يعتمد النجاح في الاستثمار العقاري، ولا سيما في إدارة الإيجارات، إلى حد كبير على العقار الذي تختاره، وفي الوقت نفسه، على شركة إدارة تأجير العقارات التي تختارها كشريك لك.
يبذل العديد من المالكين قدراً كبيراً من الوقت والجهد في اختيار العقار، لكنهم غالباً ما يقررون اختيار شركة إدارة دون التفكير في الأمر كثيراً.
ومع ذلك، فإن البداية الحقيقية لإدارة الإيجار تكون بعد الحصول على العقار، وكفاءة شركة الإدارة هي التي تحدد الأرباح المستقرة على المدى الطويل والحفاظ على قيم الأصول وتحسينها.
نحن في شركة INA&Associates Ltd. لا نعمل ببساطة كوكيل إدارة، ولكننا نواجه العقارات باعتبارها "شركة استثمار رأس المال البشري" التي تشارك المالك رؤيته وترعى الأصول معه.
في هذا المقال، نقدم شرحًا احترافيًا وسهل الفهم لكيفية اختيار شركة إدارة تأجير العقارات لإدارة تأجير ناجحة، مع بيانات ودراسات حالة محددة حول النقاط السبع التي يجب على المالكين التركيز عليها حقًا.
أولاً، دعنا نكتسب فهماً أساسياً لدور شركات إدارة تأجير العقارات ("شركات الإدارة").
شركة إدارة الممتلكات هي مجموعة من المهنيين الذين يقومون بجميع المهام المتعلقة بتشغيل وإدارة العقارات المؤجرة نيابةً عن المالكين.
وتتنوع أعمالهم على نطاق واسع، ولكن يمكن تقسيمها بشكل عام إلى فئتين رئيسيتين: الأعمال المتعلقة بالمستأجرين والأعمال المتعلقة بالمباني.
| تصنيف العمل | مهام محددة | القيمة بالنسبة للمالكين |
|---|---|---|
| الأعمال المتعلقة بالمستأجرين | استقدام المستأجرين (خدمة العملاء)، وإبرام عقود الإيجار وتجديدها، وتحصيل الإيجار وتحويله، وتحصيل المتأخرات وتحويلها، والتعامل مع الشكاوى والمشاكل، وحضور عمليات الانتقال، وإعادة العقار إلى حالته الأصلية. | تأمين دخل إيجار مستقر، وإعفاء المستأجرين من المراسلات المعقدة، والحد من المخاطر القانونية والضريبية. |
| الأعمال المتعلقة بالمبنى | التنظيف اليومي، والدوريات المنتظمة، وعمليات التفتيش القانونية، وصيانة المباني والمرافق، وتخطيط وتنفيذ خطط الإصلاح واسعة النطاق | الحفاظ على قيمة أصول العقار وتحسينها، وتعزيز الإيجار طويل الأجل من خلال تحسين رضا المستأجرين، ومنع النفقات غير المتوقعة على نطاق واسع. |
من خلال إسناد هذه المهام إلى شركة إدارة متخصصة، يمكن للمالكين التمتع بعدد من المزايا.
على وجه الخصوص، تعتبر شركة الإدارة ضرورية لأولئك الذين يعيشون في مناطق نائية أو يمتلكون عدة عقارات أو لديهم وظيفة يومية مزدحمة.
من ناحية أخرى، هناك عيب تكبد تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية للإدارة.
ومع ذلك، فإن شركة الإدارة الجيدة ستحقق قيمة أكبر من تكاليفها، أي "تعظيم الإيرادات" و"تقليل المخاطر".
إذن، ما الذي يجب أن تبحث عنه للعثور على شريك موثوق به حقاً من بين العديد من شركات الإدارة المتاحة؟
سأشرح هنا ما أعتبره النقاط السبع الأكثر أهمية.
غني عن القول أن أكبر مصدر للدخل في إدارة الإيجارات هو الإيجار.
لذلك، فإن القدرة على الحفاظ على معدل إشغال مرتفع هو المؤشر الأكثر أهمية عند اختيار شركة إدارة.
بشكل عام، يعتبر معدل الإشغال بنسبة 95% أو أكثر أحد المبادئ التوجيهية.
إذا كان معدل الإشغال أقل من هذا الرقم، فينبغي للمرء أن يشك في أنه قد تكون هناك بعض المشكلات في قدرة شركة الإدارة على جذب العملاء وتحليل السوق.
يميل بعض الملاك إلى التركيز على التكلفة المنخفضة للإدارة الخارجية (رسوم الإدارة)، ولكن هذا ليس منظوراً أساسياً.
انظر الجدول أدناه. قارن بين حالة تكون فيها غرفة واحدة بإيجار 80,000 ين شاغرة مع حالة تكون فيها رسوم الإدارة أعلى بنسبة 2% ولكن الغرفة مشغولة بالكامل.
| عناصر المقارنة | الحالة أ: 3% رسوم إدارية 3%، غرفة واحدة شاغرة | الحالة ب: 5% رسوم إدارية، مشغولة بالكامل | الفرق |
|---|---|---|---|
| إجمالي عدد الوحدات | 10 وحدات | 10 وحدات | -10 وحدات |
| تحديد الإيجار | 80,000 ين/وحدة | 80,000 ين/وحدة | - 80,000 ين/وحدة |
| دخل الإيجار الشهري | 720,000 ين (80,000 ين × 9 وحدات) | 800,000 ين (80,000 ين × 10 وحدات) | + 80,000 ين ين ياباني |
| رسوم الإدارة | 21,600 ين (720,000 ين × 3%) | 40,000 ين (800,000 ين × 5%) | + 18,400 ين ياباني |
| الأجر الشهري الذي يتقاضاه المالك | 698,400 ين | 760,000 ين | + 61,600 ين ياباني |
كما تُظهر هذه المقارنة بوضوح، فإن ملء أكبر عدد ممكن من الوظائف الشاغرة لزيادة دخل المالك إلى أقصى حد ممكن أهم بكثير من الهوس بفرق بسيط في العمولة.
ستقدم شركة الإدارة الجيدة أكثر من مجرد عمولة، بل ستزيد من الإيرادات.
أثناء المقابلة، احرص على أن تطلب منهم الإفصاح عن معدل إشغال جميع العقارات التي تديرها، وإن أمكن، اطلب منهم بيانات فعلية عن معدلات الإشغال للعقارات في مناطق مماثلة لعقارك وفي نفس عمر عقارك.
إن القدرة على الحفاظ على نسبة إشغال عالية ليست سوى القدرة على جذب العملاء.
هذه القدرة على جذب العملاء لا تأتي من مجرد نشر معلومات العقار على موقع بوابة العقارات.
فمن الضروري أن تكون لديك القدرة التسويقية لتحليل اتجاهات العقارات المتنافسة في المنطقة المجاورة باستمرار واقتراح إعدادات الإيجار وشروط التوظيف المناسبة.
المعيار المهم الآخر هو ما هي الاقتراحات التي ستقدمها شركة الإدارة في حالة وجود عقار شاغر.
إن شركة الإدارة التي تقترح ببساطة "دعنا نخفض الإيجار" تفتقر إلى منظور زيادة أرباح المالك إلى أقصى حد.
سيقترح الشريك الكفء حقًا تدابير متعددة الأوجه للشواغر، مثل
من خلال الاستماع إلى قصص نجاح محددة عن كيفية نجاح الشركة في شغل الوحدات في الماضي، يمكن تحديد قدرة الشركة على تقديم مقترحات.
عدد الوحدات التي تمت إدارتها دليل على أن الشركة موثوق بها ومختارة من قبل العديد من الملاك.
بشكل عام، يجب ألا يقل عدد الوحدات المدارة عن 1000 وحدة على الأقل، ولكن إذا أدارت الشركة عشرات الآلاف من الوحدات، فمن المتوقع أن تكون قد راكمت ثروة من الخبرة والدراية الفنية.
ليست الموثوقية هي الميزة الوحيدة لإدارة عدد كبير من الوحدات.
فلا يمكن إغفال الآثار الموفرة للتكاليف الناجمة عن وفورات الحجم.
على سبيل المثال، في أعمال الترميم واستبدال المعدات، من الممكن إبقاء تكاليف الوحدة لكل غرفة منخفضة من خلال تقديم طلبات كبيرة.
وهذا بدوره يقلل من العبء على الملاك.
في إدارة الإيجار، لا يمكن تجنب المشاكل مثل شكاوى المستأجرين وأعطال المعدات.
إن وجود نظام للاستجابة السريعة والدقيقة لمثل هذه الحالات أمر بالغ الأهمية للحفاظ على رضا المستأجرين ومنع عمليات الإخلاء غير المتوقعة.
على وجه التحديد، تحقق من النقاط التالية
في شركة INA & Associates، نعتقد أن الاختبار الحقيقي لشركة الإدارة هو عندما يتعلق الأمر بالتعامل مع المشاكل.
فالأشخاص الذين يستجيبون، وجودة مواردهم البشرية هي التي تحدد جودة الاستجابة.
فالاستجابة الصادقة والسريعة تكسب ثقة المستأجرين، ونتيجة لذلك تساهم في الحصول على إيجار طويل الأمد، وبالتالي أرباح مستقرة للمالك.
عندما يُعهد بالعقار إلى شركة إدارة، يصعب على المالك فهم الوضع المحلي مباشرةً.
هذا هو السبب في ضرورة وجود نظام إبلاغ منتظم وشفاف.
تعرف مسبقاً على التفاصيل التي سيتم الإبلاغ عنها وعدد المرات التي سيتم الإبلاغ عنها.
| أنواع التقارير | المحتويات الرئيسية | التكرار المثالي |
|---|---|---|
| تقارير الدخل والنفقات | توزيع إيرادات الإيجار ورسوم الإدارة والمصروفات الأخرى | التقارير الشهرية |
| بيان التحويلات المالية | تفاصيل المبالغ المحولة إلى المالك | شهرياً |
| تقرير استجابة المستأجرين | تفاصيل الشكاوى والاستفسارات وتاريخ الرد عليها | كل مرة تحدث أو شهرياً |
| تقرير التفتيش | تقرير عن نظافة المبنى، وجود/عدم وجود أضرار، وما إلى ذلك، مع صور فوتوغرافية | شهرياً أو ربع سنوي |
لا تكتفي شركة الإدارة الجيدة بإرسال هذه التقارير فحسب، بل تولي أهمية للتواصل، حيث يقوم الشخص المسؤول بشرح أي أسئلة أو استفسارات قد تكون لدى المالك بعناية.
من المهم إقامة علاقة ثقة مع المالك وتحديد ما إذا كانت الشركة على استعداد للعمل مع المالك لتحسين قيمة العقار.
بشكل عام، تقدر رسوم الإدارة بما يتراوح بين 3% و7% من دخل الإيجار.
وبالطبع، يجب أن تكون التكاليف منخفضة، ولكن كما ذكرنا أعلاه، من الخطر اختيار عقار على أساس تكلفته المنخفضة فقط.
المهم هو التوازن بين الخدمات المقدمة والتكاليف.
على سبيل المثال، إذا كانت رسوم الإدارة منخفضة للغاية مقارنةً بسعر السوق، فقد تكون الشركة تقوم بتحصيل الأموال نيابةً عنك فقط، ولكن يتم تحصيل رسوم حل المشاكل والدوريات وعمليات التفتيش بشكل منفصل.
قبل توقيع العقد، احرص على أن تطلب وصفاً تفصيلياً للخدمات وقائمة بالبنود التي قد تترتب عليها تكاليف إضافية، حتى تعرف بالضبط كم ستكون التكلفة الإجمالية.
قد تكون النقطة الأخيرة مجردة إلى حد ما، لكنها الأكثر أهمية.
وهي ما إذا كانت شركة الإدارة لديها فلسفة بناء علاقة ثقة طويلة الأجل مع المالك وتنمية الأصل معاً، بدلاً من السعي وراء الربح قصير الأجل.
يكمن جوهر إدارة الشركات في السعي لتحقيق النمو المستدام.
وهذا صحيح أيضاً في إدارة الإيجارات.
فبدلاً من مجرد التفكير في ملء الشواغر الفورية، فإنهم ينظرون إلى خمس أو عشر سنوات في المستقبل ويقترحون من نفس منظور المالك نوع خطط الإصلاح المطلوبة ونوع التدابير الممكنة لتعزيز القيمة.
هذا الشريك هو الذي سيضمن حماية أصول المالك ورعايتها حتى في أوقات التغيير السريع.
نحن في INA&Asociates K.K. نضع أنفسنا في شركة INA&Asociates K.K. على أننا "شركة استثمار رأس المال البشري".
ويستند ذلك إلى الاعتقاد بأن أهم أصول الشركة هو رأس مالها البشري.
كما أن جوهر خدماتنا الإدارية هو "رأس المال البشري" الذي يجمع بين الخبرة والمعايير الأخلاقية العالية.
بالنسبة للملاك، نتجاوز مجرد تقديم تقارير الأعمال إلى تقديم خدمات استشارية لتعظيم قيمة العقار من منظور محفظة الأصول بأكملها.
أما بالنسبة للمستأجرين، فنحن نوفر بيئة معيشية آمنة ومأمونة ومريحة لزيادة الرضا وتعزيز الإيجار طويل الأجل.
المالكون والمستأجرون ونحن. بناء العلاقات التي تجعل جميع المعنيين سعداء هو إدارة الإيجار المثالية التي نهدف إليها.
لقد أوضح هذا المقال سبع نقاط مهمة عند اختيار شركة إدارة تأجير العقارات.
دراسة هذه النقاط واحدة تلو الأخرى والمقارنة بين عدة شركات هي الخطوة الأولى في اختيار شركة إدارة لن تفشل.
ومع ذلك، فإن الأهم في النهاية هو ما إذا كان بإمكانك التعرف على "شخصية" الشخص المسؤول و"فلسفة" الشركة أم لا، بعيداً عن البيانات وسجل الإنجازات.
قد تواجه إدارة التأجير في بعض الأحيان صعوبات غير متوقعة.
في مثل هذه الأوقات، من المهم أن تجد شريكاً يمكنك الوثوق به بكل إخلاص والعمل معه للتغلب عليها.
أنا مقتنع بأن هذا هو أفضل سر لنجاح إدارة التأجير على المدى الطويل.
إذا كانت لديك أي شكوك أو مخاوف بشأن شركة الإدارة الحالية الخاصة بك، أو إذا كنت تفكر في مواجهة تحدي إدارة عقار مستأجر لأول مرة، يُرجى الاتصال بنا في شركة INA & Associates.
نعدك بأننا نستطيع مساعدتك في زيادة قيمة عقارك إلى أقصى حد بمساعدة موظفينا.