعهد بها إلى شركة الإدارة في سياق عملها، يجب أن تكون منفصلة بوضوح عن أموال الشركة الخاصة. وعلى وجه التحديد، يتم إنشاء حساب مخصص للاحتفاظ بالأموال المستلمة من المالكين ويتم إدارته بشكل منفصل عن حساب التشغيل الخاص بالشركة. وهذا يجعل من السهل الحفاظ على أموال المالكين في حالة سوء إدارة شركة الإدارة لأموالهم، كما أنه يزيد من الشفافية حيث يمكن تحديد تدفق الأموال على الفور في الدفاتر.
الالتزام بتقديم تقارير منتظمة للمالك: أصبح من الإلزامي الآن تقديم تقرير للمالك مرة واحدة على الأقل في السنة عن حالة عمليات الإدارة لكل عقار تحت الإدارة. وتغطي التقارير بشكل أساسي "الإيرادات والنفقات مثل تحصيل الإيجار" و"صيانة المبنى وإدارته" و"ما إذا كانت هناك أي شكاوى من المستأجرين وكيفية التعامل معها". يتيح ذلك للمالكين مراقبة تشغيل عقاراتهم بانتظام ويسهل التواصل مع شركة الإدارة. تقدم العديد من شركات الإدارة تقارير مفصلة ليس فقط مرة واحدة في السنة كما هو مطلوب بموجب القانون، ولكن أيضاً على أساس شهري أو ربع سنوي.
كما هو موضح أعلاه، يرفع قانون أعمال إدارة المساكن المؤجرة من مستوى جودة الخدمة وموثوقية شركات الإدارة. بالنسبة للملاك، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لشركة مسجلة يوفر مستوى معين من راحة البال.
في السنوات الأخيرة، امتدت موجة التحول الرقمي (DX) إلى إدارة العقارات، حيث أدى استخدام تكنولوجيا تكنولوجيا المعلومات إلى تحسين الكفاءة التشغيلية والخدمات. نقدم هنا بعضاً من أحدث دراسات الحالة DX في اليابان.
سحابة إدارة الممتلكات: تقليدياً، كانت إدارة المعلومات العقارية ووثائق العقود تميل إلى التعقيد باستخدام الورق وبرنامج Excel، ولكن عدداً متزايداً من الشركات تقدم أنظمة إدارة الإيجار القائمة على السحابة. على سبيل المثال، عندما أدخلت إحدى الشركات العقارية الكبرى **Canary Cloud**، أفادت بأن حوالي نصف أعمال الاتصال بالمستأجرين ومتابعة العملاء أصبحت تتم آلياً، مما قلل بشكل كبير من عبء العمل على الموظفين المسؤولين. كما سهّلت مركزية العقود ومعلومات العملاء أيضاً استرجاع المعلومات، مما مكّن عدداً قليلاً من الأشخاص من إدارة عدد كبير من العقارات دون أخطاء، وكان لذلك أثره في تحسين الإنتاجية.
التعاقد عبر الإنترنت وشرح المسائل المهمة عبر تكنولوجيا المعلومات : تتقدم رقمنة عقود الإيجار وعقود الإدارة أيضاً بشكل سريع: منذ رفع الحظر على التعاقد الإلكتروني في عام 2022، أصبحت العقود الموقعة باستخدام خدمات التوقيع الإلكتروني وشرح المسائل المهمة عبر الإنترنت (شرح المسائل المهمة عبر تكنولوجيا المعلومات) باستخدام أنظمة مؤتمرات الفيديو شائعة في قطاع العقارات. وفقًا لدراسة استقصائية أجرتها مجموعة Ierabu، بحلول عام 2023، سيتضاعف معدل استخدام المستخدم النهائي** للعقود الإلكترونية على أساس سنوي (من 9.1% إلى 18.0%)**، كما أصبحت العقود غير الورقية أكثر انتشارًا، خاصة في قطاع الإيجار. تسمح العقود الإلكترونية بإتمام الإجراءات عبر الإنترنت دون الحاجة إلى زيارة المتجر، مما يجعل من الممكن الاستجابة بسلاسة للمالكين/المستأجرين البعيدين والأسر المزدوجة الدخل المشغولة.
الرد على المستأجرين بمساعدة الذكاء الاصطناعي: يتم استخدام تكنولوجيا الذكاء الاصطناعي (AI) بشكل متزايد لأتمتة وتطوير التعامل مع استفسارات المستأجرين والمستأجرين المحتملين.
الأقفال الذكية: تمتد تقنية الذكاء الاصطناعي أيضاً إلى إدارة المفاتيح المادية. حيث يقوم عدد متزايد من شركات الإدارة بتركيب أقفال ذكية في عقاراتها المستأجرة، والتي يمكن فتحها باستخدام الهواتف الذكية أو البطاقات الممغنطة، للحد من مشاكل تسليم المفاتيح وفقدانها.
وبالإضافة إلى هذه الأمثلة، هناك العديد من المبادرات الأخرى المتعلقة بالتعاملات الرقمية قيد التنفيذ، مثل المراقبة عن بُعد لمرافق المباني باستخدام مستشعرات إنترنت الأشياء وأتمتة الأعمال المكتبية الروتينية باستخدام روبوتات البرمجيات. وقد مكّن إدخال تكنولوجيا DX شركات الإدارة من تخصيص الوقت والجهد الموفرين للعمالة لمهام ذات قيمة مضافة أعلى، مثل تقديم مقترحات للمالكين وتخطيط التدابير لزيادة قيمة العقارات. يمكن للمالكين أيضاً الاستمتاع بمزايا جديدة، مثل توفير خدمة ويب مخصصة للمالكين تتيح لهم الاطلاع على تقارير حالة العقارات عبر الإنترنت.
شركات إدارة العقارات مسؤولة عن مجموعة واسعة من المهام، بدءاً من الإدارة اليومية للعقارات إلى المسائل التعاقدية والقانونية والمحاسبية. وقد أوضح القانون نطاق عمل هذه الشركات ومسؤولياتها، وأدى تعيين موظفين مؤهلين مهنياً إلى خلق بيئة يمكن للمالكين أن يشعروا فيها بالأمان في تكليفهم بأصولهم القيمة. ومن خلال الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، فإنهم يتحررون من ضغوط التعامل مع المستأجرين وحل المشاكل، ويمكنهم التركيز على تأمين الدخل من خلال إدارة مستقرة للإيجار. وبالإضافة إلى ذلك، جعلت التطورات في مجال التكنولوجيا الرقمية الخدمات أسرع وأكثر شفافية، وأصبحت إدارة العقارات أكثر دقة. نأمل أن تساعد محتويات هذا العمود المالكين على فهم منهجي "لما هو منوط بشركة الإدارة" وتحقيق إدارة أفضل للإيجار بالتعاون مع شريك موثوق به.