في إدارة العقارات، لا يمثل الاستحواذ على العقار سوى البداية فقط. فالنجاح الحقيقي يعتمد على أعمال الإدارة التي تلي ذلك. ومع ذلك، فإن الحقيقة هي أن العديد من مالكي العقارات يواجهون مجموعة متنوعة من المشاكل أثناء عملية الإدارة، مما يؤدي إلى تدهور الأرباح والعبء النفسي.
وتوجد مجموعة كبيرة من التحديات في عمليات الإدارة، مثل متأخرات الإيجار، والمشاكل بين المستأجرين، وأعطال المعدات، وتسوية تكاليف الترميم. إذا تم التعامل مع هذه المشاكل دون المعرفة والتدابير المضادة المناسبة، يمكن أن تطول أمدها وتقوض في نهاية المطاف ربحية أعمال الإيجار بشكل كبير.
تتناول هذه المقالة بالتفصيل عشر مشاكل إدارية يتعرض لها أصحاب العقارات وكيفية تفاديها، بناءً على خبرتنا في العمل على عدد كبير من قضايا إدارة العقارات. بالتسلح بهذه المعرفة، ستتمكن من منع المشاكل قبل حدوثها وتحقيق إدارة مستقرة للإيجار.
متأخرات الإيجار هي واحدة من أخطر المشاكل في إدارة الإيجار. فالوضع الذي لا يدفع فيه المستأجرون الإيجار في الوقت المحدد له تأثير مباشر على التدفق النقدي للمالك.
أسباب المتأخرات متنوعة ويمكن أن تتراوح من مجرد نسيان الدفع إلى مجموعة متنوعة من العوامل الأخرى، مثل تدهور الوضع المالي للمستأجر أو البطالة أو المرض. المفتاح هو الاستجابة بسرعة وبشكل مناسب عند حدوث المتأخرات.
في المراحل الأولية، يكون من الفعال في المراحل الأولية توجيه رسائل تذكير هاتفية أو مكتوبة ووضع خطة للسداد من خلال الحوار مع المستأجر. ومع ذلك، إذا لم يستجب المستأجر للرسائل التذكيرية أو إذا تطورت المتأخرات إلى متأخرات طويلة الأجل، فقد يكون من الضروري الاتصال بالضامن المشترك، وتوجيه الاتهام إلى شركة الضمان، وفي النهاية النظر في اتخاذ إجراء قانوني.
تعتبر مشاكل الضوضاء من أكثر الشكاوى شيوعاً في إدارة الإيجارات. وعلى وجه الخصوص، تزايدت الشكاوى المتعلقة بالضوضاء خلال أيام الأسبوع منذ انتشار العمل عن بُعد في أعقاب انتشار عدوى فيروس كورونا المستجد.
أسباب الضوضاء متعددة. من الأمثلة النموذجية على ذلك خطوات الأقدام من الطابق الأعلى، والاهتزازات الصادرة عن الغسالات، وصوت أجهزة التلفاز والأجهزة الصوتية، والتحدث، وصوت الآلات الموسيقية التي يتم عزفها. كما أن مخالفة القواعد المتعلقة بالتخلص من النفايات، وترك المتعلقات الشخصية في المناطق المشتركة، والروائح غير المعتادة يمكن أن تسبب مشاكل بين المستأجرين.
يمكن أن تتطور هذه المشاكل بسهولة إلى صراعات عاطفية بين الأطراف المعنية، وإذا تُركت دون رادع، يمكن أن تؤدي إلى خروج المستأجرين الجيدين. من المهم أن يتحقق المدير من الحقائق من وجهة نظر محايدة، ويستمع إلى حجج الطرفين ثم يقدم الحلول المناسبة.
تؤثر أعطال المعدات في العقارات المستأجرة تأثيراً مباشراً على حياة المستأجرين وتتطلب استجابة سريعة. تعتبر المشاكل المتعلقة بإمدادات المياه ملحة بشكل خاص، ويمكن أن يؤدي التأخير في التعامل معها إلى زيادة الأضرار وعدم رضا المستأجرين.
تشمل أعطال المعدات النموذجية ما يلي أعطال مكيفات الهواء مع وظائف التدفئة والتبريد، وتوقف إمدادات المياه الساخنة بسبب أعطال سخان المياه، وعدم تدفق المياه في المراحيض، وانسداد المصارف، والتسريبات من السقف، وتسريبات المياه من الطابق العلوي.
يمكن أن تكون هذه الأعطال ناتجة عن مجموعة متنوعة من العوامل، بما في ذلك التدهور المرتبط بالعمر، والمشاكل المتعلقة بطريقة استخدام المستأجرين للمعدات، وعدم إجراء عمليات تفتيش منتظمة وسوء الصنعة عند تركيب المعدات. الشيء المهم هو فهم السبب الدقيق للأعطال وتوضيح أين تقع المسؤولية. فالأعطال الناجمة عن التدهور المرتبط بالعمر يتحملها المالك بشكل عام، بينما يتحمل المستأجر الأعطال الناجمة عن إهمال المستأجر بشكل عام.
تُعد المشاكل المتعلقة بتكاليف الترميم في وقت الانتقال من المنزل واحدة من أكثر المشاكل تعقيداً وصعوبة في إدارة الإيجارات. تُعرّف "المشاكل والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالترميم إلى الحالة الأصلية" الصادرة عن وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة "المشاكل والمبادئ التوجيهية المتعلقة بالترميم إلى الحالة الأصلية" الترميم إلى الحالة الأصلية على أنه "ترميم البلى الناجم عن استخدام المستأجر المتعمد أو الإهمال أو الإخلال بواجب الرعاية أو أي استخدام آخر يتجاوز الاستخدام العادي".
النقطة المهمة هي أن الترميم لا يعني "إعادة العقار إلى الحالة التي كان عليها عندما استأجره المستأجر". تعتبر تكلفة إصلاح البلى والتلف بسبب العمر والاستخدام العادي مشمولة في الإيجار.
| فئات الأعباء | المحتويات | أمثلة محددة |
|---|---|---|
| عبء المالك | البلى والتقادم بسبب الاستخدام العادي | حروق الشمس على الحصير، والبقع الطبيعية على ورق الجدران، وتلف المعدات بسبب التقدم في العمر |
| عبء المستأجر | البلى والتلف بسبب الاستخدام المتعمد أو الإهمال | بقع السجائر، والخدوش التي تسببها الحيوانات الأليفة، وثقوب المسامير المتضخمة |
| التفاوض | التوسع في التآكل والتلف بسبب نقص الإدارة | التوسع بسبب العفن المتروك دون مراقبة، وتقشير ورق الحائط بسبب التكثيف المتروك دون مراقبة |
يُعد الاحتفاظ غير المصرح به للحيوانات الأليفة في العقارات التي يحظر فيها تربية الحيوانات الأليفة مثالاً نموذجياً للإخلال بالعقد. إذا تم اكتشافها بعد فوات الأوان، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل مختلفة، مثل الشكاوى من الجيران والأضرار التي تلحق بالمبنى وزيادة تكاليف الترميم بعد الانتقال من العقار.
عند اكتشاف الاحتفاظ غير المصرح به، يكون الإجراء الواجب اتخاذه خطوة بخطوة. أولاً، يتم التحقق من العقد والتحقيق في الوقائع، ويتم إخطار المستأجر كتابياً بمخالفة العقد. ثم يُطلب من المستأجر بعد ذلك التخلص من الحيوان الأليف أو الانتقال من المنزل.
ومع ذلك، غالباً ما يكون من الصعب إنهاء العقد على الفور ومن العملي البحث عن حل من خلال المناقشات مع المستأجر. في بعض الحالات، من المهم التفكير في حلول بناءة، مثل اقتراح تغيير مكان الإقامة إلى عقار صديق للحيوانات الأليفة.
إن الشواغر المطولة مشكلة خطيرة تؤثر بشكل مباشر على ربحية عمليات الإيجار. خلال فترات الشغور، يكون دخل الإيجار صفراً، بينما تستمر التكاليف الثابتة (مثل سداد القروض، ورسوم الإدارة، والأموال الاحتياطية للإصلاحات، وضريبة الممتلكات) في التراكم.
هناك مجموعة واسعة من أسباب الشغور لفترات طويلة. قد تشمل تحديد الإيجار غير المناسب، وموقع العقار، وعمر المبنى، وتقادم المرافق، وزيادة عدد العقارات المتنافسة، ونقص القدرة على البيع لدى شركة الإدارة.
تشمل تدابير مكافحة الشواغر الفعالة تحديد الإيجارات المناسبة بناءً على أبحاث السوق، وتحسين جاذبية العقارات (التجديد، وتحديث المرافق)، والإعلان الاستباقي وبناء علاقات جيدة مع الوسطاء.
يعتبر تهالك المباني مشكلة لا يمكن تجنبها، ولكن يمكن لخطة إصلاح مناسبة أن تمنع حدوث أضرار كبيرة. على وجه الخصوص، يمكن أن تتسبب التسريبات وتسريبات مياه الأمطار في مزيد من الأضرار وزيادة تكاليف الإصلاح بشكل كبير إذا تم اكتشافها بعد فوات الأوان.
من الضروري إجراء عمليات تفتيش منتظمة للمباني ووضع خطط إصلاح طويلة الأجل وتخصيص صندوق احتياطي للإصلاحات المخطط لها. ومن العوامل المهمة أيضًا مراعاة المستأجرين أثناء أعمال الإصلاح وتخفيض الإيجار بسبب أعمال البناء.
تتزايد الوفيات المنفردة في العقارات المستأجرة مع تقدم السكان في العمر. في حالة حدوث حالة وفاة وحيدة، يصبح العقار عقارًا حادثًا مع وجود عيوب نفسية ويكون المستأجر ملزمًا بإخطار الشرطة عند تعيين المستأجر التالي.
تشمل الاستجابة لحدوث الوفاة المنفردة إخطار الشرطة وإبلاغ الورثة والضامنين والترتيب مع شركة تنظيف خاصة والقيام بأعمال الترميم. يمكن تحميل تكاليف الترميم بشكل أساسي على الورثة أو الضامنين المتضامنين، ولكن قد يتحملها المالك إذا تم التنازل عن الميراث.
إذا أفلست شركة الإدارة التي أُبرم معها عقد الإيجار من الباطن، فقد ينشأ عدد من المشاكل، بما في ذلك تعليق إيرادات الإيجار، وعدم القدرة على تحصيل ودائع الضمان وأموال المفاتيح، واختيار شركة إدارة جديدة.
عند اختيار شركة إدارة، من المهم التحقق من الوضع المالي، والتحقق من سجلها المالي ودراسة تفاصيل العقد بالتفصيل. من الممكن أيضاً تقليل المخاطر من خلال توزيع العقد على عدة شركات إدارة.
قد يُطلب من المالكين أيضاً التعامل مع المشاكل التي تحدث خارج مبنى العقار المؤجر. ومن الأمثلة النموذجية على ذلك وقوف السيارات غير المصرح به والنزاعات على الحدود وتأثير الضوضاء على الحي.
يجب التعامل مع هذه المشاكل بعناية لأنها قد تؤثر على العلاقات مع المجتمع المحلي. إذا لزم الأمر، من المهم أيضاً استشارة المتخصصين مثل المحامين أو مساحي الأراضي والمباني.
الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة والإدارة الذاتية لكل منهما مزاياه وعيوبه. وللقيام بالاختيار الصحيح، من المهم فهم خصائص كل منهما.
| العنصر | الإدارة الخارجية | الإدارة الذاتية |
|---|---|---|
| تكاليف الإدارة | حوالي 5% من الإيجار | تكاليف الموظفين فقط |
| الخبرة | الاستعانة بخبرة شركة الإدارة | الدراسة الذاتية المطلوبة |
| أوقات الاستجابة | متاح 24 ساعة في اليوم | تعتمد على الوقت الخاص |
| المخاطر القانونية | بدعم من شركة الإدارة | المسؤولية الذاتية |
| توظيف المستأجرين | استخدام شبكة شركات الإدارة | أنشطة المبيعات الخاصة |
تشمل العوامل الرئيسية في تحديد شركة الإدارة الجيدة معدل إشغال العقارات المدارة (95% أو أكثر كدليل إرشادي)، وحجم عدد الوحدات المدارة (من المستحسن أن يكون 10,000 وحدة أو أكثر)، وسرعة الاستجابة للمشاكل، وسلامة الوضع المالي وخبرة واستجابة الموظفين المسؤولين.
تنشأ العديد من المشاكل بسبب عدم التوضيح أو الفهم وقت التعاقد. من المهم تضمين العقد معلومات محددة عن البنود المحظورة، والبنود الخاصة بشأن إعادة الوضع إلى حالته الأصلية، وكيفية التعامل مع أعطال المعدات، والأمور التي يجب مراعاتها في الجوار، وما إلى ذلك.
من الصعب التأكد من مستوى فهم الطرف الآخر عند إجراء شرح لتكنولوجيا المعلومات (الشرح عبر الإنترنت للأمور المهمة)، لذلك من الضروري توفير وقت كافٍ لجلسة أسئلة وأجوبة وتأكيد الأمور المهمة أكثر من مرة.
إن عملية فحص الإيجار هي أهم عملية لمنع حدوث مشاكل في المستقبل. من الضروري إصدار حكم شامل، لا يشمل فقط الدخل، ولكن أيضًا الشخصية والسلوكيات الحياتية.
تشمل العوامل الرئيسية في عملية الفرز الدخل المستقر (دخل شهري لا يقل عن ثلاثة أضعاف الإيجار)، واستقرار صاحب العمل، وتاريخ الإيجار السابق، والموارد المالية للضامن، وانطباع المستأجر وسلوكه أثناء المقابلة. في حالة المستأجرين الأجانب، من المهم بشكل خاص تقديم تفسير يراعي الاختلافات الثقافية والعرفية.
يمكن أن يساعد الاكتشاف المبكر لتدهور المبنى وإجراء الصيانة المناسبة في تجنب الإصلاحات الرئيسية. تتحقق عمليات التفتيش المنتظمة من وجود تشققات في الجدران الخارجية، وحالة السقف، وتشغيل أنظمة إمدادات المياه والصرف الصحي، ونظافة المناطق المشتركة.
يمكّن وضع خطة إصلاح طويلة الأجل من التنبؤ بتوقيت وتكلفة أعمال الإصلاح الضرورية في المستقبل، ويتيح إجراء الاستعدادات المالية المخطط لها.
يؤدي التواصل المنتظم مع المستأجرين إلى الكشف المبكر عن المشاكل وإيجاد حلول ودية لها. من المهم الحفاظ على علاقات جيدة مع المستأجرين من خلال إجراء استبيانات المستأجرين مرة واحدة في السنة تقريباً، وإرسال بطاقات المعايدة الموسمية وإنشاء نظام اتصال في حالة الطوارئ.
وبالإضافة إلى ذلك، من خلال الاستجابة السريعة والصادقة لطلبات وشكاوى المستأجرين يمكنك بناء علاقة ثقة، مما قد يؤدي إلى إيجار طويل الأمد.
يكمن مفتاح النجاح في إدارة العقارات في تنفيذ ممارسات الإدارة السليمة. حالات المشاكل العشر الموضحة في هذا المقال هي مشاكل قد يواجهها العديد من مالكي العقارات، ولكن مع المعرفة والتدابير الصحيحة، يمكن تجنب الكثير منها.
المفتاح ليس الخوف من المشاكل، بل توقع المشاكل المحتملة مسبقاً واتخاذ الاستعدادات والتدابير المناسبة. إذا كانت لديك مشاكل يصعب حلها بمفردك، فإن استشارة أخصائي أو شركة إدارة موثوق بها خيار مهم.
نحن في شركة INA&Associates، ندعم نجاح أصحاب العقارات من خلال وضع رأس المال البشري والثقة في قلب إدارتنا. إذا واجهتك أي مشاكل في عمليات الإدارة الخاصة بك، فلا تتردد في الاتصال بنا. بفضل خبرتنا وتجربتنا، سوف نساهم في نجاح إدارة عقاراتك من خلال خبرتنا وتجربتنا.
س1: متى يجب أن أبدأ في المطالبة بمتأخرات الإيجار؟
ج1: من المهم البدء في المطالبة بدفع الإيجار بمجرد استحقاقه. ابدأ بمكالمة هاتفية أولية وكن مهذبًا أولاً، حيث من المحتمل أن يكون المستأجر قد نسي الدفع؛ وإذا لم يتم استلام المبلغ في غضون أسبوع، فيجب إصدار تذكير كتابي رسمي. يمكن أن يحول الإجراء المبكر دون حدوث متأخرات طويلة الأمد.
س2: ماذا أفعل إذا كان من الصعب الحكم بين التدهور المرتبط بالعمر وإهمال المستأجر عند إعادة العقار إلى حالته الأصلية؟
ج2: القاعدة الأساسية هي الرجوع إلى "الاضطرابات والإرشادات المتعلقة بإعادة العقار إلى حالته الأصلية" الصادرة عن وزارة الأراضي والبنية التحتية والنقل والسياحة لاتخاذ القرار. إذا كان من الصعب الحكم على ذلك، فسنقوم بفحص شامل لسجل الصور الفوتوغرافية في وقت الإشغال، وعدد سنوات الاستخدام والسوابق القضائية في حالات مماثلة. إذا لزم الأمر، نوصي باستشارة خبير عقاري أو محامٍ.
س3: أريد تغيير شركة الإدارة.
ج3: عند تغيير شركات الإدارة، من الضروري تأكيد محتويات العقد الحالي، وإخطار المستأجرين مسبقاً، وتسلّم الودائع مثل ودائع الضمان وأموال المفاتيح، ونقل سجلات الإصلاح السابقة ومعلومات المستأجرين. بالإضافة إلى ذلك، يجب النظر في توقيت التغيير لتقليل التأثير على المستأجرين، ويجب مراجعة العقد مع شركة الإدارة الجديدة بدقة قبل تنفيذه.
س4: أريد تجربة الإدارة الذاتية، كيف أبدأ؟
ج4: قبل البدء في الإدارة المستقلة، من المهم التعرف على المعرفة القانونية لإدارة العقارات المؤجرة، وكيفية توظيف المستأجرين وكيفية التعامل مع المشاكل. كما ستحتاج أيضاً إلى إنشاء نظام استجابة على مدار 24 ساعة، وبناء علاقات مع شركات الإصلاح وإدخال أدوات الإدارة المناسبة. يوصى بنقل العمليات على مراحل وتوسيع نطاق الإدارة كلما اكتسبت الخبرة.
س5: لديّ شكوى تتعلق بالضوضاء - هل يمكنني السماح للأطراف بحل المشكلة فيما بينهم؟
ج5: لا نوصي بحل مشاكل الضوضاء بين الأطراف المعنية. فقد يؤدي ذلك إلى مواجهة عاطفية، مما قد يؤدي إلى تفاقم المشكلة. من المهم أن يتحقق المدير من الحقائق من وجهة نظر محايدة، ويستمع إلى حجج الطرفين ويقدم حلاً مناسباً. إذا لزم الأمر، فكر في استشارة أحد المتخصصين.