يعد تحسين معدل إشغال العقارات من أهم القضايا بالنسبة لمالكي العقارات المؤجرة في منطقة العاصمة طوكيو. فحتى في منطقة طوكيو، حيث يستمر تدفق السكان، هناك دائماً خطر وجود شواغر بسبب زيادة المعروض الجديد وتنوع الاحتياجات. ويتمثل أحد الحلول لهذه المشكلة في استخدام شركات الإدارة التي تقدم خدمات الإدارة والسمسرة على حد سواء. فمن خلال إسناد إدارة عقار ما إلى شركة تتمتع بقدرات الإدارة والسمسرة معاً، يمكن توقع تحقيق أوجه تآزر، مثل تقصير فترات الشغور واستقرار دخل الإيجار وتحسين رضا المستأجرين. تشرح هذه المقالة الفوائد المحددة لذلك بأمثلة وبيانات. وأخيراً، ستوضح لماذا سيؤدي "اختيار شركة إدارة يمكنها أيضاً العمل كوسيط" إلى استقرار معدلات الإشغال والأرباح على المدى الطويل.
عندما يتم الفصل بين شركة الإدارة والوكالة، يتم تنفيذ إدارة العقار (مراقبة الإيجار، وصيانة المعدات، وما إلى ذلك) وتوظيف المستأجرين (الإعلان، ومراسلات المشاهدة، وما إلى ذلك) من قبل موظفين وشركات منفصلة. وفي المقابل، في نظام الإدارة والوساطة المتكاملة، تعمل شركة واحدة كوكيل للمالك وتتولى كل شيء بدءاً من توظيف المستأجرين وحتى إدارة ما بعد التعاقد. وهذا يخلق أوجه التآزر التالية ويؤدي مباشرةً إلى ارتفاع معدلات الإشغال
فترات شواغر أقصر بكثير: حيث يمكن لشركة الإدارة والوساطة المدمجة أن تبدأ على الفور في توظيف المستأجرين من تلقاء نفسها عند وجود وظيفة شاغرة، ويمكن تقصير الفترة بين بدء التوظيف وتوقيع العقد بشكل كبير. على سبيل المثال، وفقًا لبيانات عام 2023، يبلغ متوسط فترة التوظيف في 23 جناحًا في طوكيو حوالي 4.55 شهرًا (حوالي 135 يومًا)، بينما في دراسة الحالة التي أجريناها، تم إبرام العقد في حوالي شهر واحد في المتوسط. ويترجم هذا الفرق إلى فارق يزيد عن ثلاثة أشهر من حيث دخل الإيجار، وهو ما يمثل ميزة كبيرة للمالكين. في الواقع، إذا كانت الغرفة التي يبلغ إيجارها الشهري 50,000 ين شاغرة لمدة 4-5 أشهر، فإن المالك يخسر حوالي 300,000 ين من دخل الإيجار، وإذا زادت رسوم الإعلان (AD) للتوظيف أيضًا، فقد يكون إجمالي خسارة الفرصة البديلة 400,000-500,000 ين.إذا أمكن إبقاء فترة الشغور في شهر أو شهرين من خلالإسناد العقار إلى شركة إدارة متكاملة،يمكنتفادي هذه الخسائر والحفاظ على دخل الإيجار.
الحفاظ على الإيجارات المناسبة والدخل المستقر: في عمليات الإدارة المتكاملة والسمسرة يكون موظفو التأجير على دراية باتجاهات السوق ويفهمون مدى جاذبية العقار والإيجارات التنافسية، حتى يتمكنوا من تحديد الإيجارات المناسبة وتنفيذ استراتيجيات توظيف مرنة. إذا استمرت الشواغر، يجب النظر في تخفيض الإيجار، ولكن مع الإدارة المتكاملة، يمكن تأمين المستأجرين بسرعة، مما يسهل إبرام العقود بإيجارات معقولة مع تجنب التخفيضات السهلة في الإيجار. ونتيجة لذلك، يمكن الحفاظ على مستوى الإيجار دون فقدان العائد السطحي، مما يؤدي إلى استقرار الأرباح على المدى الطويل. بالإضافة إلى ذلك، من خلال تبادل المعلومات بين أقسام السمسرة والإدارة، من الممكن اتباع نهج استباقي، مثل تعيين المستأجر التالي في وقت مبكر من لحظة استلام إشعار الإخلاء. تقليل فترات الشغور يزيد من معدلات الإشغال السنوية ويقلل من التقلبات في دخل الإيجار، وبالتالي استقرار التدفق النقدي.
تحسين رضا المستأجرين: من خلال وجود شركة واحدة تدير وتعمل كوسيط، من الممكن تقديم خدمة متسقة من مرحلة ما قبل الإشغال إلى ما بعد الإشغال. فالشركة نفسها مسؤولة عن كل شيء بدءاً من توجيه العقار عند البحث عن مستأجرين إلى إجراءات التعاقد ومتابعة ما بعد الإشغال، وبذلك يكون لدى المستأجرين نقطة اتصال واحدة وشعور أكبر بالأمان. يتم نقل التعامل الدقيق مع المستأجرين المحتملين بسلاسة إلى الإدارة بعد إبرام العقد، مما يقلل من عدم التطابق والمشاكل مثل "ليس هذا ما قيل لي". وبالإضافة إلى ذلك، يسهل على شركة الإدارة الاستجابة بسرعة لشكاوى وطلبات المستأجرين، مما يؤدي إلى زيادة رضا المستأجرين. ويميل المستأجرون الذين يتمتعون بمستوى عالٍ من الرضا إلى البقاء في العقار لفترة زمنية أطول، كما أن انخفاض معدل الانتقال من العقار (إيجار أطول) يوفر للمالك دخلاً ثابتاً للإيجار. هذا التحسن في ولاء المستأجرين هو فائدة أخرى لعمليات الإدارة والوساطة المتكاملة.
كما هو موضح أعلاه، فإن تعزيز التعاون بين الإدارة والوساطة يخلق حلقة حميدة من فترات شغور أقصر والحفاظ على الإيجار والاحتفاظ بالمستأجرين، مما يؤدي مباشرة إلى ارتفاع معدلات إشغال العقارات.
إن الطلب مرتفع في سوق الإيجارات في طوكيو والمناطق الحضرية الأخرى، ويبلغ متوسط معدل الإشغال بشكل عام حوالي 95%، وهو من أعلى المعدلات في البلاد. ومع ذلك، حتى في مثل هذه المناطق الحضرية، يمكن أن تكون الاختلافات في معدلات الإشغال ناتجة عن الاختلافات في أساليب الإدارة. فغالباً ما يتم الإبلاغ عن الشركات التي تدمج الإدارة والسمسرة بأنها تحقق معدلات إشغال وإشغال أعلى من غيرها.
على سبيل المثال، وفقًا لبيانات المسح الصادرة عن إحدى جمعيات صناعة العقارات، فإن معدل الإشغال أعلى بنسبة 3% تقريبًا للعقارات المؤجرة من الباطن (المؤجرة من الباطن) مقارنة بالعقارات التي يتم تأجيرها بعقود إدارة منتظمة. في منطقة العاصمة طوكيو، يبلغ متوسط معدل الإشغال للعقارات المؤجرة من الباطن لعقود الإدارة الخارجية 94.4%، في حين أن معدل العقارات المؤجرة من الباطن مرتفع للغاية بنسبة 97.3%، مما يشير إلى أن العقار مشغول بالكامل تقريبًا. نظام التأجير من الباطن هو نموذج تقوم فيه شركة الإدارة بتأجير العقار من الباطن، ولكن شركة الإدارة نفسها هي المسؤولة عن العقار، وهو ما يشبه عمليات الإدارة والوساطة المتكاملة، وهو فعال للغاية في الحد من مخاطر الشواغر.
علاوة على ذلك، يمكنلشركة الإدارة التي لديها قسم وساطة خاص بها أن تزود مالكي العقارات بمعلومات أكثر واقعية ومقترحات تحسين. على سبيل المثال، عند حدوث حالة شغور، تقدم شركة INA&Asociates على الفور ملاحظات للمالك حول حالة الشواغر في العقارات المنافسة في المنطقة المجاورة، ومعدل الإيجار في السوق وملاحظات المشاهدين، وتتخذ التدابير المناسبة مثل مراجعة ظروف الشغور واقتراح التجديدات. ونتيجة لذلك، في كثير من الحالات، يتم الحفاظ على معدلات إشغال عالية حتى في العقارات القديمة. وفي منطقة العاصمة طوكيو، يتزايد عدد الحالات الناجحة التي تم فيها تحقيق معدلات إشغال عالية من خلال هذا النوع من الإدارة الدقيقة المتكاملة عاماً بعد عام.
تُظهر الأمثلة المذكورة أعلاه أن إسناد الإدارة إلى شركة تدير الإدارة والوساطة كوحدة متكاملة يؤدي مباشرة إلى إدارة مستقرة وتنافسية للغاية، حتى في منطقة العاصمة طوكيو. ويمكن أيضاً ملاحظة الفرق في معدلات الإشغال في المقارنات مع الشركات الأخرى، مما يجعل الشركة شريكاً مطمئناً للمالكين.
في السنوات الأخيرة، استقطب إدخال التقنيات الرقمية مثل نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ومعاينة DX الاهتمام كوسيلة لزيادة تطوير نقاط القوة في الإدارة المتكاملة والوساطة. تستفيد شركات الإدارة الرائدة من التكنولوجيا لتحسين الكفاءة التشغيلية ومعدلات الإشغال وزيادة الإيرادات.
◎ استخدام إدارة علاقات العملاء (CRM): يتيح إدخال أنظمة إدارة علاقات العملاء في قطاع العقارات الإدارة المركزية للمعلومات عن المستأجرين المحتملين (العملاء المحتملين) والمستأجرين الحاليين، وتوفير المبيعات والخدمات المناسبة للمتابعة. وعلى وجه التحديد، يتم تخزين السمات والشروط المرغوبة وسجل الردود السابقة للمستأجرين المحتملين الذين قاموا بالاستفسار على نظام إدارة علاقات العملاء ومشاركتها مع جميع الموظفين المسؤولين. وهذا يتيح "استجابات أولية أسرع للاستفسارات" و"بناء الثقة من خلال الاستجابات المتسقة"، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات إغلاق الصفقات. في الواقع، يستخدم عدد متزايد من الشركات في قطاع العقارات نظام إدارة علاقات العملاء لإدارة العملاء بكفاءة من أجل زيادة معدل توقيع العقود بما يتماشى مع العدد المتزايد من الاستفسارات التي تتم عبر الإنترنت. على سبيل المثال، أدخلت إحدى شركات الإدارة نظام إدارة علاقات العملاء لتقصير وقت الاستجابة لرسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية بشكل كبير، كما أنها تتميز عن غيرها من الشركات العقارية بتقديم عروض سريعة. ونتيجة لذلك، زاد معدل التحويل من المشاهدة إلى التعاقد (معدل العائد)، مما أدى إلى تقصير فترات الشغور وزيادة إيرادات الإيجار. كما أن إدارة علاقات العملاء فعالة أيضاً في التعامل مع المستأجرين الحاليين، ومن خلال تسجيل وتحليل تاريخ الردود على استفسارات وشكاوى المستأجرين، فإنها تحسن جودة الخدمة وتساهم في زيادة رضا العملاء. يؤدي تحسين الرضا أيضاً إلى ارتفاع معدلات التجديد، مما يساهم بدوره في زيادة الإيرادات على المدى الطويل.
◎ إدخال نظام العرض الرقمي DX: من أجل تقصير فترات الشواغر وزيادة معدلات الإغلاق، من الضروري أيضًا تحسين كفاءة وتطور عملية "عرض العقارات". في السنوات الأخيرة، أدخلت العديد من شركات الإدارة والوسطاء في السنوات الأخيرة تقنيات رقمية مثل معاينة الواقع الافتراضي والمعاينة عبر الإنترنت، والتي تسمح للمستأجرين المحتملين بمشاهدة صور بزاوية 360 درجة للعقار من الداخل عبر الإنترنت، وهم في منازلهم حتى لو كانوا بعيدين. من ناحية أخرى، المعاينة عبر الإنترنت هي طريقة يقوم فيها الشخص المسؤول بنقل جولة حية للعقار من الموقع باستخدام مكالمات الفيديو، وما إلى ذلك، في الوقت الفعلي. هذه المعاينة المباشرة تقلل إلى حد كبير من القيود الزمنية والجغرافية. على سبيل المثال، لم يعد من الضروري زيارة العقار للمعاينة خلال أيام الأسبوع، ويمكن للمهنيين المشغولين والأشخاص الذين يخططون للانتقال من مناطق بعيدة مشاهدة ومقارنة عقارات متعددة بسهولة. في دراسة حالة SUUMO، أدى إدخال محتوى الواقع الافتراضي إلى تحسين القدرة على جذب العملاء بشكل كبير وجذب المزيد من المشاهدين المحتملين. ومن المرجح أن تؤدي الزيادة في عدد المشاهدين إلى زيادة عدد العقود الموقعة، وبالتالي تسريع عملية حل مشكلة الوظائف الشاغرة. كما يتزايد انتشار المعاينات عبر الإنترنت عاماً بعد عام. فوفقًا لدراسة استقصائية أجراها معهد بحوث الإسكان Recruit Housing Research Institute، بلغت نسبة مقاولي الإيجار في منطقة العاصمة طوكيو الذين جربوا المعاينات عبر الإنترنت 27.5% في السنة المالية 2021، بزيادة قدرها 8 نقاط مئوية تقريبًا عن العام السابق. وعلى وجه الخصوص، تجاوزت نسبة الذين قرروا توقيع عقد فقط على أساس المعاينة عبر الإنترنت 20%، مما يشير إلى أن المعاينة الرقمية أصبحت شائعة بسرعة بعد كارثة كورونا. تعمل شركات الإدارة التي تستجيب لهذا الاتجاه على تقصير فترات الشواغر وتحسين رضا العملاء في نفس الوقت من خلال إنتاج مقاطع فيديو لجولات الواقع الافتراضي للعقارات وتطوير أنظمة التوجيه عن بُعد مثل Zoom. لا يقتصر دور نظام المعاينة DX على تحسين الكفاءة فحسب، بل إن سهولة القدرة على معاينة العقار في أي وقت وفي أي مكان يحسّن تجربة البحث عن العقار للمستأجرين المحتملين وهو عامل يميز الشركة عن غيرها من العقارات. ونتيجة لذلك، من المتوقع أن يؤدي النظام إلى زيادة الإيرادات من خلال توقيع العقود المبكرة وارتفاع معدلات الإشغال وانخفاض تكاليف الإعلانات.
وكما هو موضح أعلاه، فإن ترقية إدارة العملاء من خلال إدارة علاقات العملاءواستخدام تقنية DX لعرض المعاينات هي تدابير تعزز من فوائد الإدارة المتكاملة وعمليات السمسرة. ستعمل شركة الإدارة التي تطبق هذه التدابير بفعالية على تحسين مهام التوظيف والإدارة المعقدة التي لا يمكن للمالك التعامل معها بنفسه، باستخدام قوة التكنولوجيا الرقمية، وستزيد من إمكانات إيرادات العقار إلى أقصى حد.
في سوق الإيجارات في المناطق الحضرية، حيث تتغير بيئة الأعمال وتشتد المنافسة، فإن التعاون بين "الإدارة" و"الوساطة" أمر ضروري لإدارة مستقرة وكاملة الإشغال. إذا عهدت بإدارة عقارك إلى شركة إدارة يمكنها إدارة وجذب العملاء بطريقة متكاملة، فستتمكن من تقصير فترات الشغور والحفاظ على الإيجارات وزيادة معدلات الإشغال من خلال تحسين رضا المستأجرين، مما سيؤدي مباشرةً إلى تحقيق أرباح مستقرة طويلة الأجل للمالك. كما رأينا في الأمثلة الفعلية، فإن العقارات التي تحافظ على معدل إشغال مرتفع (معدل الإشغال) من خلال الإدارة المتكاملة تقلل بشكل كبير من خسائر الشواغر وتكاليف الفرصة البديلة وتزيد من قيمة الأصول. يمكن لشركات الإدارة التي تدمج أيضاً تقنيات متقدمة مثل إدارة علاقات العملاء ومعاينات الواقع الافتراضي أن تتوقع عمليات أكثر كفاءة وأعلى جودة.
وعلى العكس من ذلك، يمكن أن تؤدي العملية التقليدية التي تنفصل فيها عمليات الإدارة عن عمليات الوساطة بسهولة إلى التأخير في نقل المعلومات وعدم التطابق في الاستجابة، مما قد يؤدي إلى خطر ضياع الفرص. قد يكون من الأفضل للمالكين الذين يعانون من الشواغر المطولة ومراجعات الإيجار المتكررة تغيير طريقة تفكيرهم والنظر في خيار شركة إدارة يمكنها أيضاً العمل كوسيط ولكن لا تقوم بإرفاق المعلومات.
وأخيراً، نود أن نؤكد على أن اختيار شركة إدارة يمكنها أيضاً العمل كوسيط كشريك سيؤدي إلى استقرار معدلات إشغال العقارات والإيرادات في المستقبل. فالشركة التي يمكنها تقديم خدمة شاملة لإدارة العقارات ستعمل كمستشار موثوق به للمالك، وتقترح العمليات المثلى بما يتماشى مع اتجاهات السوق وتساعد في الحفاظ على قيمة الأصول وزيادتها. يجب على الملاك في منطقة العاصمة طوكيو الذين يواجهون تحديات في تحسين معدلات الإشغال أن يفكروا بشكل إيجابي في الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة مثبتة تدمج خدمات الإدارة والوساطة. ستكون هذه الخطوة الأولى نحو إدارة مستقرة طويلة الأجل.