إدارة الممتلكات هي إدارة وتشغيل الممتلكات العقارية للإيجار نيابةً عن المالكين. على سبيل المثال، فهي تقوم بالإدارة اليومية والعلاقات اليومية مع المستأجرين نيابةً عن مالكي الوحدات السكنية والشقق والمباني ومنازل الأسرة الواحدة والمباني التجارية وغيرها من العقارات. والهدف من ذلك هو الحفاظ على قيمة العقار وتحسينه، وهو أحد الأصول المهمة للمالك، وتوفير بيئة معيشية آمنة ومريحة للمستأجرين.
تقدم هذه المقالة شرحاً تفصيلياً للمهام المحددة لشركة إدارة العقارات في كل مجال من المجالات التالية: إدارة المباني، والتعامل مع المستأجرين، وإدارة العقود، والتعامل مع الإصلاحات، وإعداد تقارير الإيرادات والنفقات. لن نكتفي بسرد التوصيفات الوظيفية فحسب، بل سنركز أيضًا على أهمية الموقف المخلص تجاه العملوالقيمة التي تخلقها الأصول البشرية (الموارد البشرية) ، والنظر في ماهية توفير القيمة الحقيقية في مجال إدارة العقارات من وجهة نظر دايسوكي إينازاوا، مدير شركة INA & Associates K.K. الفعلية سأتحدث عن ذلك بناءً على خبرتنا وفلسفتنا.
أولاً، دعنا نراجع أساسيات أعمال إدارة العقارات. يتمثل الدور الرئيسي لشركة إدارة العقارات في إدارة وتشغيل العقارات نيابةً عن مالكيها. إذا كان المالك مشغولاً بوظيفته اليومية أو يمتلك العديد من العقارات، فمن الصعب أن يدير كل عقار بنفسه. لذلك، في معظم الحالات، يستعينون في معظم الحالات بشركة إدارة متخصصة.
تقف شركة الإدارة بين المالك والمستأجرين وتدعم الإدارة السلسة للإيجار مع الحفاظ على قيمة العقار. وعلى وجه التحديد، فهي مسؤولة عن مجموعة واسعة من المهام، بدءاً من توظيف المستأجرين إلى التعاقد، ودعم المستأجرين أثناء إقامتهم، وصيانة المبنى والمرافق، وإدارة الدخل والنفقات الشهرية. تتمثل إحدى المهام الهامة لشركات إدارة العقارات في تهيئة بيئة معيشية ترضي المالكين والمستأجرين على حد سواء. وبطبيعة الحال، لدى المالكين رغبة قوية في زيادة ربحية عقاراتهم. ولتلبية توقعاتهم، يتعين على شركات إدارة العقارات أيضاً أن تسعى جاهدةً لزيادة الربحية من خلال تقليل الوظائف الشاغرة وإدارة التكاليف بشكل مناسب.
فيما يلي المهام الرئيسية التي تؤديها شركات إدارة العقارات على أساس يومي. هناك جانبان رئيسيان - إدارة الإيجار وإدارة المباني - ودعنا نلقي نظرة على تفاصيل كل منهما.
إدارة المباني: صيانة وإدارة المبنى نفسه والمناطق المشتركة. وهي تتعامل مع كل شيء بدءاً من المشاكل اليومية البسيطة إلى خطط التجديد طويلة الأجل من أجل إطالة عمر المبنى وحماية قيمة أصوله. على سبيل المثال، نقوم بتنظيف الممرات والمداخل المشتركة، وفحص المصاعد ومضخات المياه وغيرها من المرافق، ووضع خطط لإصلاح المناطق المتهالكة، وفي بعض الحالات تقديم مقترحات لإعادة البناء في المستقبل أو إجراء إصلاحات واسعة النطاق. تساعد إدارة المباني هذه على حماية وتعزيز القيمة المادية للعقار على المدى الطويل.
علاقات المستأجرين: يتضمن ذلك الرد على استفسارات المستأجرين وطلباتهم وشكاواهم. وهي تتعامل على الفور مع المشاكل التي قد تحدث على أساس يومي، مثل مشاكل الضوضاء وأعطال المعدات، للحفاظ على بيئة معيشية آمنة ومأمونة للمستأجرين. في حالة حدوث مشاكل في المعدات أو مشاكل الضوضاء في وقت متأخر من الليل، نسرع إلى مكان الحادث ونقيّم الوضع ونتعامل معه بالشكل المناسب. وقد يعملون أيضاً كوسطاء لحل المشاكل بين المستأجرين. وإذا لزم الأمر، فإنهم يتأكدون من أن المستأجرين على دراية بالقواعد والآداب، ويعملون على منع تكرار المشاكل. نسعى جاهدين لتحسين رضا المستأجرين من خلال التعامل معهم بطريقة صادقة وسريعة.
إدارة العقود: تدير الإجراءات الإدارية المتعلقة بعقود الإيجار. عند إبرام عقد إيجار مع مستأجر جديد، نقوم بإجراءات الفحص، ونقوم بإعداد وشرح مستندات العقد، وبمجرد إبرام العقد، نقوم بإدارة العقار وفقاً للعقد. تشمل إدارة العقد أيضاً تحصيل الإيجار، والاتصال بشركة الضمان، وإدارة موعد استحقاق العقد للتجديد وتوفير المعلومات عن إجراءات التجديد. في حالة وجود متأخرات إيجارية غير محتملة، نقوم بتذكير المستأجرين على الفور وتنفيذ إجراءات التحصيل من خلال شركة الضمان. عندما ينتقل المستأجر من العقار، نتولى أيضاً إجراءات الإلغاء وتسوية ودائع الضمان (تسوية تكاليف الترميم).
توظيف المستأجرين (إدارة الشواغر): هناك مهمة أخرى مهمة تتمثل في التوظيف الفوري للمستأجر التالي عند وجود شاغر. نقوم بإعداد إعلانات تنقل بدقة جاذبية العقار ونتناقش مع المالك حول تحديد الإيجار المناسب. ويشمل ذلك أيضاً استقطاب المستأجرين على نطاق واسع من خلال الوسطاء وبوابات العقارات، والرد على المتقدمين للمشاهدة، وقبول الطلبات وإجراء فحص المستأجرين ودعمه. ومن خلال تقليل فترة الشغور إلى أدنى حد ممكن، يساهم ذلك في تحقيق الاستقرار في إدارة الإيجار للمالك.
الإصلاح: يتضمن ذلك التعامل مع أي عيوب أو أعطال في المبنى أو المعدات في الغرف. عندما يبلغنا المستأجرون بوجود عطل، نتحقق من الوضع، وإذا لزم الأمر، نرتب مع مصلح متخصص. ونقوم بإبلاغ المالك والتشاور معه بشأن تفاصيل وتكاليف الإصلاح، ونحصل على إذن قبل الشروع في العمل. سنحصل أيضاً على عروض أسعار من عدة مقاولين ونقارن بينها لضمان تنفيذ الإصلاحات بتكلفة معقولة. يتم التعامل مع تسربات المياه الطارئة وانقطاع التيار الكهربائي على الفور لمنع انتشار الضرر. بعد الانتهاء من الإصلاحات، نقوم بشرح الوضع للمستأجرين وإبلاغهم بالتدابير اللازمة لمنع تكرار حدوثها من أجل طمأنتهم. تساعد تدابير الإصلاح المناسبة هذه في الحفاظ على قيمة الأصول وطمأنة المستأجرين.
تقارير الدخل والنفقات: هذه تقارير منتظمة للمالك عن حالة دخل العقار ونفقاته. يتم تلخيص إيرادات الإيجار الشهرية ورسوم الإدارة وتكاليف الإصلاح والنفقات الأخرى وتقديمها إلى المالك كتقرير عن الإيرادات والنفقات. وإذا لزم الأمر، يمكن للشركة أيضاً تقديم المشورة بشأن حالة العمليات ومناقشة سياسات إدارة الإيجار المستقبلية. وفي الوقت نفسه، تقوم شركة الإدارة بتحويل الإيجار الذي تم تحصيله نيابةً عن المالك، مخصوماً منه الرسوم والنفقات. من خلال تقديم تقارير واضحة عن الإيرادات والمصروفات، يمكن للمالكين فهم حالة إدارة عقاراتهم بدقة. من خلال مشاركة الأرقام والعمل مع المالك لمعالجة المشاكل، يمكن للشركة أن تؤدي إلى إدارة أفضل للإيجار.
ما سبق هو لمحة عامة عن التوصيفات الوظيفية الرئيسية. في الواقع، هناك اختلافات تفصيلية تبعاً لنوع العقار وسياسات المالك، ولكن يمكن القول إن دور شركة إدارة العقارات هو تقديم الدعم المتسق من توظيف المستأجرين والتعاقد والتعامل اليومي وإدارة المباني وإدارة الدخل والنفقات.
الموقف المخلص في العمل له أهمية قصوى عند القيام بأعمال إدارة العقارات. نحن نؤمن بأن العلاقة بين شركة إدارة العقارات والمالك يجب أن يُنظر إليها على أنها شراكة طويلة الأمد، وليست مجرد ترتيب للاستعانة بمصادر خارجية. وبما أنك تأتمننا على أصولك القيّمة، فمن الضروري بناء علاقة ثقة بينكما. لا يمكن بناء هذه الثقة بين عشية وضحاها، بل يتم تعزيزها من خلال التراكم اليومي.
لقد سمعنا من المالكين الذين قاموا بتحويل الإدارة إلينا في الماضي أنهم كانوا قلقين بشأن تكليفنا بإدارة عقاراتهم لأن شركة الإدارة السابقة كانت بطيئة في تقديم التقارير وغير صادقة. وقد جعلتني هذه التجربة أدرك مدى أهمية البقاء على اتصال والاستجابة بحسن نية.
ما أدركته بنفسي خلال إدارتي لشركة INA&Asociates هو أن توفير المعلومات الشفافةوالتواصل الصادقوالتصرف بمسؤولية تامة سيؤدي إلى الثقة. على سبيل المثال، يتم تقديم المعلومات عن حالة العقار والمستأجرين والإيرادات والنفقات بشكل علني للمالكين في أي وقت، ويتم الإبلاغ عن أي مشاكل ومناقشتها على الفور ودون إخفاء. كما أننا نستجيب على الفور وبصدق لطلبات الملاك وأسئلتهم، ونحاول دائماً أن نظهر لهم أن بإمكانهم الشعور بالأمان في وضع ثقتهم في ممتلكاتهم لدى شركة الإدارة هذه.
وينطبق الإخلاص نفسه على المستأجرين لدينا. إذا تمكنا من كسب ثقة المستأجرين في إدارتنا، سيؤدي ذلك في النهاية إلى انخفاض معدل الإخلاء وتحسين سمعة العقار، مما سيؤدي بدوره إلى تحقيق أرباح طويلة الأجل (إدارة مستقرة) للمالك. يجب علينا التعامل مع مختلف المشكلات التي تنشأ في الموقع كل يوم، واحدة تلو الأخرى، بإخلاص. إن تراكم هذه الجهود يبني علاقة ثقة قوية مع عملائنا (الملاك والمستأجرين) ويشكل الأساس المتين لأعمالنا في إدارة العقارات.
أؤمن بشدة أن أكبر مصدر للقيمة في مجال إدارة العقارات هو العنصر البشري. نحن نعتبر موظفينا وموظفينا المتعاونين "أصولاً بشرية" وليس " موارد بشرية ". وذلك لأننا نعتبر الأشخاص أصولاً لا يمكن الاستغناء عنها بالنسبة للشركة، وليس مجرد عمالة. نحن نؤمن بأن تهيئة بيئة يتم فيها تقدير الأشخاص الذين يعملون بجد في هذا المجال تقديراً عادلاً ويمكنهم تحقيق إمكاناتهم الكاملة هو مفتاح تقديم خدمات عالية الجودة.
في الواقع، يعمل في إدارة العقارات أشخاص يتمتعون بمجموعة متنوعة من المهارات والخبرات. على سبيل المثال، يمكن للموظفين ذوي المؤهلات والخبرة كمهندسين معماريين ومديري إنشاءات الاستفادة من معرفتهم المتخصصة بالمباني لاقتراح أعمال الصيانة المناسبة لإدارة الصيانة وأعمال البناء. كما يمكن للموظفين الذين يجيدون اللغة الإنجليزية واللغات الأجنبية الأخرى أن يساعدوا في التواصل السلس مع المستأجرين الأجانب. من خلال الاستفادة من نقاط قوة كل من مواردنا البشرية في عملنا، يمكننا تقديم خدمات وحلول عالية الجودة لكل من الملاك والمستأجرين.
كما أن إيماني القوي بأهمية رأس المال البشري كان وراء تأسيس شركة INA وشركاه المحدودة في عام 2020. لطالما كان لقطاع إدارة العقارات هيكل من المتعاقدين المتعددين من الباطن، وكان من الصعب مكافأة أولئك الذين يعملون بجد في هذا المجال. ولذلك، أردنا إنشاء نظام يتم فيه تقدير ومكافأة أولئك الذين يعملون بجد على النحو الواجب، وقدمنا نموذج عمل فريد من نوعه. على سبيل المثال، في الماضي، كانت الرسوم الإدارية التي تتراوح بين 3 و5% من الإيجار شائعة، ولكن من خلال تحسين الكفاءة التشغيلية واستخدام تكنولوجيا المعلومات، حققنا نظام رسوم ثابتة عالية الشفافية تبلغ 1100 ين ياباني لكل غرفة شهرياً (شاملة الضرائب). وبهذه الطريقة، يمكننا كشركة تقييم قيمة الأشخاص والخدمات بشكل عادل وتوفير التعويضات والبيئة المناسبة، بحيث يمكن لموظفي الخطوط الأمامية العمل بمزيد من التحفيز والفخر.
نحن نعيش في عصر التقدم التكنولوجي، ولكن الناس هم الذين يستخدمون في نهاية المطاف براعتهم وإبداعهم لحل المشاكل. وهذا هو سبب أهمية الإدارة التي تستخرج حيوية رأس المال البشري. ونتيجة لذلك، نعتقد أنه يمكننا تحسين القيمة التي نقدمها لعملائنا بشكل كبير.
ترتبط تنمية رأس المال البشري والاستفادة منه بعناية بنمو شركة الإدارة نفسها. فنمو كل موظف لا يقل أهمية عن نمو الشركة. نحن نؤمن أن الشركة التي يشعر فيها الموظفون بالرضا والفخر بعملهم، ويعملون بابتسامة وحماس سيكونون قادرين بالتأكيد على تقديم خدمة جيدة لعملائها. ونظراً لأن الموارد البشرية هي أعظم أصولنا، فمن المهم تعظيم قوتها من خلال الاستثمار في التعليم والتدريب، وخلق بيئة عمل مريحة، وبناء نظام للتقييم العادل للأداء. إن القوة التنظيمية والميدانية التي تم بناؤها على هذا النحو ستمكننا من الاستمرار في تقديم خدمات مستقرة وعالية الجودة للمالكين والمستأجرين.
إدارة الممتلكات هي وظيفة تتعامل مع "سلع" الممتلكات، ولكنها في الوقت نفسه وظيفة تنسج الثقة بين الناس. وتشمل المهام المحددة لشركة الإدارة إدارة العقارات إدارة المباني، والعلاقات مع المستأجرين، وإدارة العقود، وأعمال الإصلاح، وإعداد تقارير الدخل والنفقات، ومجموعة كبيرة من المهام الأخرى، ولكن في صميم كل ذلك توفير الأمن والرضا لكل من الملاك والمستأجرين.
عند القيام بهذه المهام، من الضروري التحلي بالإخلاص وبناء علاقات الثقة، وقوة الموارد البشرية العاملة في الموقع هي مصدر خلق القيمة. وبصفتي مديراً، أدرك كل يوم أن سلوك العمل المخلص والشفافوثقافة الشركة التي تقدّر الأفراد هي وحدها القادرة على توفير قيمة كبيرة لكل من المالكين والمستأجرين.
في شركة INA وشركاه المحدودة، تقع هذه المبادئ في صميم أعمالنا في إدارة العقارات. ما هي أعمال إدارة العقارات؟ نأمل أن يساعد هذا المقال الملاك الذين يتساءلون "ما هي إدارة العقارات؟" على فهم طبيعة عملنا واختيار الشريك المناسب. نحن نفخر بالعمل الذي نقوم به لحماية ورعاية أصولك القيمة، وسنواصل المساهمة في إدارة ممتلكاتك من خلال توفير القيمة بنزاهة. سنستمر في الدراسة والعمل الجاد لتعظيم قيمة الأصول والمساهمة في الإدارة المستقرة، كشريك يرقى إلى مستوى ثقتك.