شهد قطاع العقارات في السنوات الأخيرة موجة من التحول الرقمي في ظل حملة التحول الرقمي على مستوى الدولة. تشهد عمليات إدارة العقارات، التي كانت تعتمد على الورق وبرنامج Excel، تحولاً كبيراً من خلال استخدام أنظمة إدارة العقارات القائمة على الحوسبة السحابية. يمكن إدارة المعلومات الخاصة بالعقارات وبيانات المستأجرين ومعلومات العقود وإيرادات ونفقات الإيجار بشكل مركزي في السحابة، ويمكن أتمتة العديد من المهام المعقدة، وهو ما يمكن توقعه لتحسين الكفاءة التشغيلية والدقة. تقدم هذه المقالة شرحاً مبسطاً لفوائد أنظمة الإدارة السحابية لمالكي العقارات، من منظور أتمتة إدارة الإيجار وإعداد تقارير الدخل والنفقات، وتصور المعلومات وتسريع التواصل. بالإضافة إلى ذلك، سيتم أيضاً تقديم دراسات حالة فعلية وأنظمة إدارة الممتلكات السحابية الرئيسية المتاحة في اليابان.
في إدارة الإيجار، تعتبر فواتير الإيجار الشهرية وإدارة المدفوعات وإعداد تقارير الدخل والنفقات من المهام التي تستغرق وقتاً طويلاً وتستغرق وقتاً طويلاً بالنسبة للمالك. من خلال إدخال نظام إدارة الممتلكات القائم على الحوسبة السحابية، يمكن تبسيط مهام إدارة الإيجار هذه وأتمتتها بشكل كبير. على سبيل المثال، بمجرد تسجيل بيانات الممتلكات والمقاول، تنعكس هذه البيانات تلقائياً عند إعداد المستندات المختلفة مثل الفواتير وكشوف التحويلات، مما يلغي الحاجة إلى الإدخال المزدوج. بعض الأنظمة مجهزة أيضاً بوظيفة الإخطار التلقائي بمتأخرات الإيجار، والتي ترسل تلقائياً رسائل تذكير في حالة التأخر في السداد، مما يقلل من حاجة المالك إلى الاتصال بالشركة بنفسه للتذكير. في الواقع، نجحت إحدى شركات الإدارة الصغيرة والمتوسطة الحجم في أتمتة تأكيد دفع الإيجار وإدارة المتأخرات باستخدام النظام، مما قلل من وقت العمل ذي الصلة بحوالي 40%. وهذا يؤدي إلى توفير وقت كبير للمالك.
يعمل النظام أيضاً على تبسيط عملية إعداد تقارير الإيرادات والنفقات من خلال التقارير السحابية. في الماضي، كان يتعين على المالكين انتظار إرسال تقارير الدخل والنفقات الشهرية بالبريد من شركة الإدارة أو حساب الدخل والنفقات بأنفسهم باستخدام برنامج Excel. يُظهر النظام حالة الإيرادات والنفقات بشكل مرئي وواضح في رسوم بيانية، بحيث يمكن للمالكين فهم التفاصيل في لمحة سريعة. ونظراً لأنه لم يعد هناك حاجة إلى البريد الورقي، يمكن الاستغناء عن الأعمال الورقية والتكاليف التي ينطوي عليها إعداد التقرير وإرساله بالبريد. هذه الأتمتة فعالة أيضًا في الحد من الأخطاء البشرية ومنع أخطاء إدخال البيانات. يتم تقليل عدد أخطاء الإدخال الناجمة عن العمل اليدوي والحفاظ على اتساق دفاتر الأستاذ، مما يحسن من دقة الأرقام الإدارية. ونتيجةً لذلك، يمكن للمالكين استخدام الوقت الذي كانوا يقضونه في المحاسبة في مهام أخرى مهمة وفي التخطيط الاستراتيجي.
تدير أنظمة إدارة العقارات القائمة على الحوسبة السحابية مركزياً جميع المعلومات ذات الصلة، بدءاً من معلومات العقار إلى تفاصيل العقد، وتاريخ إيداع الإيجار والسحب وتاريخ الإصلاح. وهذا يُمكِّن المالكين من فهم حالة محفظة عقاراتهم في الوقت الفعلي، و "تصور" وضع هم الإداري. على سبيل المثال، يمكن التحقق فوراً من معلومات مثل العقارات التي لم تتلقَّ إيجاراً هذا الشهر، واتجاه الدخل والنفقات السنوية، والعقارات التي بها شواغر وعدد الوحدات الشاغرة، وما إلى ذلك، على لوحة المعلومات. يزيد عرض المعلومات في الوقت المناسب من شفافية إدارة العقارات ويوفر راحة البال للمالكين. في الواقع، تمكنت بعض الشركات بالفعل من تحسين قدرتها على الاستجابة السريعة من خلال تمكين مشاركة المعلومات في الوقت الفعلي بين منافذ متعددة من خلال السحابة.
ويوفر نظام الإدارة السحابية للمالكين تمثيلاً بيانياً للمؤشرات الرئيسية مثل إيرادات الإيجار وتوزيع النفقات ومعدلات الشغور، والتي يمكن التحقق منها في أي وقت وفي أي مكان. على سبيل المثال، تمكن أحد المالكين الأفراد من تحليل دخل ونفقات كل عقار بالتفصيل على النظام، ونتيجة لذلك، تمكن من تحسين الربحية من خلال تحديد المشكلات الإدارية واتخاذ الإجراءات المضادة. يتيح تجميع البيانات وتصورها إمكانية اتخاذ القرارات بناءً على أرقام موضوعية. علاوةً على ذلك، تم في السنوات الأخيرة دمج وظائف تحليل الذكاء الاصطناعي في الأنظمة واستخدامها لدعم عملية اتخاذ القرار. على سبيل المثال، تتيح الخدمات المزودة بوظيفة تقييم الإيجارات القائمة على الذكاء الاصطناعي للمستخدمين تلقي مقترحات للإيجارات المناسبة بناءً على أحدث أسعار السوق وبيانات الاتجاهات.
يتم أيضاً تسهيل التواصل بين المالكين وشركات إدارة العقارات، أو بين المالكين والمستأجرين، إلى حد كبير من خلال DX. غالباً ما تحتوي أنظمة إدارة العقارات المستندة إلى السحابة على وظائف الدردشة والإشعارات المدمجة، لذلك يمكن تبادل الاتصالات التي كان يتم التعامل معها سابقاً عن طريق الهاتف أو البريد بسرعة عبر الإنترنت. على سبيل المثال، يتم إخطار المسائل التي يتم إرسالها من شركة الإدارة إلى المالك (مثل تأكيد تجديد عقد الإيجار أو طلب الموافقة على الإصلاحات) على الفور عبر النظام، ويمكن للمالك قبولها أو الرد عليها بنقرة واحدة على هاتفه الذكي أو جهاز الكمبيوتر الشخصي. وهذا يقضي على متاعب إرسال واستلام المستندات بالبريد ويقلل من عبء الرد على كل حالة. في الواقع، نتيجة لمشاركة التقارير عبر الإنترنت على النظام السحابي والسماح بإتمام التواصل عبر الدردشة، أصبح بإمكان المالكين التحقق من المعلومات والرد عليها في الوقت الذي يناسبهم، وتمكنت شركات الإدارة من تقليل هدر المكالمات الهاتفية الفائتة وانتظار الرد على المكالمات. وبما أنه يتم الاحتفاظ بجميع سجلات الاتصالات في السحابة، فإنها تمنع أيضاً سوء الفهم مثل "لم أسمعك" أو "قلت أو لم أقل"، مما يؤدي إلى تحسين الثقة بين الطرفين.
تعمل تقنية DXing أيضاً على تسريع عملية التعامل مع المستأجرين. يمكن للمقيمين الإبلاغ بسهولة عن المشاكل أو طرح أسئلة حول المرافق من خلال تطبيق مخصص للمقيمين أو بوابة ويب مخصصة، ويمكن للإدارة تقديم ملاحظات فورية حول حالة الاستجابة. وقد أدخلت بعض شركات الإدارة روبوتات الدردشة وأنظمة الرد الآلي التي تتيح الرد الأولي حتى خارج ساعات العمل، مما يسمح لها بالرد الفوري على استفسارات المستأجرين ليلاً وفي عطلات نهاية الأسبوع. يؤدي نظام التواصل السريع هذا إلى زيادة رضا المستأجرين، مما يساهم بدوره في استقرار تشغيل عقار المالك على المدى الطويل (الاحتفاظ بالمستأجرين وتقليل عدد الشواغر).
كما رأينا أعلاه، فإن DXing من خلال إدخال نظام حديث لإدارة الممتلكات يجلب العديد من الفوائد لمالكي العقارات. يتم تلخيص الفوائد الرئيسية هنا مرة أخرى.
انخفاض كبير في وقت العمل وزيادة الإنتاجية: يتم تقليل الوقت الذي يقضيه الملاك أنفسهم بشكل كبير حيث يتم أتمتة المهام الإدارية مثل إدارة الإيجار ومسك الدفاتر. وحتى إذا كانت شركة الإدارة تعمل بنظام DXed، يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل وقت العمل الإضافي ونقص القوى العاملة للموظفين المسؤولين، مما يؤدي بدوره إلى تحسين جودة الخدمة المقدمة للمالكين.
زيادة الشفافية وتعزيز علاقات الثقة: تتم مشاركة البيانات في السحابة في الوقت الفعلي، مما يسمح للمالكين بتتبع أصولهم في جميع الأوقات. إن انفتاح المعلومات المتعلقة بالإيرادات والنفقات والعقود يقضي على المخاوف بشأن عدم معرفة ما يجري، ويعزز علاقة الثقة مع شركة الإدارة. ونظراً لأنه يتم تخزين البيانات في السحابة ويتم الاحتفاظ بسجل للمعلومات، يتم أيضاً منع السهو وفقدان المعلومات. في الواقع، علّق بعض عملائنا بأن الإدارة المركزية للبيانات قد حسّنت من شفافية الإدارة، كما أن نظام DXing يجلب راحة البال لكل من المالكين وشركات الإدارة.
دعم اتخاذ قرارات إدارية دقيقة: توفر البيانات والتقارير المخزنة في النظام، بالإضافة إلى نتائج تحليل الذكاء الاصطناعي، دعماً قوياً للمالكين في اتخاذ قراراتهم. فيمكنهم مقارنة ربحية العقارات المختلفة واتخاذ قرارات قائمة على البيانات بشأن كيفية مراجعة مستويات الإيجار، مع الاطلاع على بيانات الأداء في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، قد تكون وظيفة تقييم الذكاء الاصطناعي قادرة على حساب الإيجار المناسب لعقار لا يزال شاغراً، واتخاذ قرار بشأن كيفية الاستفادة من العقار في مرحلة مبكرة. يعد نظام DX مفيدًا أيضًا في تخطيط إدارة الأصول على المدى الطويل، حيث يسهل التنبؤ بالدخل والنفقات المستقبلية بناءً على البيانات المتراكمة، وهي ميزة رئيسية في الابتعاد عن الإدارة التي تعتمد على "الحدس والخبرة" والتوجه نحو إدارة الإيجار الاستراتيجية القائمة على البيانات.
انخفاض التكاليف وتعزيز الامتثال: من خلال التحول إلى الإدارة غير الورقية من خلال استخدام السحابة، يمكن تقليل التكاليف مثل تكاليف البريد والطباعة. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم تحديث النظام باستمرار بأحدث القوانين واللوائح، فمن الأسهل الاستجابة للتغييرات في التشريعات، مثل مراجعة نماذج العقود ورقمنة التفسيرات الخاصة بالأمور المهمة. وإلى جانب الحد من الأخطاء البشرية، يساعد ذلك أيضاً على منع المشاكل وتعزيز الامتثال. في حالة تعطل النظام أو حدوث كارثة، يتمتع النظام القائم على السحابة بميزة النسخ الاحتياطي الآمن للبيانات واستمرارية الأعمال (يُقال إن خطر الانقطاع المطول أقل من الأنظمة المحلية).
أخيراً، فيما يلي بعض أنظمة إدارة الممتلكات السحابية الرئيسية المتاحة في اليابان. جميعها مصممة للمساعدة في تحسين كفاءة عمليات إدارة الممتلكات. يُرجى استخدامها كمرجع عند التفكير في تقديم نظام خاص بك أو اقتراح نظام على شركة الإدارة الخاصة بك.
Ierabu CLOUD (Ierabu GROUP Inc.) - نظام سحابي شامل يغطي جميع جوانب العمليات العقارية، من وساطة الإيجار والمبيعات إلى إدارة العقارات. وقد تم تقديمه من قبل أكثر من 12,000 شركة وهو مجهز بمجموعة متنوعة من الوظائف. كما أن النظام مجهز بالكامل بوظائف مثل إنشاء موقع الويب وربط موقع البوابة وإدارة العملاء والتعاقد الإلكتروني، ويساهم في زيادة الكفاءة التشغيلية وتعزيز جذب العملاء.
Ii Seikatsu Rental Management Cloud (شركة Ii Seikatsu المحدودة) - أحد الخدمات السحابية الرائدة في مجال العقارات، ويوفر هذا النظام دعماً شاملاً من إدارة العقارات إلى عقود الإيجار وإدارة الإيداع/السحب. وقد تم تقديم النظام لأكثر من 1,500 شركة ويحظى بتقدير كبير لسهولة استخدامه وتعدد استخداماته. كما يحتوي النظام أيضاً على نظام دعم، بما في ذلك دعم التحديثات الخاصة بالتغييرات القانونية، ويمكن استخدامه براحة البال.
Rental Revolution 10 (شركة Japan Information Create Co., Ltd.) - تم تقديم هذا النظام الشهير لإدارة التأجير من قبل ما يقرب من 5,000 (4,941) شركة على مستوى البلاد. ويمكنه التعامل مع كل شيء بدءًا من أعمال وكالات التأجير وحتى أعمال الإدارة، ويدير بشكل مركزي معلومات العقار وتفاصيل العقود وبيانات الإيجار لتحسين الكفاءة التشغيلية. كما أن الواجهة سهلة الاستخدام والدعم الممتاز يجذب الجميع، ويحظى النظام بدعم كبير من الشركات العقارية الصغيرة والمتوسطة الحجم.
يُنصح باختيار النظام الأنسب وفقاً لحجم واحتياجات شركتك. عند إدخال نظام ما، من المهم بالطبع أن يكون النظام فعالاً من حيث التكلفة، ولكن من المهم أيضاً أن يكون سهل الاستخدام، وأن يكون لديه نظام دعم ويتناسب مع سير العمل في شركتك. في بعض الحالات، يوصى بإدخال النظام على مراحل وتوفير التدريب للموظفين، مع المضي قدماً في تطبيق نظام DX دون بذل جهد لا داعي له.
لقد قمنا بشرح التحول الرقمي لعمليات إدارة الممتلكات باستخدام أنظمة إدارة الممتلكات القائمة على السحابة، مع التركيز على آثار زيادة الكفاءة والأتمتة والفوائد التي تعود على المالكين. إن فوائد التحول الرقمي واسعة النطاق، بما في ذلك توفير الوقت من خلال أتمتة إدارة الإيجار وإعداد تقارير الإيرادات والنفقات، وتحسين الشفافية ودعم اتخاذ القرار من خلال عرض البيانات، وتعزيز علاقات الثقة من خلال التواصل الأسرع. كما أبلغت دراسات الحالة الفعلية أيضاً عن نتائج مثل التخفيضات الكبيرة في ساعات العمل وتحسين الربحية، وهي نقطة لا يمكن للمالكين تفويتها.
مع تطور تكنولوجيا العقارات، تطورت إدارة الممتلكات، التي كانت تعتمد على الوقت والخبرة، إلى خدمة سحابية سهلة الاستخدام يمكن لأي شخص التعامل معها، ويمكن استخدام الوقت والذهنية التي توفرها تقنية DXing للتركيز على المهام الاستراتيجية وإجراءات تعزيز قيمة الممتلكات التي يجب أن يركز عليها الملاك. وبعبارة أخرى، أصبحت أحدث أنظمة إدارة الممتلكات أكثر من مجرد أداة للكفاءة التشغيلية، بل أصبحت شريكاً إدارياً للملاك، تدعم عملية اتخاذ القرارات الخاصة بهم.
ونشجع الملاك الذين يرغبون في المضي قدماً في المستقبل في إدارة العقارات DX على اتخاذ الخطوات الأولى نحو الرقمنة من مكان مألوف، باستخدام الفوائد ودراسات الحالة المعروضة في هذه المقالة كمرجع. حتى لو كانت خطوة صغيرة في البداية، فإن الترويج المستمر للتجربة الرقمية سيؤتي ثماره في المستقبل بنتائج مهمة (توفير الوقت، وزيادة الأرباح، وتقليل المخاطر، وما إلى ذلك). ضع في اعتبارك تطبيق نظام إدارة مناسب قائم على السحابة لجعل عملك اليومي المزدحم أسهل قليلاً وجعل إدارة الممتلكات الخاصة بك أكثر أماناً وشفافية. ستشعر بالفوائد بالتأكيد.