عزيزي مدير الإيجار، هل استيقظت من قبل على مكالمة هاتفية في وقت متأخر من الليل من مستأجر يقول لك أن مكيف الهواء لا يعمل أو أن سخان المياه يسرب؟ إن الإدارة الذاتية للإيجار هي أحد الخيارات لزيادة الربحية، ولكن عبء التعامل مع مشاكل المعدات أكبر مما قد تتخيل. على وجه الخصوص، تتطلب أعطال المعدات المرتبطة مباشرة بالحياة اليومية، مثل مكيفات الهواء وسخانات المياه، استجابة سريعة ومناسبة، وهو ما قد يكون مرهقاً للغاية لمن ليس لديهم معرفة متخصصة.
وقد أوضحت التعديلات الأخيرة التي أُدخلت على القانون تخفيض إيجار المعدات المعطوبة، مما يزيد من العبء على أصحاب الإدارة الذاتية. تشرح هذه المقالة قيود الإدارة الذاتية والفوائد المحددة للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، مع التركيز على مشاكل المعدات. نقترح خيارات لتحقيق إدارة آمنة للإيجار، خالية من مشاكل المعدات المعطلة التي تتطلب حكم الخبراء والاستجابة السريعة.
دراسة حالة السيد أ (40 عاماً، يمتلك 5 شقق)
في ليلة منتصف الصيف، رن هاتف السيد "أ" المحمول. كانت الساعة 2 صباحاً. كانت مكالمة طارئة من أحد المستأجرين يقول فيها إن المياه قد تسربت من مكيف الهواء وغمرت المياه الغرفة. كان السيد (أ) في عجلة من أمره لأنه كان عليه العمل في صباح اليوم التالي، لكنه لم يتمكن من العثور على شركة تصليح يمكنها معالجة المشكلة في وقت متأخر من الليل، لذلك اضطر إلى إخبار المستأجر أنه سيهتم بالأمر غداً.
ومع ذلك، عندما زار المصلح أخيرًا في مساء اليوم التالي، كان إحباط المستأجر قد بلغ ذروته. على الرغم من أن المشكلة كانت بسيطة نسبياً - خرطوم تصريف مكيف الهواء المسدود - إلا أن عدم اتخاذ الإجراء الأولي المناسب تسبب في تدهور علاقة المستأجر بالشركة. وعلاوة على ذلك، عندما علم المستأجر أن تعديل القانون المدني في عام 2020 سمح بتخفيض الإيجار في حالة تعطل المعدات، طالب بتخفيض الإيجار لمدة يومين حتى يتم الانتهاء من الإصلاحات.
دراسة حالة السيد ب (50 عامًا، يمتلك 10 شقق)
في 31 ديسمبر، خلال فترة نهاية العام المزدحمة، تلقى السيد "ب" مكالمة من عدة مستأجرين يقولون فيها إن المياه الساخنة مقطوعة. وبدا أن هناك مشكلة ما في نظام إمداد المياه الساخنة في المبنى، ولكن كان من الصعب ترتيب شركة إصلاح بسبب عطلة نهاية العام ورأس السنة الجديدة.
في النهاية، لم يكن من الممكن إجراء الإصلاحات حتى 4 يناير بعد عطلة رأس السنة، مما ترك السكان بدون مياه ساخنة طوال عطلة رأس السنة، واضطرت السيدة "ب" إلى تحمل ليس فقط تكاليف الإصلاح ولكن أيضًا تكلفة حمام عام وسكن بديل كاعتذار للسكان، وهو ما كان تكلفة غير متوقعة. بالإضافة إلى ذلك، أدى التأخير في الاستجابة للوضع إلى تخفيض الإيجار ودفع غرامات، وعلاوة على ذلك، طلب العديد من المستأجرين إنهاء عقد الإيجار.
دراسة حالة السيد ج (60 عامًا، يمتلك 15 شقة)
كان السيد "ج" حريصًا دائمًا على الإدارة الذاتية وكان يزور عقاراته بانتظام، لكن افتقاره إلى المعرفة المهنية يعني أنه لم ينتبه إلى الضوضاء غير الطبيعية الخفية الصادرة من سخان المياه والعلامات الصغيرة للتدهور في الأنابيب. في أحد الأيام، بدأ سخان المياه في الطابق الأرضي بالتسريب فجأة، مما تسبب في أضرار امتدت إلى المحل في الطابق السفلي في منتصف الليل.
وفقًا لتشخيص شركة الإصلاح، كان من الممكن منع وقوع الحادث بشكل مناسب لو تم إجراء فحص احترافي مسبقًا. ونتيجة لذلك، وبالإضافة إلى تكلفة استبدال سخان المياه، اضطر السيد "ج" إلى دفع مبلغ كبير من التكاليف غير المتوقعة للتعويضات التجارية والإصلاحات الداخلية للمحل في الطابق السفلي. بالإضافة إلى ذلك، تدهورت العلاقات مع مستأجري المحل ورفضوا تجديد عقودهم، مما تسبب في أضرار ثانوية.
بينما تتمتع الإدارة الذاتية بميزة خفض التكاليف، إلا أن هناك المخاطر والقيود التالية على وجه الخصوص، يمكن أن يكون للمخاطر المتعلقة بمشاكل المعدات تأثير كبير على ربحية الإدارة الذاتية للإيجار.
| عناصر المخاطر | تفاصيل محددة | العواقب المحتملة |
|---|---|---|
| توسيع نطاق المسؤولية القانونية | توضيح الأحكام الخاصة بتخفيضات الإيجار بسبب تعديلات القانون المدني في أبريل 2020. | التطبيق التلقائي لتخفيضات الإيجار في حالة تعطل المعدات، مما يزيد من مخاطر انخفاض الأرباح |
| صعوبات في توفير الدعم على مدار 24 ساعة | صعوبة التعامل مع المشاكل الطارئة في الليل وأيام العطلات | انخفاض رضا المستأجرين وزيادة حالات الإلغاء وارتفاع معدل الشواغر بسبب تدهور السمعة |
| نقص المعرفة المتخصصة | عدم القدرة على إصدار الأحكام المناسبة بشأن حالة تدهور المرافق وأسباب الأعطال | خطر إجراء إصلاحات كبيرة بسبب التغاضي عن المشاكل الصغيرة |
| عدم وجود شبكة مقاولين للإصلاح | صعوبة تأمين مصلح موثوق به واتخاذ الترتيبات الفورية | خطر حدوث أضرار ثانوية بسبب تأخر الاستجابة أو الإصلاحات غير المناسبة |
| عدم إجراء عمليات التفتيش المنتظمة | فوات عمليات التفتيش القانونية والصيانة الوقائية | خطر التعرض لعقوبات بسبب عدم الامتثال للقوانين واللوائح والأعطال التي يمكن تجنبها |
| صعوبات في إدارة التكاليف | تكاليف الإصلاح المفاجئة وصعوبات في إدارة الميزانيات | نقص الأموال وعدم استقرار الإدارة بسبب الانحراف عن خطط الربح |
تم تعديل القانون المدني في أبريل 2020 للسماح بتخفيض الإيجار في حالة تعطل المعدات في العقار المؤجر. يعد هذا تغييرًا مهمًا حيث سيتم تخفيض الإيجار تلقائيًا وفقًا لمدى تعطل المعدات، دون أن يضطر المستأجر إلى طلب التخفيض كما كان يحدث من قبل.
على سبيل المثال، إذا تعطل مكيف الهواء في منتصف الصيف، يمكن للمستأجر المطالبة بتخفيض الإيجار على أساس "انخفاض قيمة الاستخدام". ووفقًا لإرشادات جمعية إدارة المساكن المؤجرة اليابانية لتخفيض الإيجار بسبب أعطال الغرف والمعدات المؤجرة، من المتصور تخفيض الإيجار بنسبة 20% كحد أقصى في حالة تعطل مكيف الهواء، وتخفيض الإيجار بنسبة 30% كحد أقصى في حالة تعطل سخان المياه.
بالإضافة إلى التعامل مع مشاكل المعدات، يجب على المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم التعامل مع مجموعة كبيرة من المهام بأنفسهم، بما في ذلك
على وجه الخصوص، لا يمكن التنبؤ بالعبء الزمني للتعامل مع مشاكل المعدات ويمكن أن يكون له تأثير كبير على الأعمال الأساسية والحياة الأسرية. بالنسبة لأصحاب العقارات المتعددة، مثل الشقق السكنية، يتضاعف هذا العبء.
من أجل التعامل بشكل صحيح مع أعطال أجهزة التكييف وسخانات المياه، يلزم توافر المعرفة المتخصصة التالية
من الصعب على المالكين الذين يديرون أنفسهم بأنفسهم امتلاك كل هذه المعرفة المتخصصة، مما يزيد من مخاطر تكاليف الإصلاح الباهظة بسبب الأخطاء في التقدير، وعلى العكس من ذلك، مخاطر حدوث مشاكل واسعة النطاق بسبب تأجيل الإصلاحات الضرورية.
يمكن للاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة أن تحل العديد من المشاكل المرتبطة بمشاكل المعدات. وفيما يلي بعض المزايا المحددة
تمتلك العديد من شركات الإدارة مراكز اتصال تعمل على مدار 24 ساعة طوال أيام الأسبوع يمكنها الاستجابة بسرعة لمشاكل المعدات في وقت متأخر من الليل أو في أيام العطلات. وهذا يسمح:
على سبيل المثال، لم يعد المالكون مضطرين للتعامل مع حالات الطوارئ التي تؤثر على حياتهم بشكل مباشر، مثل تعطل مكيفات الهواء أو تسرب المياه في منتصف الليل. إن نظام الدعم على مدار 24 ساعة الذي توفره شركة الإدارة النموذجية له تأثير في زيادة رضا المستأجرين وتقليل مخاطر الإلغاء بشكل كبير.
لدى شركات الإدارة موظفون متخصصون في المرافق ويمكنهم توفير إدارة وقائية، مثل
على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي عمليات فحص وتنظيف مكيفات الهواء قبل موسم الاستخدام وعمليات الفحص المنتظمة لسخانات المياه إلى منع حدوث الأعطال قبل حدوثها. وهذا يقلل من حدوث تكاليف الإصلاح غير المتوقعة ويسهل التخطيط المالي المنهجي.
شركة الإدارة على دراية بأحدث التعديلات القانونية والسوابق القضائية ويمكنها تقديم الدعم لتقليل المخاطر القانونية:
يسمح تنقيح القانون المدني في عام 2020 بتخفيض الإيجار بسبب المعدات المعطلة كأمر طبيعي، ولكن شركات الإدارة على دراية جيدة بنطاق التطبيق ومعدل التخفيض. وهذا يمكنهم من الاستجابة بشكل مناسب لطلبات التخفيضات المفرطة في الإيجار.
تمتلك شركة الإدارة شبكة من المصلحين الموثوق بهم استناداً إلى سنوات عديدة من الخبرة:
مع الإدارة الذاتية، من الصعب العثور على مقاولين موثوقين، وهناك خطر ارتفاع تكاليف الإصلاح، ولكن من خلال الاستفادة من شبكة المقاولين التابعة لشركة الإدارة، يمكن إجراء إصلاحات عالية الجودة بأسعار معقولة.
للوهلة الأولى، قد تبدو تكاليف الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية تكلفة إضافية، ولكن يمكن تحقيق الوفورات التالية في التكاليف على المدى الطويل
| البند | في حالة الإدارة الذاتية | في حالة الإدارة الذاتية |
|---|---|---|
| معالجة مشاكل المعدات | تكاليف الإصلاح الباهظة بسبب المناولة الفردية | إصلاحات بأسعار معقولة من قبل الشركات الشريكة |
| الصيانة الوقائية | خطر إجراء إصلاحات كبيرة بسبب السهو | إصلاحات صغيرة الحجم فقط بسبب الاكتشاف المبكر |
| رضا المستأجر | مخاطر الإلغاء بسبب تأخر الاستجابة | طول مدة الإيجار بسبب الاستجابة السريعة |
| خطر تخفيض الإيجار | انخفاض كبير بسبب التأخير في الاستجابة المناسبة | الحد الأدنى من التخفيض بسبب الاستجابة الأولية المناسبة |
| تكلفة الوقت | عبء الوقت الذي يتحمله المالك | تمكين المالكين من تأمين الوقت لأعمالهم الأساسية وعائلاتهم |
تبلغ تكاليف الإدارة النموذجية للاستعانة بمصادر خارجية حوالي 3-5% من دخل الإيجار، ولكن مع الأخذ في الاعتبار وفورات التكاليف الموضحة أعلاه، فإن هذا الإنفاق ذو عائد مرتفع على الاستثمار بال قيمة الحقيقية.
يرتبط اختيار شركة الإدارة المناسبة ارتباطاً مباشراً بجودة الاستجابة لمشاكل المعدات. ستساعدك النقاط التالية على اختيار شركة إدارة موثوقة:
نظام الاستجابة في الليل والعطلات مهم بشكل خاص. يُنصح بطلب أمثلة محددة للاستجابات الفعلية.
تختلف تفاصيل تكاليف الاستعانة بمصادر خارجية من شركة إدارة إلى أخرى. تأكد من ذكر النقاط التالية بوضوح
يبلغ المعدل العام لرسوم الإدارة في السوق حوالي 3-5% من دخل الإيجار، ولكن من المهم أن تقارن بعناية بين الخدمات المشمولة.
لتحديد ما إذا كانت شركة الإدارة موثوقة، يُنصح بالتحقق من النقاط التالية
على وجه الخصوص، يمكنك الحكم على قدرة شركة الإدارة على التعامل مع المشاكل من خلال طلب عدة أمثلة محددة عن كيفية تعاملها مع المشاكل المتعلقة بالمرافق.
جودة التواصل مهمة لعلاقة إدارية جيدة:
التوافق مع الشخص المسؤول مهم بشكل خاص، ويُنصح بالحكم على مهاراته في التواصل من خلال سرعة ودقة إجاباته على الأسئلة وتفسيراته الواضحة للمصطلحات الفنية.
لقد أوضحنا قيود الإدارة الذاتية ومزايا الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، مع التركيز بشكل خاص على مشاكل مكيفات الهواء وسخانات المياه وغيرها من المعدات. ونلخص هنا النقاط الرئيسية:
إن التحول من الإدارة الذاتية إلى الإدارة الخارجية ليس مجرد زيادة في التكلفة، بل هو استثمار في إدارة آمنة للإيجار. بل إن القيمة أكبر، خاصةً عندما تفكر في الاستجابة للمشاكل المتعلقة بالمعدات مثل مكيفات الهواء وسخانات المياه. إن وجود نظام إدارة احترافي وموثوق به يمنحك المزيد من الوقت للتركيز على إدارة أكثر استراتيجية للإيجار.
ج: بشكل أساسي، ستتعامل شركة الإدارة مع أي مشاكل في المعدات الملحقة بالمبنى، مثل مكيفات الهواء وسخانات المياه. ومع ذلك، في حالة المعدات التي قام المستأجرون بتركيبها بأنفسهم، أو إذا كان العطل ناتجاً عن خطأ متعمد أو إهمال، فقد يكون المستأجر مسؤولاً عن تكلفة المعدات. يوصى بتوضيح نطاق الاستجابة وقت توقيع العقد.
ج: تبلغ رسوم الإدارة النموذجية للاستعانة بمصادر خارجية حوالي 3-5% من دخل الإيجار. ومع ذلك، تختلف الخدمات المضمّنة من شركة إدارة إلى أخرى؛ لذا من المهم النظر ليس فقط في السعر البسيط ولكن أيضاً في جودة ونطاق الخدمات المقدمة. وعلى وجه الخصوص، تحقق من مدى توفير الخدمة على مدار 24 ساعة وحل مشاكل المعدات.
ج: هناك العديد من عمليات التفتيش القانونية للعقارات المستأجرة، ولكل منها تواتر محدد. على سبيل المثال، يتم إجراء عمليات التفتيش على معدات مكافحة الحرائق بشكل عام مرتين سنوياً، وعمليات تفتيش بسيطة على إمدادات المياه الخاصة مرة واحدة سنوياً، وعمليات تفتيش معدات البناء العادية مرة واحدة سنوياً. إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة، فيمكنها التعامل مع كل شيء بدءاً من الجدولة إلى التنفيذ وتقديم التقارير لعمليات التفتيش القانونية هذه نيابةً عنك، مما يقلل بشكل كبير من عبء الامتثال للقوانين واللوائح.
ج: إن التحول إلى الإدارة بالاستعانة بمصادر خارجية أمر بسيط نسبياً. أولاً، تقوم بتوقيع عقد إدارة مع شركة الإدارة، وإخطار المستأجرين، وتغيير عنوان تحويل الإيجار، وتولي مفاتيح العقار ورسوماته. ستساعدك العديد من شركات الإدارة في هذه الإجراءات، وننصحك باستشارتها بشأن توقيت وتفاصيل عملية الانتقال.
ج: عادةً لا تشمل رسوم الإدارة الأساسية تكلفة إصلاح المعدات. إذا أصبحت الإصلاحات ضرورية، فإن شركة الإدارة ستقدم تقديراً لذلك ولن يتم تنفيذ الإصلاحات إلا بعد موافقة المالك. ومع ذلك، تقدم بعض شركات الإدارة "خدمة إصلاحات بسيطة" للإصلاحات الصغيرة الحجم (على سبيل المثال أقل من 10,000 إلى 20,000 ين ياباني) دون إخطار مسبق للمالك. من المهم توضيح هذه الشروط قبل توقيع العقد.
في إدارة الإيجار، يعد تحسين رضا المستأجرين والحفاظ على قيمة الأصول أمراً في غاية الأهمية. لا مفر من حدوث مشاكل في المعدات مثل مكيفات الهواء وسخانات المياه، ولكن إذا تم التعامل معها من قبل المتخصصين بطريقة مناسبة، فلن تتطور إلى مشاكل كبيرة. إذا كنت تشعر بمحدودية الإدارة الذاتية أو كنت قلقاً بشأن التعامل مع مشاكل المعدات، فيرجى التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لشركة إدارة.
تقدم شركة INA&Associates خدمات إدارية شاملة، بما في ذلك التعامل مع مشاكل المعدات، وهي مجهزة بنظام استجابة للطوارئ على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع وعلى مدار الساعة لحماية أصول المالكين القيمة والمساهمة في إرضاء المستأجرين. لا تتردد في الاتصال بنا للحصول على استشارة مجانية. سنساعدك على إدارة عقارك المستأجر براحة البال.