عندما يقوم أصحاب العقارات بإسناد إدارة عقاراتهم المؤجرة إلى شركة متخصصة، فإنهم يبرمون "عقد إدارة". وهذا عقد مهم يحدد بوضوح الأدوار ونطاق العمل وأعباء التكلفة لكل من المالك وشركة الإدارة في إدارة تأجير العقار. إذا تم إبرام العقد دون فهم كامل لمحتوياته، فقد يؤدي ذلك إلى مشاكل في وقت لاحق. تقدم هذه المقالة نظرة عامة شاملة للنقاط التي يجب التحقق منها قبل إبرام عقد الإد ارة، بدءًا منالغرض منه وأهميته، إلى نطاق العمل والرسوم وشروط الإلغاء وتقسيم المسؤوليات وحالات المشاكل وكيفية اختيار شركة إدارة موثوقة. يرجى الرجوع إلى هذا الدليل حتى يتسنى للمالكين الذين هم على وشك إبرام عقد أن يعهدوا إلى شركة الإدارة بممتلكاتهم وهم مطمئنون.
الغرض من عقد الإدارة هو أن يعهد مالك العقار بإدارة العقار المؤجر إلى شركة إدارة محترفة، وأن ينص الطرفان بوضوح على محتويات العقد وشروطه. من خلال النص بوضوح في العقد على من هو المسؤول عن المهام، من الممكن منع سوء الفهم حول تقسيم الأدوار وتحقيق إدارة مستقرة للإيجار. تُعرف شركات الإدارة أيضاً بأنها شريك في إدارة الإيجار، حيث تساعد في حل المشكلات اليومية مثل منع الشواغر وإدارة الممتلكات وإدارة الإيرادات والنفقات. وتتمثل ميزة إسناد العمل للمهنيين في أن عبء العمل الخاص بالمالك يقل كثيراً ويمكن تكريس الوقت والجهد لمهام أخرى مهمة.
وتكمن أهمية ذلك قبل كل شيء في منع المشاكل. نظرًا لأن أعمال الإدارة الفعلية تتم وفقًا لمحتويات عقد الإدارة، فإن الفهم الشامل والاتفاق على المحتوى التعاقدي يمكن أن يمنع حدوث نزاعات في وقت لاحق. وعلى العكس من ذلك، فإن عدم فهم المحتوى التعاقدي قد يؤدي إلى حدوث أخطاء وخسائر غير متوقعة. على سبيل المثال، في السنوات الأخيرة، جعل تطبيق قانون أعمال إدارة الإسكان الإيجاري في السنوات الأخيرة من الإلزامي على شركة الإدارة تقديم شرح مكتوب للأمور المهمة مثل طبيعة العمل والتكاليف قبل إبرام العقد. تم تصميم هذا النظام للحد من التناقضات بين المالك وشركة الإدارة ودعم الإدارة السليمة للإيجار. تتزايد أهمية عقد الإدارة أيضاً نتيجة لهذه التطورات القانونية.
إن نطاق الخدمات التي يمكن إسنادها إلى شركة إدارة واسع، ولكن يمكن تصنيفها بشكل عام إلى فئتين: العمل كوكيل لعقد الإيجار وإدارة العقار نفسه. سيحدد العقد مدى العمل الذي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية للقيام به، وكلما اتسع نطاق الاستعانة بمصادر خارجية، كلما ارتفعت رسوم الإدارة بشكل عام. وفيما يلي أمثلة على مهام الإدارة الرئيسية.
استقدام واختيار المستأجرين: استقدام مستأجرين جدد، والإعلان عن المستأجرين الجدد، والتعامل مع عمليات المشاهدة وفحص المستأجرين. بمجرد العثور على المستأجر المفضل، يشمل عمل الوكالة توقيع عقد الإيجار نيابةً عن المالك.
العلاقات العامة مع المستأجرين: التواصل مع المستأجرين، مثل التعامل مع الشكاوى والاستفسارات المختلفة أثناء الإيجار، والتعامل مع مشاكل الحي.
إدارة الإيجارات (تحصيل الإيجار والتذكير بالمتأخرات): ويشمل ذلك تحصيل الإيجار الشهري ورسوم المنطقة المشتركة نيابةً عن المستأجرين وتذكير المستأجرين عند تأخرهم في سداد الإيجار. واعتماداً على العقد، قد يشمل ذلك التعاون مع شركة الضمان ودعم الإجراءات القانونية عند حدوث متأخرات. ولكن، بما أن كل شركة تتعامل مع التذكير بالمتأخرات بشكل مختلف، فمن الضروري أن توضح مسبقاً من المسؤول عن ذلك وإلى أي مدى.
صيانة المبنى والمرافق: هذه هي الإدارة اليومية للعقار، بما في ذلك التنظيف المنتظم للمناطق المشتركة في المبنى، وفحص المعدات، وتجديد المواد الاستهلاكية والتعامل مع الأعطال. يمكن أيضاً إسناد الترتيبات إلى مقاولين متخصصين لإجراء عمليات الفحص القانوني للمصاعد وإمدادات المياه وأنظمة الصرف الصحي وفحص معدات الحريق. كما نقوم أيضاً بترتيب أعمال الإصلاح وحضورها عند الضرورة.
تجديد العقد وإلغاء العقد: نتولى إجراءات تجديد العقد (مثل تبادل عقود التجديد واستلام رسوم التجديد) في نهاية فترة الإيجار وإجراءات الإلغاء عند استلام طلب الإخلاء. عند حضور عملية الانتقال، نتحقق من حالة البلى في الغرفة ونحدد مدى أعمال الترميم التي يجب القيام بها.
الترتيب لأعمال الترميم والتجديد: نقوم بالترتيب لأعمال الترميم وأي تجديدات ضرورية بعد مغادرة المستأجر. يتحمل المالك عموماً تكلفة الأعمال بشكل عام، ولكن وفقاً للعقد، قد تقوم شركة الإدارة بالترتيبات بدلاً من ذلك وتتحمل التكلفة لاحقاً. في هذه الحالة، تم الإبلاغ عن حالات تكون فيها التكلفة بعيدة عن سعر السوق وتصبح باهظة الثمن، مما يؤدي إلى حدوث مشاكل. إذا كنت غير متأكد، فمن الجيد أن تتأكد من التكلفة التقريبية مسبقاً وأن تدرج في العقد أن المالك يمكنه ترتيب المقاولين بنفسه إذا لزم الأمر.
إعداد تقارير الإيرادات والنفقات والإجراءات المختلفة: ويشمل ذلك إعداد تقارير الإيرادات والنفقات الشهرية للإيجار وتحويلها إلى المالك وتقديم مستندات حساب الدخل في نهاية العام. كما يمكن أيضاً تنفيذ الإجراءات الإدارية المتعلقة بالعقار (مثل الإخطار بخطط الحريق) نيابةً عنك.
يمكن تحديد نطاق العمل بحرية في العقد، ولكن الشيء المهم هو أن يكون واضحاً بشأن ما يجب أن يُعهد به إلى المالك وما يجب أن يقوم به المالك. إذا كان المالك يعيش في الحي بنفسه ولا يستطيع تنظيف العقار إلا بنفسه، فمن الممكن الاستعانة بمصادر خارجية جزئيًا فقط لإدارة الإيجار والعلاقات مع المستأجرين. في هذه الحالة، يمكن خفض العمولة لشركة الإدارة (رسوم الإدارة)، ولكن من ناحية أخرى، إذا عهدت إلى شركة الإدارة بالحزمة الكاملة (من توظيف المستأجرين إلى الإدارة اليومية والتعامل مع عمليات الإلغاء)، فستكون العمولة أعلى. في هذه الأيام، يمكنك الاختيار بين "عقد الإدارة العامة" (أي عقد الإدارة) و"عقد الإيجار من الباطن"، حيث تتولى شركة الإدارة العقار بالكامل وتضمن إيجارًا معينًا. في عقد الإيجار من الباطن، لا يتحمل المالك مخاطر الشغور ويتلقى دخلاً شهرياً ثابتاً، ولكن اعتماداً على تفاصيل العقد، قد يكون هناك بند يعفي المالك من دفع الإيجار لفترة معينة (فترة الإعفاء) أو أن يتحمل المالك جميع تكاليف الترميم عند إخلاء العقار. ونظراً لأن شروط وأحكام عقد الإيجار من الباطن تختلف اختلافاً كبيراً عن شروط وأحكام عقد الإدارة العادي، فمن المهم بشكل خاص التحقق من تفاصيل العقد والتفاوض وتأكيد أي شكوك قبل التوقيع.
رسوم الإدارة هي مصروفات يدفعها المالك كتعويض عن إسناد العمل إلى شركة إدارة. ويقال إن المعدل العام للسوق هو حوالي 5% من دخل الإيجار الشهري. على سبيل المثال، بالنسبة للعقار الذي يبلغ إيجاره 100,000 ين، تبلغ الرسوم الشهرية القياسية حوالي 5,000 ين. ومع ذلك، تختلف هذه النسبة تبعاً لنطاق العمل الذي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية وحجم ونوع العقار. في بعض الحالات، يمكن أن تقتصر النسبة المئوية على حوالي 3% إذا تمت الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الأعمال فقط، بينما يمكن أن تتراوح النسبة بين 7 و10% إذا تم تضمين مجموعة واسعة من الأعمال أو الخدمات الواسعة. وفي بعض الحالات الخاصة، وحسب طبيعة الخدمات، قد تتجاوز العمولة 10%، وفي بعض اتفاقيات الإيجار من الباطن، قد تعادل العمولة الفعلية في بعض اتفاقيات الإيجار من الباطن ما يعادل 15-20%.
يجب أيضاً التحقق من الطريقة المستخدمة لحساب العمولات. تقوم معظم شركات الإدارة بحساب العمولة على أساس "الإيجار الشهري × معدل العمولة"، ولكن يختلف احتساب رسوم الخدمات المشتركة (رسوم الإدارة) من شركة إلى أخرى. بشكل عام، في مباني المكاتب، يتم ضرب معدل العمولة في جزء الإيجار فقط، بينما في الشقق والوحدات السكنية، يتم ضرب معدل العمولة في الإيجار بالإضافة إلى رسوم المنطقة المشتركة. ويختلف دخل المالك باختلاف ما إذا كانت العمولة تُطبَّق أيضاً على رسوم المنطقة المشتركة، لذا احرص على التحقق من ذلك بعناية قبل توقيع العقد.
كما أن التقسيم (محتوى الخدمة) المشمول في رسوم الإدارة هو أيضاً نقطة تحقق. حتى مع وجود نفس العمولة البالغة 5%، فإن مجموعة الخدمات المشمولة فيها تختلف من شركة إدارة إلى أخرى. وعادةً ما يتم تضمين خدمات الإدارة اليومية مثل تحصيل الإيجار ومعالجة الشكاوى وعمليات التفتيش المنتظمة في رسوم العمولة. من ناحية أخرى، تجدر الإشارة إلى أن الخدمات التالية يتم احتسابها بشكل عام بشكل منفصل
التكاليف المرتبطة بتوظيف مستأجرين جدد: عندما يصبح العقار شاغراً، يتم تكبد رسوم الإعلان عن توظيف مستأجرين جدد ورسوم الوكالة (رسوم الطوارئ) لوكالة عقارية. في كثير من الحالات، يتحمل المالك تكلفة رسوم الوكالة التي يتم تحديدها قانوناً بإيجار شهر واحد بالإضافة إلى ضريبة الاستهلاك (في بعض الحالات، يتم تحصيل نصف إيجار شهر من المستأجر والمالك معاً).
عمولة تجديد العقد: في بعض العقود، تحصل شركة الإدارة في بعض العقود على نسبة مئوية من رسوم التجديد التي يدفعها المستأجر عند تجديد العقد، إذا قامت بإجراءات التجديد نيابةً عنه. على سبيل المثال، يرجع الأمر إلى العقد في تحديد النسبة المئوية التي تأخذها شركة الإدارة من رسوم التجديد لمدة شهر واحد، لذلك من المهم فهم الاتفاقية وقت التجديد.
التكاليف الفعلية للإصلاحات والتنظيف وما إلى ذلك: سيتم سداد التكاليف الفعلية للإصلاحات الطفيفة على أساس يومي وتكاليف التنظيف عند الانتقال عند حدوثها. إذا قامت شركة الإدارة بالترتيب مع مقاول، فمن المستحسن التحقق مسبقاً مما إذا كانت هناك رسوم إضافيةللتقديرأم لا.
التكاليف الاختيارية الأخرى: قد يتم التعامل مع بعض الخدمات، مثل خدمة الاستجابة للطوارئ على مدار 24 ساعة، وتكاليف إرسال التقارير الدورية بالبريد وخيارات ضمان الإيجار، على أنها اختيارية وتكلفة إضافية حسب الشركة.
كما ذكرنا أعلاه، من المهم توضيح ليس فقط "سعر" رسوم الإدارة، ولكن أيضاً المبلغ الذي ستدفعه مقابل ماذا. قبل توقيع العقد، تأكد من حصولك على شرح تفصيلي لتفاصيل الخدمات المشمولة وغير المشمولة في العمولة. وعلى وجه الخصوص، فإن تكلفة رسوم الإعلان في وقت التوظيفوتكلفة التعامل مع حدوث متأخرات هي نقاط من المحتمل أن تسبب مشاكل، لذلك إذا كانت غير واضحة، فمن الأسلم أن يتم ذكرها بوضوح في العقد أو تأكيدها كتابياً.
عند إبرام عقد الإدارة، يجب أيضاً تأكيد مدة العقدوشروط الإلغاء. يمكن أن تختلف مدة العقد من عقد لمدة عام واحد إلى عقد لمدة عامين مع التجديد التلقائي، ولكن من المعتاد أن يتضمن العقد اتفاقاً بشأن الإلغاء في منتصف المدة. على سبيل المثال، في بعض الحالات، يتم النص في بعض الحالات على بنود مثل "إذا كنت ترغب في إنهاء العقد، يجب عليك تقديم إشعار كتابي قبل (س) شهر على الأقل " أو "إذا أنهيت العقد لراحة المالك خلال فترة العقد، يجب عليك دفع ما قيمته (س) من رسوم الإدارة كغرامة ". في الواقع، من الشائع أن تجد أحكاماً في عقود شركات الإدارة الكبرى تسمح بالإلغاء بـ "إشعار قبل ثلاثة أشهر". ولذلك، يجب عليك دائمًا التحقق من عدد الأشهر المطلوبة لإلغاء الإيجار في منتصف المدة، وما إذا كانت هناك رسوم جزائية ومقدارها أم لا.
يجب أن تضع النقاط التالية في الاعتبار عند إلغاء العقد
إجراء الإلغاء: تحقق من طريقة الإخطار بنية الإلغاء (على سبيل المثال كتابيًا أو عبر البريد الإلكتروني)، ومكان الإخطار والإجراء الواجب اتباعه حتى يتم إنهاء العقد. في معظم الحالات، يكون الإخطار الكتابي مطلوبًا، مثل البريد الموثق المحتوى، لذا احرص على عدم الاكتفاء بالتواصل الشفهي.
مراعاة فترة الإخطار: اعرف تاريخ بدء فترة الإخطار المنصوص عليها في العقد (على سبيل المثال ثلاثة أشهر مقدمًا)، واعمل على العمل بشكل عكسي وإعطاء إشعار الإنهاء بطريقة مخططة. قد يؤدي إنهاء العقد قبل فترة الإشعار إلى فرض غرامة جزائية.
الغرامات والتكاليف: إذا كان هناك شرط جزائي كما هو موضح أعلاه، فسيتعين عليك دفع الرسوم المقررة وقت الإنهاء. بشكل عام، يكون هذا بشكل عام في شكل مبلغ يعادل رسوم إدارة آخر عشرين شهرًا أوإيجارآخرعشرين شهرًا. واعتماداً على المفاوضات، قد يكون من الممكن الحصول على عقد مرن يسمح بالإلغاء بدون غرامة، ولكن من الصعب تغيير العقد بعد توقيعه إذا لم تطلب ذلك قبل توقيع العقد.
المعاملة عند انتهاء العقد: تحقق مما إذا كان العقد سيتم تجديده تلقائياً عند انتهائه، أو ما إذا كان سيتعين عليك إعادة توقيع العقد. لاحظ أنه في حالة التجديد التلقائي، سيستمر العقد ما لم يقدم المالك إشعاراً صريحاً بإنهاء العقد.
التأثير على المستأجرين: عند إنهاء عقد الإدارة والتغيير إلى شركة أخرى، يجب اتخاذ الترتيبات اللازمة لإبلاغ المستأجرين الحاليين وضمان أن يتم نقل ودائع التأمين والمفاتيح وما إلى ذلك دون مشاكل. سيستمر العقد نفسه للمستأجرين الحاليين بين المالك والمستأجرين بعد الإلغاء، لذا تأكد من إخطار شركة الإدارة الجديدة بتغيير تفاصيل الاتصال وأن أي أموال (ودائع الضمان والإيجار المستحق) التي تحتفظ بها شركة الإدارة القديمة يتم تخليصها وتحويلها بشكل صحيح.
على الرغم من أنه قد يكون من الصعب البدء بالحديث عن "الإنهاء" في وقت توقيع العقد، إلا أنه من المهم للإدارة السليمة للإيجار أن تكون قادراً على إنهاء العقد بسلاسة في حال عدم رضاك عن شركة الإدارة. ولكي تتجنب الوقوع في موقف تشعر فيه لاحقاً أن لديك قصة مختلفة ترويها لاحقاً، تأكد أولاً من التحقق بدقة من شروط الإنهاء وأنك راضٍ عنها قبل توقيع العقد.
في إدارة الإيجار، يكون لكل من المالك وشركة الإدارة أدوار ومسؤوليات خاصة به. إن مفتاح منع المشاكل هو تحديد تقسيم المسؤوليات بوضوح والتأكد من ذكر ذلك بوضوح في العقد.
وتتمثل المسؤولية الرئيسية لشركة الإدارة في القيام بالإدارة اليومية وفقاً لنطاق التكليف المذكور أعلاه. على سبيل المثال، إذا كانت شركة الإدارة مسؤولة عن الاستجابة الأولية لمتأخرات الإيجار (عن طريق الاتصال الهاتفي أو خطاب الطلب)، فهي ملزمة بتنفيذ ذلك على النحو المناسب، وإذا تلقت اتصالاً من أحد المستأجرين بشأن تعطل المعدات، فهي ملزمة باتخاذ إجراءات مضادة فورية. كما أن من مسؤوليتها أيضًا ضمان المحاسبة الدقيقة عند تحويل الإيجار إلى المالك كل شهر وتقديم تقارير إدارية حسب الاقتضاء.
من ناحية أخرى، تشمل المسؤوليات الرئيسية للمالك تدابير الحفاظ على قانونية العقار وتحمل التكاليف. ويشمل نطاق مسؤولية المالك تكلفة الإصلاحات الرئيسية للمبنى والمعدات عند تدهورها بمرور الوقت، وشراء التأمين ضد الكوارث، وإيداع ودفع الضرائب على دخل العقار. الاستعانة بشركة إدارة لا تعفيك من مسؤولياتك القانونية كمالك للعقار (مثل الالتزام بتوفير بيئة معيشية آمنة للمستأجر). على سبيل المثال، إذا وقع حادث بسبب عيوب إنشائية أو تهالك المبنى، فإن المالك يتحمل المسؤولية بشكل أساسي. لذلك، يقع على عاتق المالك أيضاً مسؤوليات يجب عليه الوفاء بها، مثل التعامل الفوري مع الإصلاحات عندما تتلقى شركة الإدارة تقريراً عن وجود عيب خطير.
من المهم أن يتم الاتفاق مسبقاً على نطاق مسؤولية كلا الطرفين وأن يتم ذكرها بوضوح في العقد. إذا كانت المسؤوليات غير واضحة، فقد تنشأ تناقضات، مثل "اعتقدت أن شركة الإدارة ستعتني بهذا الأمر" أو "لا، اعتقدت أنها مسؤولية المالك لأنها ليست في العقد". في الواقع، كانت هناك حالات من سوء الفهم المتبادل حول التعامل مع متأخرات الإيجار والتأخير في الاستجابة للموقف بعد حدوث المتأخرات، مما يؤدي إلى نشوب نزاعات. لتجنب مثل هذه الحالات، حاول تضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل في العقد وتجنب تقديم وعود شفهية. كما ذكرنا في القسم 3.2، في النهاية، سيكون محتوى العقد هو أساس اتخاذ القرار في حالة حدوث مشكلة. بعبارة أخرى، من المحتمل ألا تتمكن من المطالبة بأي شيء غير مكتوب في العقد. من الضروري أن تكون الأمور الأكثر أهمية مذكورة بوضوح في العقد، وأن يتم التحقق من النقاط الغامضة وتعديلها قبل توقيع العقد وإبرامه، ومن ثم يتم إبرام العقد.
وبالإضافة إلى ذلك، وبسبب التغييرات القانونية في عام 2021 (تطبيق قانون أعمال إدارة المساكن المؤجرة)، أصبح من الإلزامي الآن على شركة الإدارة تقديم شرح مكتوب للأمور المهمة للمالك قبل إبرام عقد الإدارة. يتضمن هذا المستند معلومات عن الطرف المقابل للعقد، ومدة الصلاحية، ومحتوى وطريقة تنفيذ خدمات الإدارة، والمسائل المتعلقة بالمكافأة (تكاليف الإدارة) والمسائل المتعلقة بإنهاء العقد. على الرغم من أن شرح المسائل المهمة في حد ذاته يمكن أن يقوم به أشخاص غير مؤهلين، إلا أن حقيقة أن الشرح المسبق يتم وفقًا للقانون يعني أن فهم محتوى العقد أكثر أهمية. من المهم قراءة شرح الأمور المهمة ومسودة العقد المقدمة لك بعناية ولا تتردد في طرح الأسئلة إذا كان هناك أي شيء غير واضح. إذا شعرت أن هناك أي شيء ناقص في تقسيم المسؤوليات، يجب أن تكون مستعداً لطلب إضافته.
يقدّم هذا القسم أمثلة على المشاكل الفعلية التي تميل إلى الحدوث في عقود الإدارة ونقاط التفتيش التي يمكن استخدامها كإجراءات وقائية. يمكن منع العديد من المشاكل إذا قمت بالتحقق منها قبل توقيع العقد.
المفاهيم الخاطئة حول كيفية التعامل مع متأخرات الإيجار: نظراً لأن العقد لم ينص على ما يجب القيام به في حالة وجود متأخرات، افترض المالك أن شركة الإدارة ستقوم بتذكير المالك، بينما اعتقدت شركة الإدارة أن المالك سيقوم بالتذكير بنفسه. وبسبب هذا التناقض، لم يتم إعطاء أي تذكيرات وأصبحت المتأخرات طويلة الأمد، مما أدى إلى انهيار علاقة الثقة بين الطرفين.
مشكلة بشأن تكاليف الترميم: في إحدى الحالات التي عُهد فيها إلى شركة الإدارة بأعمال الترميم بعد إخلاء المستأجر للعقار، أصبح المالك غير واثق لأن تكاليف الترميم المقدمة كانت أعلى من سعر السوق. وبما أن العمل تم تنفيذه من قبل مقاول معين من قبل شركة الإدارة، كان هناك خلاف حول ما إذا كانت التكلفة مرتفعة بشكل غير معقول.
مشاكل إلغاء عقد الإدارة: كانت هناك حالة كان فيها المالك غير راضٍ عن استجابة شركة الإدارة وعرض إلغاء العقد، ولكن تم فرض غرامة قدرها ثلاثة أشهر إيجار وفقًا لشروط العقد. من المحتمل أن تحدث هذه المشكلة على وجه الخصوص عند التفكير في التحول إلى شركة أخرى بسبب عدم شغل الوظيفة الشاغرة أو صعوبة الاتصال بالشركة.
الاستجابة خارج نطاق الخدمات: هذه حالة تم فيها توقيع العقد بسبب انخفاض نسبة العمولة، ولكن نظرة فاحصة تكشف أن هناك العديد من المهام التي لا تتولاها شركة الإدارة. على سبيل المثال، لم يتضمن العقد الاستجابة لحالات الطوارئ الليلية أو الدوريات المنتظمة، وانتهى الأمر بالمالك إلى التعامل مع الموقف بنفسه.
عدم الثقة بسبب عدم كفاية الإبلاغ: في بعض الحالات، كانت شركة الإدارة تميل في بعض الحالات إلى تأخير الإبلاغ، ولم يكن المستأجر على علم بالمشكلة حتى سمع عنها مباشرة من المالك. لم يتم الالتزام بتواتر تقارير العمل المنصوص عليها في العقد، مما جعل من المستحيل على المالك فهم وضع العقار، الأمر الذي أصبح مشكلة.
تعتبر عمليات التحقق والتواصل قبل إبرام العقد ضرورية لمنع حدوث مشاكل مثل تلك المذكورة أعلاه. تحقق من النقاط التالية
قراءة العقد وورقة المعلومات المهمة بعناية: قد يبدو الأمر واضحاً، ولكن الخطوة الأولى هي فهم جميع البنود الواردة في العقد. على وجه الخصوص، تحقق بعناية من نطاق العمل (ما هو منوط بك) ، والرسوم وتقاسم التكاليف،ومدة العقد وشروط الإلغاء،وسياسات الاستجابة للطوارئ والتعامل مع المتأخرات. إذا كانت هناك أي بيانات أو أسئلة غير واضحة، اسأل شركة الإدارة على الفور، وإذا لزم الأمر، اطلب منهم إضافة إلى العقد أو تعديله. يجب تجنب الاتفاقات الشفوية التي لم يتم وضعها كتابياً، حيث لا يمكن إثباتها لاحقاً.
تخيّل سير العمل بشكل ملموس: افترض حدوث أنواع مختلفة من المشاكل وقم بمحاكاة ملموسة لمن سيفعل ماذا في حالة حدوث "حالة ____". على سبيل المثال، "ماذا لو اتصل أحد المستأجرين للإبلاغ عن تسرب المياه"؟ " ماذا لو كان المستأجر متأخرًا عن السداد لمدة "س" من الأيام؟ تحقق من كيفية التعامل مع هذا الأمر في العقد. إذا كان الأمر غير واضح، اسأل: "في هذه الحالة، هل ستتولى شركتك الأمر؟ وإذا كان الأمر كذلك، فقم بذكر ذلك بوضوح في العقد.
حدّد عملية الموافقة عند تكبد النفقات: من المهم أيضاً أن تدرج في العقد أنه إذا كانت هناك نفقات يتحملها المالك، مثل تكاليف الإصلاح، فيجب إبلاغ المالك بتقديرها والموافقة عليها مسبقاً. إذا نصت على أن النفقات التي تزيد عن مبلغ معين تتطلب موافقة مسبقة من المالك، يمكنك تجنب الموقف الذي يتم فيه تحميلك تكلفة عالية دون علم المالك.
التفاوض على شروط الإنهاء: لا يجب أن تتبع شروط الإنهاء النموذج. إذا كانت هناك قيود طويلة الأجل أو عقوبات مفرطة تضر بالمالك، ففكر في السؤال عما إذا كان يمكن تخفيفها من خلال مفاوضات ما قبل العقد. قد تكون شركة الإدارة الجيدة قادرة على استيعاب مخاوف المالك بطريقة مرنة. إذا كانت الشروط والأحكام غير مقبولة، فقد تحتاج إلى اتخاذ قرار بعدم توقيع العقد.
تحقق مننظام الاتصال: تحقق أيضاً من نظام الاتصال مسبقاً، بما في ذلك أرقام الاتصال في حالات الطوارئ، وكيفية الاتصال بالشخص المسؤول وتكرار الإبلاغ. هذا جزء منفصل من الترتيبات التشغيلية عن العقد، ولكنه مهم لبناء علاقة ثقة. اسأل ما إذا كان بإمكان الشركة الاستجابة لحالات الطوارئ ليلاً أو في أيام العطلات، وما إذا كان هناك نظام احتياطي في حالة غياب الشخص المسؤول.
إذا وضعت نقاط التحقق المذكورة أعلاه في الاعتبار، يمكن تجنب معظم المشاكل مسبقاً. وفي حالة نشوء أي موقف غير محتمل بعد توقيعك على العقد، يمكنك التعامل معه بهدوء وفقاً للعقد.
وأخيراً، نوضح لك النقاط الأساسية لاختيار شركة إدارة جديرة بالثقة. ستكون شركة الإدارة الجيدة شريكاً جيداً للمالك وتساهم بشكل كبير في نجاح أعمال التأجير. يجب أخذ النقاط التالية في الاعتبار عند اختيار الشركة
مقارنة عدة شركات والنظر في عدة شركات: تقدم شركات الإدارة المختلفة خدمات ورسوم ومجالات خبرة مختلفة، لذلك من المهم مقارنة عروض عدة شركات بدلاً من شركة واحدة فقط. في الواقع، يشير بعض الخبراء إلى أنه من الضروري مقارنة عدة شركات والنظر فيها. فالشركات المحلية والسلاسل الوطنية الكبيرة لكل منها مزاياها وعيوبها، لذا استمع إلى شركتين أو ثلاث شركات على الأقل.
التسجيل كمدير مساكن للإيجار: منذ تعديل القانون في عام 2021، يتعين على الشركات التي تدير أكثر من حجم معين من الوحدات التسجيل لدى وزير الأراضي والبنية التحتية والنقل (نظام تسجيل مديري المساكن المؤجرة). من وجهة نظر الموثوقية، من الجيد استخدام هذا التسجيل كدليل إرشادي. فالمشغلون المسجلون ملزمون بتوضيح الأمور المهمة قبل توقيع العقد، على سبيل المثال، وهذا دليل على أنهم يعملون بموجب قواعد معينة.
تحقق من سجلهم الحافل ومجالات خبرتهم: اكتشف مدى خبرة شركة الإدارة المحتملة وأنواع العقارات التي يتخصصون فيها. على سبيل المثال، تتخصص بعض الشركات في إدارة مبانٍ سكنية بأكملها، بينما يمكن للبعض الآخر التعامل مع وحدة سكنية واحدة بعناية. يمكنك أن تطمئن إلى أن الشركة لديها سجل حافل يتناسب مع عقارك. من الجيد أيضاً أن تجمع أكبر قدر ممكن من المعلومات عن معدل إشغالها (القدرة على منع الشواغر) وسمعتها في التعامل مع الشكاوى. ارجع إلى أي إحالات من معارفك أو من زملائك المالكين.
لباقة العرض: ما إذا كانت الشركة تجيب على أسئلتك بأدب في مرحلة الاستشارة الأولية وعرض التقديرات وما إذا كانت تشرح تفاصيل العقد بالتفصيل هو أيضاً عامل مهم في تحديد موقف الشركة. إذا كانت الشركة صادقة، فإنها لن تخفي أي عيوب وستعرض عليك نموذجاً للعقد مقدماً. وعلى العكس من ذلك، كن حذرًا من الشركة التي تتهرب من الأمور الواضحة أو تحاول طمأنتك دون اتخاذ تدابير ملموسة، قائلةً إن كل شيء سيكون على ما يرام.
لا تختار شركة على أساس انخفاض العمولة فقط: فالتكاليف هي مصدر قلق، ولكن كن حذرًا من الشركات ذات الرسوم الإدارية المنخفضة للغاية. قد تعني رسوم العمولة المنخفضة أن الخدمات محدودة أو أن المالك قد يضطر إلى تحمل عبء غير متوقع. في الواقع، "من المهم التحقق ليس فقط من العمولة المنخفضة ولكن أيضاً من نطاق خدمات الإدارة. فالعقود الأرخص قد تحد من نطاق الخدمات التي يمكن الاستعانة بمصادر خارجية لها وقد تضع مسؤوليات غير متوقعة على المالك". تأكد من اختيار شركة تقدم خدمات بسعر معقول في السوق. كما أن مقارنة عروض العديد من الشركات ستجعل من السهل اكتشاف الشروط الرخيصة للغاية بشكل غير طبيعي.
مرونة شروط العقد: انظر أيضاً إلى شروط العقد (مثل شروط إنهاء العقد، وأسعار العمولة، وما إلى ذلك) التي تقدمها شركة الإدارة المحتملة. إذا كانت الشروط والأحكام كلها أقل ملاءمة من شروط وأحكام الشركات الأخرى، فقد تصبح غير راضٍ بعد توقيع العقد. تعد المرونة في التفاوض على الشروط والأحكام عاملاً رئيسياً أيضاً في تحديد ما إذا كان يمكن الوثوق بالشركة.
بناءً على النقاط المذكورة أعلاه، اختر شركة إدارة بناءً على تقييم شامل. فشركة الإدارة هي شريك طويل الأجل، لذا فإن سر النجاح هو التركيز على الثقة والتوافق بدلاً من التركيز على الربح أو الخسارة على المدى القصير. قبل توقيع العقد، يمكنك الحصول على فكرة عن موقف الشركة من خلال طرح الأسئلة وتقديم الطلبات، حتى لو كانت تافهة، ومعرفة كيفية استجابة الشركة لها. يرجى المقارنة والمقارنة بعناية حتى تتمكن من إبرام العقد عن قناعة وراحة بال وإيجاد شركة إدارة يمكنك الوثوق بها في عقاراتك الثمينة.
عقد الإدارة عقد مهم جداً لمالكي العقارات لأنه يشكل الأساس لإدارة الإيجار. من خلال فهم الغرض من العقد وأهميته قبل توقيعه، والتأكد بدقة من نطاق العمل الذي سيتم الاستعانة بمصادر خارجية له،وسعر السوق وتوزيع الرسوموشروط الإلغاءوتقسيم المسؤوليات بين الطرفين، يمكنك تقليل المشاكل بشكل كبير بعد توقيع العقد. هناك سر آخر للإدارة المستقرة وهو التعلم من الحالات الفعلية والتحقق من نقاط التفتيش لمنع المشاكل الشائعةواختيار شركة إدارة موثوقة.
من الضروري أن تكون كل التفاصيل مذكورة بوضوح في العقد وأن يتم توضيح أي نقاط غير واضحة قبل التوقيع. يمكن تجنب المشاكل من خلال التحقق من العقد. لتعظيم فوائد إسناد عقارك إلى شركة إدارة محترفة، يرجى الرجوع إلى النقاط الموضحة في هذه المقالة وإبرام عقد إدارة مُرضٍ. نأمل أن يتمكن الملاك الذين هم على وشك الاستعانة بمصادر خارجية لإدارة الإيجارات من أن يعهدوا إلى شركات إدارة الإيجارات براحة البال وأن تكون إدارة الإيجارات أفضل.